CertumSign – Plattform zum Online-Unterzeichnen von Dokumenten
Unterschreiben, versenden und die Gültigkeit von elektronischen Signaturen direkt im Browser überprüfen. Ganz ohne IT-Implementierungen. Die Kontoeröffnung dauert etwa 5 Minuten. Sie können sowohl am Computer als auch auf dem Smartphone arbeiten. Und das Dokument kann auch von einer Person bei Ihnen unterschrieben werden, die keine eigene elektronische Signatur besitzt.
Wie viel kostet der Abschluss eines Vertrags tatsächlich?
Der größte Kostenfaktor ist nicht die Unterschrift – sondern der Prozess.
Zähle die Schritte, die ein Vertrag bei dir auf dem Papier durchläuft:
Sie senden ein Dokument zur Unterzeichnung über CertumSign – beide Parteien unterzeichnen es online,
Und die signierte Datei wird sofort in dein Archiv verschoben.
Das Ausmaß des Problems? Diese Stunden gehen für das Drucken, Scannen, Nachfragen „Ist es schon unterschrieben?" und das Suchen nach der endgültigen Version in den Anhängen verloren (Nummer aus dem Produktmaterial Certum).
Kommt Ihnen das bekannt vor? „Wir drucken Verträge aus", „wir versenden PDFs per E-Mail", „wir warten lange auf die Unterschrift", „die Personalabteilung sammelt die Dokumente manuell ein". Wenn das Ihr Alltag ist, brauchen Sie keine weitere Unterschrift. Sie brauchen eine Plattform, die den gesamten Prozess übernimmt.
Das Paradoxon des Jahres 2026: Rechnungen erhältst du bereits in KSeF, die Behörden schreiben dir über e-Delivery — und die Verträge kursieren nach wie vor in gedruckter Form und als Scans. CertumSign schließt diese Lücke.
Wie funktioniert CertumSign?
Vier Schritte. Alles im Browser.
Bereiten Sie das Dokument vor
Laden Sie eine Datei hoch: PDF, DOC, XML, TXT oder PPT. Dateien, die nicht im PDF-Format vorliegen, werden mit der Signatur „XAdES“ versehen – ohne Konvertierung und ohne Verlust des ursprünglichen Formats. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig vorbereiten.
Zur Unterschrift weiterleiten
Senden Sie das Dokument an eine Person oder an mehrere Unterzeichner. Das Massenunterzeichnen und Versenden mehrerer Dateien ist sogar im kostenlosen Konto möglich (bis zu 16 MB).
Unterschriften sammeln
Jede Seite signiert so, wie es ihr möglich ist: mit ihrer eigenen qualifizierten Signatur, einer einmaligen qualifizierten Signatur oder einer durch einen SMS- oder E-Mail-Code autorisierten Signatur. Die signierte Datei wird sofort in Ihr Archiv auf der Plattform gespeichert – ganz ohne Scannen und Versenden per E-Mail.
Gültigkeit überprüfen
Die qualifizierte Validierung (Engine WebNotarius) überprüft jede Signatur und erstellt einen PDF-Bericht – einen Gültigkeitsnachweis, der vor KIO und vor Gericht von Nutzen ist.
Signaturverfahren: Die andere Partei muss keine elektronische Signatur vorweisen
CertumSign unterstützt alle Arten von elektronischen Signaturen, die mit eIDAS kompatibel sind – auf beiden Seiten der Transaktion. Sie müssen nicht darauf warten, dass der Vertragspartner „seine Unterschrift erledigt".
Ich habe eine elektronische Signatur
- SimplySign — qualifizierte Signatur auf dem Smartphone
- Kryptografiekarte Certum (z. B. Set Certum Mini)
- eine qualifizierte Signatur von einem beliebigen polnischen Anbieter – auch von einem anderen als Certum
Ich habe keine elektronische Signatur
- Einmalige qualifizierte Signatur — Rechtswirksamkeit wie eine eigenhändige Unterschrift, ausgestellt auf den Namen des Unterzeichners für einen einzelnen Vorgang. Die Identität wird rund um die Uhr aus der Ferne bestätigt: über mObywatel mit QR-Code, e-dowód, Bankverifizierung (über 2000 Banken), Video-Verifizierung, login.gov.pl oder eDO App. Gilt für Personen aus Polen und der gesamten EU.
