Das Bauprotokoll in Papierform gehört der Vergangenheit an: Ein neues Exemplar erhalten Sie spätestens bis Ende 2031, und ab 2032 werden neue Bauvorhaben ausschließlich im EDB abgewickelt. Prüfen Sie, ob Sie eine qualifizierte Signatur benötigen, wer Einträge vornehmen darf und warum die mobile Version SimplySign wird auf polnischen Baustellen zum Standard.
Elektronisches Bautagebuch (EDB) Es handelt sich um ein von der Obersten Bauaufsichtsbehörde betriebenes IT-System, das über folgende Kanäle zugänglich ist:
Das System ist seit dem 27. Januar 2023 in Betrieb, und die Vorschriften sind in Kapitel 5a des Baugesetzes (Art. 47a–47v) geregelt. Das EDB ersetzt das herkömmliche Baubuch in Papierform. Seine Hauptvorteile sind: die zentrale Speicherung der Daten, die Unmöglichkeit, das Baubuch zu „verlieren”, der einfache Zugriff für die Bauaufsichtsbehörden sowie die automatische Überprüfung der Berechtigungen der am Bauprozess Beteiligten.
| Deadline | Was ändert sich? |
|---|---|
| 27. Januar 2023 | Start des EDB-Systems – das Bautagebuch kann elektronisch geführt werden (vorerst auf freiwilliger Basis) |
| 31. Dezember 2031 | Letzter Tag für die Ausgabe der Bautagebücher in Papierform (Art. 47v des Baugesetzes) |
| 1. Januar 2032 | Neue Bautagebücher ausschließlich in EDB (Ausnahme: gesperrte Bereiche) |
Wenn auf Ihrer Baustelle ein Tagebuch in Papierform geführt wird, können Sie dieses bis zum Abschluss der Arbeiten weiterführen oder es jederzeit in EDB fortsetzen (Art. 47k). Dies ist ein einseitiger Vorgang – ein elektronisch geführtes Tagebuch wird nicht mehr in Papierform zurückgeführt.
Im elektronischen Bautagebuch können Einträge vorgenommen werden von Beteiligte am Bauprozess die über die entsprechenden Befugnisse verfügen. Zu den wichtigsten Gruppen gehören:
Einträge können auch von Vermessungsingenieuren und Mitarbeitern der Aufsichtsbehörden vorgenommen werden (Art. 47e des Baugesetzes).
Das ist einer der wichtigsten Vorteile von EDB: Keine Möglichkeit für eine Person ohne Berechtigung, einen Eintrag vorzunehmen — Das System wird ihr den Zugriff auf kritische Abschnitte des Logbuchs verweigern.
Die Antwort ist einfacher, als es die Ratgeber vermuten lassen.
Für das EDB selbst ist eine qualifizierte elektronische Signatur überhaupt nicht erforderlich, aber es ist einer der Zugangswege. Sie melden sich über login.gov.pl an (vertrauenswürdiges Profil, e-dowód, Online-Banking oder qualifizierte elektronische Signatur), und die Einträge werden nicht signiert – die Urheberschaft und das Datum werden durch das angemeldete Konto bestätigt.
Bei den elektronischen Bauunterlagen (Anträge in „e-Budownictwo“, Bauvorhaben) sehen die Vorschriften vor, dass drei Arten von Unterschriften:
Für EDB ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nicht erforderlich — nur dass die Unterlagen nicht mit dem Tagebuch enden.
Die Antwort geht über das EDB hinaus. Der Arbeitstag eines Bauleiters oder Bauaufsehers endet nicht mit den Einträgen im Tagebuch. Auf seinem Schreibtisch (oder in seinem Rucksack auf der Baustelle) warten außerdem:
Eine qualifizierte Signatur deckt all das ab. Vertrauenswürdiges Profil für EDB + separates Tool für Verträge + Zertifikat für KSeF = Tool-Chaos und Zeitverlust durch die Verwaltung zahlreicher Authentifizierungsmethoden.
Artikel So verwenden Sie die mobile Signatur SimplySign zum Signieren von PDF-Dateien auf dem Computer zeigt, wie intuitiv das in der Praxis funktioniert.
SimplySign Das ist eine mobile, cloudbasierte qualifizierte elektronische Signatur von Certum. Sie erfordert weder eine kryptografische Karte noch ein Lesegerät – sie funktioniert über eine App auf dem Smartphone. Das ist ein entscheidender Vorteil im Außendienst.
Stellen Sie sich einen typischen Tag eines Bauleiters vor: morgens auf der Baustelle, nachmittags ein Treffen mit dem Bauherrn, abends Rechnungsstellung und Unterzeichnung des Teilabnahmeprotokolls. SimplySign wickelt all diese Unterschriften über eine einzige Anwendung ab:
Als Autorisierter Partner von Certum, podpisano.pl bietet SimplySign mit umfassender Unterstützung bei der Implementierung an – von der Zertifizierung über die Installation bis hin zur Einweisung in die Bedienung auf der Baustelle.
