Sie führen ein Unternehmen in Polen, besitzen aber keinen polnischen Personalausweis – und hören, dass Sie ab 2026 in KSeF? Keine Sorge: Die qualifizierte elektronische Signatur steht Ausländern vollständig aus der Ferne über eine Videoüberprüfung zur Verfügung. IDnow. Hier ist der gesamte Ablauf – vom Kauf bis zur ersten Anmeldung bei KSeF.
Ja – und zwar ohne polnische Staatsangehörigkeit oder die Nummer PESEL. Certum, als qualifizierter Vertrauensdienstleister, eingetragen im polnischen Trusted List (TSL), bietet eine Möglichkeit zur Identitätsprüfung aus der Ferne über den Dienst IDnow — ein Videoanruf mit einem geschulten Mitarbeiter, der Ihre Identität anhand Ihres Reisepasses oder eines anderen anerkannten Ausweisdokuments überprüft. Das Gespräch findet auf Polnisch oder Englisch statt.
Wichtige Hinweise:
Als Autorisierter Partner von Certum Wir unterstützen Sie in jeder Phase: von der Auswahl des Pakets über das Ausfüllen des Antrags bis hin zur Einweisung in die erstmalige Verwendung der elektronischen Signatur.
Der gesamte Vorgang läuft ab, ohne dass man persönlich in Polen anwesend sein muss und ohne Besuche bei Behörden. Hier sind die sieben Schritte:
Liste der Dokumente und Daten, die für eine erfolgreiche Videoüberprüfung erforderlich sind:
KSeF (Nationales System für elektronische Rechnungen) Dies ist die vorgeschriebene Plattform für die Ausstellung strukturierter Rechnungen (im XML-Format). Fristen für die Verpflichtung:
Die Art der Authentifizierung bei KSeF hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab:
Ein Ausländer, der PESEL und wer ein Einzelunternehmen betreibt (JDG) oder Gesellschafter einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts ist, muss sich bei KSeF authentifizieren mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Sobald IDnow die Unterschrift erhalten hat, steht dieser Weg vollständig zur Verfügung – ohne weitere Formalitäten.
Wenn ein Vorstandsmitglied oder eine vertretungsberechtigte Person verfügt nicht über das polnische PESEL, das Unternehmen hat zwei Möglichkeiten:
Umfassende Anleitung zur Authentifizierung bei KSeF: KSeF-Authentifizierung – Leitfaden für Unternehmen, JDG und JST.
Die von IDnow ausgestellte qualifizierte elektronische Signatur ist ein vielseitiges Werkzeug – eine Investition, die sich schnell auszahlt, wenn ein Unternehmen im polnischen digitalen Umfeld tätig ist.
Wichtigste Anwendungsbereiche:
Ein kurzer Leitfaden zu den typischen Bedürfnissen ausländischer Unternehmer in Polen: Wann benötigt ein Ausländer eine qualifizierte Signatur? – Ein praktischer Leitfaden.
SimplySign (Cloud, Smartphone) ist die Standardempfehlung für Ausländer, da man so keinen Kartenleser mit sich führen muss. In manchen Situationen jedoch Certum Mini (eine physische Kryptografiekarte + ein Lesegerät) könnte die bessere Wahl sein:
| Situation | SimplySign | Certum Mini |
|---|---|---|
| Unterzeichnung vor Ort, per Handy | ✅ Perfekt | ❌ Erfordert einen Computer + ein Lesegerät |
| Büroarbeitsplatz, Massenunterzeichnung | ✅ Gut | ✅ Sehr gut (5.000 Zeitstempel/Monat) |
| Unternehmensanforderungen (Karte als Datenträger) | ⚠️ Erfüllt manchmal nicht die Anforderungen der Sicherheitsrichtlinie | ✅ Erfüllt |
| Eintrittspreis | Niedriger (ohne Ausrüstung) | Höher (Karte + Lesegerät) |
| Zeit vom Kauf bis zur ersten Nutzung | Schneller (ohne Lieferung der Ausrüstung) | Das hängt von der Lieferung ab |
Beide Optionen sind mit IDnow-Verifizierung verfügbar. Wenn Sie nicht wissen, welche Lösung für Ihre Situation die richtige ist – rufen Sie uns an, wir beraten Sie kostenlos.
