Spółkę zarejestrujesz dziś wyłącznie przez internet — w S24 albo w Portalu Rejestrów Sądowych. Podpowiadamy, którą drogę wybrać, jakim podpisem podpisać umowę i wniosek oraz kiedy Profil Zaufany przestaje wystarczać.
Od 1 lipca 2021 r. wnioski o wpis spółki do rejestru przedsiębiorców KRS (Krajowego Rejestru Sądowego) składa się wyłącznie elektronicznie. Papierowy formularz odpadł całkowicie — do wyboru masz dwie bramy:
| Kryterium | S24 | PRS (droga tradycyjna) |
|---|---|---|
| Umowa spółki | wzorzec systemowy, bez modyfikacji | dowolna treść; dla sp. z o.o., S.A. i SKA — akt notarialny |
| Dostępne spółki | z o.o., jawna, komandytowa, prosta spółka akcyjna | wszystkie podlegające wpisowi do KRS (także S.A., SKA, partnerska) |
| Wkłady | wyłącznie pieniężne | pieniężne i aporty |
| Notariusz | niepotrzebny | zwykle konieczny (akt + numer CREWAN) |
| Opłata sądowa | 250 zł | 500 zł |
| Termin rozpoznania (instrukcyjny) | 1 dzień | 7 dni |
| Podpisy | QES / Profil Zaufany / e-dowód | QES / Profil Zaufany / e-dowód |
Obie drogi kończą się tym samym: wpisem do KRS, automatycznym nadaniem NIP i REGON oraz — od 1 stycznia 2025 r. — utworzeniem adresu do e-Doręczeń, o który wnioskujesz już w formularzu rejestracyjnym.
W S24 zarejestrujesz cztery typy spółek: jawną, komandytową, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz prostą spółkę akcyjną (PSA). Dla spółki z o.o. minimalny kapitał zakładowy to 5000 zł, dla PSA — symboliczna 1 zł kapitału akcyjnego.
Cena za szybkość i niższą opłatę jest jednak konkretna — wzorzec umowy ma sztywne ramy:
💡 Aport, uprzywilejowanie udziałów, nietypowe zasady dziedziczenia? Wzorzec nie wystarczy — od razu wybierz notariusza i rejestrację przez PRS.
W S24 wszystko dzieje się w jednym portalu: zakładasz konto, wypełniasz wzorzec umowy, a system prowadzi Cię do podpisów i płatności. Kluczowa zasada: umowę spółki podpisują wszyscy wspólnicy (osobiście albo przez pełnomocnika), a wniosek o wpis — osoby uprawnione, np. cały zarząd spółki z o.o. Każda osoba podpisująca musi mieć własne konto w S24.
Do wyboru są trzy równorzędne narzędzia:
Jeżeli wszyscy wspólnicy i członkowie zarządu mają PESEL oraz Profil Zaufany — formalnie to wystarczy, by założyć spółkę w S24. Podpis kwalifikowany nie jest obowiązkowy. Kiedy zatem staje się konieczny?
Profil Zaufany i podpis osobisty mają wspólny mianownik: numer PESEL (e-dowód dodatkowo — polskie obywatelstwo). Cudzoziemiec, który nie ma PESEL, nie założy Profilu Zaufanego, więc nie podpisze ani umowy spółki, ani wniosku w S24 czy PRS tą metodą. Dla niego jedyną samodzielną drogą jest kwalifikowany podpis elektroniczny — do wydania certyfikatu QES numer PESEL nie jest potrzebny (wystarczy np. numer paszportu).
📌 Cudzoziemiec, który ma PESEL (np. po zameldowaniu w Polsce), może korzystać z Profilu Zaufanego na równi z obywatelami polskimi.
Zagraniczny podpis kwalifikowany z innego państwa UE jest formalnie uznawany w całej Unii (art. 25 ust. 3 eIDAS, weryfikacja po unijnych listach zaufania). W praktyce jednak polskie systemy rejestrowe najsprawniej współpracują z podpisem od polskiego, kwalifikowanego dostawcy — dlatego wspólnikom z zagranicy rekomendujemy SimplySign QES z wideoweryfikacją IDnow: tożsamość potwierdzisz w rozmowie wideo po polsku lub angielsku, bez wizyty w punkcie. Przewodnik krok po kroku: Jak cudzoziemiec może uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny w Polsce online? oraz Kiedy cudzoziemiec potrzebuje podpisu kwalifikowanego w Polsce?.
Druga granica jest twarda: QES nie zastępuje formy aktu notarialnego. Jeśli umowa spółki musi mieć formę notarialną (sp. z o.o. z indywidualną umową, spółka akcyjna, komandytowo-akcyjna), żaden podpis elektroniczny wspólników jej nie zastąpi — konieczna jest wizyta u notariusza, a rejestracja przebiega przez PRS.
Nawet jeśli spółkę założysz na Profilu Zaufanym, to dopiero początek podpisywania — zgłoszenie do CRBR akceptuje wyłącznie QES albo podpis zaufany, a przy sprawozdaniach finansowych zarząd bez PESEL ma pod górkę. Szczegóły poniżej.