Im Folgenden finden Sie eine vollständige Anleitung für Bauleiter oder Bauaufseher, die noch keine Erfahrung mit EDB haben:
Die Praxis zeigt, dass Bauleiter bei der Einführung von EDB auf ähnliche Schwierigkeiten stoßen. Hier sind die häufigsten:
Das ist eine der häufigsten Befürchtungen – die allerdings unbegründet ist. Die EDB-App ermöglicht es, Einträge im Offline-Modus hinzufügen: Sie werden lokal mit dem tatsächlichen Erstellungsdatum gespeichert und nach Wiederherstellung der Verbindung synchronisiert. Da du den Eintrag nicht unterschreibst, behindert ein fehlender Empfang die Arbeit mit dem Protokoll nicht. Eine Internetverbindung zum Zeitpunkt der Unterzeichnung ist nur bei Dokumenten erforderlich, die mit SimplySign unterzeichnet werden (die Signatur wird in der Cloud erstellt) – unterzeichnen Sie das Protokoll oder den Vertrag nach Verlassen des Geländes oder über ein LTE-Modem.
Ältere Berechtigungen, insbesondere solche, die vor der Digitalisierung der Register ausgestellt wurden, sind möglicherweise noch nicht im e-CRUB erfasst. Reichen Sie in diesem Fall über Ihre Kammer (PIIB oder IARP – Architektenkammern der Republik Polen) einen Antrag auf Eintragung ein. Die Eintragung in das e-CRUB ist in der Praxis eine Voraussetzung für die Tätigkeit im EDB als Beteiligter am Bauprozess – ohne diese Eintragung erkennt das System die Berechtigungen nicht an.
Für gesperrte Bereiche (die durch einen Beschluss des Verteidigungsministeriums, des Innenministers, des Leiters des ABW oder des AW festgelegt wurden) gilt eine Ausnahmeregelung – das Bauprotokoll in Papierform bleibt dort auch nach 2031 verfügbar.
| Kriterium | Qualifizierte elektronische Signatur (QES / SimplySign) | Vertrauenswürdige Signatur (Vertrauenswürdiges Profil) | Persönliche Unterschrift (e-dowód) |
|---|---|---|---|
| Anmeldung und Einträge in der EDB |  Optional (Anmeldung über login.gov.pl) |  Ja (vertrauenswürdiges Profil) | Ja (e-dowód) |
| Unterzeichnung der Verträge mit dem Investor | Ja (schriftlich) |  Nein (Dokumentform) | Nein (Dokumentform) |
| Unterzeichnung der Abnahmeprotokolle | Ja | (sofern die Schriftform erforderlich ist) | |
| KSeF – Authentifizierung | Ja | Ja | |
| Mobilität auf der Baustelle | Sehr gut (App) | Gut (Anwendung mObywatel) |  Erfordert ein Lesegerät |
| EU-weite Anerkennung (eIDAS) | Ja (Art. 25 der Verordnung 910/2014) | Nicht | Nicht |
| Kosten | Ab einigen hundert Złoty pro Jahr | Kostenlos | Kostenlos (e-dowód) |
| Für wen ist es am besten geeignet? | Ein Profi, der zahlreiche Baustellen und Dokumente betreut | Kleine Bauprojekte, gelegentliche Beiträge | Wird im Einsatz selten verwendet |
Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen einer vertrauenswürdigen und einer qualifizierten Signatur findest du im Leitfaden: Vertrauenswürdiges Profil oder qualifizierte Signatur – wofür soll man sich entscheiden?.QES wird dabei anerkannt in allen EU-Ländern gemäß der Verordnung eIDAS (Art. 25 der EU-Verordnung 910/2014) – für Unternehmen, die an grenzüberschreitenden Projekten arbeiten oder Subunternehmer aus der Europäischen Union beschäftigen, ist dies ein zusätzliches Argument. Erfahren Sie mehr: eIDAS und die grenzüberschreitende Anerkennung qualifizierter Signaturen.
Wenn Ihr Unternehmen mehrere Baustellen gleichzeitig betreibt und die Mitarbeiter der Personalabteilung Verträge mit Subunternehmern abschließen, lohnt es sich, einen breiteren Blickwinkel einzunehmen: Eine einzige qualifizierte Signatur treibt sowohl das EDB als auch den gesamten Dokumentenfluss voran. Im Zusammenhang mit Arbeitsverträgen für Bautrupps empfehlen wir Ihnen die Lektüre des Artikels Elektronische Personalakten und Arbeitsverträge mit qualifizierter Signatur.
EDB ist die neue Realität für alle, die in der Baubranche tätig sind. Das papierbasierte Bautagebuch gehört der Vergangenheit an, während das digitale Bautagebuch im GUNB-System eine bessere Kontrolle, Sicherheit und Verfügbarkeit der Dokumentation bietet. Die Wahl der richtigen Signatur ist eine Entscheidung, die sich nicht nur auf das EDB auswirkt, sondern auf den gesamten Dokumentenfluss in Ihrem Unternehmen.
