Schluss mit dem Ausdrucken, Stempeln und Warten auf den Kurier. Ein vereidigter Übersetzer kann eine Übersetzung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur beglaubigen und sie dem Kunden per E-Mail zusenden – mit voller Rechtswirksamkeit. Wir erklären, was eine E-Übersetzung ist, was das Gesetz vorschreibt und was bei der Formulierung und dem Verzeichnis zu beachten ist.
Ja – und das geht direkt aus dem Gesetz hervor. § 18 Abs. 1a Gesetz vom 25. November 2004 über den Beruf des vereidigten Übersetzers (d. h. Gesetzblatt von 2019, Nr. 1326) lautet:
„Ein vereidigter Übersetzer kann eine Übersetzung oder eine Abschrift eines Schriftstücks in elektronischer Form mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur beglaubigen.”
Was bedeutet das in der Praxis?
Das Gesetz sieht eine wesentliche Einschränkung vor: elektronische Kopie des Schreibens Der Übersetzer kann beglaubigen ausschließlich auf der Grundlage des Originals, einer Übersetzung oder einer Abschrift des Dokuments in schriftlicher Form. Er erstellt also keine beglaubigte elektronische Abschrift „aus einer Datei des Kunden” – Grundlage muss ein Papierdokument sein, das dem Übersetzer vorlag. Die Übersetzung selbst kann hingegen auch auf der Grundlage einer Kopie oder eines Scans angefertigt werden – dies muss jedoch in der Beglaubigungsformel ehrlich vermerkt werden, worauf ich gleich noch eingehen werde.
Das ist das häufigste Missverständnis in der Kommunikation mit Kunden – und die Ursache für ernsthafte Probleme, wenn das Dokument bei der Behörde eingeht. Ein Scan einer gedruckten Übersetzung ist nur eine Kopie. Ein gescannter Stempel und eine gescannte Unterschrift lassen sich nicht kryptografisch verifizieren, daher hat eine solche Datei nicht die Rechtskraft eines Originals – sie dient höchstens als Anschauungsmaterial.
Das gilt auch umgekehrt: Ein Ausdruck einer elektronisch beglaubigten Übersetzung hat nicht den Wert eines Originals.. Wie im Leitfaden von PT TEPIS betont wird, behält eine mit einem QES versehene Übersetzung ihre Rechtswirksamkeit ausschließlich in elektronischer Form — Auf Papier lässt sich weder die Identität des Unterzeichners noch die Unversehrtheit des Inhalts überprüfen. Das Original ist die Datei, und diese Datei muss dem Empfänger übermittelt werden.
| Art der Übersetzung | Was ist das? | Rechtskraft |
|---|---|---|
| In Papierform mit Stempel und Unterschrift | Original in Papierform | vollständig (Art. 18 Abs. 1 UZT) |
| Scan einer gedruckten Übersetzung | elektronische Kopie | kein Originalwert |
| Datei mit der qualifizierten Signatur des Übersetzers (z. B. PDF/PAdES) | Original in elektronischer Form | vollständig (Art. 18 Abs. 1a UZT) |
| Ausdruck einer Datei mit qualifizierter Signatur | Papierausdruck | kein Originalwert |
Ein praktischer Tipp für Übersetzer und Übersetzungsbüros: Sprechen Sie dies mit dem Kunden ab vor der Beauftragung, in welcher Form das Dokument ausgestellt werden soll. Wenn der Endempfänger (Behörde, Gericht, Hochschule) nur Papierdokumente akzeptiert, ist eine Papierausfertigung erforderlich. Wenn er elektronische Dokumente akzeptiert, spart eine E-Übersetzung Zeit und Versandkosten. Und wenn der Kunde beide Formate benötigt, werden diese jeweils separat ausgehändigt (und separat im Verzeichnis vermerkt).
Das Gesetz schreibt kein Dateiformat vor. Praktische Erwägungen sind jedoch ausschlaggebend für die Wahl PDF — Das Dokument sieht auf jedem Gerät identisch aus, und die Signatur kann in die Datei eingebettet werden. Der von Certum empfohlene Weg besteht darin, die Übersetzung als PDF zu speichern und einzureichen interne Signatur (umrandet) — also eine Signatur im Format PAdES, das einen integralen Bestandteil des Dokuments bildet. Dadurch erhält der Empfänger eine einzige Datei, die er in einem gewöhnlichen PDF-Reader öffnen kann und in der die Informationen zur Signatur sichtbar sind. Die Unterschiede zwischen den Signaturformaten erläutern wir in dem Artikel XAdES und PAdES – zwei Facetten der elektronischen Signatur.
