Muss Ihre Stiftung oder Ihr Verein über eine e-Doręczenia-Postfach verfügen? Die Antwort hängt von einer einzigen Sache ab: Ist die Organisation im Unternehmerregister KRS eingetragen, d. h. übt sie eine gewerbliche Tätigkeit aus? Wir erläutern die Pflichten, Fristen und das Verfahren zur Einrichtung einer Adresse für elektronische Zustellungen.
e-Delivery Dies ist das digitale Äquivalent eines Einschreibens mit Rückschein – mit derselben Rechtswirkung, rund um die Uhr und an sieben Tagen in der Woche verfügbar. Das Gesetz vom 18. November 2020 über elektronische Zustellungen stützt das System auf den Dienst der registrierten elektronischen Zustellung gemäß der europäischen Verordnung eIDAS (Verordnung (EU) Nr. 910/2014), wodurch die Zustellungen in allen Mitgliedstaaten anerkannt werden.
Das gesamte System lässt sich anhand von drei Abkürzungen beschreiben:
Die von der Behörde an Ihre ADE gesendete Korrespondenz enthält Rechtswirksamkeit der Zustellung — genau wie bei einem herkömmlichen Einschreiben. Die Behörde muss nichts mehr ausdrucken oder in Papierform versenden. Wenn Ihre Organisation über ADE verfügt, ist die Behörde sogar verpflichtet es als Standardkommunikationskanal nutzen. Seit dem 1. Januar 2026 haben die elektronischen Zustellungen zudem ePUAP Im Schriftverkehr mit Behörden – Schreiben, die auf dem herkömmlichen Weg versandt werden, können wirkungslos bleiben.
Mehr über die technischen Grundlagen des Systems erfährst du in unserem Artikel: Was ist eine e-Delivery-Box?
Es gibt keine allgemeingültige Antwort. Das Gesetz unterscheidet zwei Kategorien von Organisationen:
Wenn Ihre Organisation eine gewerbliche Tätigkeit ausübt und in Unternehmensregister KRS (des Nationalen Gerichtsregisters) unterliegt denselben Vorschriften wie Gesellschaften und andere Wirtschaftssubjekte. Das bedeutet, dass man im Besitz eines ADE sein muss.
Der Termin hängt vom Datum der Registrierung ab:
In der Praxis wird eine Stiftung, die einen Laden oder einen Verlag betreibt – also jede Organisation, die im Gewerberegister eingetragen ist –, wie ein Unternehmer behandelt und sollte bereits über ein Postfach verfügen.
Stiftungen und Vereine, die ausschließlich im Bereich des öffentlichen Nutzens tätig sind und nicht im Unternehmerregister KRS eingetragen sind, sowie einfache Vereine (im Register des Landrats eingetragen, nicht jedoch im KRS – sie dürfen überhaupt keine gewerbliche Tätigkeit ausüben) — sie sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet Einrichtung von ADE.
Für diese Organisationen sind E-Zustellungen freiwillig — doch, wie wir im Folgenden noch erläutern werden, hat der Verzicht auf die freiwillige ADE praktische Konsequenzen.
Einen detaillierten Überblick darüber, wer wann über eine ADE verfügen muss, findest du in dem Artikel: Wann sind elektronische Zustellungen verpflichtend? – Ein Leitfaden für Unternehmen, Stiftungen und Vereine
Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Termine für den NGO-Sektor zusammen und hilft Ihnen dabei, festzustellen, an welcher Stelle des Zeitplans sich Ihre Organisation befindet:
| Art der Organisation | Datum der Registrierung / Ereignis | Frist für die ADE-Pflicht |
|---|---|---|
| Berufe des öffentlichen Vertrauens (Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater usw.) | — | 1. Januar 2025 |
| Stiftung/Verein aus dem Wirtschaftsbereich – neuer Eintrag unter KRS | ab dem 1. Januar 2025 | ab dem Datum der Eintragung in KRS |
| Stiftung/Verein im Wirtschaftsbereich – bestehender Eintrag in KRS | vor dem 1. Januar 2025 | 1. April 2025 (ist bereits vorbei) |
| Nichtregierungsorganisation ohne gewerbliche Tätigkeit (Register für Vereine/Stiftungen) | beliebig | freiwillig (kein Termin) |
| Einfacher Verein (ohne KRS) | beliebig | freiwillig (kein Termin) |
Unabhängig davon, ob Sie ADE aus Pflicht oder freiwillig einrichten, ist das Verfahren ähnlich. So sieht der Ablauf über das Regierungsportal aus:
Gehe zu business.gov.pl — Auf diesem Weg reichen Organisationen ihren Antrag ein, auch solche ohne gewerbliche Tätigkeit (natürliche Personen nutzen gov.pl). Wählen Sie den Dienst „Adresse für elektronische Zustellungen bei einem benannten Betreiber beantragen”.
