Elektronischer Auszug für CREWAN, Antrag auf Eintragung ins Grundbuch über das IT-System, Registrierung der Erbbescheinigung – eine moderne Notarkanzlei kann grundlegende Vorgänge nicht ohne eine gültige qualifizierte elektronische Signatur abwickeln. Erfahren Sie, in welchen Fällen die Vorschriften eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) vorschreiben, was sich im März 2026 geändert hat und wie Sie ein Signaturtool auswählen, das bei der Urkunde nicht versagt.
Das Notariat war einer der ersten juristischen Berufe, die der Gesetzgeber auf den obligatorischen elektronischen Verkehr „umgestellt” hat. Heute qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist in einer Notarkanzlei keine Erleichterung – sondern eine Voraussetzung für die Durchführung von Handlungen. Gemäß Art. 25 Abs. 2 der Verordnung eIDAS (EU-Verordnung Nr. 910/2014) Die elektronische Signatur (QES) hat die gleiche Rechtswirkung wie eine eigenhändige Unterschrift, und die polnischen Vorschriften legen ausdrücklich fest, welche Handlungen ein Notar mit einer solchen Signatur versieht.
| Handlung / Pflicht | System | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Elektronische Ausfertigung der Urkunde an CREWAN | Notariatsregister (KRN) | § 92a des Notariatsgesetzes |
| Antrag auf Eintragung in das Grundbuch | EKW-IT-System | § 626⁴ der Zivilprozessordnung, § 92 Abs. 4 des Notariatsgesetzes |
| Eintragung der Erbbescheinigung | Erbregister | § 95h des Notariatsgesetzes |
| Elektronische Bescheinigung der Übereinstimmung einer Abschrift | — | § 97 Abs. 2 des Notariatsgesetzes |
| Erklärungen des Zahlungspflichtigen PCC-2 i SD-2 | E-Finanzamt / E-Steuererklärungen | Steuergesetze (ausschließlich in elektronischer Form) |
| Postfach für elektronische Zustellungen (ADE) | e-Delivery | Gesetz über elektronische Zustellungen |
| Rechnungen über die Notargebühren | KSeF | Mehrwertsteuergesetz – Verpflichtung ab dem 1. April 2026 |
Die Schlussfolgerung ist einfach: Ein Ausfall oder das Ablaufen eines Zertifikats legt den Betrieb einer Kanzlei genauso effektiv lahm wie das Fehlen eines amtlichen Stempels. Daher ist es neben der Wahl des Signaturtools ebenso wichtig, dessen Kontinuität sicherzustellen – worüber wir in diesem Artikel berichten Wie erneuert man eine qualifizierte Signatur?.
CREWAN (Zentrales Repositorium für elektronische Auszüge aus notariellen Urkunden) Das ist ein digitaler „Tresor”, der von Nationaler Notarrat (KRN), tätig seit 9. April 2018. Es speichert elektronische Auszüge und Auszüge aus notariellen Urkunden, die:
Auf Antrag einer Partei werden im Repository außerdem folgende Unterlagen hinterlegt: elektronische Kontoauszüge aus solchen Rechtsakten. Andere Rechtsakte können an CREWAN weitergeleitet werden, sofern dies aus gesonderten Vorschriften hervorgeht.
📌 Ein häufiger Fehler: CREWAN wird manchmal mit dem Grundbuchverfahren verwechselt. Dabei verwaltet das Repositorium in erster Linie „Registerurkunden” (KRS). Im Grundbuchverfahren reicht der Notar elektronisch ein Antrag, aber die Papierausfertigung der Urkunde wird weiterhin innerhalb von drei Tagen an das Gericht übermittelt.
Das Verfahren gemäß § 92a des Notariatsgesetzes sieht wie folgt aus:
Dadurch muss dem elektronischen Antrag KRS kein Auszug in Papierform beigefügt werden – die CREWAN-Nummer aus der Mitteilung reicht aus. Das bedeutet eine echte Zeitersparnis für die Mandanten der Kanzlei und weniger Dokumente im Umlauf.
