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Sigillo qualificato vs firma professionale: quale scegliere nel vostro processo?

Una domanda stabilisce la direzione: se si tratta di una dichiarazione d'intenti di una persona o di un "timbro" di un'azienda. Su questa base, si sceglie uno strumento, si automatizza il processo e non ci si preoccupa della verifica anni dopo.
Firma professionale e sigillo qualificato: qual è la differenza e quando è opportuno utilizzarli?

Firma professionale e sigillo qualificato: qual è la differenza e quando è opportuno utilizzarli?

Le firme e i sigilli elettronici possono rendere il riordino dei documenti aziendali rapido ed efficiente. Il problema inizia quando qualcuno chiede: "Sono io che devo usare una una firma professionale o un sigillo sigillo qualificato?". Di seguito, spieghiamo le differenze con degli esempi, pensando agli utenti delle soluzioni Certum (SimplySign, Certum Mini) e del software proCertum SmartSign.

Definizioni in due frasi

  • Firma qualificata (QES): l'unica firma elettronica nell'UE con una presunzione di equivalenza a una firma autografa; sempre assegnata a una persona che non ha mai avuto problemi di sicurezza. individuale. Variante "professionale' è semplicemente un QES il cui certificato contiene attributi organizzativi (ruolo/azienda).

     

  • Sigillo qualificato (QESeal)equivalente al timbro aziendale nel mondo digitale; assegnato a persona giuridica / organizzazione. Garantisce l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto.

...e più semplice

  • Firma professionale qualificata firma (professionale) - apposta da una persona specifica che agisce per conto dell'azienda, ad esempio un membro del consiglio di amministrazione, un agente. Conferma l'identità e la volontà della persona. Ha la stessa forza di una firma autografa.
  • Timbro qualificato - deve essere applicato da ente (persona giuridica). Conferma l'origine e l'integrità del documento aziendale, ma non non esprime la volontà di una persona specifica. Ideale per la "timbratura" automatica "timbratura" di documenti in blocco.

Chi può usarlo?

 

  • La firma professionale può essere utilizzata da qualsiasi persona fisica a cui la società abbia delegato il potere di firma (rappresentanza, delega, procura).

 

  • Timbro qualificato: solo enti (ad esempio aziende, uffici, università). In pratica, il timbro può essere utilizzato automaticamente dai sistemi - senza alcun "clic" umano.

Cosa confermano esattamente?

 

  • Firma professionale: "Io, Jan Kowalski, firmando, esprimo la mia volontà per conto dell'azienda X in conformità alla mia autorità".

 

  • Timbro qualificato: "Questo documento proviene da dalla società X e non è stato alterato." (senza la dichiarazione d'intenti della persona).

Applicazioni tipiche

Scegliete una firma professionale quando

  • si fa dichiarazione di intenti (contratti, procure, delibere),
  • è richiesta la firma "di persona" (di un membro del consiglio di amministrazione, del responsabile della contabilità, ecc,)
  • è necessaria un'elevata forza probatoria per quanto riguarda chi specificamente firmato.

Scegliere una guarnizione qualificata quando

  • spendere in massa documenti: fatture elettroniche, conferme, certificati, attestati, regolamenti,
  • si desidera che i documenti vengano "timbrati" automaticamente nel sistema ERP/DMS,
  • avete bisogno di garanzie di dell'origine dell'organizzazione e dell'integrità del contenuto, senza nominare una persona,
  • si lavora nel sistema Ksef, ad esempio.

Aspetto tecnico e legale

  • Sia l'e-seal che l'e-signature sono "qualificati" perché si basano su certificati qualificati emessi da fornitori di servizi fiduciari qualificati (QTSP).
  • Si differenziano identità del soggetto nel certificato: 
    • per la firma - individuale;
    • per il timbro - persona giuridica.
  • Entrambi forniscono integrità e autenticazione dell'origine; la differenza sta nel fatto che la firma attribuisce un'azione a una una persona specifica.

Certum Mini, SimplySign, proCertum Smart Sign: come funziona in pratica?

  • Firma professionale con Certum (ad es. SimplySign o Certum Mini) è firma di una persona fisica con attributi aziendali - comoda per compiti di rappresentanza, firme "per nome" e quando le procedure richiedono il nome di una persona.
  • Sigillo qualificato Certum funziona come timbro aziendale digitalee funziona bene per la marcatura automatica di più documenti, anche sul lato server.
  • I seguenti sono utili per lavorare sul computer proCertum SmartSign (verifica, firma, sigillatura). In ambienti automatizzati, il sigillo può essere collegato a sistemi (ERP/DMS/flusso di lavoro).

Cosa scegliere? Scaricamento rapido

Scegliete una firma professionale quando

  • firmare contratto, procura, risoluzione, relazione,
  • la legge o la procedura richiede un'azione da parte di una persona,
  • deve essere chiaramente dimostrato, chi ha firmato (nome, cognome, ruolo).

Scegliere un timbro qualificato quando

  • emettete centinaia/migliaia di documenti "dall'organizzazione" (fatture elettroniche, conferme),
  • importante la fonte e l'integrità del contenuto e non la dichiarazione di intenti della persona,
  • si vuole automatizzare il processo di marcatura dei documenti.

Suggerimento: qualunque sia la vostra scelta, includete un una marca temporale qualificata e garantire verificabilità a lungo termine (LTV) - questo facilita le verifiche e le contestazioni probatorie a distanza di anni.

Differenze chiave - confronto

 

Caratteristica

Firma professionale qualificata

Timbro qualificato

Chi si "piega"?

Persona fisica (ad es. membro del consiglio di amministrazione, delegato)

Entità/organizzazione

Che cosa conferma?

Identità della persona e dichiarazione di intenti

Le origini dell'organizzazione e integrità contenuto

Forza legale

Equivalente a una firma autografa

Non sostituisce la firma di una persona; non costituisce una dichiarazione di intenti.

Scenari principali

Contratti, procure, delibere, relazioni

Fatture elettroniche, certificati, conferme, "timbratura" in blocco

Modalità di funzionamento

La persona "clicca" / autorizza (ad es. SimplySign)

Può funzionare automaticamente (server/sistema)

 

Domande frequenti

Il sigillo ha lo stesso "potere" della firma?
 Non sostituisce la dichiarazione di intenti di un individuo. Garantisce l'origine e l'integrità del documento aziendale. Se è necessaria la firma di una persona, utilizzate una firma professionale.

Una firma professionale è uguale a una firma autografa?
 Sì - una firma elettronica qualificata è legalmente equivalente a una firma autografa nell'UE.

Posso avere una firma e un sigillo professionali allo stesso tempo?
 Sì, è una pratica comune. La firma per i rappresentanti/avvocati, il sigillo per i processi di massa e l'automazione.

 

e se ... 

... vi state chiedendo, qual è la differenza tra una firma personale qualificata e una firma professionale?date un'occhiata alla nostra guida: "Firma qualificata personale o professionale? Differenze e applicazioni principali"In questa guida esaminiamo il "mondo delle firme personali e aziendali" e forniamo alcuni esempi di utilizzo.

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