Basta con la stampa, l’apposizione del timbro e l’attesa del corriere. Un traduttore giurato può autenticare la traduzione con una firma elettronica qualificata e inviarla al cliente via e-mail, con piena validità legale. Spieghiamo in cosa consiste la traduzione elettronica, quali sono i requisiti di legge e cosa occorre tenere presente riguardo alla formula e al repertorio.
Sì — e ciò risulta chiaramente dalla legge. Art. 18, comma 1a Legge del 25 novembre 2004 sulla professione di traduttore giurato (ovvero Gazzetta Ufficiale del 2019, n. 1326) recita:
„Il traduttore giurato può, mediante firma elettronica qualificata, autenticare una traduzione o una copia di un documento in formato elettronico.”
Cosa significa questo in pratica?
La legge prevede un’importante limitazione: copia elettronica della lettera il traduttore può autenticare esclusivamente sulla base dell’originale, della traduzione o di una copia del documento in forma scritta. Non redigerà quindi una copia elettronica autenticata „dal file fornito dal cliente”: la base deve essere il documento cartaceo che il traduttore aveva davanti a sé. La traduzione stessa, invece, può essere redatta anche sulla base di una copia o di una scansione — ma ciò deve essere onestamente indicato nella formula di certificazione, come vedremo tra poco.
È l'incomprensione più comune nella comunicazione con i clienti — e fonte di gravi problemi quando il documento arriva all'ufficio competente. La scansione di una traduzione cartacea è solo una copia. Il timbro e la firma digitalizzati non possono essere verificati crittograficamente, quindi un file di questo tipo non ha lo stesso valore dell'originale: è, al massimo, materiale illustrativo.
Questo vale anche nel senso opposto: una copia stampata di una traduzione autenticata elettronicamente non ha valore di originale. Come sottolinea la guida di PT TEPIS, una traduzione provvista di QES conserva la propria validità giuridica esclusivamente in formato elettronico — su carta non è possibile verificare né l'identità del firmatario né l'integrità del contenuto. L'originale è il file ed è proprio il file che va trasmesso al destinatario.
| Tipo di traduzione | Che cos’è | Forza legale |
|---|---|---|
| In formato cartaceo, con timbro e firma | originale in formato cartaceo | completa (art. 18, comma 1, della legge sulla sicurezza sul lavoro) |
| Scansione della traduzione cartacea | copia elettronica | mancanza del valore dell'originale |
| File con firma qualificata del traduttore (ad es. PDF/PAdES) | originale in formato elettronico | completa (art. 18, comma 1a, dell'Uztp) |
| Stampa di un file con firma qualificata | copia cartacea | mancanza del valore dell'originale |
Un consiglio pratico per traduttori e agenzie: concordate con il cliente prima di effettuare l'ordine, in quale formato il documento debba essere rilasciato. Se il destinatario finale (ente pubblico, tribunale, università) accetta solo la versione cartacea, è necessaria una copia cartacea. Se accetta il documento elettronico, la traduzione elettronica consente di risparmiare tempo e costi di spedizione. E se il cliente necessita di entrambe le forme, ciascuna viene emessa separatamente (e registrata separatamente nel registro).
La legge non impone alcun formato di file. Sono tuttavia considerazioni di ordine pratico a determinare la scelta PDF — il documento appare identico su qualsiasi dispositivo e la firma può essere incorporata all’interno del file. La procedura raccomandata da Certum consiste nel salvare la traduzione in formato PDF e inviarla firma interna (circondata) — ovvero una firma nel formato PAdES, che costituisce parte integrante del documento. In questo modo il destinatario riceve un unico file, che potrà aprire con un normale lettore PDF, con le informazioni relative alla firma ben visibili. Le differenze tra i vari formati di firma sono spiegate nell'articolo XAdES e PAdES: le due facce della firma elettronica.
Il processo tipico di consegna di una traduzione elettronica si svolge come segue:
💡 Nota tecnica: allega tutti i documenti allegati (scansione del documento originale, pagine aggiuntive) prima che apporrai la firma. Qualsiasi intervento sul file firmato — compresa la „innocua” fusione con un altro documento — compromette l’integrità della firma e invalida la certificazione. Questa è una delle regole ferree descritte nel testo Le 7 regole d'oro del QES.
I requisiti di cui all’articolo 18, comma 2, della legge si applicano indipendentemente dalla forma della traduzione: su ogni traduzione certificata si sostituisce la voce del repertorio e accerta se siano stati redatti dall’originale, da una traduzione o da una copia (e, nel caso di una copia, se questa sia autenticata e da chi).