Um den Antrag zu stellen, benötigst du eine der drei folgenden Möglichkeiten zur Identitätsbestätigung:
Geben Sie die Daten der Organisation (NIP, REGON, Daten aus KRS) sowie die Daten der vertretungsberechtigten Personen an und geben Sie an, Postfachadministrator — eine Person (oder mehrere Personen), die diese verwalten wird. Die Angaben müssen mit dem aktuellen Auszug aus KRS übereinstimmen – das System überprüft sie automatisch.
Unterschreiben Sie den Antrag mit einer vertrauenswürdigen, qualifizierten oder persönlichen Signatur. Nach dem Absenden erhalten Sie eine Aktennummer.
Nach erfolgreicher Überprüfung wird Ihr ADE in BAE (Datenbanken für elektronische Adressen), und der im Antrag angegebene Administrator aktiviert das Postfach gemäß der per E-Mail übermittelten Anleitung. Ab diesem Zeitpunkt wird die amtliche Korrespondenz digital an dieses Postfach gesendet.
Das ADE-Basiskonto beim benannten Betreiber (Poczta Polska), das über business.gov.pl eingerichtet wird, ist kostenlos und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. Organisationen, die intensiv E-Mail nutzen (zahlreiche Projekte, Fördermittel verschiedener Institutionen, Verträge mit öffentlichen Partnern), benötigen jedoch möglicherweise mehr Funktionen.
podpisano.pl als Autorisierter Partner für Asseco/Certum bietet erweiterte e-Doręczenia-Postfächer mit größerer Kapazität, einer verbesserten Benutzeroberfläche und Integrationsmöglichkeiten:
| Variante | Preis ab | Für wen |
|---|---|---|
| Kostenlos | 0 PLN | Kleine Organisationen, erweiterte Mailbox mit Grundfunktionen |
| Standard | 149 Złoty | Stiftungen mit mäßigem Versandaufkommen, flexibles Abonnement |
| Prämie | 399 PLN | Organisationen, die zahlreiche Projekte und Fördermittel verwalten |
| Unternehmen/API | Bewertung | NGO-Verbände, große Stiftungen mit Systemintegration |
Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, worin sich die einzelnen Tarife unterscheiden, lies den folgenden Artikel: Elektronische Zustellungen – ADE, BAE, RDE – worum geht es dabei eigentlich?
Die E-Zustellungsbox ist eine Sache – doch gleichzeitig wächst der Bedarf die elektronische Unterzeichnung interner und externer Dokumente Organisation. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) hat gemäß Artikel 25 Absatz 2 der Verordnung eIDAS (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) hat eine Rechtswirkung, die einer eigenhändigen Unterschrift gleichkommt, und wird gemäß Artikel 25 Absatz 3 in allen Mitgliedstaaten der Europäischen Union anerkannt.
Hier sind einige konkrete Anwendungsbeispiele im NGO-Sektor:
Viele Stiftungen und Vereine, insbesondere solche, die im Fernbetriebsmodell arbeiten, fassen ihre Vorstandsbeschlüsse aus der Ferne. Scans von Beschlüssen mit handschriftlicher Unterschrift haben nur begrenzte Beweiskraft. Mit QES unterzeichneter Beschluss von jedem Vorstandsmitglied unterzeichnet, ist rechtswirksam – und darf ausschließlich in digitaler Form aufbewahrt und übermittelt werden.