Von 1. Juli 2016. Der Notar (ebenso wie der Gerichtsvollzieher) stellt Anträge auf Eintragung in das Grundbuch ausschließlich über ein IT-System, und die Schlussfolgerung wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen (Art. 626⁴ § 1–1² der Zivilprozessordnung). Bezieht sich die Urkunde auf die Übertragung, Änderung oder den Verzicht auf ein im Grundbuch eingetragenes Recht, so stellt der Notar einen Antrag spätestens am Tag der Erstellung der Urkunde (§ 92 Abs. 4 des Notariatsgesetzes).
Die wichtigste Auswirkung dieser Digitalisierung ist die Sicherheit des Handels: Der Eintrag zum Antrag erscheint automatisch im Grundbuch, sobald der Antrag im System hinterlegt wurde — auf die Sekunde genau. Das „Zeitfenster” zwischen der Unterzeichnung der Urkunde und der Veröffentlichung des Eintrags, das früher manchmal zur doppelten Verfügung über die Immobilie ausgenutzt wurde, entfällt. Die der Eintragung zugrunde liegenden Dokumente, die nicht elektronisch erstellt wurden (einschließlich der Urkundenauszüge), übermittelt der Notar dem Gericht innerhalb von drei Tagen.
Die Novelle des Notariatsgesetzes sowie des Gesetzes über Grundbücher und Hypotheken (Gesetz vom 21. November 2025, Gesetzblatt 2025, Nr. 1793) gilt seit 17. März 2026. Nach der Erstellung der Erbbescheinigung kann der Notar – auf Antrag eines Erben oder eines Vermächtnisnehmers – ein Protokoll erstellen, das den Antrag auf Eintragung des erworbenen Rechts (Eigentum, Erbbaurecht oder genossenschaftliches Eigentumsrecht an einer Wohnung) in das Grundbuch umfasst, und den Antrag auf Eintragung ins Grundbuch noch während desselben Termins elektronisch übermitteln. Der Erbe muss nun nicht mehr selbst einen Antrag beim Gericht stellen, und die Grundbücher spiegeln die Rechtslage nach der Erbschaft schneller wider.
Erbschein (APD) entfaltet erst nach der Eintragung die Wirkung eines rechtskräftigen Beschlusses über die Feststellung des Erbgangs. Gemäß § 95h des Notariatsgesetzes hat der Notar unverzüglich nach Erstellung des APD gibt Daten in … ein Nachlassregister über ein IT-System und versieht den Eintrag mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Das System gibt eine Bestätigung mit der Eintragsnummer aus, und der Vermerk über die Registrierung (Nummer, Datum, Uhrzeit) wird direkt in der Urkunde vermerkt. Das von der KRN geführte Register umfasst auch europäische Erbscheine und gerichtliche Feststellungen des Erbfalls; für den Zugriff auf das System ist ein qualifiziertes Zertifikat erforderlich. Im selben Ökosystem ist auch das freiwillige Notarielle Testamentsregister (NORT) tätig.
Die qualifizierte Signatur unterstützt darüber hinaus:
💡 Ein Notar unterzeichnet monatlich sogar mehrere hundert Dokumente digital. Bevor du dich für ein Zertifikat entscheidest, solltest du prüfen, Gibt es bei der qualifizierten Signatur eine Begrenzung der Anzahl der Signaturen? — und um den reibungslosen Betrieb der Kanzlei zu gewährleisten, solltest du eine Ausweichlösung in Betracht ziehen, denn Man kann zwei elektronische Signaturen besitzen..
E-Zustellungen. Der Notar – als Beruf des öffentlichen Vertrauens – hat seit 1. Januar 2025. Besitzpflicht Adresse für elektronische Zustellungen (ADE) das in der E-Mail-Adressdatenbank eingetragen ist (BAE). Seit 1. Januar 2026. E-Zustellungen sind der wichtigste Kommunikationskanal der Verwaltung (ePUAP wird ausgeblendet). Achtung: fiktive Zustellung: Ein Schreiben einer öffentlichen Stelle gilt als zugestellt, nachdem 14 Tage ab dem Zeitpunkt des Eingangs im Postfach, auch wenn niemand es geöffnet hat – das Postfach muss daher regelmäßig überprüft werden. Einzelheiten dazu haben wir in den Anleitungen beschrieben über die Pflichten von Berufen des öffentlichen Vertrauens und über die Organisation der elektronischen Zustellungen in der Kanzlei.
