La firma qualificata (QES) è la firma elettronica più potente in Europa. Ha lo stesso valore legale di una firma autografa e funziona in tutti i Paesi dell'UE. Sembra perfetto?
C'è solo un "ma": la firma di per sé non garantisce la permanenza legale per sempre.
Perché? Perché la sua validità tecnica scade.
Il certificato con cui viene apposta la firma scade (di solito dopo 1, 2 o 3 anni). La CRL (Certificate Revocation List - (l'elenco dei certificati revocati) non viene più aggiornato una volta che il certificato è scaduto. Dopo diversi anni, non è più possibile verificare se la firma era valida al momento della sottoscrizione.
Il risultato? In caso di revisione contabile, di un procedimento giudiziario o di un audit, un documento firmato diversi anni fa può essere messo in discussione.
È qui che entra in gioco la marca temporale qualificata. Si tratta di una sorta di timbro digitale che conferma che un documento esisteva in un determinato momento e che da allora non è stato modificato.
Questo è fondamentale per dimostrare anni dopo che la firma era valida al momento della presentazione, anche se il certificato è scaduto.
Buone pratiche
Archiviazione offline è il processo di protezione e archiviazione di documenti elettronici al di fuori dell'ambiente online - cioè senza una connessione permanente a Internet o senza utilizzare servizi cloud. Può essere applicata sia ai file ordinari che ai documenti firmati elettronicamente (ad esempio, con firma qualificata).
Offline" non significa solo assenza di Internet. In pratica, lo è:
Nel contesto delle firme qualificate, l'archiviazione offline è particolarmente importante perché:
Non è necessario un DMS complesso (Sistema di gestione dei documenti - un sistema di gestione elettronica dei documenti). Sono sufficienti alcuni semplici passaggi.
Entrambi gli strumenti sono compatibili con eIDASma hanno un approccio diverso al lavoro.
Caratteristica | Certum Mini | SemplicementeSegno |
Richiede lettore e scheda | Sì | Non |
Funziona offline | Sì | Non |
Aggiunta di una marca temporale dopo la firma (come nuova firma o controfirma) | Sì | Sì |
È possibile firmare un documento senza etichetta | Sì | Sì |
Ideale per | Uffici, archivi | Utenti mobili |
Se si desidera l'indipendenza da Internet e l'archiviazione alle proprie condizioni, il Certum Mini è la scelta migliore.
Il timestamp non può essere aggiunto a un documento già firmato, ma, come di solito accade, esistono altre soluzioni per aggiornare un documento firmato con una firma qualificata senza timestamp.
Come posso aggiungere una marca temporale dopo che il documento è già stato firmato? (proCertum SmartSign)
Perché funziona? Perché la firma e il timestamp sono due operazioni separate. La firma può essere offline, mentre il timestamp richiede una connessione al server.
Una firma qualificata è il fondamento della credibilità di un documento.
Ma la sua longevità dipende da voi.
Firma + marca temporale + archiviazione locale = documento sicuro per gli anni a venire.