Stiftungen und Vereine, die im Unternehmensregister KRS eingetragen sind, legen ihre Jahresabschlüsse vor bei RDF (Repositorium für Finanzdokumente) über das Portal eKRS; Organisationen ohne gewerbliche Tätigkeit senden diese an den Leiter der KAS. Der Bericht wird elektronisch von der für die Buchführung zuständigen Person und dem gesamten Vorstand unterzeichnet – oder von einem Vorstandsmitglied, sofern die übrigen Mitglieder die gesetzlich vorgeschriebenen Erklärungen abgeben. Zulässig sind qualifizierte, vertrauenswürdige oder persönliche Signaturen; die qualifizierte Signatur eignet sich am besten, wenn die Vorstandsmitglieder geografisch verteilt sind.
Stiftungen, die Fördermittel von Ministerien, Marschallämtern oder europäischen Fonds verwalten, schließen Verträge zunehmend in elektronischer Form ab. QES gewährleistet eine elektronische Form, die der schriftlichen Form gleichwertig ist (Art. 78¹ des Bürgerlichen Gesetzbuchs) – erforderlich, wenn gesetzliche Vorschriften oder der Fördermittelgeber die Schriftform vorschreiben.
Den Zugriff auf den E-Zustellungsordner oder die E-Dienste auf gov.pl bestätigen Sie mit einem vertrauenswürdigen Profil oder einem E-Ausweis, doch viele Dokumente müssen noch unterschrieben werden: Vollmachten, Erklärungen, Anhänge zu Anträgen. Hier ist die qualifizierte Signatur das bequemste Hilfsmittel – sie funktioniert von jedem Ort aus, ohne dass ein Besuch bei der Behörde erforderlich ist.
Mehr darüber, wie man eine qualifizierte Signatur beantragt, erfährst du in diesem Artikel: Wie man eine qualifizierte elektronische Signatur erstellt
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie sich für SimplySign (mobil, cloudbasiert) und Certum Mini (Karte + Lesegerät), schau dir den Vergleich an: SimplySign oder Certum Mini – wann sollte man sich für welches Modell entscheiden?
Sowohl Organisationen, die dieser Verpflichtung unterliegen (Eintragung im Unternehmensregister KRS), als auch solche, die freiwillig ohne ADE tätig sind, können mit folgenden Problemen konfrontiert werden: Hybridzustellung. Der Mechanismus funktioniert folgendermaßen:
Die hybride Zustellung ist für die Behörde kostspieliger, langsamer und mit dem Risiko von Verzögerungen seitens der Post verbunden. Für Organisationen bedeutet dies:
Kein ADE ist nicht mit einer Geldstrafe verbunden, aber die praktischen Konsequenzen sind ein ausreichendes Argument dafür, so schnell wie möglich ein Postfach einzurichten – auch auf freiwilliger Basis.
Die Zustellungsregeln für Unternehmen haben wir in einem Begleitartikel ausführlicher beschrieben: E-Zustellungen für JDG – ab wann besteht die Pflicht und wie richtet man eine E-Zustellbox ein? — Viele der dort beschriebenen Mechanismen gelten auch für Stiftungen, die wirtschaftlich tätig sind.
E-Zustellungen sind keine Spielerei der Digitalisierung – sie sind die neue Realität der Kommunikation mit der Verwaltung. Für den NGO-Sektor ist folgende Unterscheidung entscheidend: Eine Organisation, die eine gewerbliche Tätigkeit ausübt und als Unternehmer in das Register KRS eingetragen ist, hat Verpflichtung, alle anderen — können davon Gebrauch machen freiwillig und daraus konkrete operative Vorteile zu ziehen.
