Estratto elettronico per CREWAN, richiesta catastale nel sistema informatico, registrazione dell’atto di attestazione ereditaria: uno studio notarile moderno non può svolgere le operazioni di base senza una firma qualificata valida. Scopri in quali casi la normativa richiede la firma elettronica qualificata (QES), cosa è cambiato nel marzo 2026 e come scegliere uno strumento di firma che non deluda al momento della stipula dell’atto.
Quella del notaio è stata una delle prime professioni legali che il legislatore ha „trasferito” al circuito elettronico obbligatorio. Oggi firma elettronica qualificata (QES) non è una semplice comodità presso lo studio notarile, bensì una condizione necessaria per lo svolgimento delle attività. Ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 2, del regolamento eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014) La firma elettronica qualificata (QES) ha un effetto giuridico equivalente alla firma autografa, e la normativa polacca indica espressamente gli atti che il notaio appone con tale firma.
| Azione / obbligo | Sistema | Base giuridica |
|---|---|---|
| Estratto elettronico dell'atto relativo a CREWAN | Registri notarili (KRN) | art. 92a della Legge sul notariato |
| Richiesta di iscrizione nel registro immobiliare | sistema informatico e di telecomunicazione EKW | art. 626⁴ del Codice di procedura civile, art. 92, § 4 della Legge sul notariato |
| Registrazione dell'atto di attestazione ereditaria | Registro delle successioni | art. 95h della Legge sul notariato |
| Attestato elettronico di conformità della copia | — | art. 97, § 2, della Legge sul notariato |
| Dichiarazioni del contribuente PCC-2 i SD-2 | Ufficio delle imposte online / Dichiarazioni online | norme fiscali (esclusivamente in formato elettronico) |
| Casella di posta elettronica per le notifiche (ADE) | Consegna elettronica | Legge sulle notifiche elettroniche |
| Fatture relative all'onorario notarile | KSeF | Legge sull'IVA — obbligo a partire dal 1° aprile 2026 |
La conclusione è semplice: un guasto o la scadenza del certificato bloccano l’attività dello studio legale con la stessa efficacia della mancanza di un timbro ufficiale. Per questo motivo, oltre alla scelta dello strumento di firma, è altrettanto importante garantirne la continuità — come spieghiamo nell’articolo Come rinnovare una firma qualificata?.
CREWAN (Archivio centrale elettronico degli estratti degli atti notarili) si tratta di una „cassaforte” informatica gestita da Il Consiglio Nazionale dei Notai (KRN), attivo dal 9 aprile 2018. Conserva le copie elettroniche e gli estratti degli atti notarili che:
Su richiesta di una delle parti, nel repository viene inserito anche estratti conto elettronici da tali atti. Altri atti possono essere trasmessi al CREWAN, qualora ciò sia previsto da disposizioni specifiche.
📌 Errore comune: Il CREWAN viene talvolta confuso con il ciclo catastale. In realtà, l’archivio gestisce principalmente atti „catastrali” (KRS). Nel procedimento catastale, il notaio presenta elettronicamente richiesta, ma la copia cartacea dell'atto viene comunque inviata al tribunale entro 3 giorni.
La procedura di cui all'articolo 92a della Legge sul notariato è la seguente:
In questo modo, non è necessario allegare un estratto cartaceo alla richiesta elettronica KRS: è sufficiente il numero CREWAN riportato nella notifica. Ciò comporta un reale risparmio di tempo per i clienti dello studio legale e una riduzione del numero di documenti in circolazione.
Da 1° luglio 2016. Il notaio (così come l'ufficiale giudiziario) presenta le richieste di iscrizione nel registro immobiliare esclusivamente tramite il sistema informatico, e la conclusione è provvista di una firma elettronica qualificata (art. 626⁴, par. 1–1², del Codice di procedura civile). Se l’atto riguarda il trasferimento, la modifica o la rinuncia a un diritto iscritto nel registro fondiario, il notaio presenta una richiesta non oltre il giorno di redazione dell'atto (art. 92, comma 4, della Legge sul notariato).
L'effetto più importante di questa digitalizzazione è la sicurezza delle transazioni: La menzione della domanda compare automaticamente nel registro immobiliare nel momento in cui la domanda viene inserita nel sistema — con precisione al secondo. Scompare il „lasso di tempo” tra la firma dell’atto e la pubblicazione della nota, che in passato veniva talvolta sfruttato per disporre due volte dello stesso immobile. I documenti alla base dell’iscrizione che non sono stati redatti in formato elettronico (compresa la copia dell’atto) vengono inviati dal notaio al tribunale entro 3 giorni.
