Больше не нужно печатать, ставить печати и ждать курьера. Присяжный переводчик может заверить перевод квалифицированной электронной подписью и отправить его клиенту по электронной почте — с полной юридической силой. Мы объясняем, в чём заключается электронный перевод, что требует закон и о чём нужно помнить при оформлении и составлении перечня.
Да — и это прямо следует из закона. Статья 18, пункт 1а Закон от 25 ноября 2004 года о профессии присяжного переводчика (т. е. Сборник законов за 2019 г., п. 1326) гласит:
„Присяжный переводчик может с помощью квалифицированной электронной подписи заверить перевод или копию документа в электронном виде”.”
Что это означает на практике?
Закон предусматривает одно существенное ограничение: электронная копия письма переводчик может заверить только на основании оригинала, перевода или копии документа в письменной форме. Таким образом, он не сможет составить заверенную электронную копию „из файла, полученного от клиента” — основанием должен служить бумажный документ, который переводчик имел перед собой. Сам перевод, в свою очередь, можно выполнить и на основе копии или скана — однако об этом необходимо честно указать в формуле заверения, о чём пойдёт речь чуть позже.
Это самое распространенное недоразумение при общении с клиентами — и источник серьезных проблем, когда документ попадает в ведомство. Скан бумажного перевода — это всего лишь копия. Отсканированная печать и подпись не поддаются криптографической проверке, поэтому такой файл не имеет силы оригинала — он является, в лучшем случае, иллюстративным материалом.
Это работает и в обратную сторону: Распечатка перевода, заверенного в электронном виде, не имеет силы оригинала. Как отмечается в руководстве PT TEPIS, перевод, заверенный QES, сохраняет юридическую силу исключительно в электронном виде — на бумаге невозможно проверить ни личность подписавшегося, ни целостность содержания. Оригиналом является файл, и именно этот файл следует передать получателю.
| Форма перевода | Что такое | Юридическая сила |
|---|---|---|
| На бумаге с печатью и подписью | оригинал в бумажном виде | полная (ст. 18 п. 1 Закона о трудовых отношениях) |
| Скан бумажного перевода | электронная копия | отсутствие достоинств оригинала |
| Файл с квалифицированной подписью переводчика (например, PDF/PAdES) | оригинал в электронном виде | полная (ст. 18 п. 1а Закона о трудовых отношениях) |
| Распечатка файла с квалифицированной подписью | бумажная копия | отсутствие достоинств оригинала |
Практический совет для переводчиков и бюро: согласуйте с заказчиком перед размещением заказа, в каком формате должен быть выдан документ. Если конечный получатель (государственный орган, суд, вуз) принимает только бумажные документы — требуется бумажный экземпляр. Если он принимает электронные документы — электронный перевод позволяет сэкономить время и затраты на отправку. А если клиенту нужны обе формы, каждая из них выдается отдельно (и отдельно регистрируется в реестре).
Закон не предписывает формат файла. Однако выбор определяется практическими соображениями PDF — документ выглядит одинаково на любом устройстве, а подпись можно встроить в сам файл. Рекомендуемый Certum способ заключается в сохранении перевода в формате PDF и подаче внутренней подписи (в рамке) — то есть подписи в формате PAdES, который является неотъемлемой частью документа. Благодаря этому получатель получает один файл, который можно открыть в обычном PDF-просмотрщике, с отображаемой информацией о подписи. Различия между форматами подписей мы объясняем в статье XAdES и PAdES — две стороны электронной подписи.
Типичный процесс выдачи электронного перевода выглядит следующим образом:
💡 Техническое примечание: прилагайте все приложения (скан оригинала, дополнительные страницы) прежде чем вы поставите подпись. Любое вмешательство в подписанный файл — в том числе и „невинное” объединение с другим документом — нарушает целостность подписи и аннулирует удостоверение. Это одно из железных правил, описанных в тексте 7 железных правил QES.
Требования, предусмотренные статьёй 18, пунктом 2 закона, действуют независимо от формы перевода: на каждом заверенном переводе заменяется позиция в репертуаре а также указывает, были ли они составлены на основании оригинала, перевода или копии (а если на основании копии — то заверена ли она и кем).