Rejestracja „tradycyjna” też jest w pełni elektroniczna — różnica polega na tym, skąd bierze się umowa. Proces wygląda tak:
⚠️ Zwróć uwagę na rozdzielenie ról: umowę podpisują wspólnicy u notariusza własnoręcznie, ale wniosek do KRS podpisuje elektronicznie zarząd. Jeśli w zarządzie zasiada cudzoziemiec bez PESEL, już na tym etapie potrzebny będzie jego podpis kwalifikowany — albo pełnomocnik zawodowy.
Dobra wiadomość dla zakładających firmę: od 29 listopada 2025 r. zniesiono opłatę 100 zł za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). Zostały same opłaty sądowe:
| Pozycja | S24 | Rejestracja tradycyjna (PRS) |
|---|---|---|
| Opłata sądowa za wpis do KRS | 250 zł | 500 zł |
| Ogłoszenie w MSiG | 0 zł (zniesione 29.11.2025) | 0 zł (zniesione 29.11.2025) |
| Taksa notarialna | brak | zależna od kapitału — przy minimalnych 5000 zł maks. 160 zł + VAT plus wypisy |
| PCC (podatek od czynności cywilnoprawnych) | 0,5% od kapitału (pomniejszonego o opłatę sądową) — sam składasz deklarację PCC-3 w 14 dni od zawarcia umowy | 0,5% — pobiera notariusz jako płatnik przy akcie |
📌 Kwoty opłat sądowych zawsze potwierdzisz w trakcie płatności w S24/PRS (system e-Płatności) — nie płacisz „w ciemno” na rachunek sądu.
Różnica w opłacie sądowej to nie wszystko: przy PRS dochodzi honorarium notariusza. W zamian dostajesz umowę dopasowaną do wspólników — przy inwestorach, aportach czy nietypowym podziale zysków bywa to warte każdej złotówki.
Wpis do KRS to start, nie meta. NIP i REGON dostaniesz automatycznie, ale kilka zgłoszeń musisz wykonać sam — i tu znowu wraca pytanie o podpis:
Wniosek praktyczny? Profil Zaufany otworzy spółkę, ale podpis kwalifikowany domyka cały cykl życia firmy — od CRBR, przez umowy z kontrahentami, po sprawozdania. Jak go zdobyć, opisujemy w artykule Jak wyrobić kwalifikowany podpis elektroniczny, a wybór między wersją mobilną i kartową ułatwi tekst Podpis mobilny SimplySign czy podpis z czytnikiem Certum Mini?.
Rejestracja spółki jest dziś w całości cyfrowa — od umowy (wzorzec w S24 albo akt notarialny z numerem CREWAN w PRS) po podpisy i opłaty. O wyborze narzędzia podpisu decyduje skład osobowy spółki i plany na później.
Zakładasz spółkę i chcesz mieć podpisy gotowe przed wizytą w S24 lub PRS? Jako autoryzowany partner Certum wydamy kwalifikowany podpis elektroniczny dla każdego wspólnika i członka zarządu — także dla cudzoziemców bez numeru PESEL (wideoweryfikacja IDnow po polsku lub angielsku).
📞 +48 22 417 05 55 | ✉️ [email protected] — doradzamy w biurach w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu i Radomiu oraz online lub w wybranym przez Ciebie miejscu.
Produkty powiązane z tym tematem:
Nie zawsze. Umowę spółki i wniosek w S24 można podpisać podpisem kwalifikowanym (QES), Profilem Zaufanym albo podpisem osobistym z e-dowodu. Podpis kwalifikowany staje się konieczny, gdy wspólnik lub członek zarządu nie ma numeru PESEL — Profil Zaufany i e-dowód są wtedy niedostępne.
W S24 zarejestrujesz spółkę jawną, komandytową, z ograniczoną odpowiedzialnością i prostą spółkę akcyjną — wszystkie na wzorcu umowy, wyłącznie z wkładami pieniężnymi. Spółkę akcyjną, komandytowo-akcyjną i partnerską oraz każdą spółkę z umową notarialną rejestruje się przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS).
Opłata sądowa wynosi 250 zł w S24 i 500 zł przy wniosku przez PRS. Od 29 listopada 2025 r. nie pobiera się już 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Do tego dochodzi PCC 0,5% od kapitału, a przy drodze notarialnej — taksa notariusza (przy kapitale 5000 zł maksymalnie 160 zł + VAT).
Tak, ale wyłącznie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym — Profil Zaufany i podpis osobisty wymagają numeru PESEL. Certyfikat QES można wydać na podstawie paszportu, a tożsamość potwierdzić zdalnie w wideoweryfikacji IDnow (po polsku lub angielsku), bez przyjazdu do Polski.
Zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do CRBR podpisuje się wyłącznie podpisem kwalifikowanym albo podpisem zaufanym — podpis osobisty z e-dowodu nie działa. Termin to 14 dni od wpisu do KRS (bez sobót i dni ustawowo wolnych), a za brak zgłoszenia grozi kara do 1 mln zł.
CREWAN to Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Notariusz po sporządzeniu umowy spółki umieszcza tam jej elektroniczny wypis i przekazuje zawiadomienie z numerem dokumentu. Ten numer wpisuje się we wniosku w PRS — skanu aktu nie trzeba załączać, bo sąd pobiera wypis bezpośrednio z repozytorium.