La modifica della Legge sul notariato e della legge sui registri immobiliari e sulle ipoteche (legge del 21 novembre 2025, Gazzetta Ufficiale 2025, n. 1793) è in vigore dal 17 marzo 2026. Una volta redatto l’atto di attestazione ereditaria, il notaio può — su richiesta dell’erede o del legatario esecutivo — redigere un verbale contenente la richiesta di iscrizione nel registro immobiliare del diritto acquisito (proprietà, diritto di godimento perpetuo o diritto di proprietà cooperativa su un locale) e inviare la domanda di iscrizione nel registro fondiario per via elettronica durante lo stesso incontro. L'erede non deve più presentare autonomamente una richiesta al tribunale e i registri immobiliari riflettono più rapidamente la situazione giuridica successiva alla successione.
Atto di certificazione ereditaria (APD) produce gli effetti di un provvedimento definitivo di accertamento dell'acquisizione dell'eredità solo dopo la registrazione. Ai sensi dell'articolo 95h della Legge sul notariato, il notaio subito dopo la redazione dell'APD inserisce i dati in Registro delle successioni tramite il sistema informatico e appone una firma elettronica qualificata sulla registrazione. Il sistema restituisce una notifica con il numero di registrazione, mentre l’annotazione relativa alla registrazione (numero, data, ora) viene apposta sull’atto stesso. Il registro — tenuto dal KRN — comprende anche i certificati successori europei e le dichiarazioni giudiziarie di acquisizione dell’eredità, e l’accesso al sistema richiede un certificato qualificato. Nello stesso ecosistema opera anche il Registro notarile dei testamenti (NORT), di natura volontaria.
La firma qualificata supporta inoltre:
💡 Un notaio firma digitalmente anche diverse centinaia di documenti al mese. Prima di scegliere un certificato, verifica che, La firma qualificata prevede dei limiti al numero di firme? — e, per garantire la continuità dell'attività dello studio, valuta una soluzione di riserva, perché è possibile possedere due firme elettroniche.
Consegne elettroniche. Il notaio — in quanto professione di pubblica fiducia — ha il diritto di 1° gennaio 2025. obbligo di possesso indirizzo per le notifiche elettroniche (ADE) iscritto nella banca dati degli indirizzi elettronici (BAE). Da 1° gennaio 2026. Le notifiche elettroniche rappresentano il canale di comunicazione principale della pubblica amministrazione (ePUAP viene disattivato). Attenzione a presunzione di consegna: una comunicazione proveniente da un ente pubblico si considera notificata dopo 14 giorni dal momento in cui arriva nella casella di posta, anche se nessuno l’ha aperto — è quindi necessario controllare regolarmente la casella. Abbiamo descritto i dettagli nelle guide sui doveri delle professioni di pubblica fiducia e sull'organizzazione delle notifiche elettroniche presso lo studio legale.
KSeF (Sistema nazionale di fatturazione elettronica). Da 1° aprile 2026. L'obbligo di emettere fatture strutturate è stato esteso a tutte le altre imprese, compresi gli studi notarili che fatturano l'onorario notarile. Il notaio che gestisce uno studio individuale accede al sistema KSeF con autorizzazioni automatiche di proprietario (tra cui la firma qualificata); lo studio che opera come società civile o di persone indica la persona autorizzata tramite notifica ZAW-FA oppure ci si autentica tramite un sigillo qualificato. Nel 2026 non sono previste sanzioni pecuniarie per gli errori: queste entreranno in vigore a partire dal 1° gennaio 2027. Nel testo ti suggeriamo quale percorso scegliere Timbro o firma qualificata per KSeF?.
È opportuno distinguere due aspetti. Il QES garantisce l'equivalenza con la firma autografa e la forma scritta, ma non sostituisce la forma dell'atto notarile — si tratta di una forma specifica a sé stante, che non è possibile conservare apponendo una firma elettronica sul file. La vendita di immobili, l’atto costitutivo di una società a responsabilità limitata (ad eccezione del modello S24) e il contratto matrimoniale patrimoniale — questi atti richiedono tuttora la presenza personale davanti al notaio, e L'originale dell'atto rimane in formato cartaceo, con le firme autografe delle parti e del notaio. Anche i certificati rilasciati alle parti, provvisti della firma e del timbro del notaio, rimangono in formato cartaceo.
