Gestisci un’azienda in Polonia, ma non hai una carta d’identità polacca — e ti viene detto che dal 2026 dovrai essere in KSeF? Niente paura: la firma elettronica qualificata è disponibile per gli stranieri in modalità completamente remota, tramite verifica video IDnow. Ecco la procedura completa: dall'acquisto al primo accesso a KSeF.
Sì — e questo senza la cittadinanza polacca né il numero PESEL. Certum, in qualità di fornitore qualificato di servizi di fiducia iscritto nel registro polacco Elenco affidabile (TSL), offre una procedura di verifica dell'identità da remoto tramite il servizio IDnow — una videochiamata con un operatore qualificato, che verifica la tua identità sulla base del passaporto o di un altro documento riconosciuto. La conversazione si svolge in polacco o in inglese.
Avvertenze importanti:
Come Partner autorizzato di Certum Ti aiutiamo in ogni fase: dalla scelta del pacchetto, alla compilazione della domanda, fino alla formazione sul primo utilizzo della firma digitale.
L'intero processo si svolge senza la necessità di recarsi fisicamente in Polonia e senza dover recarsi presso gli uffici pubblici. Ecco i sette passaggi:
Elenco dei documenti e dei dati necessari per superare con successo la verifica video:
KSeF (Sistema nazionale di fatturazione elettronica) È la piattaforma obbligatoria per l'emissione di fatture strutturate (in formato XML). Termini di applicazione dell'obbligo:
La modalità di autenticazione in KSeF dipende dalla forma giuridica dell'attività:
Uno straniero in possesso di PESEL e chi esercita un'attività economica in proprio (JDG) o è socio di una società civile deve autenticarsi su KSeF con la propria firma elettronica qualificata (QES). Una volta ottenuta la firma tramite IDnow, questo percorso è completamente accessibile — senza ulteriori formalità.
Se un membro del consiglio di amministrazione o una persona autorizzata a rappresentare la società non dispone del codice polacco PESEL, la società ha due opzioni:
Guida completa all'autenticazione su KSeF: Autenticazione KSeF — guida per le aziende, JDG e JST.
La firma elettronica qualificata ottenuta tramite IDnow è uno strumento versatile: un investimento che si ripaga rapidamente quando un’azienda opera nell’ambiente digitale polacco.
Principali applicazioni:
Guida sintetica alle esigenze tipiche degli imprenditori stranieri in Polonia: Quando uno straniero ha bisogno di una firma qualificata — guida pratica.
SimplySign (cloud, smartphone) è la soluzione consigliata di default per gli stranieri, poiché elimina la necessità di portare con sé un lettore di carte. Tuttavia, in alcune situazioni Certum Mini (una scheda crittografica fisica + un lettore) potrebbe essere una scelta migliore:
| Situazione | SemplicementeSegno | Certum Mini |
|---|---|---|
| Firmare sul campo, dal cellulare | ✅ Perfetto | ❌ Richiede un computer + un lettore |
| Postazione da ufficio, firma in massa | ✅ Buono | ✅ Ottimo (5.000 timestamp al mese) |
| Requisiti aziendali (la scheda come supporto) | ⚠️ A volte non soddisfa i requisiti della politica di sicurezza | ✅ Conforme |
| Costo d'ingresso | Inferiore (senza attrezzatura) | Superiore (scheda + lettore) |
| Tempo che intercorre tra l'acquisto e il primo utilizzo | Più veloce (senza consegna dell'attrezzatura) | Dipende dalla consegna |
Entrambe le opzioni sono disponibili con la verifica tramite IDnow. Se non sai quale soluzione sia più adatta alla tua situazione, chiamaci: ti forniremo una consulenza gratuita.
Uno straniero che gestisce un’azienda in Polonia ha oggi accesso a un percorso completo di identità digitale, senza dover viaggiare né recarsi presso gli uffici pubblici. La firma elettronica qualificata ottenuta tramite IDnow apre le porte a KSeF, KRS, alle gare d’appalto e a decine di altri sistemi amministrativi.
Come Partner autorizzato di Certum Accompagniamo gli stranieri in ogni fase del processo: acquisto, compilazione della domanda, prenotazione dell’appuntamento su IDnow, formazione e primo accesso a KSeF. Lavoriamo in polacco e in inglese.
📞 Chiama: +48 22 417 05 55 — I nostri consulenti sono a tua disposizione presso i nostri uffici di Varsavia, Cracovia, Breslavia e Radom oppure online. 🛒 Scopri l'offerta: SimplySign QES con verifica IDnow (da remoto, senza recarsi in Polonia).
Maggiori informazioni sulla normativa KSeF: ksef.podatki.gov.pl e gov.pl/web/finanze.
Lo straniero ottiene una firma elettronica qualificata tramite la verifica video a distanza IDnow (servizio Certum), senza doversi recare in Polonia. Una volta ottenuta la firma elettronica qualificata (QES), la persona fisica (JDG) la utilizza per autenticarsi direttamente presso KSeF. Una società il cui consiglio di amministrazione non comprenda una persona con PESEL utilizza un sigillo qualificato (QSeal) oppure presenta la comunicazione ZAW-FA all’ufficio delle imposte.
Ti serviranno: un passaporto o un documento d’identità iscritto nel registro PRADO (valido per l’intera durata del certificato), uno smartphone o un computer dotato di videocamera, un numero di telefono e un indirizzo e-mail. Se possiedi un documento polacco PESEL, prepara anche il documento che lo attesta.
No. Gli orari standard sono lunedì (09:00–14:30 CET), mercoledì (10:00–16:30 CET) e venerdì (10:00–12:30 CET). È possibile fissare appuntamenti privati il martedì e il giovedì con un supplemento di 500 zł. Si consiglia di prenotare l’appuntamento con qualche giorno di anticipo.
Il costo totale comprende il certificato SimplySign QES (da 299 a 479 zł a seconda della durata) più una quota una tantum per la verifica video tramite IDnow (2.100 zł). Per il certificato annuale il costo complessivo è di circa 2.399 zł (~560 EUR), per quello triennale di circa 2.579 zł (~600 EUR).
Sì. Certum è un fornitore qualificato di servizi di fiducia iscritto nella Trusted List polacca. Ai sensi dell’art. 25, comma 3, eIDAS, la firma elettronica qualificata basata sul certificato Certum è automaticamente riconosciuta in tutti i 27 Stati membri dell’UE. Maggiori dettagli nell’articolo: Firma qualificata polacca in tutta l’UE.
In linea di massima, il documento d’identità deve essere valido per l’intero periodo di validità del certificato. Fanno eccezione i titolari di un documento polacco PESEL: in questi casi, Certum può rilasciare il certificato anche se il documento ha una validità più breve. In caso di dubbi, consultateci prima dell’acquisto (+48 22 417 05 55).