- SMS- oder E-Mail-Signatur — ein Dokument mit Zeitstempel und dem Stempel „Certum“. Dies reicht für viele Verträge im täglichen Geschäftsverkehr aus.
Das Ergebnis: Der Vertrag kann innerhalb von 24 Stunden unterzeichnet werden – unabhängig davon, worüber die andere Seite verfügt.
Tarife und Preise
Nettopreise gemäß Preisliste Certum, Stand: Juli 2026. Die Preisliste ist transparent, und es gibt keine Begrenzung der Anzahl der Dokumente – die Begrenzungen gelten für Sendungen und Vorgänge pro Monat. Einmalige qualifizierte Signaturen, SMS-Signaturen und Validierungsberichte erhalten Sie im Preis des Tarifs enthalten, und nicht als kostenpflichtige Module.
- 1 Benutzer · 100 MB
- 2 Sendungen pro Monat (nur PDF)
- 0 einmalige qualifizierte Signaturen · 0 Validierungen
- 1 Benutzer · 300 MB
- 8 qualifizierte Einmal-Signaturen pro Jahr
- 25 Sendungen/Monat · 2 Validierungen/Monat
- 1 Benutzer · 1 GB
- 16 qualifizierte Einmal-Signaturen pro Jahr
- 50 Sendungen/Monat · 4 Validierungen/Monat
- bis zu 20 Benutzer · 50 GB
- 50 qualifizierte Einmal-Signaturen pro Jahr
- 300 Sendungen/Monat · 20 Validierungen/Monat
Benötigst du eine API? Integration in Ihr System — Das können wir für euch erledigen.
14 Tage lang kostenlos testen- bis zu 100 Benutzer · 200 GB
- 100 qualifizierte Einmal-Signaturen pro Jahr
- 600 Sendungen/Monat · 40 Validierungen/Monat
Benötigst du eine API? Integration in Ihr System — Das können wir für euch erledigen.
14 Tage lang kostenlos testen| Plan | Preis | Benutzer | Raum | Qualifizierte Einmal-Signaturen/Jahr | Versand pro Monat | Validierungen/Monat |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Individuell Free | 0 PLN | 1 | 100 MB | 0 | 2* | 0 |
| Individueller Standard Beliebt | 69 PLN/Monat (Zahlung für ein Jahr) | 1 | 300 MB | 8 | 25 | 2 |
| Individuell Premium | 119 PLN/Monat (Zahlung für ein Jahr) | 1 | 1 GB | 16 | 50 | 4 |
| Organisation Wirtschaft | 8.148 PLN/Jahr | bis 20 | 50 GB | 50 | 300 | 20 |
| Organisation „Biznes Plus“ | 19.188 PLN/Jahr | bis 100 | 200 GB | 100 | 600 | 40 |
Brauchst du mehr? Zu jedem Tarif kannst du zusätzliche Pakete hinzukaufen – unter anderem Pakete mit einmalig nutzbaren qualifizierten Signaturen.
* Free-Tarif: 2 Sendungen und 2 einfache Unterschriften pro Monat, ausschließlich PDF-Dateien. Die Tarife „Standard“ und „Premium“ können Sie im podpisano.pl-Shop erwerben. Die Tarife für Organisationen werden nach einem Test individuell kalkuliert.
Die Tarife für Organisationen bieten zusätzlichen gemeinsamen Speicherplatz für Dokumente, unbegrenzten Versand innerhalb der Organisation, Benutzerrollen, eine Signaturwarteschlange und Versandvorlagen. Wenn Sie die Limits ausgeschöpft haben, können Sie im Certum-Shop zusätzliche Pakete für Vorgänge (SMS-Signaturen, einmalige qualifizierte Signaturen, Validierungen) erwerben.
Benötigst du eine API? CertumSign läuft eigenständig im Browser, aber wir können für Sie eine Integration in Ihr System entwickeln – sprechen Sie Ihren Berater während der 14-tägigen Testphase darauf an.