Der typische Ablauf bei der Erstellung einer E-Übersetzung sieht wie folgt aus:
💡 Technischer Hinweis: Bitte fügen Sie alle Anhänge (Scan der Quelle, zusätzliche Seiten) bei bevor Sie werden die Datei signieren. Jeder Eingriff in die signierte Datei – auch ein „harmloses” Zusammenführen mit einem anderen Dokument – beeinträchtigt die Integrität der Signatur und macht die Beglaubigung ungültig. Dies ist eine der eisernen Regeln, die im Text beschrieben werden Die 7 eisernen Regeln von QES.
Die Anforderungen gemäß Art. 18 Abs. 2 des Gesetzes gelten unabhängig von der Form der Übersetzung: Auf jeder beglaubigten Übersetzung Die Position im Repertoire wird geändert und gibt an, ob sie auf der Grundlage des Originals, einer Übersetzung oder einer Abschrift erstellt wurden (und falls es sich um eine Abschrift handelt – ob diese beglaubigt ist und von wem).
Die Beglaubigungsformel enthält standardmäßig: den Vor- und Nachnamen des Übersetzers, die Angabe der Sprache, Eintragungsnummer im Verzeichnis der vereidigten Übersetzer (TP), eine Bestätigung der Übereinstimmung mit dem vorgelegten Dokument, Ort und Datum sowie die Aktenzeichen. Bei elektronischen Übersetzungen empfiehlt PT TEPIS, die Formel zusätzlich um folgende Angaben zu ergänzen:
Eine derart ausführliche Formulierung hat einen informativen Charakter – sie kommt den Zweifeln eines weniger erfahrenen Lesers zuvor, bevor dieser das Dokument „ohne Stempel” in Frage stellen kann.
Im Repertoire wird eine elektronische Übersetzung wie jede andere Tätigkeit erfasst, wobei einige von der Branche entwickelte praktische Grundsätze zu beachten sind:
Der letzte Punkt ist ein guter Grund, die Aufbewahrung der ausgestellten Dokumente zu ordnen – in unserem Ratgeber geben wir Ihnen Tipps dazu Archivierung von Dokumenten mit elektronischer Signatur.
Die Rechtslage ist eindeutig: Eine mit QES beglaubigte Übersetzung ist mit der Papierversion mit Stempel gleichwertig. Die Verwaltung nimmt seit Jahren elektronische Dokumente über elektronische Postfächer entgegen, und ab dem 1. Januar 2026 sind die wichtigsten Kommunikationskanäle mit den Behörden e-Delivery, die ersetzt wurden durch ePUAP. Die Gerichte bearbeiten immer mehr Schriftstücke in elektronischer Form, und im Geschäftsverkehr – zwischen Übersetzungsbüros, Anwaltskanzleien und Unternehmen – sind Dateien mit QES an der Tagesordnung.
In der Praxis sieht es jedoch oft weniger digital aus als in den Vorschriften vorgesehen. Der TEPIS-Leitfaden weist ehrlich darauf hin, dass ein Teil der Behörden und Ämter nach wie vor mit Papier arbeitet – manchmal mangels Systemen zur Bearbeitung und Archivierung von elektronischen Dokumenten – und es kommt vor, dass der Empfänger die Annahme einer Übersetzung als Datei verweigert. Ähnlich verhält es sich mit den Hochschulen: Viele akzeptieren elektronische Übersetzungen im Zulassungsverfahren, doch einige verlangen bei der Einreichung der Originale eine Papierversion. Daher lautet die goldene Regel: Vor der Auslieferung der Übersetzung sollte der Kunde beim Endempfänger bestätigen, dass dieser elektronische Dokumente akzeptiert.. Wir empfehlen Übersetzungsbüros, diese Frage direkt in das Angebotsformular aufzunehmen.