La formula di certificazione contiene di norma: nome e cognome del traduttore, indicazione della lingua, numero di iscrizione all’albo dei traduttori giurati (TP), attestazione di conformità al documento presentato, luogo e data, nonché numero di registro. Per le traduzioni elettroniche, PT TEPIS raccomanda inoltre di integrare la formula con:
Una formula così articolata ha una funzione educativa: anticipa i dubbi di un pubblico meno esperto, prima che questo abbia il tempo di mettere in discussione un documento „senza timbro”.
Nel registro delle traduzioni elettroniche, la traduzione viene registrata come qualsiasi altra attività, secondo alcune regole pratiche elaborate dal settore:
Quest'ultimo punto è un ottimo motivo per mettere ordine nell'archiviazione dei documenti emessi: nella nostra guida vi spieghiamo come fare Archiviazione dei documenti con firma elettronica.
La normativa è chiara: una traduzione certificata con QES è equivalente alla versione cartacea con timbro. Da anni l’amministrazione accetta documenti elettronici tramite caselle di ricezione e, a partire dal 1° gennaio 2026, il canale principale di comunicazione con gli uffici pubblici sarà Consegna elettronica, che hanno sostituito ePUAP. I tribunali gestiscono un numero sempre maggiore di atti in formato elettronico, mentre nel mondo degli affari — tra agenzie di traduzione, studi legali e aziende — i file con firma elettronica qualificata (QES) sono ormai all’ordine del giorno.
La pratica, tuttavia, risulta spesso meno digitale rispetto alle norme. La guida TEPIS rileva onestamente che alcuni uffici e enti continuano a lavorare su supporto cartaceo — talvolta per mancanza di sistemi di gestione e archiviazione dei documenti elettronici — e capita che il destinatario si rifiuti di accettare una traduzione in formato digitale. Lo stesso vale per le università: molte accettano le traduzioni elettroniche durante la fase di ammissione, ma alcune richiedono la versione cartacea al momento della presentazione dei documenti originali. Ecco perché la regola d’oro è: prima della consegna della traduzione, il cliente dovrebbe verificare con il destinatario finale che quest’ultimo accetti i documenti in formato elettronico. Consigliamo alle agenzie di traduzione di inserire questa domanda direttamente nel modulo di preventivo.
E all’estero? In questo caso il traduttore giurato polacco ha un argomento di peso: secondo art. 25, comma 3, del regolamento eIDAS firma elettronica qualificata basata su un certificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuto come firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri dell'UE. Il certificato di un fornitore polacco (ad es. Certum) figura negli elenchi UE dei fornitori affidabili (Trusted Lists), pertanto un’autorità di Berlino o di Amsterdam può verificarlo con la stessa facilità di un’autorità di Varsavia. Maggiori informazioni su questo meccanismo sono disponibili nel nostro articolo eIDAS: fiducia digitale nell'Unione europea. Al di fuori dell’UE la situazione varia: alcuni paesi accettano le firme qualificate europee, altri richiedono documenti cartacei provvisti di apostille o legalizzazione; pertanto, nel caso dei paesi terzi, è necessario verificare i requisiti con particolare attenzione.
Il destinatario (e lo stesso traduttore) può verificare in qualsiasi momento la validità della firma tramite il servizio di convalida: in questa tabella comparativa vi mostriamo come farlo WebNotarius e SmartSign contro Adobe Reader.
📌 A margine: Se svolgi l'attività di traduttore con il codice JDG, registrata nel CEIDG prima del 2025, tieni presente che al più tardi dal 1° ottobre 2026. Devi anche avere un tuo indirizzo per le notifiche elettroniche.
Ogni QES valido emesso da un fornitore qualificato soddisfa i requisiti di cui all’articolo 18, paragrafo 1a. È tuttavia opportuno prestare attenzione a un dettaglio che contribuisce a rafforzare la fiducia dei destinatari: il certificato può riportare, oltre al nome e al cognome, l’indicazione dello status di traduttore giurato e il numero di iscrizione all’albo condotta dal Ministro della Giustizia. Il Certum raccomanda questa soluzione: in tal modo la firma è inequivocabilmente collegata non solo alla persona, ma anche alle sue qualifiche professionali. Al momento dell’ordine, preparare un documento che attesti l’iscrizione all’albo TP.
