Centinaia di contratti al mese, un elevato turnover, dipendenti provenienti da diversi continenti e uffici che, a partire dal 1° giugno 2025, accetteranno le richieste esclusivamente online. Vi spieghiamo come un’agenzia di lavoro interinale possa stipulare contratti con i propri dipendenti e con i lavoratori stranieri in modo completamente remoto, in modo legale e senza bisogno di una stampante.
L’agenzia di lavoro interinale assume i dipendenti a proprio nome e li invia ai datori di lavoro utilizzatori. In pratica, ciò comporta un flusso mensile di documenti: contratti di lavoro interinale, contratti d’incarico, allegati, richieste di visite mediche, informazioni sulle condizioni di impiego. Con il turnover tipico di questo settore, la documentazione cartacea diventa un costo concreto: corrieri tra le filiali, ritardi nell’ammissione al lavoro, fascicoli incompleti, un archivio in continua crescita.
La seconda sfida è rappresentata da stranieri. Dal 1° giugno 2025, l’intero processo di regolarizzazione del lavoro si è spostato online e, allo stesso tempo, sono aumentate le sanzioni per gli errori formali — tra cui la mancanza di un contratto scritto. Il paradosso sta nel fatto che il processo amministrativo è ormai completamente digitale, mentre molte agenzie continuano a stampare i contratti solo perché „è sempre stato così”. Di seguito illustriamo come completare la digitalizzazione nel rispetto delle norme — separatamente per ogni tipo di contratto, poiché i requisiti differiscono in modo sostanziale.
Il contratto di lavoro interinale è disciplinato dalla legge del 9 luglio 2003 sull’impiego dei lavoratori interinali (testo unico, Gazzetta Ufficiale 2025, n. 236). Ai sensi di art. 13 Il contratto indica le parti, la data di stipula, il datore di lavoro utilizzatore, il periodo di svolgimento del lavoro interinale e le condizioni di impiego: tipo di lavoro, orario di lavoro, sede e retribuzione.
Per quanto riguarda la forma, la legge lo afferma chiaramente: Il contratto di lavoro va stipulato per iscritto. Se il contratto non è stato stipulato per iscritto, l’agenzia deve confermare per iscritto al lavoratore interinale le condizioni del contratto stipulato non oltre il secondo giorno di lavoro temporaneo (art. 13, comma 4). Si tratta di una norma più flessibile rispetto a quella prevista per il rapporto di lavoro „ordinario”: l’art. 29, § 2, del Codice del lavoro richiede infatti la conferma prima ancora dell’inizio dell’attività lavorativa. Importante: contratto stipulato senza il requisito della forma scritta rimane valida, ma la mancata conferma delle condizioni entro il termine previsto costituisce una violazione dei diritti del lavoratore, punibile con una multa compresa tra 1.000 e 30.000 zł (art. 281, § 1, punto 2 del Codice del Lavoro, applicabile alle agenzie in qualità di datori di lavoro).
Il messaggio chiave per la digitalizzazione: la forma scritta non significa necessariamente carta. Ai sensi dell’art. 78¹ § 2 del Codice civile, una dichiarazione di volontà presentata in forma elettronica — ovvero firmata con firma elettronica qualificata — è equivalente a una dichiarazione presentata in forma scritta, e l’articolo 29, paragrafo 2, del Codice del Lavoro ammette espressamente il contratto di lavoro in formato elettronico. Condizione: Entrambe le parti devono disporre di una firma elettronica qualificata (QES) — un rappresentante dell’agenzia e un lavoratore interinale. In tal caso, il contratto può essere firmato a distanza già prima del primo giorno di lavoro, senza bisogno di scansioni né di corrieri.
Sì — e questo rappresenta un grande sollievo per le agenzie di collocamento, in cui gran parte del personale lavora con contratti di diritto civile. Codice civile non prevede alcuna forma per il contratto di incarico (art. 734 e segg. del Codice Civile). Può essere stipulato per iscritto, per via elettronica, in forma documentale (ad esempio, accettazione su una piattaforma, scambio di e-mail, codice SMS) e persino verbalmente — ed è valido in ciascuna di queste forme.
