Die Frist für die Einreichung des Jahresabschlusses ist unerbittlich, und die formalen Anforderungen haben sich geändert: das neue RDF-System ab Februar 2026, die Pflicht zur elektronischen Unterzeichnung von Beschlüssen und Herausforderungen für Ausländer ohne PESEL-Nummer. Wir erklären Schritt für Schritt, wer was unterschreibt, mit welcher Signatur und über welches System.
Der Jahresabschluss besteht aus ausschließlich auf elektronischem Wege — Es ist nicht möglich, den Antrag in Papierform oder persönlich beim Registergericht einzureichen. Es stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
Der Bericht selbst wird verfasst in logische Struktur (XML) die dem vom Finanzministerium festgelegten Format entspricht. Es handelt sich dabei nicht um eine gewöhnliche PDF-Datei, sondern um ein strukturiertes Datendokument, das von einer Finanz- und Buchhaltungssoftware oder der kostenlosen App „e-Sprawozdania Finansowe“ des Finanzministeriums erstellt wird. Die fertige XML-Datei wird anschließend von den berechtigten Personen signiert und in das System hochgeladen.
Das neue RDF (in Betrieb genommen am 23.02.2026) ist vollständig in das Portal für Gerichtsregister (PRS) integriert. Das bedeutet: eine einzige Anmeldestelle und Zugriff auf die Registerdaten des Unternehmens direkt im System. Details finden Sie auf der Website ekrs.ms.gov.pl.Das Rechnungslegungsgesetz nennt zwei Kategorien von Personen, die zur Unterzeichnung des Jahresabschlusses verpflichtet sind:
Seit 2022 gilt jedoch eine Vereinfachung (Art. 52 Abs. 2b): Bei einer Mehrpersonengeschäftsführung reicht eine Unterschrift aus ein Vorstandsmitglied, sofern die übrigen Beteiligten erklären, dass der Bericht den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die Erklärungen (in elektronischer Form oder in Papierform mit eigenhändiger Unterschrift) sind dem Bericht beizufügen.
Jede dieser Personen unterzeichnet den Bericht individuell, eine der zulässigen Arten von Unterschriften:
| Unterzeichner | Zulässige Unterschrift | Kommentare |
|---|---|---|
| Vorstandsmitglied von PESEL bis KRS | QES (qualifizierte elektronische Signatur) / vertrauenswürdige Signatur / persönliche Signatur | Kostenloser RDF-Pfad |
| Vorstandsmitglied ohne PESEL in KRS (Ausländer) | QES (qualifizierte elektronische Signatur) | S24 (140 PLN), wenn niemand im Vorstand PESEL in KRS hat |
| Buchhalter/in | QES / vertrauenswürdige Signatur / persönliche Signatur | PESEL wird nur für die vertrauenswürdige und persönliche Signatur benötigt |
| Insolvenzverwalter / Liquidator (anstelle der Geschäftsführung) | Wie oben | Entsprechend der ausgeübten Funktion |
Das Grundprinzip des kostenlosen RDF-Pfads: mindestens eine Die zur Vertretung berechtigte Person muss über einen Eintrag unter PESEL in KRS verfügen und die Einreichung der Unterlagen einleiten. Die übrigen Personen, die keinen Eintrag unter PESEL oder in KRS haben, unterzeichnen die QES.Qualifizierte elektronische Signatur (QES) in Übereinstimmung mit eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 hat die gleiche Rechtswirksamkeit wie eine eigenhändige Unterschrift (Art. 25 Abs. 2) und wird in allen EU-Ländern anerkannt (Art. 25 Abs. 3). Für Ausländer ohne die Nummer PESEL ist dies die einzige Unterschrift, die in allen eKRS/RDF-Systemen akzeptiert wird.
Wenn Sie sich fragen, worin der Unterschied zwischen den verschiedenen Arten von Unterschriften besteht, lesen Sie bitte Folgendes: Unterschiede zwischen einem vertrauenswürdigen Profil und einer qualifizierten elektronischen Signatur.
Das Jahr 2026 brachte zwei wesentliche Änderungen mit sich, von denen viele Unternehmen noch nichts wissen:
23. Februar 2026. Das neue Repositorium für Finanzdokumente (RDF) wurde in Betrieb genommen, und seit 13. März 2026. Es ist vollständig in das Portal der Gerichtsregister (PRS) integriert. Die bisherige Plattform eKRS unterstützt keine neuen Anmeldungen mehr. Das neue System weist eine geänderte Benutzeroberfläche, ein geändertes Anmeldeverfahren und eine geänderte Struktur für die Einreichung von Dokumenten auf – falls Ihr Unternehmen noch die alten Anleitungen verwendet, sollten Sie diese aktualisieren.
Das ist die wichtigste praktische Neuerung: Beschlüsse der Gesellschafterversammlung oder der Hauptversammlung (Feststellung des Jahresabschlusses, Gewinnverteilung oder Verlustdeckung) müssen mit einer elektronischen Signatur versehen sein. Ein einfacher Scan des Papierprotokolls oder des Beschlusses reicht nicht mehr aus – das neue RDF-System lehnt Dokumente ohne elektronische Signatur ab, obwohl sich die gesetzlichen Bestimmungen (Art. 19e des Gesetzes über KRS) nicht geändert haben.