La seconda scelta riguarda la modalità di firma: tramite dispositivo mobile o con lettore:
| Caratteristica | SimplySign (cloud) | Certum Mini (scheda + lettore) |
|---|---|---|
| Modalità di firma | app per smartphone/computer, senza hardware | scheda crittografica nel lettore USB |
| Mobilità | puoi firmare ovunque — anche presso il cliente | richiede un computer dotato di lettore |
| Timbri temporali | pacchetto da 5000/mese incluso nel prezzo | pacchetto da 5000/mese incluso nel prezzo |
| Prezzo | a seconda del periodo di validità | a partire da 282 zł |
| A chi è rivolto | traduttori che lavorano da remoto e sul campo | che preferisce un supporto fisico |
Per un traduttore che assiste i clienti online, la scelta più ovvia è SemplicementeSegno — consente di certificare una traduzione da qualsiasi luogo, mentre il pacchetto integrato di timestamp soddisfa pienamente le esigenze anche di uno studio molto attivo. Se preferisci la scheda, scegli Certum Mini. Troverai un confronto dettagliato nell'articolo Firma mobile SimplySign o firma con lettore Certum Mini?, e descriviamo l'intero processo di acquisto nel testo Come creare una firma elettronica qualificata.
Grazie alla firma qualificata, l'intero ciclo dell'incarico si conclude online: il cliente invia una scansione per il preventivo, il traduttore restituisce un file PDF certificato e anche il pagamento e la fattura vengono gestiti elettronicamente. Senza stampante, buste né sportello postale.
La traduzione giurata autenticata elettronicamente è una forma di lavoro del traduttore giurato pienamente legale, più rapida e meno costosa in termini di distribuzione — a condizione che il file sia preparato e firmato correttamente, e il cliente sia consapevole che l’originale è il documento elettronico.
Come Partner autorizzato di Certum Aiutiamo i traduttori giurati e le agenzie di traduzione a scegliere, richiedere e configurare la firma qualificata — compreso il certificato contenente i dati relativi alle abilitazioni professionali — e a formare il personale in merito alla firma e alla convalida dei documenti.
📞 +48 22 417 05 55 | ✉️ [email protected] — forniamo consulenza nei nostri uffici a A Varsavia, Cracovia, Breslavia e Radom, ma anche online o nel luogo da te scelto.
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Vale anche la pena dare un'occhiata alla guida di PT TEPIS „La firma elettronica qualificata nell’attività del traduttore giurato”.
Sì. L’articolo 18, comma 1a, della legge sulla professione di traduttore giurato consente al traduttore di autenticare, mediante firma elettronica qualificata, una traduzione o una copia di un documento in formato elettronico. Tale documento è equivalente a una traduzione recante il timbro e la firma autografa. La copia elettronica di un documento può tuttavia essere autenticata esclusivamente sulla base di un documento in forma scritta.
No — la stampa non ha lo stesso valore dell’originale. La traduzione autenticata con firma qualificata conserva la propria validità giuridica esclusivamente in formato elettronico, poiché solo nel file è possibile verificare l’identità del firmatario e l’integrità del contenuto. Al destinatario va consegnato il file firmato, non la sua stampa né la sua scansione.
Nell’Unione europea — sì: ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 3, del regolamento eIDAS, una firma qualificata basata su un certificato rilasciato da uno Stato membro è riconosciuta in tutti gli altri. Al di fuori dell’UE, la prassi varia a seconda del paese e dell’istituzione: alcuni accettano le QES europee, altri richiedono documenti cartacei con apostille o legalizzazione; pertanto, è necessario verificare preventivamente i requisiti del destinatario.
La legge non lo richiede: è sufficiente una firma qualificata valida rilasciata a nome del traduttore in qualità di persona fisica. È tuttavia buona prassi inserire nel certificato le informazioni relative allo status di traduttore giurato e al numero di iscrizione nell’albo del Ministro della Giustizia, il che collega inequivocabilmente la firma alle qualifiche professionali e limita i dubbi dei destinatari.
È sufficiente sottoporre il file alla convalida tramite un servizio di verifica delle firme — ad esempio, nell’applicazione di un fornitore di fiducia o in un validatore online. Il risultato della convalida indica chi ha firmato il documento, se la firma è qualificata, quando è stata apposta e se il contenuto non è stato modificato dopo la firma. È consigliabile aggiungere una breve guida alla verifica nel modulo di certificazione o nel messaggio destinato al cliente.
No. La firma elettronica qualificata è un servizio destinato ai soggetti dotati di personalità giuridica (contiene la denominazione e l’identificativo del soggetto, ad esempio NIP), e non alle persone fisiche. Il traduttore giurato certifica le traduzioni con la propria firma elettronica qualificata, che ne identifica l’identità — proprio come il timbro circolare e la firma autografa nella versione cartacea.
