Більше не потрібно друкувати, ставити печатку та чекати на кур’єра. Присяжний перекладач може засвідчити переклад кваліфікованим електронним підписом і надіслати його клієнту електронною поштою — з повною юридичною силою. Ми пояснюємо, у чому полягає електронний переклад, що вимагає закон і про що слід пам’ятати щодо формули та репертуару.
Так — і це прямо випливає із закону. Стаття 18, пункт 1а Закон від 25 листопада 2004 року про професію присяжного перекладача (тобто Збірник законів за 2019 рік, позиція 1326) передбачає:
„Присяжний перекладач може за допомогою кваліфікованого електронного підпису засвідчити переклад або копію документа в електронній формі”.”
Що це означає на практиці?
Закон передбачає одне істотне обмеження: електронна копія листа перекладач може засвідчити лише на підставі оригіналу, перекладу або копії документа в письмовій формі. Отже, він не складе засвідчену електронну копію „з файлу клієнта” — основою має бути паперовий документ, який перекладач мав перед собою. Саме переклад, у свою чергу, можна скласти також на основі копії чи скану — однак це потрібно чесно зазначити у формулі засвідчення, про що йтиметься трохи пізніше.
Це найпоширеніше непорозуміння у спілкуванні з клієнтами — і джерело серйозних проблем, коли документ потрапляє до відомства. Скан паперового перекладу — це лише копія. Відскановану печатку та підпис неможливо перевірити за допомогою криптографії, тому такий файл не має сили оригіналу — він є, щонайбільше, ілюстративним матеріалом.
Це працює й у зворотному напрямку: роздруківка перекладу, засвідченого в електронній формі, не має сили оригіналу. Як наголошується в посібнику PT TEPIS, переклад, що має QES, зберігає юридичну силу виключно в електронній формі — на папері неможливо перевірити ані особу, яка поставила підпис, ані цілісність змісту. Оригіналом є файл, і саме цей файл слід передати одержувачу.
| Форма перекладу | Що таке | Юридична сила |
|---|---|---|
| Паперові, з печаткою та підписом | оригінал у паперовому вигляді | повна (ст. 18 ч. 1 Закону про транспорт) |
| Скан паперового перекладу | електронна копія | відсутність цінності оригіналу |
| Файл із кваліфікованим підписом перекладача (наприклад, PDF/PAdES) | оригінал в електронному вигляді | повна (ст. 18 ч. 1а Закону про зайнятість) |
| Роздруківка файлу з кваліфікованим підписом | паперова копія | відсутність цінності оригіналу |
Практична порада для перекладачів та бюро: домовтеся з клієнтом перед тим, як замовити, у якому форматі має бути виданий документ. Якщо кінцевий одержувач (установа, суд, навчальний заклад) приймає лише паперові документи — потрібен паперовий примірник. Якщо він приймає електронний документ — електронний переклад економить час і витрати на доставку. А якщо клієнту потрібні обидві форми, кожну видають окремо (і окремо фіксують у реєстрі).
Закон не визначає формат файлу. Однак практичні міркування визначають вибір PDF — документ виглядає однаково на будь-якому пристрої, а підпис можна вбудувати всередину файлу. Рекомендований Certum спосіб — це збереження перекладу у форматі PDF та подання внутрішнього підпису (в рамці) — тобто підпису у форматі PAdES, який є невід’ємною частиною документа. Завдяки цьому одержувач отримує один файл, який можна відкрити у звичайному PDF-переглядачі, з видимою інформацією про підпис. Про відмінності між форматами підписів ми розповідаємо у статті XAdES та PAdES — два види електронного підпису.
Типовий процес надання електронного перекладу виглядає так:
💡 Технічна примітка: додавайте всі додатки (скан оригіналу, додаткові сторінки) до того, як ви поставите підпис. Будь-яке втручання у підписаний файл — у тому числі й „невинне” об’єднання з іншим документом — порушує цілісність підпису та анулює засвідчення. Це одне з непорушних правил, описаних у тексті 7 залізних правил QES.
Вимоги, передбачені статтею 18, пункт 2 Закону, застосовуються незалежно від форми перекладу: на кожному засвідченому перекладі замінюється позиція в репертуарі а також зазначає, чи вони складені на підставі оригіналу, перекладу чи копії (а якщо на підставі копії — чи засвідчена вона та ким).