Als Autorisierter Partner für Certum und Asseco Wir unterstützen Ihre Stiftung oder Ihren Verein umfassend: von der Einrichtung eines e-Doręczenia-Postfachs (erweiterte Version mit verbesserter Benutzeroberfläche und Integrationen) über die Beantragung einer qualifizierten elektronischen Signatur SimplySign für den Vorstand bis hin zur Schulung im Umgang mit dem System.
📞 Ruf an: +48 22 417 05 55 — Unsere Berater empfangen Sie in unseren Büros in Warschau, Breslau, Krakau und Radom.
🛒 Entdecken Sie das Angebot an e-Doręczenia-Postfächern: Kostenlos | Standard | Prämie | Enterprise
🖊️ Qualifizierte Signatur für den Vorstand einer Nichtregierungsorganisation: SimplySign (mobil, cloudbasiert, ohne Lesegerät).
Weitere Informationen zum E-Zustellungssystem findest du auf der offiziellen Website: gov.pl/web/Digitalisierung und business.gov.pl.
Nein – Stiftungen und Vereine, die nicht im Unternehmerregister KRS eingetragen sind und keine gewerbliche Tätigkeit ausüben, sind gesetzlich nicht verpflichtet, über eine ADE zu verfügen. Sie können jedoch freiwillig ein Postfach einrichten und dessen Vorteile nutzen (schnelle, zuverlässige Kommunikation mit Behörden, kein Risiko von Verzögerungen bei der hybriden Zustellung).
Unternehmen, die vor dem 1. Januar 2025 in das Unternehmerregister KRS eingetragen wurden, sollten über eine ADE verfügen, die ab 1. April 2025. Neue Unternehmen, die ab dem 1. Januar 2025 registriert werden, richten bereits bei der Registrierung eine ADE ein – der Antrag auf eine Adresse ist Teil des Eintragungsverfahrens.
Der Antrag auf Eintragung in das ADE-Register (BAE) wird über das Portal biznes.gov.pl gestellt (natürliche Personen über gov.pl). Zur Authentifizierung dient vertrauenswürdiges Profil, qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder e-dowód. Der Antrag wird von einer Person gestellt, die gemäß KRS zur Vertretung der Organisation berechtigt ist, und im Antrag wird der Verwalter des Postfachs angegeben.
Die hybride Zustellung ist ein Verfahren, das zum Einsatz kommt, wenn der Empfänger über keine ADE verfügt: Die Behörde versendet das Schreiben elektronisch, und der beauftragte Betreiber (Poczta Polska) druckt es aus und stellt es per Post zu. Fehlen eines E-Zustellungsfachs ist nicht mit einer Geldstrafe verbunden, setzt die Organisation jedoch der Gefahr von Verzögerungen beim Eingang von amtlicher Korrespondenz und dem Risiko von Fristversäumnissen aus.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist für die Stiftung ein vielseitiges Werkzeug: Unterzeichnung von Vorstandsbeschlüssen (aus der Ferne, ohne Ausdruck), Einreichung von Jahresabschlüssen bei RDF/eKRS, der Abschluss von Förder- und Partnerschaftsverträgen in vollständig elektronischer Form sowie die Authentifizierung von Anträgen über gov.pl und biznes.gov.pl.
Nein. Einfache Vereine – die im Register des Landrats und nicht im KRS eingetragen sind – dürfen keine gewerbliche Tätigkeit ausüben und unterliegen nicht der Verpflichtung, über eine ADE zu verfügen. Sie können jedoch freiwillig ein Postfach einrichten.
Für die Nutzung der e-Delivery-Box ist ein Identitätsnachweis erforderlich. Wenn Sie bereits über einen Nachweis verfügen, der von der Certum.pl (z.B.. SimplySign oder CertumMini), müssen Sie den Vorgang nicht noch einmal durchlaufen.
Digitale Vertrauensdienste - Dienstleistungen auf der Grundlage eIDAS eine Überprüfung und einen Identitätsnachweis verlangen, was die volle Sicherheit und Rechtskonformität Ihrer Korrespondenz gewährleistet.