Стандартно в заверенной формуле указываются: имя и фамилия переводчика, обозначение языка, номер записи в реестре присяжных переводчиков (ПП), подтверждение соответствия представленному документу, место и дату, а также номер дела. В случае электронных переводов PT TEPIS рекомендует дополнительно включить в формулу следующее:
Такая развернутая формулировка выполняет образовательную функцию — она упреждает сомнения менее опытного читателя, прежде чем тот успеет поставить под сомнение документ „без печати”.
В реестре электронный перевод регистрируется так же, как и любая другая операция, с учетом нескольких практических правил, разработанных представителями отрасли:
Последний пункт — хороший повод навести порядок в хранении выданных документов — мы рассказываем, как это сделать, в нашем руководстве Архивирование документов с электронной подписью.
Правовая ситуация однозначна: перевод, заверенный QES, приравнивается к бумажной версии с печатью. Администрация уже много лет принимает электронные документы через почтовые ящики, а с 1 января 2026 года основным каналом связи с государственными органами являются Электронная доставка, которые заменили ePUAP. Суды обрабатывают всё больше документов в электронном виде, а в сфере делового оборота — между бюро переводов, юридическими фирмами и компаниями — файлы с QES стали повседневной реальностью.
Однако на практике ситуация бывает не столь «цифровой», как это предусмотрено нормами. В руководстве TEPIS честно отмечается, что часть ведомств и органов власти по-прежнему работает с бумажными документами — иногда из-за отсутствия систем обработки и архивирования электронных документов — и бывает, что получатель отказывается принимать перевод в электронном виде. То же самое касается вузов: многие из них принимают электронные переводы при поступлении, но некоторые требуют бумажную версию на этапе подачи оригиналов документов. Поэтому золотое правило гласит: Перед передачей перевода заказчик должен получить подтверждение от конечного получателя о том, что тот принимает документы в электронном виде. Переводческим агентствам рекомендуем включить этот вопрос непосредственно в форму запроса на расчет стоимости.
А за рубежом? Здесь у польского присяжного переводчика есть весомый аргумент: согласно статья 25, пункт 3 Регламента eIDAS квалифицированная электронная подпись, основанная на сертификате, выданном в одном из государств-членов признается в качестве квалифицированной электронной подписи во всех остальных странах ЕС. Сертификат польского поставщика (например, Certum) включен в списки доверенных поставщиков ЕС (Trusted Lists), поэтому ведомство в Берлине или Амстердаме может проверить его так же легко, как и ведомство в Варшаве. Подробнее об этом механизме мы рассказываем в статье eIDAS: цифровое доверие в Европейском союзе. За пределами ЕС ситуация может быть различной — одни страны признают европейские квалифицированные подписи, другие требуют бумажных документов с апостилем или легализацией, поэтому при работе с третьими странами необходимо особенно тщательно проверять требования.
Получатель (и сам переводчик) может в любой момент проверить действительность подписи с помощью службы проверки — как это сделать, мы показываем в сравнительной таблице WebNotarius и SmartSign против Adobe Reader.
📌 Кстати: если вы ведете деятельность переводчика по коду JDG, зарегистрированную в CEIDG до 2025 года, помните, что не позднее с 1 октября 2026 года. Кроме того, у вас должен быть собственный адрес для получения электронных уведомлений.
Каждый значимый QES от квалифицированного поставщика соответствует требованию статьи 18, пункта 1а. Однако стоит позаботиться об одной детали, которая укрепляет доверие получателей: сертификат может содержать — помимо имени и фамилии — информацию о статусе присяжного переводчика и номере записи в реестре проводимующуюся Министерством юстиции. Certum рекомендует следующее решение: в этом случае подпись однозначно связывается не только с лицом, но и с его профессиональными полномочиями. При оформлении заказа подготовьте документ, подтверждающий внесение в реестр TP.