Стандартно формула засвідчення містить: ім’я та прізвище перекладача, позначення мови, номер запису в реєстрі присяжних перекладачів (ПП), підтвердження відповідності поданому документу, місце та дату, а також номер справи. У разі електронних перекладів PT TEPIS рекомендує додатково доповнити формулу наступним:
Така розгорнута формула виконує освітню функцію — вона попереджає сумніви менш досвідченого читача, перш ніж той встигне поставити під сумнів документ „без печатки”.
У реєстрі електронний переклад обліковується так само, як і будь-яка інша операція, з урахуванням кількох практичних правил, розроблених представниками галузі:
Останній пункт — це хороший привід навести лад у зберіганні виданих документів — у нашому посібнику ми підкажемо, як це зробити Архівація документів з електронним підписом.
Правова ситуація є однозначною: переклад, засвідчений за допомогою QES, є рівноцінним паперовій версії з печаткою. Адміністрація вже багато років приймає електронні документи через електронні скриньки, а з 1 січня 2026 року основним каналом комунікації з державними органами є Електронна доставка, які замінили ePUAP. Суди обробляють дедалі більше документів в електронному вигляді, а в господарському обігу — між перекладацькими бюро, юридичними фірмами та компаніями — файли з QES стали повсякденністю.
Однак на практиці ситуація буває менш цифровою, ніж передбачають норми. Посібник TEPIS чесно зазначає, що частина відомств та органів влади досі працює з паперовими документами — іноді через відсутність систем для обробки та архівування електронних документів — і трапляється, що одержувач відмовляється прийняти переклад у файлі. Те саме стосується вищих навчальних закладів: багато з них приймають електронні переклади під час вступної кампанії, але деякі вимагають паперової версії на етапі подання оригіналів. Тому золоте правило звучить так: перед видачею перекладу замовник повинен підтвердити у кінцевого одержувача, що той приймає електронні документи. Перекладацьким агентствам рекомендуємо додати це питання безпосередньо до форми розрахунку вартості.
А за кордоном? Тут у польського присяжного перекладача є вагомий аргумент: згідно з ст. 25, п. 3 Регламенту eIDAS кваліфікований електронний підпис на основі сертифіката, виданого в одній з держав-членів визнається як кваліфікований електронний підпис у всіх інших країнах ЄС. Сертифікат польського постачальника (наприклад, Certum) внесено до списків надійних постачальників ЄС (Trusted Lists), тому відомство в Берліні чи Амстердамі може перевірити його так само легко, як і відомство у Варшаві. Більше про цей механізм ми пишемо у статті eIDAS: цифрова довіра в Європейському Союзі. За межами ЄС ситуація буває різною — деякі країни визнають європейські кваліфіковані підписи, інші вимагають паперових документів з апостилем або легалізацією, тому у випадку з третіми країнами вимоги слід перевіряти особливо ретельно.
Одержувач (і сам перекладач) може в будь-який момент перевірити дійсність підпису за допомогою сервісу валідації — як це зробити, ми показуємо в порівнянні WebNotarius і SmartSign проти Adobe Reader.
📌 До речі: якщо ви ведете діяльність перекладача за кодом JDG, зареєстровану в CEIDG до 2025 року, пам’ятайте, що не пізніше з 1 жовтня 2026 року. також потрібно мати власну адресу для електронних повідомлень.
Кожен важливий QES від кваліфікованого постачальника відповідає вимогам статті 18, пункту 1а. Однак варто подбати про деталь, яка сприяє зміцненню довіри споживачів: сертифікат може містити — окрім імені та прізвища — інформацію про статус присяжного перекладача та номер запису в реєстрі яку проводить Міністр юстиції. Certum рекомендує таке рішення: у цьому випадку підпис однозначно пов’язаний не лише з особою, а й з її професійними повноваженнями. Під час оформлення замовлення підготуйте документ, що підтверджує внесення до списку TP.