Und im Ausland? Hier hat ein vereidigter Übersetzer aus Polen ein starkes Argument: Gemäß Art. 25 Abs. 3 der eIDAS-Verordnung qualifizierte elektronische Signatur auf der Grundlage eines in einem Mitgliedstaat ausgestellten Zertifikats wird in allen anderen EU-Ländern als qualifizierte elektronische Signatur anerkannt. Das Zertifikat eines polnischen Anbieters (z. B. Certum) ist in den EU-Verzeichnissen vertrauenswürdiger Anbieter (Trusted Lists) aufgeführt, sodass eine Behörde in Berlin oder Amsterdam es genauso einfach überprüfen kann wie eine Behörde in Warschau. Mehr über diesen Mechanismus erfahren Sie in unserem Artikel eIDAS: Digitales Vertrauen in der Europäischen Union. Außerhalb der EU sieht die Lage unterschiedlich aus – einige Länder akzeptieren qualifizierte elektronische Signaturen, andere verlangen Papierdokumente mit Apostille oder Beglaubigung; daher müssen die Anforderungen bei Drittländern besonders sorgfältig geprüft werden.
Der Empfänger (und der Übersetzer selbst) kann die Gültigkeit der Signatur jederzeit über den Validierungsdienst überprüfen – wie das geht, zeigen wir in unserem Vergleich WebNotarius und SmartSign im Vergleich zu Adobe Reader.
📌 Nebenbei bemerkt: Wenn Sie vor 2025 eine Übersetzungsagentur unter der Nummer JDG im CEIDG registriert haben, beachten Sie bitte, dass spätestens ab dem 1. Oktober 2026. Du musst außerdem eine eigene Adresse für E-Zustellungen haben.
Jedes gültige QES eines qualifizierten Anbieters erfüllt die Anforderungen von § 18 Abs. 1a. Es lohnt sich jedoch, auf ein Detail zu achten, das das Vertrauen der Empfänger stärkt: Das Zertifikat kann – neben dem Vor- und Nachnamen – Angaben zum Status als vereidigter Übersetzer und zur Eintragsnummer in das Verzeichnis enthalten die vom Justizminister geführt wird. Certum empfiehlt folgende Lösung: Die Unterschrift ist dann eindeutig nicht nur mit der Person, sondern auch mit deren beruflichen Befugnissen verknüpft. Legen Sie bei der Bestellung ein Dokument vor, das die Eintragung in die TP-Liste bestätigt.
Die zweite Entscheidung betrifft die Art der Signatur – mobil oder mit Lesegerät:
| Merkmal | SimplySign (Cloud) | Certum Mini (Karte + Lesegerät) |
|---|---|---|
| Art der Unterzeichnung | App auf dem Smartphone/Computer, ohne Hardware | Kryptografiekarte im USB-Lesegerät |
| Mobilität | Du kannst überall unterschreiben – auch beim Kunden | erfordert einen Computer mit einem Lesegerät |
| Zeitstempel | 5000/Monat im Preis inbegriffen | 5000/Monat im Preis inbegriffen |
| Preis | je nach Gültigkeitsdauer | ab 282 PLN |
| Für wen | Übersetzer, die im Homeoffice und vor Ort arbeiten | die ein physisches Medium bevorzugen |
Für einen Übersetzer, der Kunden online betreut, ist die naheliegende Wahl SimplySign — ermöglicht es, Übersetzungen von jedem Ort aus zu beglaubigen, und das integrierte Zeitstempel-Paket deckt selbst die Anforderungen eines sehr geschäftigen Büros vollständig ab. Wenn Sie eine Karte bevorzugen, wählen Sie Certum Mini. Einen detaillierten Vergleich findest du in dem Artikel Mobile Signatur SimplySign oder Signatur mit Lesegerät Certum Mini?, und den gesamten Kaufvorgang beschreiben wir im Text Wie man eine qualifizierte elektronische Signatur erstellt.
Mit einer qualifizierten Signatur wird der gesamte Auftragsablauf online abgeschlossen: Der Kunde sendet einen Scan zur Angebotserstellung, der Übersetzer schickt eine beglaubigte PDF-Datei zurück, und auch die Abrechnung und die Rechnung werden elektronisch übermittelt. Ganz ohne Drucker, Briefumschläge und Postfach.
