Se acabó imprimir, sellar y esperar al mensajero. Un traductor jurado puede certificar la traducción con una firma electrónica cualificada y enviársela al cliente por correo electrónico, con plena validez legal. Te explicamos en qué consiste la traducción electrónica, qué exige la ley y qué hay que tener en cuenta en cuanto a la fórmula y el repertorio.
Sí, y así lo establece expresamente la ley. Artículo 18, apartado 1 bis Ley de 25 de noviembre de 2004 sobre la profesión de traductor jurado (es decir, Boletín Oficial de 2019, n.º 1326) establece lo siguiente:
„Un traductor jurado puede, mediante una firma electrónica cualificada, certificar una traducción o una copia de un documento en formato electrónico”.”
¿Qué significa esto en la práctica?
La ley establece una restricción importante: copia electrónica de la carta El traductor puede certificar únicamente sobre la base del original, la traducción o una copia del documento por escrito. Por lo tanto, no elaborará una copia certificada en formato electrónico „a partir del archivo del cliente”: la base debe ser el documento en papel que el traductor tenía ante sí. La traducción en sí, sin embargo, también puede realizarse a partir de una copia o un escaneo; no obstante, esto debe indicarse con claridad en la fórmula de certificación, como veremos a continuación.
Este es el malentendido más habitual en la comunicación con los clientes, y la causa de graves problemas cuando el documento llega a la administración. Un escaneo de una traducción en papel no es más que una copia. El sello y la firma escaneados no pueden verificarse criptográficamente, por lo que ese archivo no tiene la validez del original; como mucho, es material ilustrativo.
Esto también funciona al revés: La copia impresa de una traducción certificada electrónicamente no tiene el mismo valor que el original. Tal y como destaca la guía de PT TEPIS, una traducción provista de un QES conserva su validez jurídica exclusivamente en formato electrónico — En papel no es posible verificar ni la identidad del firmante ni la integridad del contenido. El original es el archivo, y es ese archivo el que debe enviarse al destinatario.
| Tipo de traducción | ¿Qué es? | Fuerza jurídica |
|---|---|---|
| En papel, con sello y firma | el original en papel | completa (art. 18, apartado 1, de la Ley de Seguridad Social) |
| Escaneo de la traducción en papel | copia electrónica | falta de valor original |
| Archivo con la firma cualificada del traductor (por ejemplo, PDF/PAdES) | el original en formato electrónico | completa (art. 18, apartado 1 bis, de la Ley de Seguridad Social) |
| Impresión de un archivo con firma digital cualificada | copia en papel | falta de valor original |
Una recomendación práctica para traductores y agencias: acordadlo con el cliente antes de realizar el encargo, en qué formato debe entregarse el documento. Si el destinatario final (una administración, un tribunal o una universidad) solo acepta el formato en papel, se necesita una copia en papel. Si acepta el documento electrónico, la traducción electrónica ahorra tiempo y gastos de envío. Y si el cliente necesita ambos formatos, cada uno se entrega por separado (y se registra por separado en el registro).
La ley no impone ningún formato de archivo. Sin embargo, son las consideraciones prácticas las que determinan la elección. PDF — El documento tiene el mismo aspecto en cualquier dispositivo, y la firma se puede incrustar en el propio archivo. El procedimiento recomendado por Certum consiste en guardar la traducción en formato PDF y presentarla firma interna (enmarcada) — es decir, una firma en formato PAdES, que forma parte integrante del documento. De este modo, el destinatario recibe un único archivo que puede abrir en un lector de PDF habitual, con la información sobre la firma visible. En el artículo explicamos las diferencias entre los distintos formatos de firma XAdES y PAdES: las dos caras de la firma electrónica.
El proceso habitual de entrega de una traducción electrónica es el siguiente:
💡 Nota técnica: Adjunta todos los anexos (escaneo del documento original, páginas adicionales) antes de que firmarás el documento. Cualquier modificación del archivo firmado —incluso una „inocente” fusión con otro documento— vulnera la integridad de la firma y anula la certificación. Esta es una de las reglas de oro descritas en el texto Las 7 reglas de oro de QES.
Los requisitos del artículo 18, apartado 2, de la ley se aplican independientemente del tipo de traducción: en toda traducción certificada se cambia la posición en el repertorio y indica si se han elaborado a partir del original, de una traducción o de una copia (y, en caso de que se trate de una copia, si está certificada y quién la ha certificado).