Ein Ausländer, der in Polen ein Unternehmen führt, hat heute Zugang zu einem lückenlosen digitalen Identitätspfad – ohne Reisen und Behördengänge. Die über IDnow erworbene qualifizierte elektronische Signatur eröffnet den Zugang zu KSeF, KRS, Ausschreibungen und Dutzende anderer Verwaltungssysteme.
Als Autorisierter Partner von Certum Wir begleiten Ausländer durch alle Schritte: Kauf, Ausfüllen des Antrags, Terminvereinbarung bei IDnow, Schulung und erste Anmeldung bei KSeF. Wir arbeiten auf Polnisch und Englisch.
📞 Ruf an: +48 22 417 05 55 — Unsere Berater stehen Ihnen in unseren Büros in Warschau, Krakau, Breslau und Radom sowie online zur Verfügung. 🛒 Entdecken Sie unser Angebot: SimplySign QES mit IDnow-Verifizierung (aus der Ferne, ohne Besuch in Polen).
Weitere Informationen zur Regelung KSeF: ksef.podatki.gov.pl und gov.pl/web/finanse.
Ein Ausländer erhält eine qualifizierte elektronische Signatur über die Fern-Videoüberprüfung von IDnow (Dienst Certum) – ohne dass er dafür nach Polen reisen muss. Nach Erhalt der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) authentifiziert sich eine natürliche Person (JDG) damit direkt bei KSeF. Eine Gesellschaft, in deren Vorstand keine Person mit dem Status PESEL vertreten ist, verwendet ein qualifiziertes Siegel (QSeal) oder reicht die Meldung ZAW-FA beim Finanzamt ein.
Sie benötigen: einen Reisepass oder einen Ausweis aus dem PRADO-Register (der während der gesamten Gültigkeitsdauer des Zertifikats gültig ist), ein Smartphone oder einen Computer mit Webcam, eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse. Falls Sie über eine polnische PESEL verfügen, halten Sie bitte auch einen entsprechenden Nachweis bereit.
Nein. Die regulären Öffnungszeiten sind Montag (09:00–14:30 Uhr MEZ), Mittwoch (10:00–16:30 Uhr MEZ) und Freitag (10:00–12:30 Uhr MEZ). Individuelle Termine am Dienstag und Donnerstag sind gegen einen Aufpreis von 500 PLN möglich. Wir empfehlen, einen Termin einige Tage im Voraus zu buchen.
Die Gesamtkosten setzen sich zusammen aus dem SimplySign-QES-Zertifikat (299–479 PLN, je nach Laufzeit) sowie einer einmaligen Gebühr für die Videoüberprüfung durch IDnow (2.100 PLN). Für ein 1-Jahres-Zertifikat insgesamt ca. 2.399 PLN (~560 EUR), für ein 3-Jahres-Zertifikat ca. 2.579 PLN (~600 EUR).
Ja. Certum ist ein qualifizierter Vertrauensdienstleister, der auf der polnischen Trusted List aufgeführt ist. Gemäß Art. 25 Abs. 3 eIDAS wird eine qualifizierte elektronische Signatur, die auf einem Zertifikat von Certum basiert, in allen 27 EU-Mitgliedstaaten automatisch anerkannt. Details finden Sie in diesem Artikel: Die polnische qualifizierte digitale Signatur in der gesamten EU.
Grundsätzlich muss das Ausweisdokument während der gesamten Laufzeit des Zertifikats gültig sein. Eine Ausnahme bilden Inhaber eines polnischen PESEL – in solchen Fällen kann Certum das Zertifikat auch bei einer kürzeren Gültigkeitsdauer des Dokuments ausstellen. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte vor dem Kauf an uns (+48 22 417 05 55).