È tuttavia opportuno distinguere due aspetti: obbligo giuridico e valore probatorio. Il QES non è obbligatorio al momento dell’ordine, ma offre ciò che la forma documentale non garantisce: un’identificazione certa del firmatario, l’integrità del contenuto (nessuna delle parti potrà modificare l’importo a posteriori) e una data attendibile. In caso di controversia sul compenso, di verifica da parte dello ZUS o del PIP, si tratta di un argomento inoppugnabile. Un modello ragionevole per le agenzie si presenta quindi così: incarichi di massa con collaboratori polacchi — piattaforma e forma documentale, mentre da parte dell’agenzia firma qualificata; contratti a rischio più elevato — QES di entrambe le parti.
📌 Nota: La libertà nella forma del contratto di lavoro cessa quando il lavoratore è uno straniero la cui attività richiede un permesso o una dichiarazione. In tal caso — indipendentemente dal tipo di contratto — la normativa richiede la forma scritta. Maggiori dettagli di seguito.
1° giugno 2025. Sono entrate in vigore due leggi del 20 marzo 2025: sulle condizioni di ammissibilità dell’affidamento di lavoro agli stranieri (G.U. 2025, n. 621) e sul mercato del lavoro e i servizi per l’impiego (G.U. 2025, n. 620). Per le agenzie di collocamento si tratta del più grande cambiamento normativo degli ultimi anni.
Richieste di permessi di lavoro i dichiarazioni relative all'affidamento dell'esecuzione del lavoro consiste in esclusivamente per via elettronica tramite il portale praca.gov.pl — i documenti presentati con modalità diverse non vengono presi in considerazione. La domanda e gli allegati devono essere firmati elettronicamente da una persona autorizzata a rappresentare l’azienda: tramite firma elettronica qualificata, firma affidabile o firma personale. Con decine di richieste al mese, la firma elettronica qualificata (QES) è la soluzione più comoda — funziona anche al di fuori dei sistemi governativi, ad esempio direttamente sul contratto stesso. Spieghiamo le differenze tra questi strumenti nell’articolo con profilo di fiducia e firma qualificata.
Le dichiarazioni (procedura accelerata senza test del mercato del lavoro) riguardano attualmente i cittadini Armenia, Bielorussia, Moldavia e Ucraina — a partire dal 1° dicembre 2025 non si applicano più alla Georgia. L’attività lavorativa in base a tali documenti può durare fino a 24 mesi e la tassa per la registrazione della dichiarazione ammonta a 400 zł.
Il soggetto che affida un lavoro a uno straniero è tenuto a stipulare con lui un contratto per iscritto prima di ammetterlo al lavoro, alle condizioni previste dall’autorizzazione o dalla dichiarazione. Prima della firma, è necessario presentare allo straniero il testo del contratto nella versione a lui destinata comprensibile — secondo il parere dell’Ispettorato statale del lavoro, la traduzione dovrebbe essere redatta da un traduttore giurato iscritto nell’albo del Ministro della Giustizia. Il contratto, unitamente alla traduzione, va conservato per tutta la durata del rapporto di lavoro dello straniero e 2 anni a partire dalla fine dell'anno civile in cui il rapporto giuridico è cessato.
Novità organizzativa: una copia del contratto stipulato viene trasmessa all'ufficio (a chi ha rilasciato l'autorizzazione o ha accettato la dichiarazione) tramite praca.gov.pl prima ancora di iniziare a lavorare. Il sistema gestisce tale obbligo a partire dal 1° luglio 2025 per le dichiarazioni e le autorizzazioni stagionali e a partire dal 1° agosto 2025 per le altre autorizzazioni.
E ancora: anche un contratto elettronico con firma elettronica qualificata (QES) di entrambe le parti soddisfa il requisito della forma scritta — e, in un processo amministrativo interamente digitale, è una scelta naturale, poiché il contratto elettronico è immediatamente pronto per essere inviato tramite il portale.
Affidamento illegale di lavoro — e la nuova legge include in questa categoria anche assegnazione di un incarico senza un contratto stipulato per iscritto — è punibile con una multa a partire da da 3.000 a 50.000 zł, comminata in proporzione al numero di stranieri (almeno 3 000 zł per ogni persona). Il mancato adempimento degli obblighi di informazione (ad esempio, la notifica dell’inizio dell’attività lavorativa sulla base di una dichiarazione entro 7 giorni o della mancata assunzione entro 14 giorni) è punibile con una multa fino a 5.000 zł.
