Die Gründung einer Gesellschaft erfolgt heute ausschließlich online – über S24 oder das Portal der Gerichtsregister. Wir geben Ihnen Tipps, welchen Weg Sie wählen sollten, mit welcher Signatur Sie den Vertrag und den Antrag unterzeichnen müssen und wann. Vertrauenswürdiges Profil reicht nicht mehr aus.
Von 1. Juli 2021. Anträge auf Eintragung einer Gesellschaft in das Handelsregister KRS (Nationales Gerichtsregister) besteht aus ausschließlich elektronisch. Das Papierformular wurde komplett abgeschafft – du hast die Wahl zwischen zwei Optionen:
| Kriterium | S24 | PRS (traditioneller Weg) |
|---|---|---|
| Gesellschaftsvertrag | Systemvorlage, ohne Änderungen | beliebiger Wortlaut; für GmbH, AG und SKA – notarielle Urkunde |
| Verfügbare Unternehmen | GmbH, offene Handelsgesellschaft, Kommanditgesellschaft, einfache Aktiengesellschaft | alle, die in das Register KRS einzutragen sind (einschließlich Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien und Personengesellschaften) |
| Einsätze | ausschließlich in Geld | Geld- und Sacheinlagen |
| Notar | überflüssig | in der Regel erforderlich (Urkunde + CREWAN-Nummer) |
| Gerichtsgebühr | 250 Złoty | 500 Złoty |
| Frist für die Entscheidung (Richtwert) | 1 Tag | 7 Tage |
| Bildunterschriften | QES / Vertrauenswürdiges Profil / E-Ausweis | QES / Vertrauenswürdiges Profil / E-Ausweis |
Beide Wege führen zum gleichen Ergebnis: einem Eintrag in KRS und einer automatischen Versendung NIP i REGON sowie – ab dem 1. Januar 2025 – der Einrichtung einer Anschrift für e-Delivery, den Sie bereits im Anmeldeformular beantragen.
In S24 können Sie vier Arten von Gesellschaften registrieren: offene Handelsgesellschaft, Kommanditgesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung und eine einfache Aktiengesellschaft (PSA). Für eine GmbH beträgt das Mindeststammkapital 5.000 Złoty, für PSA – symbolisch 1 Złoty des Aktienkapitals.
Der Preis für die Schnelligkeit und die niedrigeren Gebühren ist jedoch hoch – die Mustervereinbarung sieht strenge Rahmenbedingungen vor:
💡 Sacheinlage, Vorzugsanteile, ungewöhnliche Erbfolgeregelungen? Eine Mustervorlage reicht nicht aus – entscheiden Sie sich gleich für einen Notar und die Eintragung über PRS.
Bei S24 läuft alles über ein einziges Portal: Sie erstellen ein Konto, füllen die Vertragsvorlage aus, und das System führt Sie dann zur Unterzeichnung und zur Zahlung. Die wichtigste Regel: Der Gesellschaftsvertrag wird von allen Gesellschaftern unterzeichnet (persönlich oder durch einen Bevollmächtigten), und der Antrag auf Eintragung muss von den berechtigten Personen gestellt werden, z. B. vom gesamten Vorstand einer GmbH. Jede unterzeichnende Person muss eigenes Konto bei S24.
Es stehen drei gleichwertige Werkzeuge zur Auswahl:
Wenn alle Gesellschafter und Vorstandsmitglieder über PESEL und ein vertrauenswürdiges Profil verfügen — Formal gesehen reicht das aus, um eine Gesellschaft bei S24 zu gründen. Eine qualifizierte Signatur ist nicht zwingend erforderlich. Wann ist sie also notwendig?
Das „Vertrauensprofil“ und die persönliche Signatur haben einen gemeinsamen Nenner: Nummer PESEL (zusätzlich der elektronische Personalausweis – polnische Staatsangehörigkeit). Ein Ausländer, der kein PESEL besitzt, kann kein „Vertrauensprofil“ einrichten und daher weder einen Gesellschaftsvertrag noch einen Antrag in S24 oder PRS mit dieser Methode unterzeichnen. Für ihn ist der einzige eigenständige Weg qualifizierte elektronische Signatur — Für die Ausstellung des QES-Zertifikats mit der Nummer PESEL ist keine (z. B. reicht die Passnummer aus).