Второе решение касается формы подписания — с помощью мобильного устройства или с использованием считывателя:
| Характеристика | SimplySign (облачный) | Certum Mini (карта + считыватель) |
|---|---|---|
| Порядок подписания | приложение на телефоне/компьютере, без оборудования | криптографическая карта в USB-считывателе |
| Мобильность | Вы можете подписать документ где угодно — в том числе у клиента | требуется компьютер со считывателем |
| Временные метки | пакет 5000/мес. в стоимость | пакет 5000/мес. в стоимость |
| Цена | в зависимости от срока действия | от 282 злотых |
| Для кого | переводчики, работающие удаленно и на выезде | предпочитающие физический носитель |
Для переводчика, работающего с клиентами онлайн, естественным выбором является SimplySign — позволяет заверить перевод из любого места, а встроенный набор временных меток полностью удовлетворяет потребности даже очень загруженного бюро. Если вы предпочитаете карту, выберите Certum Mini. Подробное сравнение вы найдете в статье Мобильная подпись SimplySign или подпись со считывателем Certum Mini?, а весь процесс покупки мы описываем в тексте Как оформить квалифицированную электронную подпись.
С помощью квалифицированной электронной подписи весь цикл выполнения заказа завершается онлайн: клиент отправляет скан для расчета стоимости, переводчик возвращает заверенный файл в формате PDF, а расчет и счет-фактура также передаются в электронном виде. Без принтера, конвертов и почтового окна.
Заверенный электронной подписью присяжный перевод — это полностью легальная, более быстрая и менее затратная с точки зрения распространения форма работы присяжного переводчика — при условии, что файл будет правильно подготовлен и подписан, а заказчик осознает, что оригиналом является электронный документ.
Как авторизованный партнер Certum Мы помогаем присяжным переводчикам и переводческим агентствам выбрать, заказать и настроить квалифицированную подпись — в том числе сертификат с данными о профессиональных полномочиях — а также обучить персонал подписанию и проверке подлинности документов.
📞 +48 22 417 05 55 | ✉️ [email protected] — мы предоставляем консультации в наших офисах в В Варшаве, Кракове, Вроцлаве и Радоме, а также онлайн или в выбранном вами месте.
Продукты, связанные с этой темой:
Также стоит заглянуть в руководство PT TEPIS „Квалифицированная электронная подпись в работе присяжного переводчика”.
Да. Статья 18, пункт 1а Закона о профессии присяжного переводчика позволяет переводчику заверить квалифицированной электронной подписью перевод или копию документа в электронной форме. Такой документ приравнивается к переводу, заверенному печатью и собственноручной подписью. Однако электронная копия документа может быть заверена исключительно на основании документа в письменной форме.
Нет — распечатка не имеет силы оригинала. Перевод, заверенный квалифицированной подписью, сохраняет юридическую силу исключительно в электронном виде, поскольку только в файле можно проверить личность подписавшего и целостность содержания. Получателю необходимо передать подписанный файл, а не его распечатку или скан.
В Европейском союзе — да: в соответствии со ст. 25 п. 3 Регламента eIDAS квалифицированная подпись, основанная на сертификате одного государства-члена, признается во всех остальных. За пределами ЕС практика зависит от страны и учреждения — одни принимают европейские QES, другие требуют бумажных документов с апостилем или легализацией, поэтому требования получателя необходимо уточнить заранее.
Закон этого не требует — достаточно действительной квалифицированной подписи, выданной на имя переводчика как физического лица. Однако рекомендуется указывать в сертификате информацию о статусе присяжного переводчика и номере записи в реестре Министерства юстиции, что однозначно связывает подпись с профессиональными полномочиями и снижает вероятность возникновения сомнений у получателей.
Достаточно пройти проверку файла в сервисе проверки подписей — например, в приложении доверенного поставщика или в онлайн-валидаторе. Результат проверки показывает, кто подписал документ, является ли подпись квалифицированной, когда она была поставлена и не было ли изменено содержание документа после подписания. Рекомендуется добавить краткую инструкцию по проверке в форму заверения или в сообщение для клиента.
Нет. Квалифицированная электронная печать — это услуга для субъектов, обладающих правосубъектностью (содержит название и идентификатор субъекта, например, NIP), а не для физических лиц. Присяжный переводчик заверяет переводы собственной квалифицированной электронной подписью, которая идентифицирует его личность — так же, как круглая печать и собственноручная подпись в бумажном варианте.