L'attività dell'agenzia richiede tuttora l'iscrizione al KRAZ (Registro nazionale delle agenzie di collocamento), gestito dai presidenti delle province; la tassa è aumentata a 1 000 zł e non vengono più rilasciati certificati cartacei (quelli precedenti mantengono la validità fino alla cancellazione dal registro). La restrizione più importante: l’assegnazione a lavori temporanei di stranieri che necessitano di un permesso o di una dichiarazione è possibile solo due anni dopo l'iscrizione nel registro (art. 305, comma 3, della legge sul mercato del lavoro e sui servizi per l’impiego). La legge ha colpito anche l’outsourcing del personale: l’affidamento di un lavoro svolto per conto di terzi da parte di un soggetto che non sia un’agenzia di lavoro interinale è soggetto a una sanzione pecuniaria di almeno 6 000 zł per persona.
Dato che il contratto elettronico richiede una firma elettronica qualificata (QES) da entrambe le parti, sorge una questione pratica: dove si può ottenere la firma per un dipendente proveniente dall’Ucraina, dalle Filippine o dalla Colombia? Profilo di fiducia è escluso — richiede il numero PESEL e la verifica in Polonia. La firma qualificata, al contrario, può essere rilasciata in base al passaporto, senza PESEL e senza doversi recare in un ufficio pubblico.
Il percorso più veloce è SimplySign QES con verifica video tramite IDnow: l'identità dello straniero viene verificata dall'operatore durante la videochiamata effettuata in polacco o in inglese, e il certificato viene inviato all’app mobile — senza bisogno di lettore né di tessera. Il certificato della durata di 1, 2 o 3 anni costa rispettivamente 299, 389 o 479 zł, mentre la verifica video tramite IDnow costa 2 100 zł. Descriviamo l’intero processo passo dopo passo nella guida Come può uno straniero ottenere una firma digitale online?, mentre le situazioni tipiche in cui la firma elettronica è indispensabile per uno straniero le abbiamo raccolte in una guida pratica.
È bene conoscere altre due possibilità. Innanzitutto, secondo quanto previsto da eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014, art. 25, comma 3) una firma qualificata rilasciata in uno Stato membro dell’UE è riconosciuta in tutti gli altri; un lavoratore rumeno o spagnolo può quindi firmare un contratto polacco con la propria firma qualificata nazionale. In secondo luogo, se lo straniero non riesce a ottenere la firma elettronica in tempo, nulla impedisce di stampare il contratto e firmarlo a mano solo con lui, mentre il resto del processo può essere gestito in formato digitale — maggiori informazioni nel post sugli stranieri e la firma qualificata in Polonia.
Un processo ben progettato distingue tra i diversi tipi di documenti: non tutto richiede lo stesso livello di formalità:
| Documento | Forma richiesta | Come apporre una firma digitale |
|---|---|---|
| Contratto di lavoro a tempo determinato | per iscritto (art. 13, comma 4, della legge sui lavoratori interinali) | QES dell'agenzia + QES del dipendente |
| Contratto di incarico con un incaricato polacco | qualsiasi | forma documentale (piattaforma) o QES a fini probatori |
| Contratto con uno straniero titolare di un permesso/dichiarazione | scritta, prima dell'ammissione al lavoro | QES di entrambe le parti (per lo straniero: SimplySign QES con IDnow) |
| Richiesta di autorizzazione/dichiarazione | esclusivamente per via elettronica (praca.gov.pl) | QES, firma digitale o firma autografa |
| Digitalizzazione dei fascicoli per gli archivi elettronici | rappresentazione digitale | QES o timbro qualificato dell'agenzia |
Da parte dell'agenzia è sufficiente una firma digitale SemplicementeSegno per chi deve firmare contratti: funziona su cloud, da telefono o computer, e consente di firmare documenti in serie. Nell’articolo spieghiamo quanto intensamente sia possibile utilizzarlo sui limiti della firma qualificata. Scenario misto — una parte firma elettronicamente, l’altra a mano — ne discutiamo qui.
