La tua fondazione o associazione deve disporre di una casella di posta elettronica per le notifiche elettroniche? La risposta dipende da un unico fattore: se l’organizzazione è iscritta nel registro delle imprese KRS, ovvero se svolge un’attività commerciale. Vi spieghiamo gli obblighi, le scadenze e le modalità per creare un indirizzo per le notifiche elettroniche.
Consegna elettronica È l'equivalente digitale di una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno — con lo stesso valore giuridico, disponibile 24 ore su 24, sette giorni su sette. La legge del 18 novembre 2020 sulle notifiche elettroniche ha basato il sistema sul servizio di notifica elettronica registrata previsto dal regolamento europeo eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014), grazie al quale le notifiche sono riconosciute in tutti gli Stati membri.
L'intero sistema è descritto da tre abbreviazioni:
La corrispondenza inviata dall'ufficio al tuo indirizzo e-mail deve validità giuridica della notifica — esattamente la stessa di una tradizionale lettera raccomandata. L’ente non deve più stampare né inviare nulla in formato cartaceo. Se la tua organizzazione dispone di ADE, l’ente è addirittura obbligato utilizzarlo come canale di comunicazione predefinito. Dal 1° gennaio 2026, le notifiche elettroniche hanno inoltre sostituito ePUAP nella corrispondenza con gli enti pubblici — le lettere inviate tramite i canali tradizionali potrebbero risultare inefficaci.
Per saperne di più sugli aspetti tecnici di base del sistema, leggi il nostro articolo: Che cos'è una e-Delivery Box?
Non esiste una risposta valida per tutti. La legge distingue due categorie di organizzazioni:
Se la tua organizzazione svolge un'attività economica e figura nel Registro delle imprese KRS (del Registro Nazionale dei Tribunali), è soggetto a alle stesse disposizioni previste per le società e gli altri soggetti economici. Ciò comporta l'obbligo di possedere l'ADE.
Il termine dipende dalla data di registrazione:
In pratica, una fondazione che gestisce un negozio o una casa editrice — qualsiasi organizzazione iscritta nel registro delle imprese — viene considerata alla stregua di un imprenditore e dovrebbe già disporre di una casella postale.
Fondazioni e associazioni che operano esclusivamente nel settore del bene pubblico, senza iscrizione nel Registro delle imprese KRS, e associazioni semplici (iscritti nel registro del capo del distretto, e non nel KRS — non possono svolgere alcuna attività economica) — non hanno l'obbligo di legge configurazione di ADE.
Per queste organizzazioni, le notifiche elettroniche sono volontario — ma, come vedremo più avanti, la rinuncia all’ADE volontario comporta conseguenze pratiche.
Per una panoramica dettagliata su chi deve possedere l'ADE e quando, consulta l'articolo: Quando le notifiche elettroniche sono obbligatorie — guida per aziende, fondazioni e associazioni
La tabella che segue riporta le date più importanti per il settore delle ONG e aiuta a capire a che punto del calendario si trova la tua organizzazione:
| Tipo di organizzazione | Data di registrazione / evento | Termine per l'adempimento dell'obbligo ADE |
|---|---|---|
| Professioni di pubblica fiducia (avvocati, notai, consulenti fiscali ecc.) | — | 1° gennaio 2025 |
| Fondazione/associazione nel settore economico — nuova voce nella rubrica KRS | dal 1° gennaio 2025 | dal giorno dell'iscrizione al KRS |
| Fondazione/associazione nel settore economico — iscrizione esistente in KRS | prima del 1° gennaio 2025 | 1° aprile 2025 (già trascorso) |
| ONG senza attività economica (registro delle associazioni/fondazioni) | qualsiasi | di propria volontà (data non specificata) |
| Associazione semplice (manca KRS) | qualsiasi | di propria volontà (data non specificata) |
Che tu apra un conto ADE per obbligo o volontariamente, la procedura è simile. Ecco come si svolge il percorso attraverso il portale governativo:
Vai a business.gov.pl — Tramite questo canale possono presentare la richiesta le organizzazioni, comprese quelle che non svolgono attività economica (le persone fisiche devono utilizzare il sito gov.pl). Seleziona il servizio „Ottieni un indirizzo per le notifiche elettroniche presso l’operatore designato”.
Per presentare la domanda è necessario utilizzare uno dei tre metodi di verifica dell'identità:
Inserisci i dati dell'organizzazione (NIP, REGON, dati da KRS), i dati delle persone autorizzate alla rappresentanza e indica amministratore della casella di posta — una persona (o più persone) che se ne occuperà. I dati devono corrispondere all'estratto aggiornato del modulo KRS — il sistema li verifica automaticamente.
