Oggi è possibile registrare una società esclusivamente online — su S24 o sul Portale dei Registri Giudiziari. Ti spieghiamo quale procedura scegliere, con quale firma apporre la firma sul contratto e sulla domanda e quando farlo Profilo di fiducia non basta più.
Da 1° luglio 2021. domande di iscrizione della società nel registro delle imprese KRS (Registro Nazionale dei Tribunali) consiste in esclusivamente per via elettronica. Il modulo cartaceo è stato completamente eliminato: puoi scegliere tra due opzioni:
| Criterio | S24 | PRS (metodo tradizionale) |
|---|---|---|
| Atto costitutivo | modello di sistema, senza modifiche | qualsiasi contenuto; per le società a responsabilità limitata (sp. z o.o.), le società per azioni (S.A.) e le società per azioni con capitale azionario (SKA) — atto notarile |
| Società disponibili | s.r.l., società per azioni, società in accomandita semplice, società per azioni semplice | tutte quelle soggette all’iscrizione al registro KRS (comprese le S.A., le SKA e le società di persone) |
| Cartucce | esclusivamente in denaro | contributi in denaro e in natura |
| Notaio | superfluo | di norma necessario (atto + numero CREWAN) |
| Spese processuali | 250 zł | 500 zł |
| Termine per l'esame (indicativo) | 1 giorno | 7 giorni |
| Didascalie | QES / Profilo affidabile / Carta d'identità elettronica | QES / Profilo affidabile / Carta d'identità elettronica |
Entrambe le procedure si concludono allo stesso modo: con l’inserimento nel KRS e l’invio automatico NIP i REGON nonché — a partire dal 1° gennaio 2025 — la creazione di un indirizzo per Consegna elettronica, che stai già richiedendo nel modulo di registrazione.
Su S24 è possibile registrare quattro tipi di società: società per azioni, società in accomandita semplice, società a responsabilità limitata e società per azioni semplice (PSA). Per una società a responsabilità limitata, il capitale sociale minimo è pari a 5.000 zł, per PSA — simbolica 1 zł del capitale sociale.
Il prezzo da pagare per la rapidità e una tariffa più bassa è tuttavia ben preciso: il modello di contratto prevede un quadro rigido:
💡 Conferimento di capitale, azioni privilegiate, regole di successione atipiche? Un modello standard non basta: scegli subito un notaio e registra il documento tramite PRS.
Su S24 tutto avviene su un unico portale: crei un account, compili il modello di contratto e il sistema ti guida fino alle firme e al pagamento. Regola fondamentale: L'atto costitutivo viene firmato da tutti i soci (di persona o tramite un rappresentante), mentre la domanda di iscrizione deve essere presentata dalle persone autorizzate, ad esempio l’intero consiglio di amministrazione di una società a responsabilità limitata. Ogni firmatario deve avere il proprio account su S24.
È possibile scegliere tra tre strumenti equivalenti:
Se tutti i soci e i membri del consiglio di amministrazione dispongono di PESEL e di un Profilo Affidabile — formalmente è sufficiente, per costituire una società su S24. La firma qualificata non è obbligatoria. Quando diventa quindi necessaria?
Il profilo affidabile e la firma personale hanno un denominatore comune: numero PESEL (carta d’identità elettronica, oltre alla cittadinanza polacca). Uno straniero che non possiede il PESEL non potrà creare un Profilo Affidabile, quindi non potrà firmare né l’atto costitutivo né la domanda in S24 o PRS con questo metodo. Per lui l’unica strada autonoma è firma elettronica qualificata — per il rilascio del certificato QES non è necessario il numero PESEL (è sufficiente, ad esempio, il numero di passaporto).
📌 Uno straniero che ha PESEL (ad esempio, dopo aver effettuato la registrazione in Polonia), può utilizzare il Profilo Affidabile alla stregua dei cittadini polacchi.
Una firma qualificata proveniente da un altro Stato membro dell’UE è formalmente riconosciuta in tutta l’Unione (art. 25, comma 3, dell’eIDAS, verifica in base alle liste di fiducia dell’Unione Europea). In pratica, tuttavia, i sistemi di registrazione polacchi funzionano al meglio con la firma digitale emessa da un fornitore qualificato polacco; per questo motivo raccomandiamo ai soci stranieri di SimplySign QES con verifica video tramite IDnow: potrai confermare la tua identità tramite una videochiamata in polacco o in inglese, senza doverti recare presso un punto di assistenza. Guida passo dopo passo: Come può uno straniero ottenere online una firma elettronica qualificata in Polonia? e In quali casi uno straniero ha bisogno di una firma qualificata in Polonia?.
Il secondo confine è rigido: Il QES non sostituisce l'atto notarile. Se l’atto costitutivo deve essere redatto in forma notarile (società a responsabilità limitata con atto costitutivo individuale, società per azioni, società in accomandita per azioni), nessuna firma elettronica dei soci potrà sostituirla: è necessario recarsi dal notaio e la registrazione avviene tramite il PRS.
Anche se costituisci la società tramite il Profilo Affidabile, questa è solo la prima fase della procedura di firma: la richiesta al CRBR viene accettata solo QES oppure firma digitale certificata, mentre per quanto riguarda i bilanci, il consiglio di amministrazione, senza PESEL, ha il vento in controvento. Maggiori dettagli di seguito.