CertumSign in Ihrer Branche
HR und Personalwesen
Ein Arbeitsvertrag bedarf der Schriftform – eine einmalige qualifizierte elektronische Signatur reicht hierfür aus. Ein Bewerber ohne eigene elektronische Signatur unterzeichnet den Vertrag aus der Ferne – sogar innerhalb von 24 Stunden, bevor er es sich anders überlegt und zur Konkurrenz wechselt.
Erfahren Sie, wie Sie papierlos Personal einstellen könnenBuchhaltungsbüros
Kundenverträge, Vollmachten (UPL-1), Jahresabschlüsse – kein lästiges Hinterherlaufen mehr, um die Unterschrift des Kunden einzuholen. Sie senden den vollständigen Dokumentensatz, der Kunde unterschreibt direkt im Browser.
Siehe CertumSign für BuchhaltungsbürosAusschreibungen und KIO
Die Beweislast für die Gültigkeit der Unterschrift liegt beim Auftragnehmer. Überprüfen Sie die Unterschriften vor der Einreichung des Angebots und sichern Sie den Bericht über die qualifizierte Validierung als Nachweis.
Siehe CertumSign im öffentlichen BeschaffungswesenBauwesen und Immobilien
Projektgenehmigungen, Reservierungs- und Mietverträge, Protokolle – mit Unterschriftenliste und einem Bericht über die qualifizierte Validierung als Nachweis. Projektdateien, die nicht im PDF-Format vorliegen, können Sie ohne Konvertierung unterschreiben.
CertumSign im Immobilienbereich ansehenWie sieht es mit den Dokumenten in der Cloud aus?
Diese Frage hören wir am häufigsten. Die Antwort: Ihre Dokumente liegen nicht in irgendeiner beliebigen Cloud. CertumSign betreibt Certum (Asseco Data Systems) — ein qualifizierter Vertrauensdienstleister im Sinne von eIDAS, d. h. ein Unternehmen, das unter Aufsicht steht und regelmäßigen Prüfungen unterzogen wird. Es handelt sich um dasselbe Vertrauenssystem, in dessen Rahmen qualifizierte Signaturen ausgestellt werden.
Kurz gesagt: Ein Dokument in CertumSign ist besser dokumentiert als ein Blatt Papier in einem Ordner. Du weißt, wer es wann und womit unterschrieben hat – und du hast einen Bericht darüber. Dazu noch drei konkrete Punkte.
Alle Signaturen auf der Plattform entsprechen der Verordnung eIDAS – einer Verordnung, die ihnen EU-weit Rechtswirksamkeit verleiht.
Eine einfache SMS-/E-Mail-Signatur erhält einen Zeitstempel und den Stempel „Certum“.
Und die Gültigkeit jeder Unterschrift können Sie durch eine qualifizierte Validierung mit PDF-Bericht bestätigen – anstatt sich einfach auf das Wort des Absenders zu verlassen.
Die häufigsten Fragen zu CertumSign
Ich habe bereits eine qualifizierte Signatur. Wozu brauche ich dann noch eine Plattform?
Reicht es nicht aus, die PDF-Datei einfach per E-Mail zu versenden?
Sind Dokumente in der Cloud sicher?
Das klingt kompliziert. Wie lange dauert die Implementierung?
Welche Dateiformate kann ich signieren?
Wie funktioniert eine einmalige qualifizierte Signatur?
Muss der Empfänger des Dokuments über ein Konto oder eine eigene elektronische Signatur verfügen?
Was bietet eine qualifizierte Signaturvalidierung?
Lässt sich CertumSign in unsere Systeme integrieren?
Wie viel kostet das und wie kann ich die Plattform testen?
14 Tage lang kostenlos testen
Der Testplan für Ihre Organisation wird vom Partner Certum – also von uns – eingerichtet. Geben Sie Ihre Daten ein, dann richtet ein Berater von podpisano.pl für Sie ein 14-tägiges Testkonto ein und führt Sie anhand Ihrer Dokumente durch die Plattform.
Besuchen Sie unsere Niederlassungen – Warschau, Krakau, Breslau, Radom. Kunden aus ganz Polen betreuen wir auch online.
Und wenn du einfach nur loslegen möchtest:
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