È preferibile integrare i contratti digitali con la documentazione elettronica relativa al personale. Ai sensi di artt. 94⁸–94¹² del Codice del lavoro I fascicoli elettronici sono pienamente equivalenti a quelli cartacei. La digitalizzazione dei fascicoli esistenti consiste in una riproduzione digitale (scansione) corredata di QES o con il timbro qualificato dell'agenzia — con migliaia di pagine, a volte è più comodo sigillo qualificato SimplySign, e i dipendenti devono essere informati della possibilità di ritirare una copia cartacea entro 30 giorni. La documentazione relativa ai dipendenti assunti a partire dal 2019 viene conservata 10 anni a partire dalla fine dell'anno solare in cui il rapporto di lavoro è cessato. Per le agenzie è importante anche un'altra disposizione: in caso di riassunzione della stessa persona entro 10 anni si prosegue con la documentazione già avviata — e questo è all’ordine del giorno nel settore del lavoro interinale. A partire dal 27 gennaio 2026, il Codice del lavoro consentirà anche la presentazione in formato elettronico di diverse pratiche relative al personale, quindi il fascicolo elettronico non sarà più un sistema ibrido. Prima di digitalizzare il tuo archivio, leggi la nostra guida sull'archiviazione digitale dei contratti.
La legge non solo consente alle agenzie di collocamento di digitalizzare completamente i contratti, ma — a seguito delle modifiche del 2025 — la rende addirittura obbligatoria, trasferendo interamente online la regolarizzazione del lavoro degli stranieri e inasprendo le sanzioni per gli errori formali. La chiave sta nella scelta della forma adeguata al tipo di contratto.
Come Partner autorizzato di Certum Forniamo alle agenzie di collocamento le firme qualificate per i coordinatori e i reclutatori, organizziamo il rilascio a distanza del QES agli stranieri (verifica video tramite IDnow in polacco o in inglese) e aiutiamo ad attivare il timbro qualificato per la digitalizzazione dei fascicoli.
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I contratti che richiedono la forma scritta — relativi al lavoro temporaneo e con cittadini stranieri in possesso di un permesso o di una dichiarazione — vengono sottoscritti elettronicamente con firma qualificata (QES) da entrambe le parti; tale forma è equivalente alla forma scritta (art. 78¹ del Codice Civile). I contratti d’incarico con incaricati polacchi possono essere stipulati in forma documentale, ad esempio tramite una piattaforma. Lo straniero otterrà la QES a distanza grazie al sistema SimplySign con verifica video tramite IDnow.
Sì. Il Codice civile non prevede alcuna forma specifica per il mandato, quindi un contratto stipulato via e-mail, tramite una piattaforma o tramite SMS è valido. La firma elettronica qualificata (QES) non è obbligatoria, ma rafforza il valore probatorio dell’agenzia: conferma l’identità dei firmatari, l’integrità del contenuto e la data. Eccezione: un incarico con un cittadino straniero che richieda un’autorizzazione o una dichiarazione deve essere in forma scritta.
A partire dal 1° giugno 2025, il contratto deve essere stipulato per iscritto (o in formato elettronico con firma elettronica qualificata (QES) di entrambe le parti) prima ancora che allo straniero sia consentito di iniziare a lavorare, previa presentazione di una traduzione in una lingua a lui comprensibile. Una copia del contratto deve essere trasmessa all’ufficio competente tramite il sito praca.gov.pl prima dell’inizio dell’attività lavorativa. Lavorare senza un contratto scritto costituisce un’assegnazione illegale di lavoro — con una sanzione da 3.000 a 50.000 zł.
Basta un passaporto valido e la verifica video tramite IDnow: l’operatore conferma l’identità durante una videochiamata in polacco o in inglese, e il certificato SimplySign viene inviato all’app mobile. L’intero processo si svolge online, senza PESEL e senza doversi recare presso un punto di assistenza. I cittadini dell’UE possono inoltre utilizzare il QES rilasciato nel proprio paese: ai sensi del regolamento eIDAS, esso è riconosciuto in tutta l’Unione.
Sì — il documento elettronico recante le firme qualificate dell’agenzia e del lavoratore soddisfa il requisito della forma scritta. Se il lavoratore non dispone di una firma elettronica qualificata (QES), il contratto stipulato in altro modo rimane valido, ma l’agenzia deve confermarne le condizioni per iscritto al più tardi il secondo giorno di prestazione del lavoro interinale (art. 13, comma 4, della legge sull’impiego di lavoratori interinali).