In der Praxis wird der Beschluss entweder direkt elektronisch erstellt oder der Scan des Papierdokuments von der zur Einreichung berechtigten Person (z. B. einem Vorstandsmitglied gemäß PESEL in KRS) mit einer elektronischen Signatur versehen. Für Vorstandsmitglieder, die Ausländer sind – und keinen Zugang zu einer vertrauenswürdigen Signatur haben –, ist die einzige realistische Option qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Die Wahl des Vorgehens hängt in erster Linie von der Zusammensetzung des Vorstands ab und davon, ob bei einem seiner Mitglieder die Nummer PESEL in KRS angegeben ist:
| Kriterium | Kostenlose RDF-Anmeldung | Kostenpflichtig S24 (140 PLN) |
|---|---|---|
| Erforderliche Bedingung | Mindestens 1 Person aus PESEL in KRS | Keine Bedingung bezüglich PESEL |
| Gebühr | Keine | 140 PLN (Gerichtsgebühr und Bekanntmachung im MSiG) |
| Typische Anwendung | Unternehmen mit polnischer oder gemischter Geschäftsführung | Unternehmen, deren Vorstand ausschließlich aus Ausländern besteht, ohne PESEL in KRS |
| Akzeptierte Signaturen | QES / vertrauenswürdige Signatur / persönliche Signatur | QES / vertrauenswürdige Signatur |
| Geschwindigkeit | Der Eintrag in KRS wird nach Überprüfung der Meldung automatisch vorgenommen | Der Antrag wird vom Registergericht geprüft |
Wenn auch nur ein Vorstandsmitglied über PESEL in KRS verfügt und sich bei RDF anmelden kann, ist der kostenlose Weg die naheliegende Wahl und in der Regel auch der schnellere. Alle anderen Personen, einschließlich Ausländer, unterzeichnen die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES).Dies ist eines der häufigsten Probleme in Unternehmen mit ausländischem Kapital oder ausländischer Geschäftsführung. Ein Ausländer ohne PESEL-Nummer:
Gleichzeitig – ein Ausländer, der Mitglied des Vorstands ist und dessen PESEL wird in KRS nicht ausgewiesen, kann den Bericht nicht selbst über das kostenlose RDF einreichen. Das Unternehmen reicht ihn dann über S24 ein (kostenpflichtiger Antrag, 140 PLN) oder über einen Bevollmächtigten – einen Rechtsanwalt oder Rechtsberater, der die Meldung kostenlos im RDF vornehmen kann. Wenn ein anderes Vorstandsmitglied gemäß PESEL die Einreichung im RDF veranlasst, unterzeichnet der Ausländer die Dokumente lediglich mit seinem QES.
Eine qualifizierte elektronische Signatur wird auf der Grundlage einer Identitätsprüfung ausgestellt. Ausländer können den Prozess der Fernüberprüfung per Video durchlaufen. IDnow — ohne persönlichen Besuch. Bei podpisano.pl bieten wir eine maßgeschneiderte Lösung an: SimplySign QES für Ausländer mit IDnow — eine mobile qualifizierte Signatur, die in allen Systemen in Polen und in der gesamten EU akzeptiert wird.
Mehr über diesen Prozess erfährst du in dem Artikel: Wie kann ein Ausländer in Polen online eine qualifizierte elektronische Signatur erhalten?
Zu diesem Unternehmenskreis gehören häufig auch Verpflichtungen im Zusammenhang mit KSeF — siehe: Integration der Rechnungsstellung mit KSeF – qualifiziertes Siegel und Berechtigungen.
Das Verfahren zur Einreichung des Jahresabschlusses läuft wie folgt ab – die Reihenfolge ist wichtig:
Die genaue Rechtsgrundlage für die Vorlage des Jahresabschlusses bildet § 69 des Gesetzes vom 29. September 1994 über die Rechnungslegung (konsolidierte Fassung: Gesetzblatt von 2026, Pos. 522) sowie die Bestimmungen des Handelsgesetzbuchs über die Genehmigung von Jahresabschlüssen.Für die Personen, die die Jahresabschlüsse unterzeichnen, sind die folgenden Kriterien entscheidend: Komfort, Kompatibilität mit dem System RDF/eKRS sowie – für Ausländer – Möglichkeit, ohne PESEL zu erhalten.
| Merkmal | SimplySign (mobiles QES) | Certum Mini (Karte + Lesegerät) |
|---|---|---|
| Zertifikatsträger | Cloud (App für das Smartphone oder API) | Kryptografiekarte + USB-Lesegerät |
| Identitätsprüfung für Ausländer | Online (IDnow online, per Video) oder bei einem persönlichen Besuch | Persönlicher Besuch in der Filiale oder aus der Ferne (IDnow online, per Video) – in diesem Fall muss die Karte jedoch physisch vorgelegt werden |
| Bedienung über den Browser | Ja (SimplySign Web) | Ja (mit installiertem Treiber) |
| Genehmigung in RDF/eKRS | Ja | Ja |
| Zeitstempel | Verfügbar, 5000 pro Monat | 5000/Monat im Paket (Certum Mini) |
| Ideal für | Ausländer, Mitarbeiter vor Ort, schnelle Implementierungen | Intensive Unterzeichner vor Ort |
Beide Lösungen sind bei podpisano.pl erhältlich — autorisierter Partner von Certum. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Lösung für Ihre Situation geeignet ist, lesen Sie den Vergleich: SimplySign oder Certum Mini – wann wählt man die richtige Lösung?.