📌 Ein Ausländer, der hat PESEL (z. B. nach der Anmeldung in Polen) kann das „Vertrauensprofil“ genauso nutzen wie polnische Staatsbürger.
Eine qualifizierte digitale Signatur aus einem anderen EU-Land wird in der gesamten Union formell anerkannt (Art. 25 Abs. 3 eIDAS, Überprüfung anhand der EU-Vertrauenslisten). In der Praxis funktionieren die polnischen Registrierungssysteme jedoch am reibungslosesten mit einer Signatur eines polnischen qualifizierten Anbieters – daher empfehlen wir unseren Partnern aus dem Ausland SimplySign QES mit Video-Identifizierung über IDnow: Sie können Ihre Identität in einem Videoanruf auf Polnisch oder Englisch bestätigen, ohne persönlich vor Ort erscheinen zu müssen. Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie kann ein Ausländer in Polen online eine qualifizierte elektronische Signatur erhalten? und Wann benötigt ein Ausländer in Polen eine qualifizierte Signatur?.
Die zweite Grenze ist fest: QES ersetzt nicht die notarielle Urkunde. Wenn der Gesellschaftsvertrag notariell beurkundet werden muss (GmbH mit Einzelvertrag, Aktiengesellschaft, Kommanditgesellschaft auf Aktien), kann keine elektronische Unterschrift der Gesellschafter diese ersetzen – ein Besuch beim Notar ist erforderlich, und die Eintragung erfolgt über das PRS.
Selbst wenn Sie die Gesellschaft über das „Vertrauensprofil“ gründen, ist dies erst der Anfang des Unterzeichnungsprozesses – die Anmeldung beim CRBR wird erst dann akzeptiert ausschließlich QES oder vertrauenswürdige Signatur, und was die Jahresabschlüsse angeht, hat der Vorstand ohne PESEL einen schweren Stand. Details dazu weiter unten.
Auch die „herkömmliche” Registrierung erfolgt vollständig elektronisch – der Unterschied besteht darin, woher der Vertrag stammt. Der Ablauf sieht wie folgt aus:
⚠️ Beachte die Rollenverteilung: Vertrag Die Gesellschafter unterzeichnen eigenhändig beim Notar, aber Antrag an KRS Die elektronische Unterschrift wird vom Vorstand geleistet. Wenn dem Vorstand ein Ausländer ohne PESEL angehört, ist bereits in dieser Phase seine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich – oder ein gewerblicher Bevollmächtigter.
Gute Nachrichten für Unternehmensgründer: ab 29. November 2025. Die Gebühr wurde abgeschafft 100 Złoty für die Veröffentlichung des Eintrags in Gerichts- und Wirtschaftsmonitor (MSiG). Übrig bleiben nur noch die Gerichtsgebühren:
| Position | S24 | Traditionelle Registrierung (PRS) |
|---|---|---|
| Gerichtsgebühr für die Eintragung in KRS | 250 Złoty | 500 Złoty |
| Anzeige im MSiG | 0 PLN (aufgehoben am 29.11.2025) | 0 PLN (aufgehoben am 29.11.2025) |
| Notargebühr | keine | abhängig vom Kapital – bei einem Mindestbetrag von 5000 PLN, max. 160 PLN + MwSt. plus Auszüge |
| PCC (Steuer auf zivilrechtliche Rechtsgeschäfte) | 0,5% vom Kapital (abzüglich der Gerichtsgebühr) – du reichst die Erklärung selbst ein PCC-3 in 14 Tagen ab Vertragsabschluss | 0,5% — wird vom Notar als Abgabepflichtiger bei der Beurkundung erhoben |
📌 Die Höhe der Gerichtsgebühren wird dir bei der Zahlung über S24/PRS (E-Zahlungssystem) immer angezeigt – du zahlst also nicht „blind” auf das Konto des Gerichts.
Der Unterschied bei den Gerichtsgebühren ist nicht alles: Bei PRS kommt noch das Notarhonorar hinzu. Im Gegenzug erhältst du einen auf die Gesellschafter zugeschnittenen Vertrag – bei Investoren, Sacheinlagen oder einer ungewöhnlichen Gewinnverteilung ist das manchmal jeden Złoty wert.