La fórmula de certificación incluye, por norma general: el nombre y los apellidos del traductor, la indicación del idioma, número de inscripción en el registro de traductores jurados (TP), la certificación de conformidad con el documento presentado, el lugar y la fecha, así como el número de expediente. En el caso de las traducciones electrónicas, PT TEPIS recomienda ampliar además la fórmula con:
Esta fórmula tan detallada tiene una función educativa: se adelanta a las dudas de un destinatario menos experimentado antes de que este llegue a cuestionar un documento „sin sello”.
En el registro, la traducción electrónica se contabiliza como cualquier otra actividad, siguiendo unas cuantas normas prácticas elaboradas por el sector:
Este último punto es una buena razón para organizar el archivo de los documentos emitidos; en la guía te explicamos cómo hacerlo. Archivado de documentos con firma electrónica.
La situación jurídica es clara: una traducción certificada mediante QES tiene la misma validez que la versión en papel con sello. La administración lleva años aceptando documentos electrónicos a través de buzones electrónicos y, a partir del 1 de enero de 2026, el canal principal de comunicación con las administraciones públicas serán Entrega electrónica, que sustituyeron a ePUAP. Los tribunales tramitan cada vez más documentos en formato electrónico, y en el ámbito comercial —entre agencias de traducción, bufetes y empresas— los archivos con firma electrónica cualificada (QES) son algo habitual.
Sin embargo, la práctica suele ser menos digital que la normativa. La guía de TEPIS señala con franqueza que algunas oficinas y organismos siguen trabajando con papel —a veces por falta de sistemas para gestionar y archivar documentos electrónicos— y que, en ocasiones, el destinatario se niega a aceptar una traducción en formato digital. Lo mismo ocurre con las universidades: muchas aceptan traducciones electrónicas en el proceso de admisión, pero algunas exigen el formato en papel a la hora de presentar los originales. Por eso, la regla de oro es: Antes de entregar la traducción, el cliente debe confirmar con el destinatario final que este acepta los documentos electrónicos.. Recomendamos a las agencias de traducción que incluyan esta pregunta directamente en el formulario de presupuesto.
¿Y en el extranjero? En este caso, el traductor jurado polaco tiene un argumento de peso: según artículo 25, apartado 3, del Reglamento eIDAS firma electrónica cualificada basada en un certificado expedido en un Estado miembro se considera una firma electrónica cualificada en todos los demás países de la UE. El certificado de un proveedor polaco (por ejemplo, Certum) figura en las listas de proveedores de confianza de la Unión Europea (Trusted Lists), por lo que una autoridad de Berlín o Ámsterdam puede verificarlo con la misma facilidad que una autoridad de Varsovia. En el artículo ofrecemos más información sobre este mecanismo eIDAS: la confianza digital en la Unión Europea. Fuera de la UE, la situación varía: algunos países aceptan las firmas cualificadas europeas, mientras que otros exigen documentos en papel con apostilla o legalización; por eso, en el caso de los terceros países, hay que comprobar los requisitos con especial cuidado.
El destinatario (y el propio traductor) puede comprobar en cualquier momento la validez de la firma en el servicio de validación; en la comparativa te mostramos cómo hacerlo. WebNotarius y SmartSign frente a Adobe Reader.
📌 Por cierto: Si ejerces la actividad de traductor con el código JDG y estás inscrito en el CEIDG antes de 2025, ten en cuenta que, a más tardar a partir del 1 de octubre de 2026. También debes tener tu propia dirección para las notificaciones electrónicas.
Todo QES válido procedente de un proveedor cualificado cumple el requisito del artículo 18, apartado 1 bis. No obstante, conviene prestar atención a un detalle que genera confianza entre los destinatarios: El certificado puede incluir, además del nombre y los apellidos, información sobre la condición de traductor jurado y el número de inscripción en el registro dirigida por el ministro de Justicia. Certum recomienda esta solución: de este modo, la firma queda inequívocamente vinculada no solo a la persona, sino también a sus competencias profesionales. Al realizar el pedido, prepara un documento que acredite tu inscripción en el registro de TP.