Друге рішення стосується форми підпису — мобільний чи зі зчитувачем:
| Особливість | SimplySign (хмарний) | Certum Mini (картка + зчитувач) |
|---|---|---|
| Порядок підписання | додаток на телефоні/комп’ютері, без додаткового обладнання | криптографічна картка в USB-зчитувачі |
| Мобільність | підпишеш будь-де — у тому числі у клієнта | потрібен комп'ютер зі сканером |
| Мітки часу | пакет 5000/міс. у ціні | пакет 5000/міс. у ціні |
| Ціна | залежно від терміну дії | від 282 злотих |
| Для кого | перекладачі, які працюють дистанційно та на виїзді | які віддають перевагу фізичному носію |
Для перекладача, який обслуговує клієнтів онлайн, природним вибором є SimplySign — дозволяє засвідчити переклад з будь-якого місця, а вбудований набір міток часу повністю задовольняє потреби навіть дуже активного офісу. Якщо ви віддаєте перевагу картці, виберіть Certum Mini. Детальне порівняння ти знайдеш у статті Мобільний підпис SimplySign чи підпис із зчитувачем Certum Mini?, а весь процес покупки ми описуємо в тексті Як створити кваліфікований електронний підпис.
Завдяки кваліфікованому підпису весь цикл виконання замовлення відбувається онлайн: клієнт надсилає скан-копію для оцінки вартості, перекладач надсилає назад завірений файл у форматі PDF, а розрахунок та рахунок-фактура також надсилаються в електронному вигляді. Без принтера, конвертів та поштового віконця.
Завірений електронним підписом присяжний переклад — це цілком законна, швидша та дешевша у розповсюдженні форма роботи присяжного перекладача — за умови, що файл буде правильно підготовлений та підписаний, а клієнт усвідомлює, що оригіналом є електронний документ.
Як Авторизований партнер Certum Ми допомагаємо присяжним перекладачам та перекладацьким агентствам вибрати, замовити та налаштувати кваліфікований підпис — зокрема сертифікат із даними про професійні повноваження — а також провести навчання персоналу щодо підписання та перевірки документів.
📞 +48 22 417 05 55 | ✉️ [email protected] — надаємо консультації в офісах у у Варшаві, Кракові, Вроцлаві та Радомі, а також онлайн або у вибраному вами місці.
Товари, пов’язані з цією темою:
Також варто ознайомитися з посібником компанії PT TEPIS „Кваліфікований електронний підпис у роботі присяжного перекладача”.
Так. Стаття 18, пункт 1а Закону про професію присяжного перекладача дозволяє перекладачеві засвідчити кваліфікованим електронним підписом переклад або копію документа в електронній формі. Такий документ є рівнозначним перекладу, завіреному печаткою та власноручним підписом. Однак електронну копію документа можна засвідчити виключно на підставі документа в письмовій формі.
Ні — роздруківка не має сили оригіналу. Переклад, засвідчений кваліфікованим підписом, зберігає юридичну силу виключно в електронній формі, оскільки лише у файлі можна перевірити особу підписанта та цілісність змісту. Одержувачу слід передати підписаний файл, а не його роздруківку чи скан.
У Європейському Союзі — так: відповідно до ст. 25, п. 3 Регламенту eIDAS кваліфікований підпис, заснований на сертифікаті однієї держави-члена, визнається в усіх інших. За межами ЄС практика залежить від країни та установи — деякі з них приймають європейські QES, інші вимагають паперових документів з апостилем або легалізацією, тому вимоги одержувача потрібно заздалегідь уточнити.
Закон цього не вимагає — достатньо дійсного кваліфікованого підпису, виставленого на ім’я перекладача як фізичної особи. Проте рекомендується вказувати у сертифікаті інформацію про статус присяжного перекладача та номер запису у реєстрі Міністерства юстиції, що однозначно пов’язує підпис із професійними повноваженнями та зменшує сумніви одержувачів.
Достатньо перевірити файл у службі верифікації підписів — наприклад, у додатку постачальника довіри або в онлайн-валідаторі. Результат перевірки показує, хто підписав документ, чи є підпис кваліфікованим, коли його було поставлено та чи не було змінено зміст після підписання. Варто додати коротку інструкцію щодо перевірки до форми засвідчення або повідомлення для клієнта.
Ні. Кваліфікований електронний підпис — це послуга для суб’єктів, що мають правосуб’єктність (містить назву та ідентифікатор суб’єкта, наприклад, NIP), а не для фізичних осіб. Присяжний перекладач засвідчує переклади власним кваліфікованим електронним підписом, який ідентифікує його особу — так само, як кругла печатка та власноручний підпис у паперовій версії.