Die Anmeldung für KRS ist der Anfang, nicht das Ziel. NIP und REGON erhältst du automatisch, aber einige Anmeldungen musst du selbst vornehmen – und hier stellt sich wieder die Frage nach der Unterschrift:
Die praktische Schlussfolgerung? Das „Vertrauenswürdige Profil“ wird das Unternehmen gründen, aber Die qualifizierte Signatur schließt den gesamten Lebenszyklus eines Unternehmens ab — vom CRBR über Verträge mit Geschäftspartnern bis hin zu Berichten. Wie man es erhält, beschreiben wir in diesem Artikel Wie man eine qualifizierte elektronische Signatur erstellt, und der Text erleichtert die Wahl zwischen der mobilen und der Kartenversion Mobile Signatur SimplySign oder Signatur mit Lesegerät Certum Mini?.
Die Gründung einer Gesellschaft erfolgt heute vollständig digital – vom Gesellschaftsvertrag (Mustervertrag in S24 oder notarielle Urkunde mit CREWAN-Nummer im PRS) bis hin zu den Unterschriften und Gebühren. Die Wahl des Signaturtools hängt von der personellen Zusammensetzung der Gesellschaft und den weiteren Plänen ab.
Sie gründen eine Gesellschaft und möchten, dass die Unterschriften bereits vorliegen vor ein Besuch bei S24 oder PRS? Als Autorisierter Partner von Certum Wir stellen für jeden Gesellschafter und jedes Vorstandsmitglied eine qualifizierte elektronische Signatur aus – auch für Ausländer ohne PESEL-Nummer (Video-Verifizierung) IDnow auf Polnisch oder Englisch).
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Nicht immer. Der Gesellschaftsvertrag und der Antrag in S24 können mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES), einem „Vertrauensprofil“ oder einer persönlichen Signatur aus dem elektronischen Personalausweis unterzeichnet werden. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist erforderlich, wenn ein Gesellschafter oder Vorstandsmitglied keine PESEL-Nummer besitzt – in diesem Fall stehen das „Vertrauensprofil“ und der elektronische Personalausweis nicht zur Verfügung.
Über S24 können Sie eine offene Handelsgesellschaft, eine Kommanditgesellschaft, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung und eine einfache Aktiengesellschaft registrieren – alle auf der Grundlage eines Mustervertrags und ausschließlich mit Bareinlagen. Eine Aktiengesellschaft, eine Kommanditgesellschaft auf Aktien, eine Partnerschaftsgesellschaft sowie jede Gesellschaft mit notariell beurkundetem Gesellschaftsvertrag wird über das Portal der Gerichtsregister (PRS) registriert.
Die Gerichtsgebühr beträgt 250 Złoty bei S24 und 500 Złoty bei Antragstellung über PRS. Ab dem 29. November 2025 entfallen die 100 Złoty für die Veröffentlichung im „Monitor Sądowy i Gospodarczy“. Hinzu kommt die Stempelsteuer (PCC) in Höhe von 0,51 TP29T auf das Kapital sowie bei notarieller Beurkundung die Notargebühr (bei einem Kapital von 5.000 PLN maximal 160 PLN + MwSt.).
Ja, aber ausschließlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur – für das „Profil Zaufany“ und die persönliche Signatur ist die Nummer PESEL erforderlich. Das QES-Zertifikat kann auf der Grundlage eines Reisepasses ausgestellt werden, und die Identität kann aus der Ferne im Rahmen einer IDnow-Videoüberprüfung (auf Polnisch oder Englisch) bestätigt werden, ohne dass eine Reise nach Polen erforderlich ist.
Die Meldung der wirtschaftlich Berechtigten an das CRBR muss ausschließlich mit einer qualifizierten Signatur oder einer vertrauenswürdigen Signatur unterzeichnet werden – die persönliche Signatur aus dem elektronischen Personalausweis ist nicht zulässig. Die Frist beträgt 14 Tage ab Eintragung in das KRS (ohne Samstage und gesetzliche Feiertage), und bei Nichtmeldung droht eine Geldstrafe von bis zu 1 Mio. PLN.
CREWAN ist das zentrale Register für elektronische Auszüge aus notariellen Urkunden. Nach der Erstellung des Gesellschaftsvertrags hinterlegt der Notar dort eine elektronische Ausfertigung des Vertrags und übermittelt eine Mitteilung mit der Dokumentennummer. Diese Nummer wird im Antrag beim PRS angegeben – ein Scan der Urkunde muss nicht beigefügt werden, da das Gericht die Ausfertigung direkt aus dem Register abruft.