Firma la richiesta con una firma digitale affidabile, qualificata o personale. Una volta inviata, riceverai un numero di pratica.
Una volta superata la verifica, il tuo ADE viene inserito nel BAE (Banche dati di indirizzi elettronici), e l'amministratore indicato nella richiesta attiverà la casella di posta seguendo le istruzioni inviate via e-mail. Da quel momento in poi, la corrispondenza ufficiale verrà recapitata in formato digitale in quella casella.
La casella di posta ADE di base presso l'operatore designato (Poczta Polska), creata tramite business.gov.pl, è gratuita e soddisfa i requisiti di legge. Tuttavia, le organizzazioni che fanno un uso intensivo della corrispondenza elettronica (numerosi progetti, sovvenzioni da varie istituzioni, contratti con partner pubblici) potrebbero aver bisogno di ulteriori funzionalità.
podpisano.pl come partner autorizzato Asseco/Certum offre caselle di posta elettronica e-Doręczenia potenziate, con maggiore capacità, un'interfaccia migliorata e possibilità di integrazione:
| Variante | Prezzo a partire da | A chi è rivolto |
|---|---|---|
| Gratis | 0 zł | Piccole organizzazioni, casella di posta avanzata con funzioni di base |
| Standard | 149 zł | Fondazioni con un numero moderato di spedizioni, abbonamento flessibile |
| Premio | 399 zł | Organizzazioni che gestiscono numerosi progetti e sovvenzioni |
| Enterprise/API | valutazione | Federazioni di ONG, grandi fondazioni con integrazione dei sistemi |
Se vuoi saperne di più sulle differenze tra i vari piani, consulta l'articolo: Consegne elettroniche — ADE, BAE, RDE — di cosa si tratta?
La casella di posta elettronica per le notifiche è una cosa, ma allo stesso tempo cresce l'esigenza firma elettronica di documenti interni ed esterni dell'organizzazione. La firma qualificata (QES) ha, ai sensi dell'articolo 25, paragrafo 2, del regolamento eIDAS (Regolamento (UE) n. 910/2014), ha un effetto giuridico equivalente alla firma autografa e, ai sensi dell'articolo 25, paragrafo 3, è riconosciuta in tutti gli Stati membri dell'Unione europea.
Ecco alcune applicazioni concrete nel settore delle ONG:
Molte fondazioni e associazioni, in particolare quelle che operano in modalità remota, adottano le delibere del consiglio di amministrazione a distanza. Le scansioni delle delibere con firma autografa hanno un valore probatorio limitato. Delibera firmata con firma elettronica (QES) da parte di ciascun membro del consiglio di amministrazione ha piena validità giuridica — e può essere conservata e trasmessa esclusivamente in formato digitale.
Le fondazioni e le associazioni iscritte nel registro delle imprese KRS presentano i bilanci a RDF (Archivio dei documenti finanziari) tramite il portale eKRS; le organizzazioni prive di attività economica le inviano al Capo dell’Amministrazione doganale. La relazione viene firmata elettronicamente dal responsabile della contabilità e dall’intero consiglio di amministrazione — oppure da un solo membro del consiglio, purché gli altri presentino le dichiarazioni previste dalla legge. È ammessa la firma qualificata, la firma affidabile o la firma personale; la firma qualificata è la soluzione più indicata quando il consiglio di amministrazione è geograficamente disperso.
Le fondazioni che gestiscono sovvenzioni concesse da ministeri, uffici dei marescialli o fondi europei stipulano sempre più spesso contratti in formato elettronico. Il QES garantisce forma elettronica equivalente alla forma scritta (art. 78¹ del Codice civile) — necessaria nei casi in cui la normativa o l'ente erogatore richiedano la forma scritta.
Per accedere alla casella di posta “e-Doręczenia” o ai servizi online su gov.pl è necessario autenticarsi tramite un profilo di fiducia o un documento d’identità elettronico, ma molti documenti devono ancora essere firmati: procure, dichiarazioni, allegati alle domande. In questi casi, la firma qualificata è lo strumento più pratico: funziona da qualsiasi luogo, senza doversi recare in un ufficio pubblico.
Per saperne di più su come ottenere una firma qualificata, leggi l'articolo: Come creare una firma elettronica qualificata
Se stai valutando quale delle due opzioni scegliere tra SemplicementeSegno (mobile, cloud) e Certum Mini (scheda + lettore), dai un'occhiata al confronto: SimplySign o Certum Mini — quando scegliere
Sia le organizzazioni soggette all'obbligo (iscrizione nel registro delle imprese KRS) sia quelle che operano su base volontaria senza ADE potrebbero trovarsi di fronte a consegna ibrida. Il meccanismo funziona così:
La notifica ibrida è più costosa per l'amministrazione, più lenta e comporta il rischio di ritardi da parte delle poste. Per le organizzazioni ciò significa:
Mancanza di ADE non comporta una sanzione pecuniaria, ma le conseguenze pratiche sono un motivo sufficiente per aprire una casella di posta il prima possibile — anche su base volontaria.