Die Einreichung des Jahresabschlusses bis zum KRS im Jahr 2026 erfolgt vollständig elektronisch und – bei entsprechender Vorbereitung – reibungslos. Entscheidend sind die Wahl der richtigen Signatur und die Kenntnis des Einreichungswegs, der auf die Zusammensetzung des Vorstands abgestimmt ist.
Als Autorisierter Partner von Certum Wir unterstützen polnische und ausländische Unternehmen dabei, die Geschäftsführung mit qualifizierten Signaturen auszustatten, die für die Unterzeichnung und Einreichung von Jahresabschlüssen bereit sind – einschließlich der Fernüberprüfung durch IDnow für Ausländer.
Rufen Sie an: +48 22 417 05 55 — Wir beraten Sie gerne in unseren Büros in Warschau, Krakau, Breslau und Radom oder online.
Schauen Sie sich das Angebot an:
Weitere Informationen zum RDF-System findest du unter: ekrs.ms.gov.pl i prs.ms.gov.pl.
Der Jahresabschluss ist ausschließlich elektronisch über das Finanzdokumentenregister (RDF) im Portal der Gerichtsregister oder über das S24-System einzureichen. Er wird im XML-Format erstellt und von der für die Buchführung zuständigen Person sowie der Geschäftsführung — aller Mitglieder oder, ab 2022, mindestens eines Mitglieds, sofern die übrigen Mitglieder Erklärungen abgeben — mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES), einer vertrauenswürdigen Signatur oder einer persönlichen Signatur. Der kostenlose Weg über RDF setzt voraus, dass mindestens eine berechtigte Person über eine in KRS offengelegte PESEL-Nummer verfügt.
Grundsätzlich ja – der Jahresabschluss wird von allen Vorstandsmitgliedern und dem Buchführer unterzeichnet. Ab 2022 reicht jedoch die Unterschrift eines einzigen Vorstandsmitglieds aus, sofern die übrigen Mitglieder eine Erklärung abgeben, dass der Jahresabschluss den Anforderungen des Rechnungslegungsgesetzes entspricht (Art. 52 Abs. 2b). Die Verweigerung der Unterschrift oder der Erklärung bedarf einer schriftlichen Begründung, die dem Jahresabschluss beizufügen ist.
Ein Ausländer ohne PESEL kann weder ein vertrauenswürdiges Profil noch eine persönliche Signatur verwenden. Die einzige verfügbare Option ist qualifizierte elektronische Signatur (QES). Er kann es aus der Ferne über den IDnow-Dienst erhalten (Videoüberprüfung, ohne Besuch in Polen). Der Bericht wird über S24 an KRS übermittelt (kostenpflichtig, 140 PLN), über einen Bevollmächtigten (Rechtsanwalt oder Rechtsberater) oder – wenn ein anderes Vorstandsmitglied von PESEL die Meldung beim RDF veranlasst – unterzeichnet der Ausländer die Dokumente lediglich mit seiner QES.
Der Jahresabschluss ist innerhalb von 3 Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres zu erstellen, innerhalb von 6 Monaten durch einen Beschluss zu genehmigen und innerhalb von 15 Tagen nach der Genehmigung bei RDF oder S24 einzureichen. Für das Geschäftsjahr 2025, das mit dem Kalenderjahr übereinstimmt: Erstellung bis zum 31. März, Genehmigung bis zum 30. Juni, Einreichung spätestens bis zum 15. Juli 2026.
Nein. Beschlüsse über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Gewinnverteilung oder Verlustdeckung müssen mit einer elektronischen Signatur versehen sein – das neue RDF-System lehnt reine Scans ab. Ein Scan eines Papierbeschlusses muss vor dem Versand mit einer elektronischen Signatur versehen werden (z. B. mit der QES der einreichenden Person).
Das neue Repositorium für Finanzdokumente (RDF) ist seit dem 23. Februar 2026 in Betrieb und seit dem 13. März 2026 vollständig in das Portal der Gerichtsregister (PRS) integriert. Es hat die bisherige Plattform eKRS im Bereich der Einreichung von Finanzdokumenten abgelöst. Das neue System verfügt über eine geänderte Benutzeroberfläche und ein neues Anmeldeverfahren und integriert die Registerdaten des Unternehmens – die Finanzdokumente sind direkt mit dem aktuellen Eintrag in KRS verknüpft.