KSeF (Nationales E-Rechnungssystem). Von 1. April 2026. Die Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter Rechnungen gilt nun für alle übrigen Unternehmen – einschließlich Notariate, die Notargebühren in Rechnung stellen. Ein Notar, der eine Notarkanzlei als Einzelperson betreibt, meldet sich bei KSeF mit automatischen Eigentümerberechtigungen (u. a. qualifizierter Signatur) an; eine Notarkanzlei, die als Gesellschaft bürgerlichen Rechts oder als Partnerschaftsgesellschaft tätig ist, benennt die berechtigte Person durch eine Mitteilung. ZAW-FA oder man authentifiziert sich mit einem qualifizierten Siegel. Im Jahr 2026 drohen für Fehler noch keine Geldstrafen – diese treten erst ab dem 1. Januar 2027 in Kraft. Welchen Weg Sie wählen sollten, erklären wir Ihnen im Text Stempel oder qualifizierte Signatur für KSeF?.
Es lohnt sich, diese beiden Ebenen voneinander zu trennen. QES gewährleistet die Gleichwertigkeit mit der eigenhändigen Unterschrift und der schriftlichen Form, aber ersetzt nicht die notarielle Form — Dies ist eine eigenständige Sonderform, die durch die Unterzeichnung der Datei mit einer elektronischen Signatur nicht gewahrt werden kann. Der Verkauf von Immobilien, der Gesellschaftsvertrag einer GmbH (außer dem Muster S24) und der Ehevertrag – diese Rechtsgeschäfte erfordern weiterhin die persönliche Anwesenheit vor einem Notar, und Das Original der Urkunde bleibt in Papierform bestehen und trägt die eigenhändigen Unterschriften der Parteien und des Notars.. Auch die den Parteien ausgehändigten Auszüge, die mit der Unterschrift und dem Stempel des Notars versehen sind, liegen weiterhin in Papierform vor.
Die Digitalisierung umfasst hingegen alles, was geschieht um … herum Notariatsgeschäfte: Auszüge für Gerichte und Register, Anträge für das Grundbuch, Eintragung von APD, elektronische Beglaubigungen, amtliche Korrespondenz und Rechnungen. In Polen gibt es derzeit keine „notarielle Fernurkunde” – es laufen jedoch konzeptionelle Arbeiten zur weiteren Digitalisierung notarieller Dienstleistungen, sodass die Bedeutung der QES in Notariaten weiter zunehmen wird.
Beide Lösungen sind qualifizierte Signaturen Certum die volle Rechtskraft besitzen – unterscheiden sich hinsichtlich des Trägers und der Arbeitsweise. Als Autorisierter Partner von Certum Wir helfen Ihnen dabei, die für die Praxis Ihrer Kanzlei passende Variante auszuwählen.
| Merkmal | SimplySign — mobile Unterschrift | Certum Mini — Karte mit Lesegerät |
|---|---|---|
| Form | Cloud-Signatur: App für Smartphone, Tablet und PC, ohne Lesegerät | Kryptografiekarte + Mini-USB-Lesegerät |
| Arbeitsstil | Tätigkeiten auch außerhalb der Kanzlei, mehrere Geräte, schnelle Unterzeichnung von Anträgen „direkt an der Akte” | fester Arbeitsplatz am Schreibtisch, klassisches Arbeitsmodell |
| Zeitstempel | Paket mit 5.000 Markierungen/Monat. | Paket mit 5.000 Markierungen/Monat. |
| Preis | gemäß dem aktuellen Angebot auf der Produktseite | ab 282 PLN |
| Für wen | mobiler Notar, Termine beim Kunden, hybrides Arbeiten | Eine Kanzlei, die Wert auf ein physisches Zertifikat legt |
In diesem Artikel gehen wir detailliert auf die Auswahlkriterien für Cloud- und Karten-Signaturen ein Mobile Signatur SimplySign oder Signatur mit Lesegerät Certum Mini?. Wenn Sie gerade dabei sind, eine Kanzlei zu gründen, oder wenn Ihr Zertifikat abläuft, prüfen Sie auch, Wie erstellt man eine qualifizierte elektronische Signatur? — Der gesamte Vorgang einschließlich der Identitätsprüfung nimmt nur wenig Zeit in Anspruch, und die Verlängerung kann vollständig aus der Ferne abgewickelt werden.
