Da gennaio 2026, PUE ZUS opera con il nome di eZUS, ma il principio è rimasto lo stesso: le domande, le procure e i documenti contabili vanno firmati elettronicamente. Vi mostriamo passo dopo passo come procedere con la firma qualificata — e in quali casi questa è l’unica opzione possibile.
Se stai cercando „PUE ZUS”, oggi troverai eZUS — Si tratta dello stesso sistema, ma dopo una profonda riorganizzazione. Il cambiamento è avvenuto in più fasi:
Quali vantaggi offre la nuova versione al contribuente? La schermata iniziale con saldo dei conteggi e i congedi per malattia dei dipendenti, generatori di richieste una guida passo passo e la corrispondenza con lo ZUS raggruppata in thread — proprio come in un programma di posta elettronica. Lo ZUS annuncia inoltre un’app mobile mZUS per i datori di lavoro.
Per te, però, la cosa più importante è ciò che no È cambiato qualcosa: i documenti su eZUS vanno ancora firmati elettronicamente e l'elenco delle firme accettate è rimasto lo stesso.
Da 1° gennaio 2023. Ogni contribuente ha l’obbligo di legge di disporre di un account su PUE/eZUS — tale obbligo deriva dalla legge del 24 giugno 2021 che modifica la legge sul sistema di previdenza sociale (Gazzetta Ufficiale 2021, n. 1621). Ciò vale anche per gli imprenditori che versano i contributi solo per conto proprio. Per le aziende che non hanno aperto un conto autonomamente, lo ZUS ha creato schede tecniche — devono essere attivate dal pagatore.
Seconda regola importante: se si versano i contributi per più di 5 persone, devi inviare i documenti assicurativi allo ZUS per via elettronica (art. 47a della legge sul sistema di previdenza sociale). In pratica, ciò significa il programma Płatnik o l'applicazione ePłatnik — e quindi anche la firma elettronica.
L'account su eZUS viene sempre creato per individuale. La società opera sul portale tramite persone autorizzate, in virtù di una procura ZUS-PEL.
Firma elettronica qualificata (QES) ha — ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 2, del regolamento eIDAS (UE 910/2014) — ha un effetto giuridico equivalente alla firma autografa, pertanto lo ZUS lo accetta per qualsiasi tipo di documento. Ecco come si firma una domanda su eZUS:
💡 La firma cloud non richiede di collegare nulla al computer: potrai approvare il documento tramite il telefono. È comodo quando devi presentare le richieste alla ZUS fuori dall'ufficio. Se stai ancora pensando di acquistarlo, controlla, Come ottenere una firma elettronica qualificata.
Su eZUS puoi autorizzare le richieste in quattro modi diversi. Si differenziano per costo, portata e praticità in caso di un numero maggiore di documenti:
| Metodo | Come ottenerla | Costo | Dove sarà operativo presso lo ZUS | Limite principale |
|---|---|---|---|---|
| Firma del profilo eZUS (precedentemente: profilo PUE) | Lo ricevi automaticamente con il tuo account eZUS | 0 zł | solo alcune richieste inviate allo ZUS | non funzionerà al di fuori dello ZUS né in alcuni casi |
| Firma digitale certificata (PZ) | profilo considerato affidabile dal sistema bancario o da un ente di verifica | 0 zł | richieste su eZUS, ePłatnik, e-ZLA | richiede il numero PESEL; autorizzazione tramite codice ad ogni firma |
| Firma autografa (e-dowód) | carta d'identità con chip elettronico + lettore NFC | lettore: circa qualche decina di zł | richieste su eZUS, ePłatnik | Sono necessari un lettore e un software |
| Firma qualificata (QES) | da un fornitore qualificato, ad esempio da Certum a podpisano.pl | Certum Mini a partire da 282 zł | tutto: richieste eZUS, ePłatnik, programma Płatnik, e-ZLA | a pagamento |
Presta attenzione alla colonna „Dove funziona”: solo QES supporta set canali di comunicazione con lo ZUS — compreso il programma Płatnik, in cui gli altri metodi non sono affatto disponibili. Un elenco dettagliato degli strumenti gratuiti e certificati è disponibile negli articoli: Differenze tra profilo di fiducia e firma elettronica qualificata e Firma personale dalla carta d'identità elettronica: quando è valida e quando no.
Mensili dichiarazioni ZUS DRA i rapporti nominativi ZUS RCA/RSA e i documenti di registrazione (ZUS ZUA, ZZA, ZWUA) possono essere preparati in due modi — e in questo caso la scelta della firma è diversa rispetto alle normali richieste:
ePłatnik Si tratta di un modulo accessibile dopo aver effettuato l'accesso a eZUS, pensato per le piccole imprese. I documenti contabili creati al suo interno potranno essere firmati: con firma qualificata, con firma digitale certificata o con firma autografa (carta d'identità elettronica).
Da tavolo programma Płatnik — è la prassi standard nei reparti risorse umane e paghe e negli studi contabili — quando si inviano documenti allo ZUS, viene accettato esclusivamente certificato qualificato. Né il profilo affidabile né e-dowód funzioneranno in questo caso. Il programma supporta sia il certificato su scheda con lettore, sia quello mobile SimplySign (visibile nel sistema come scheda virtuale). Se confondi i concetti di „certificato” e „firma”, te li spieghiamo nell’articolo: Certificato qualificato e firma elettronica: le differenze.
