KSeF (Nationales System für elektronische Rechnungen) ist ein staatlicher "Vermittler" zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger. Anstatt sich gegenseitig PDFs zu schicken, übermitteln die Unternehmen eine einheitliche Datendatei (XML). KSeF gibt ihr eine Nummer, bestätigt die Zustellung und sorgt für Ordnung.
Das Ergebnis? Weniger Fehler, weniger E-Mails mit Anhängen, einfachere Automatisierung in der Buchhaltung.
KSeF - das Nationale System zur elektronischen Rechnungsstellung - ist eine staatliche Plattform für die Ausgabe, den Empfang und die Speicherung von strukturierten Rechnungen (XML in einer bestimmten Struktur). Sobald eine Rechnung an KSeF gesendet wird, weist das System ihr eine eindeutige Nummer zu und speichert sie als "einzige Quelle der Wahrheit". Dies führt zu einem einheitlichen Format, weniger Fehlern und einer Automatisierung des Umlaufs zwischen Unternehmen und Buchhaltung. Das System ist auch Teil der umfassenderen Digitalisierung der MwSt-Buchführung in der EU.
Stellen Sie sich eine Rechnung wie eine Pappschachtel mit Fächern vor. Jede Position (Steuer-ID, Datum, Mehrwertsteuersatz, Gesamtbetrag) hat ein ein bestimmtes Fach. Die Buchhaltungssoftware "liest nicht das Bild", sie nimmt die Daten sofort an den richtigen Stellen. Das ist es, was "strukturierte Daten".
Diese Version des Schemas dieser "partitionierten" Rechnung. Das heißt, die Nummer der Formularausgabe, nicht die neue Dokumentenart. Wenn Sie FA(3) hören, denken Sie: "OK, das aktuelle Datenfeldmuster".
Sie müssen nichts manuell mit FA(3) machen - dies wird von den Systemen (ERP, Integrationen) erledigt, es ist nur wichtig, dass sie aktualisiert werden.
Die Verpflichtung wird eingegangen in Phasen:
Bis zu diesen Terminen kann KSeF auf freiwilliger Basis genutzt werden. Entscheidend ist, dass das System, die Mitarbeiter und die Berechtigungen vorbereitet werden, damit die Einführung das Unternehmen nicht überrascht.
Wichtig! Rechnungen an Verbraucher (B2C) bleiben von der Pflicht zur Ausstellung in KSeF ausgenommen (Sie können dies freiwillig tun), aber wenn Sie B2B verkaufen - wird die Pflicht Sie gemäß den Schwellenwerten/Daten erfassen. Ausländische Unternehmen ohne ständigen Geschäftssitz in Polen sind von der Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen ausgenommen. (Auslegungen)
Nein. Bei KSeF bringen Sie nicht auf jeder Rechnung eine Unterschrift an. Die Authentizität und Integrität wird vom System selbst übernommen (KSeF-Nummer, Lieferweg und Speicherung).
Die Signatur/das qualifizierte Siegel dient der Anmeldung und Autorisierung, nicht der Signierung der Rechnungsdatei selbst. - und nicht zum Signieren der Rechnungsdatei selbst.
Kurz gefasst
Wenn der Zugang zu KSeF nur von einer Person abhängt, dann bedeuten Fluktuation oder Abwesenheit von Mitarbeitern Ausfallzeiten.
Mehr über die Unterschiede zwischen einer elektronischen Signatur und einer Geschäftssignatur können Sie hier.
Arbeitet die KSeF bereits "hart"?
Die Ausstellungsverpflichtung wird aufgeschoben: Große ab 1.02.2026, andere ab 1.04.2026. Die Einziehung von großen Rechnungen - ab dem 1.02.2026 für alle Steuerpflichtigen. Bis zu den oben genannten Terminen stellen Sie wie bisher Rechnungen aus (Papier/PDF/EDI) und können KSeF freiwillig nutzen.
Muss ich jede Rechnung unterschreiben?
Nein. Die Unterschrift/Stempel wird verwendet für Anmeldung und Autorisierungnicht zum "Einfügen" in eine Datei.
Wird auch der B2C-Bereich in das KSeF aufgenommen?
Für heute besteht keine Verpflichtung Verbraucher im KSeF zu fakturieren (Sie können dies freiwillig tun).
Ist eine "geschäftliche" Unterschrift besser als eine "persönliche"?
Für den Zugang - kein Unterschiedwas zählt sind Rechte. Für die Bestellung und Prüfung in größeren Unternehmen - die "Geschäft" mit Firmeneigenschaften ist manchmal bequemer.
Was passiert, wenn das Internet oder das System "ausfällt"?
Es stehen dann zwei Modi zur Verfügung:
Sie müssen einen qualifizierten Bausatz auswählen: Signatur+Siegel unter KSeF? Lassen Sie es uns wissen - bei podpisano.pl tun wir dies täglich und erstellen für Sie eine kurze Checkliste zur Herstellung des Kits.