Für EDB ist eine qualifizierte Signatur nicht erforderlich — Sie melden sich bei QES mit einem vertrauenswürdigen Profil, einem elektronischen Personalausweis oder über das Online-Banking an und müssen die Einträge nicht unterschreiben. Für Fachleute mit vielen Bauprojekten und Dokumenten QES (SimplySign) bleibt jedoch unersetzlich — Verträge, Protokolle, Anträge und KSeF lassen sich mit einem einzigen Tool bearbeiten. Das Baujournal in Papierform erhalten Sie spätestens bis zum 31. Dezember 2031. — Ab dem 1. Januar 2032 werden neue Protokolle ausschließlich im EDB geführt (mit Ausnahme von Sperrgebieten); bereits begonnene Papierprotokolle müssen Sie entweder zu Ende führen oder in das EDB übertragen. Die Berechtigungen des Systemadministrators werden im e-CRUB-Register bestätigt — Es müssen keine Unterlagen eingereicht werden, aber das Fehlen eines Eintrags im Register verhindert die Arbeit in EDB.Als Autorisierter Partner von Certum Wir unterstützen Bauleiter, Bauunternehmen und Bauherren bei der Auswahl und Einrichtung einer qualifizierten elektronischen Signatur, die für den gesamten Dokumentenfluss im Bauwesen – Verträge, Abnahmeprotokolle, Anträge und Rechnungen – einsatzbereit ist.
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Weitere Informationen zum EDB-System findest du auf der offiziellen Website e-dziennikbudowy.gunb.gov.pl sowie des Portals e-budownictwo.gunb.gov.pl.
Nein. Im EDB selbst hinterlegst du keine elektronische Signatur: Du meldest dich über login.gov.pl an (mit einem vertrauenswürdigen Profil, einem E-Ausweis, einer qualifizierten Signatur oder per Online-Banking), und die Urheberschaft des Eintrags wird durch das angemeldete Konto bestätigt. Die qualifizierte Signatur ist hingegen das bequemste Werkzeug für die übrigen Dokumente eines Bauunternehmens – Verträge, Protokolle, Anträge in e-Budownictwo und Rechnungen in KSeF –, da sie alle mit einem einzigen Zertifikat abgedeckt sind.
Das EDB-System ist seit dem 27. Januar 2023 in Betrieb und stellt vorerst eine Option dar – das Bautagebuch kann weiterhin in Papierform geführt werden. Das Bauprotokoll in Papierform wird spätestens bis zum 31. Dezember 2031 ausgegeben; ab dem 1. Januar 2032 werden neue Bauprotokolle ausschließlich im EDB geführt (mit Ausnahme von gesperrten Bereichen). Ein bereits ausgestelltes Papiertagebuch können Sie entweder in dieser Form zu Ende führen oder in das EDB übertragen. Die Fristen wurden durch die Novelle des Baugesetzes vom 4. Dezember 2025 verlängert.
e-CRUB ist das Zentralregister für Personen mit Baugenehmigungen – eine von der GUNB geführte Datenbank, in der die Berechtigungen von Bauleitern, Bauaufsichtsbeamten und Planern erfasst sind. Das EDB-System bestätigt die Berechtigungen eines am Bauprozess Beteiligten auf der Grundlage dieses Registers. Sollten Ihre Berechtigungen dort nicht aufgeführt sein, reichen Sie bitte über Ihre Kammer einen Antrag auf Eintragung ein – ohne diesen erhalten Sie im EDB keinen Teilnehmerstatus.
Ja. Mit der EDB-App können Einträge im Offline-Modus hinzugefügt werden – sie werden mit dem tatsächlichen Erstellungsdatum gespeichert und nach der Rückkehr ins Netz synchronisiert. Die Einträge werden nicht mit einer elektronischen Signatur versehen, daher ist hierfür keine Netzabdeckung erforderlich. Eine Internetverbindung ist hingegen für die SimplySign-Cloud-Signatur beim Signieren von Dokumenten (z. B. Protokollen) erforderlich – planen Sie dies ein, nachdem Sie das Gebiet ohne Netzabdeckung verlassen haben.
Ja – SimplySign ist eine mobile qualifizierte Signatur, die überall dort funktioniert, wo QES akzeptiert wird: bei Verträgen (schriftliche Form), Abnahmeprotokollen, Rechnungen in KSeF, Personalunterlagen und anderen PDF- oder XML-Dateien, die eine Signatur erfordern. Für EDB selbst ist keine Signatur erforderlich – ein Konto und die Anmeldung über login.gov.pl reichen aus. Das ist das Hauptargument für QES bei Bauunternehmen: Ein einziges Tool deckt den gesamten Dokumentenfluss ab.
Eine solche Verpflichtung besteht nicht – für Sperrgebiete, die durch einen Beschluss des Verteidigungsministeriums, des Innenministers, des Leiters des ABW oder des AW festgelegt wurden, gilt eine Ausnahme: Dort wird das Bauprotokoll in Papierform auch nach 2031 weitergeführt.