Abbiamo descritto più dettagliatamente le regole relative alle notifiche per le aziende in un articolo correlato: Consegne elettroniche per JDG — da quando è obbligatorio e come creare una casella di posta — molti dei meccanismi ivi descritti riguardano anche le fondazioni che svolgono attività economica.
Le notifiche elettroniche non sono una semplice moda della digitalizzazione: sono la nuova realtà della comunicazione con la pubblica amministrazione. Per il settore delle ONG è fondamentale fare una distinzione: un’organizzazione che svolge attività economica e che è iscritta al registro KRS come imprenditore ha obbligo, gli altri — possono usufruire di propria volontà e trarne concreti vantaggi operativi.
Come partner autorizzato per i modelli Certum e Asseco Forniremo un supporto completo alla tua fondazione o associazione: dalla creazione di una casella di posta elettronica e-Doręczeń (versione avanzata, con un'interfaccia migliorata e integrazioni), al rilascio della firma elettronica qualificata SimplySign per il consiglio di amministrazione, fino alla formazione sull'utilizzo del sistema.
📞 Chiama: +48 22 417 05 55 — I nostri consulenti ricevono presso gli uffici di Varsavia, Breslavia, Cracovia e Radom.
🛒 Scopri l'offerta delle cassette per le consegne elettroniche: Gratis | Standard | Premio | Enterprise
🖊️ Firma qualificata per il consiglio direttivo di una ONG: SemplicementeSegno (mobile, basato sul cloud, senza lettore).
Per ulteriori informazioni sul sistema e-Doręczeń, visita il sito ufficiale: gov.pl/web/digitalizzazione e business.gov.pl.
No — le fondazioni e le associazioni che non sono iscritte al Registro delle Imprese KRS e non svolgono attività economica non hanno l’obbligo di legge di disporre di un ADE. Possono tuttavia creare una casella di posta elettronica su base volontaria e usufruire dei relativi vantaggi (comunicazione rapida e sicura con gli enti pubblici, assenza di rischi di ritardi nella consegna ibrida).
I soggetti iscritti nel registro delle imprese KRS prima del 1° gennaio 2025 devono essere in possesso di un ADE a partire dal 1° aprile 2025. I nuovi soggetti, registrati a partire dal 1° gennaio 2025, configurano l'ADE già al momento della registrazione: la richiesta dell'indirizzo fa parte della procedura di iscrizione.
La domanda di iscrizione dell'ADE al BAE va presentata tramite il portale biznes.gov.pl (per le persone fisiche, tramite gov.pl). Per l'autenticazione si utilizza profilo di fiducia, firma elettronica qualificata (QES) o e-dowód. La domanda deve essere presentata da una persona autorizzata a rappresentare l’organizzazione ai sensi della norma KRS; nella domanda va indicato l’amministratore della casella.
La notifica ibrida è una procedura utilizzata quando il destinatario non dispone di un indirizzo elettronico (ADE): l’ente invia il documento per via elettronica, mentre l’operatore designato (Poczta Polska) lo stampa e lo consegna tramite posta tradizionale. Mancanza di una casella di posta elettronica per le notifiche non comporta una sanzione pecuniaria, ma espone l'organizzazione a ritardi nella ricezione della corrispondenza ufficiale e al rischio di non rispettare le scadenze.
La firma qualificata (QES) è uno strumento multifunzionale per la fondazione: firma delle delibere del consiglio di amministrazione (da remoto, senza stampa), presentazione dei bilanci all’RDF/eKRS, la stipula di contratti di sovvenzione e di partenariato in formato interamente elettronico, nonché l’autenticazione delle domande tramite gov.pl e biznes.gov.pl.
No. Le associazioni semplici — iscritte nel registro del capo del distretto e non nel KRS — non possono svolgere attività economica e non sono soggette all’obbligo di possedere un ADE. Possono tuttavia creare una casella di posta elettronica su base volontaria.
Per utilizzare la casella e-Delivery è necessario un documento di identità. Se siete già in possesso di una verifica rilasciata dal Certum.pl (ad es. SemplicementeSegno o CertumMini), non è necessario ripetere la procedura.
Servizi fiduciari digitali - Servizi basati su eIDAS richiedono la verifica e la prova dell'identità, il che garantisce la piena sicurezza e la conformità legale della vostra corrispondenza.