📌 Conclusione pratica: se gestisci i contributi per più di 5 persone e utilizzi il programma Płatnik, La firma qualificata non è un'opzione, ma una necessità.
Affinché un contabile, un addetto alle risorse umane o uno studio contabile possano agire per tuo conto — accedere al tuo conto contribuente, presentare richieste, gestire le dichiarazioni fiscali — è necessaria una procura ZUS-PEL. Non serve la versione cartacea; puoi sbrigare tutto su eZUS:
Una volta registrata la procura, il procuratore accede a proprio account eZUS e lì vede l'account della tua azienda. Ricordati di aggiornare le procure in caso di cambiamenti nel personale: una procura non aggiornata è una delle cause più frequenti di rigetto dei documenti da parte dello ZUS.
Assenze per malattia a partire dal 1° dicembre 2018. viene emesso esclusivamente in formato elettronico come e-ZLA. Il medico deve disporre di un profilo su eZUS e di uno dei tre strumenti di firma:
Il certificato ZUS è sufficiente se il medico si occupa principalmente di redigere certificati di malattia. In caso di attività più ampia — studio privato, contratti con il NFZ e con le strutture sanitarie, documenti aziendali — un unico QES sostituisce diversi strumenti. L'elenco completo delle applicazioni è disponibile nell'articolo: Per cosa può essere utilizzata una firma qualificata?
Siamo onesti: se gestisci un’impresa individuale e presenti poche semplici richieste all’anno a titolo personale, è sufficiente una firma digitale gratuita. Ci sono tuttavia situazioni in cui la QES è chiaramente migliore o semplicemente indispensabile:
Quale variante QES scegliere per lo ZUS? La versione mobile SimplySign è l'ideale se si effettuano le firme da luoghi e dispositivi diversi; la versione Certum Mini con lettore è indicata se i documenti contabili vengono inviati sempre da un'unica postazione del reparto risorse umane. Un confronto utile: Firma qualificata per le imprese — versione mobile SimplySign vs versione fissa Certum Mini.
eZUS ha sostituito PUE ZUS, ma le regole di firma sono rimaste chiare: le richieste ordinarie si autorizzano con uno dei quattro metodi disponibili, e più i documenti sono numerosi e più la gestione dei conteggi è professionale, più spesso l’unica soluzione sensata (o l’unica possibile) è la firma qualificata.
Come Partner autorizzato di Certum Ti aiuteremo a scegliere e a implementare la firma qualificata per lo ZUS: dall’acquisto del certificato, passando per l’installazione e la configurazione nel programma Płatnik, fino alla prima firma della domanda su eZUS.
📞 Chiama: +48 22 417 05 55 Oppure scrivere: [email protected]. Vi forniremo consulenza nei nostri uffici a A Varsavia, Cracovia, Breslavia e Radom — oppure online e nel luogo da te scelto.
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Accedi a eZUS, seleziona la richiesta dal catalogo dei servizi, compila il modulo e, al momento dell’invio, indica la „firma elettronica qualificata” e conferma la firma con il PIN — nell’app mobile (SimplySign) o sulla scheda con il lettore (Certum Mini). Troverai la conferma dell’invio nella casella di posta del tuo account eZUS.
Per le singole richieste presentate a proprio nome è sufficiente una firma digitale gratuita. La firma qualificata è necessaria nel programma Płatnik ed è molto più comoda in caso di un numero elevato di documenti, per l'assistenza ai clienti con procura e per le persone prive del numero PESEL.
Si tratta dello stesso sistema dopo la riorganizzazione: nell’agosto 2024 sono stati modificati il nome e le credenziali di accesso, mentre a partire da gennaio 2026 eZUS ha sostituito completamente PUE ZUS. Il nuovo account del contribuente (reso disponibile alle aziende in più fasi a partire dal 23 febbraio 2026) presenta un’interfaccia più semplice, procedure guidate per la compilazione delle richieste e la corrispondenza raggruppata in thread.
No. I documenti assicurativi inviati dal programma Płatnik devono essere firmati esclusivamente con un certificato qualificato: tramite una tessera con lettore o con il dispositivo mobile SimplySign (tessera virtuale). Il profilo di fiducia e e-dowód sono accettati solo nell’applicazione ePłatnik sul portale eZUS.
Il cliente conferisce la delega ZUS-PEL — il modo più semplice è farlo elettronicamente su eZUS (catalogo dei servizi, domanda PEL, ruolo „contribuente”). Una volta registrata la delega, il dipendente dell’ufficio accede al proprio account eZUS e gestisce l’account del cliente; i documenti di rendicontazione nel programma Płatnik vengono firmati con il proprio certificato qualificato.
Non è necessario: l’e-ZLA può essere firmato con un certificato gratuito rilasciato dallo ZUS (valido 5 anni) oppure con una firma digitale affidabile. La firma qualificata viene scelta dai medici che, oltre ai certificati di malattia, firmano anche contratti, documentazione e altri documenti al di fuori dei sistemi dello ZUS.