Eine elektronisch beglaubigte beglaubigte Übersetzung ist eine voll rechtsgültige, schnellere und kostengünstigere Form der Arbeit eines vereidigten Übersetzers – vorausgesetzt, die Datei wird ordnungsgemäß aufbereitet und signiert, und der Kunde weiß, dass es sich bei dem Original um ein elektronisches Dokument handelt.
Als Autorisierter Partner von Certum Wir unterstützen vereidigte Übersetzer und Übersetzungsbüros dabei, eine qualifizierte Signatur – einschließlich eines Zertifikats mit Angaben zur beruflichen Zulassung – auszuwählen, zu bestellen und einzurichten sowie ihr Team im Unterzeichnen und Validieren von Dokumenten zu schulen.
📞 +48 22 417 05 55 | ✉️ [email protected] — Wir beraten Sie in unseren Büros in in Warschau, Krakau, Breslau und Radom, sowie online oder an einem Ort Ihrer Wahl.
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Es lohnt sich auch, einen Blick in den Ratgeber von PT TEPIS zu werfen „Die qualifizierte elektronische Signatur in der Arbeit eines vereidigten Übersetzers”.
Ja. Gemäß § 18 Abs. 1a des Gesetzes über den Beruf des vereidigten Übersetzers darf ein Übersetzer eine Übersetzung oder eine Abschrift eines Schriftstücks in elektronischer Form mit einer qualifizierten elektronischen Signatur beglaubigen. Ein solches Dokument ist einer Übersetzung gleichwertig, die mit einem Stempel und einer eigenhändigen Unterschrift versehen ist. Eine elektronische Abschrift eines Schriftstücks kann jedoch ausschließlich auf der Grundlage eines Dokuments in schriftlicher Form beglaubigt werden.
Nein – ein Ausdruck hat nicht den Wert eines Originals. Eine mit einer qualifizierten Signatur beglaubigte Übersetzung behält ihre Rechtswirksamkeit ausschließlich in elektronischer Form, da nur in der Datei die Identität des Unterzeichners und die Integrität des Inhalts überprüft werden können. Dem Empfänger ist die signierte Datei zu übermitteln, nicht deren Ausdruck oder Scan.
In der Europäischen Union – ja: Gemäß Artikel 25 Absatz 3 der eIDAS-Verordnung wird eine qualifizierte Signatur, die auf einem Zertifikat aus einem Mitgliedstaat basiert, in allen anderen Mitgliedstaaten anerkannt. Außerhalb der EU hängt die Praxis vom jeweiligen Land und der jeweiligen Institution ab – einige akzeptieren europäische qualifizierte elektronische Signaturen (QES), andere verlangen Papierdokumente mit Apostille oder Beglaubigung; daher müssen die Anforderungen des Empfängers im Voraus geklärt werden.
Das Gesetz schreibt dies nicht vor – eine gültige qualifizierte Signatur, die auf den Übersetzer als natürliche Person ausgestellt ist, reicht aus. Es wird jedoch empfohlen, im Zertifikat Angaben zum Status als vereidigter Übersetzer und zur Eintragungsnummer in das Verzeichnis des Justizministers anzugeben, wodurch die Unterschrift eindeutig mit den beruflichen Befugnissen verknüpft wird und Zweifel bei den Empfängern vermieden werden.
Es reicht aus, die Datei einem Signaturprüfungsdienst zu unterziehen – z. B. in der Anwendung eines Vertrauensdienstleisters oder einem Online-Validator. Das Validierungsergebnis zeigt, wer das Dokument signiert hat, ob es sich um eine qualifizierte Signatur handelt, wann sie angebracht wurde und ob der Inhalt nach der Signatur nicht verändert wurde. Es empfiehlt sich, der Beglaubigungsformel oder der Mitteilung an den Kunden eine kurze Anleitung zur Überprüfung beizufügen.
Nein. Das qualifizierte elektronische Siegel ist ein Dienst für Rechtsträger (es enthält den Namen und die Kennung des Rechtsträgers, z. B. NIP) und nicht für natürliche Personen. Ein vereidigter Übersetzer beglaubigt Übersetzungen mit seiner eigenen qualifizierten elektronischen Signatur, die ihn identifiziert – genau wie ein Rundstempel und eine eigenhändige Unterschrift in der Papierversion.