Die qualifizierte Signatur ist für den Notar heute das, was früher das Amtssiegel war – ohne sie funktionieren weder CREWAN, das Grundbuchsystem, das Erbschaftsregister, die Abrechnungen des Zahlers noch KSeF. Gleichzeitig bleibt der Kern des Notarwesens unverändert: Eine notarielle Urkunde ist nach wie vor ein Original in Papierform, und die persönliche Anwesenheit der Parteien ist erforderlich.
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Produkte für Notariate:
Unmittelbar nach der Erstellung einer Urkunde, die im Unternehmensregister KRS anzumelden ist, erstellt der Notar einen elektronischen Auszug davon, versieht diesen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur und hinterlegt ihn in CREWAN (Art. 92a des Notariatsgesetzes). Das System gibt eine Bestätigung mit der Dokumentennummer sowie Datum und Uhrzeit der Registrierung aus; diese Bestätigung wird dem Original der Urkunde beigefügt, und die Parteien erhalten eine Kopie davon.
CREWAN ist das zentrale Repositorium für elektronische Auszüge aus notariellen Urkunden, das seit dem 9. April 2018 vom Nationalen Notariatsrat geführt wird. Dort werden elektronische Auszüge und Auszüge aus Urkunden gespeichert, die die Grundlage für die Eintragung in das Unternehmerregister KRS bilden oder den Registerakten beigefügt werden. Die Dokumentennummer im Repositorium wird im Antrag für KRS angegeben, und das Gericht ruft den Auszug automatisch ab.
Nein. Die QES ist einer eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Art. 25 Abs. 2 eIDAS), die notarielle Urkunde stellt jedoch eine eigenständige Sonderform dar – Vorgänge wie der Verkauf von Immobilien erfordern weiterhin die persönliche Anwesenheit beim Notar, und das Original der Urkunde bleibt in Papierform bestehen. Die qualifizierte Signatur unterstützt den elektronischen Dokumentenfluss rund um die Urkunde: Auszüge, Anträge und Register.
In der Praxis ja. Die Vorschriften verlangen, dass die QES unter anderem mit einem elektronischen Auszug aus der Urkunde für CREWAN (Art. 92a des Notariatsgesetzes), eines Antrags auf Eintragung in das Grundbuch (Art. 626⁴ der Zivilprozessordnung), der Eintragung einer Erbbescheinigung in das Nachlassregister (Art. 95h) sowie elektronischer Beglaubigungen (Art. 97 § 2). Ohne ein gültiges qualifiziertes Zertifikat können diese Vorgänge nicht durchgeführt werden.
Ab dem 1. Januar 2025 muss ein Notar als Inhaber eines Vertrauensberufs über eine im BAE eingetragene Adresse für elektronische Zustellungen (ADE) verfügen. Ab dem 1. Januar 2026 sind elektronische Zustellungen der primäre Kommunikationskanal der Verwaltung, und ein Schreiben gilt 14 Tage nach Eingang im Postfach als zugestellt, auch wenn es nicht geöffnet wurde.
Beide sind qualifizierte Certum-Signaturen mit einem Kontingent von 5.000 Zeitstempeln pro Monat. SimplySign Funktioniert in der Cloud – Sie können von Ihrem Smartphone, Tablet oder Computer aus ohne Lesegerät unterschreiben, was die Arbeit außerhalb der Kanzlei erleichtert. Certum Mini (ab 282 PLN) ist eine Karte mit USB-Lesegerät für Personen, die physische Datenträger bevorzugen und an einem festen Arbeitsplatz arbeiten.