La digitalizzazione, invece, comprende tutto ciò che accade intorno a attività notarile: estratti per tribunali e registri, richieste relative al catasto, registrazione di APD, certificazioni elettroniche, corrispondenza ufficiale e fatture. In Polonia oggi non esiste un „atto notarile a distanza”; sono tuttavia in corso lavori concettuali per l’ulteriore digitalizzazione dei servizi notarili, pertanto il ruolo della QES negli studi notarili è destinato ad aumentare.
Entrambe le soluzioni prevedono firme qualificate Certum con piena efficacia giuridica — si differenziano per il supporto e lo stile di funzionamento. Come Partner autorizzato di Certum Aiutiamo a scegliere la soluzione più adatta alle esigenze concrete di ogni studio legale.
| Caratteristica | SemplicementeSegno — firma digitale | Certum Mini — scheda con lettore |
|---|---|---|
| Forma | firma cloud: app per smartphone, tablet e computer, senza lettore | scheda crittografica + lettore USB miniaturizzato |
| Stile di lavoro | attività anche fuori dallo studio, diversi dispositivi, firma rapida delle richieste „sul posto” | posto di lavoro fisso alla scrivania, modello classico di lavoro |
| Timbri temporali | pacchetto da 5.000 segnalini al mese. | pacchetto da 5.000 segnalini al mese. |
| Prezzo | secondo l'offerta attuale sul sito del prodotto | a partire da 282 zł |
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Nell'articolo analizziamo nei minimi dettagli i criteri di scelta tra la firma cloud e quella cartacea Firma mobile SimplySign o firma con lettore Certum Mini?. Se stai avviando uno studio legale o se la tua certificazione sta per scadere, verifica anche, Come ottenere una firma elettronica qualificata — L'intera procedura di verifica dell'identità richiede poco tempo e il rinnovo può essere effettuato interamente da remoto.
La firma qualificata è oggi per il notaio ciò che il timbro ufficiale era un tempo: senza di essa non funzionano né CREWAN, né il sistema catastale, né il Registro delle successioni, né i conteggi del contribuente, né il KSeF. Allo stesso tempo, l’essenza del notariato rimane immutata: l’atto notarile è ancora un originale cartaceo e richiede la presenza personale delle parti.
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Subito dopo aver redatto l’atto soggetto a registrazione nel registro delle imprese KRS, il notaio ne crea un estratto elettronico, lo appone con una firma elettronica qualificata e lo inserisce nel CREWAN (art. 92a della Legge sul notariato). Il sistema genera una notifica contenente il numero del documento, la data e l’ora di registrazione; tale notifica viene allegata all’originale dell’atto e una copia viene consegnata alle parti.
CREWAN è l’Archivio Centrale Elettronico delle Copie degli Atti Notarili, gestito dal Consiglio Nazionale dei Notai dal 9 aprile 2018. Vi confluiscono gli estratti e le copie elettroniche degli atti che costituiscono la base per l’iscrizione nel registro delle imprese KRS o che vengono depositati nei fascicoli di registrazione. Il numero del documento presente nell’archivio va indicato nella domanda di iscrizione al KRS e il tribunale scarica automaticamente l’estratto.
No. La firma elettronica qualificata (QES) è equivalente alla firma autografa (art. 25, comma 2, eIDAS), ma l’atto notarile costituisce una forma speciale a sé stante: atti quali la vendita di immobili richiedono tuttora la presenza personale presso il notaio e l’originale dell’atto rimane in formato cartaceo. La firma qualificata supporta il flusso elettronico dei documenti relativi all’atto: estratti, richieste e registri.
In pratica sì. La normativa richiede che il QES sia corredato, tra l’altro, di un estratto elettronico dell’atto nel CREWAN (art. 92a della Legge sul notariato), di una domanda di iscrizione nel registro fondiario (art. 626⁴ del Codice di procedura civile), dell’iscrizione dell’atto di attestazione ereditaria nel Registro delle successioni (art. 95h) e delle attestazioni elettroniche (art. 97 § 2). Senza un certificato qualificato valido non è possibile eseguire tali operazioni.
A partire dal 1° gennaio 2025, in quanto professione di pubblica fiducia, il notaio deve disporre di un indirizzo per le notifiche elettroniche (ADE) iscritto nel BAE. A partire dal 1° gennaio 2026, le notifiche elettroniche costituiranno il canale di comunicazione principale dell’amministrazione e un atto si riterrà notificato dopo 14 giorni dal suo arrivo nella casella di posta, anche se non è stato aperto.
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