Anche la registrazione „tradizionale” è interamente elettronica: la differenza sta nella provenienza del contratto. Il processo si svolge così:
⚠️ Presta attenzione alla distinzione dei ruoli: contratto i soci firmano di proprio pugno davanti al notaio, ma richiesta relativa al KRS La firma elettronica viene apposta dal consiglio di amministrazione. Se nel consiglio di amministrazione siede un cittadino straniero sprovvisto di PESEL, già in questa fase sarà necessaria la sua firma qualificata — oppure un procuratore professionale.
Buone notizie per chi sta avviando un'impresa: da 29 novembre 2025. la tassa è stata abolita 100 zł per la pubblicazione del post su Monitor Giudiziario ed Economico (MSiG). Restano solo le spese processuali:
| Posizione | S24 | Registrazione tradizionale (PRS) |
|---|---|---|
| Tassa giudiziaria per l'iscrizione al KRS | 250 zł | 500 zł |
| Annuncio sul MSiG | 0 zł (abrogata il 29 novembre 2025) | 0 zł (abrogata il 29 novembre 2025) |
| Onorario notarile | no | dipendente dal capitale — con un minimo di 5000 zł e un massimo di. 160 zł + IVA più i certificati |
| PCC (imposta sulle operazioni di diritto civile) | 0,5% dal capitale (al netto delle spese processuali) — sei tu stesso a presentare la dichiarazione PCC-3 in 14 giorni dalla stipula del contratto | 0,5% — viene riscosso dal notaio in qualità di responsabile del pagamento al momento della stipula dell'atto |
📌 Potrai sempre verificare l'importo delle spese processuali al momento del pagamento su S24/PRS (sistema di pagamenti elettronici) — non pagherai „alla cieca” sul conto del tribunale.
La differenza nella tassa giudiziaria non è tutto: nel caso del PRS si aggiunge l’onorario del notaio. In cambio si ottiene un contratto su misura per i soci — in presenza di investitori, conferimenti in natura o una ripartizione atipica degli utili, a volte ne vale davvero la pena.
L'iscrizione a KRS è solo l'inizio, non il traguardo. Riceverai automaticamente NIP e REGON, ma dovrai effettuare alcune registrazioni da solo — e qui torna di nuovo la questione della firma:
Conclusione pratica? Il Profilo Affidabile consentirà la costituzione di una società, ma La firma qualificata conclude l'intero ciclo di vita dell'azienda — dal CRBR, passando per i contratti con i partner commerciali, fino alle relazioni. Come ottenerlo, lo spieghiamo nell'articolo Come creare una firma elettronica qualificata, e il testo faciliterà la scelta tra la versione mobile e quella cartacea Firma mobile SimplySign o firma con lettore Certum Mini?.
Oggi la registrazione di una società avviene interamente in formato digitale: dal contratto (modello disponibile su S24 oppure atto notarile con numero CREWAN nel PRS) alle firme e alle tasse. La scelta dello strumento di firma dipende dalla composizione della società e dai piani futuri.
Stai costituendo una società e vuoi avere le firme già pronte prima di una visita all’S24 o al PRS? Come Partner autorizzato di Certum rilasceremo una firma elettronica qualificata per ogni socio e membro del consiglio di amministrazione — anche per gli stranieri sprovvisti del numero PESEL (verifica video) IDnow in polacco o in inglese).
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Non sempre. Il contratto societario e la domanda su S24 possono essere firmati con una firma qualificata (QES), con il Profilo Affidabile o con la firma personale tramite la carta d’identità elettronica. La firma qualificata diventa necessaria quando un socio o un membro del consiglio di amministrazione non dispone del numero PESEL: in tal caso, il Profilo Affidabile e la carta d’identità elettronica non sono disponibili.
Su S24 è possibile registrare una società in nome collettivo, una società in accomandita semplice, una società a responsabilità limitata e una società per azioni semplice — tutte sulla base di un modello di contratto, esclusivamente con conferimenti in denaro. La società per azioni, la società in accomandita per azioni e la società di partenariato, nonché qualsiasi società con atto notarile, vanno registrate tramite il Portale dei Registri Giudiziari (PRS).
La tassa giudiziaria ammonta a 250 zł tramite S24 e a 500 zł in caso di richiesta tramite PRS. A partire dal 29 novembre 2025 non verrà più addebitato l’importo di 100 zł per la pubblicazione sul “Monitor Sądowy i Gospodarczy”. A ciò si aggiunge l’imposta sui contratti (PCC) pari a 0,5% sul capitale, mentre in caso di procedura notarile va aggiunta l’onoraria del notaio (per un capitale di 5000 zł, al massimo 160 zł + IVA).
Sì, ma solo con una firma elettronica qualificata: il Profilo di Fiducia e la firma personale richiedono il numero PESEL. Il certificato QES può essere rilasciato sulla base del passaporto e l’identità può essere confermata a distanza tramite la verifica video IDnow (in polacco o in inglese), senza doversi recare in Polonia.
La segnalazione dei beneficiari effettivi al CRBR deve essere firmata esclusivamente con una firma qualificata o una firma affidabile; la firma personale presente sulla carta d’identità elettronica non è valida. Il termine è di 14 giorni dalla registrazione nel KRS (esclusi i sabati e i giorni festivi), e la mancata comunicazione è punibile con una sanzione fino a 1 milione di zł.
CREWAN è il Registro Centrale Elettronico degli Estratti degli Atti Notarili. Dopo aver redatto l’atto costitutivo, il notaio ne inserisce una copia elettronica nel registro e invia una notifica con il numero del documento. Tale numero va indicato nella domanda presentata al PRS: non è necessario allegare una scansione dell’atto, poiché il tribunale scarica la copia direttamente dal registro.