La segunda decisión se refiere al tipo de firma: ¿móvil o con lector?
| Característica | SimplySign (en la nube) | Certum Mini (tarjeta + lector) |
|---|---|---|
| Forma de firmar | aplicación para el móvil o el ordenador, sin necesidad de hardware | tarjeta criptográfica en un lector USB |
| Movilidad | puedes firmar en cualquier sitio, incluso en las instalaciones del cliente | requiere un ordenador con lector |
| Marcas de tiempo | paquete de 5000 al mes incluido en el precio | paquete de 5000 al mes incluido en el precio |
| Precio | en función del período de validez | desde 282 zł |
| ¿Para quién? | traductores que trabajan a distancia y sobre el terreno | que prefieren el soporte físico |
Para un traductor que atiende a clientes en línea, la opción más lógica es SimplySign — permite certificar una traducción desde cualquier lugar, y el sistema integrado de marcas de tiempo cubre plenamente las necesidades incluso de una oficina muy activa. Si prefieres una tarjeta, elige Certum Mini. Encontrarás una comparación detallada en el artículo ¿Firma móvil SimplySign o firma con lector Certum Mini?, y en el texto describimos todo el proceso de compra Cómo crear una firma electrónica reconocida.
Con la firma cualificada, todo el proceso del encargo se gestiona en línea: el cliente envía un escaneo para el presupuesto, el traductor devuelve un archivo PDF certificado, y la liquidación y la factura también se envían por vía electrónica. Sin impresora, sin sobres ni ventanilla de correos.
La traducción jurada certificada electrónicamente es una forma de trabajo del traductor jurado totalmente legal, más rápida y más económica en cuanto a su distribución, siempre y cuando el archivo se haya preparado y firmado correctamente, y el cliente sea consciente de que el original es un documento electrónico.
Como Socio autorizado de Certum Ayudamos a los traductores jurados y a las agencias de traducción a elegir, solicitar y configurar la firma cualificada —incluido el certificado con los datos sobre las habilitaciones profesionales— y a formar a su equipo en la firma y validación de documentos.
📞 +48 22 417 05 55 | ✉️ [email protected] — Ofrecemos asesoramiento en nuestras oficinas de en Varsovia, Cracovia, Breslavia y Radom, así como por Internet o en el lugar que elijas.
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También merece la pena echar un vistazo a la guía de PT TEPIS „La firma electrónica cualificada en el trabajo del traductor jurado”.
Sí. El artículo 18, apartado 1a, de la Ley sobre la profesión de traductor jurado permite al traductor certificar, mediante una firma electrónica cualificada, una traducción o una copia de un documento en formato electrónico. Dicho documento tiene la misma validez que una traducción provista de sello y firma manuscrita. No obstante, la copia electrónica de un documento solo puede certificarse sobre la base de un documento en formato escrito.
No, la copia impresa no tiene el mismo valor que el original. La traducción certificada con una firma cualificada solo tiene validez jurídica en formato electrónico, ya que solo en el archivo se puede verificar la identidad del firmante y la integridad del contenido. Se debe entregar al destinatario el archivo firmado, no su copia impresa ni su escaneo.
En la Unión Europea, sí: de conformidad con el artículo 25, apartado 3, del Reglamento eIDAS, una firma cualificada basada en un certificado de un Estado miembro se reconoce en todos los demás. Fuera de la UE, la práctica depende del país y de la institución: algunas aceptan las firmas electrónicas cualificadas (QES) europeas, mientras que otras exigen documentos en papel con apostilla o legalización; por ello, es necesario confirmar previamente los requisitos del destinatario.
La ley no lo exige: basta con una firma cualificada válida expedida a nombre del traductor como persona física. No obstante, se recomienda incluir en el certificado información sobre la condición de traductor jurado y el número de inscripción en el registro del Ministerio de Justicia, lo que vincula de forma inequívoca la firma con las habilitaciones profesionales y reduce las dudas de los destinatarios.
Basta con someter el archivo a validación en un servicio de verificación de firmas —por ejemplo, en la aplicación de un proveedor de confianza o en un validador en línea—. El resultado de la validación muestra quién ha firmado el documento, si la firma es cualificada, cuándo se ha realizado y si el contenido no ha sido modificado tras la firma. Conviene añadir unas breves instrucciones de verificación al formulario de certificación o al mensaje dirigido al cliente.
No. El sello electrónico cualificado es un servicio destinado a entidades con personalidad jurídica (incluye el nombre y el identificador de la entidad, p. ej., NIP), y no a personas físicas. El traductor jurado certifica las traducciones con su propia firma electrónica cualificada, que identifica su identidad, al igual que el sello circular y la firma manuscrita en la versión en papel.
