La firma qualificata (QES) è la firma elettronica più potente in Europa. Ha lo stesso valore legale di una firma autografa e funziona in tutti i Paesi dell'UE. Sembra perfetto?
C'è solo un "ma”: la firma stessa. non garantisce la durata legale per sempre.
Perché? Perché la sua validità tecnica scade.
Il certificato con cui viene apposta la firma scade (di solito dopo 1, 2 o 3 anni).. Il CRL (Elenco dei certificati revocati - cioè l'elenco dei certificati revocati) non viene più aggiornato una volta che il certificato è scaduto. Dopo diversi anni, è impossibile verificare se la firma era valida al momento dell'invio.
Il risultato? In caso di revisione contabile, di un procedimento giudiziario o di un audit, un documento firmato diversi anni fa può essere messo in discussione.
Ecco dove entra in gioco timbro temporale qualificato. Si tratta di una sorta di timbro digitale che conferma che il documento è esistito in un determinato momento e non è stato modificato da allora.
Questo è fondamentale per dimostrare anni dopo che la firma era valida al momento della presentazione, anche se il certificato è scaduto.
Buone pratiche
Archiviazione offline è il processo di protezione e archiviazione dei documenti elettronici al di fuori dell'ambiente online - cioè senza una connessione permanente a Internet o l'utilizzo di servizi cloud. Può applicarsi sia ai file ordinari che ai documenti firmati elettronicamente (ad esempio, con firma qualificata).
Offline” non significa solo assenza di Internet. In pratica lo è:
Nel contesto delle firme qualificate, l'archiviazione offline è particolarmente importante perché:
Non è necessario un DMS complesso (Sistema di gestione dei documenti - sistema di gestione elettronica dei documenti). Bastano pochi semplici passi.
Entrambi gli strumenti sono compatibili con eIDASma hanno un approccio diverso al lavoro.
Caratteristica | Certum Mini | SemplicementeSegno |
Richiede lettore e scheda | Sì | Non |
Funziona offline | Sì | Non |
Aggiunta di una marca temporale dopo la firma (come nuova firma o controfirma) | Sì | Sì |
È possibile firmare un documento senza etichetta | Sì | Sì |
Ideale per | Uffici, archivi | Utenti mobili |
Se si desidera l'indipendenza da Internet e l'archiviazione alle proprie condizioni, Certum Mini è la scelta migliore.
Beh, il timestamp in sé non può essere aggiunto a un documento già firmato – ma come di solito accade ce ne sono altri soluzioniper aggiornare un documento firmato con una firma qualificata senza marca temporale.
Come posso aggiungere una marca temporale dopo che il documento è già stato firmato? (proCertum SmartSign)
Perché funziona? Perché la firma e la timestamp sono due operazioni separate. La firma può essere offline, mentre il tag richiede una connessione al server.
Una firma qualificata è il fondamento della credibilità di un documento.
Ma la sua longevità dipende da voi.
Firma + marca temporale + archiviazione locale = documento sicuro per gli anni a venire.
