La scadenza per la presentazione del bilancio annuale è inderogabile e gli obblighi formali sono cambiati: il nuovo sistema RDF a partire da febbraio 2026, l’obbligo della firma elettronica delle delibere e le difficoltà per gli stranieri sprovvisti del numero PESEL. Spieghiamo passo dopo passo chi firma cosa, con quale tipo di firma e tramite quale sistema.
Il bilancio è composto da esclusivamente per via elettronica — non è possibile presentarla in formato cartaceo né di persona presso il tribunale del registro. Sono disponibili due modalità:
La relazione stessa viene redatta in struttura logica (XML) conforme al formato specificato dal Ministero delle Finanze. Non si tratta di un semplice file PDF, bensì di un documento di dati strutturato, generato da un software di contabilità finanziaria o dall’applicazione gratuita “e-Sprawozdania Finansowe” del Ministero delle Finanze. Il file XML pronto viene quindi firmato dalle persone autorizzate e caricato nel sistema.
Il nuovo RDF (lanciato il 23 febbraio 2026) è completamente integrato con il Portale dei Registri Giudiziari (PRS). Ciò significa un unico punto di accesso e la possibilità di consultare i dati di registrazione della società direttamente nel sistema. Maggiori dettagli sul sito ekrs.ms.gov.pl.La legge sulla contabilità individua due categorie di soggetti tenuti a firmare il bilancio:
Dal 2022, tuttavia, è in vigore una semplificazione (art. 52, comma 2b): in caso di consiglio di amministrazione composto da più membri, è sufficiente una sola firma un membro del consiglio di amministrazione, a condizione che gli altri dichiarino che la relazione soddisfa i requisiti previsti dalla legge. Le dichiarazioni (in formato elettronico o cartaceo con firma autografa) devono essere allegate alla relazione.
Ciascuna di queste persone firma la relazione individualmente, uno dei tipi di firma ammessi:
| Il firmatario | Firma valida | Commenti |
|---|---|---|
| Membro del consiglio di amministrazione da PESEL a KRS | QES (firma elettronica qualificata) / firma affidabile / firma personale | Percorso RDF gratuito |
| Membro del consiglio di amministrazione senza PESEL in KRS (straniero) | QES (firma elettronica qualificata) | S24 (140 zł), quando nessuno nel consiglio di amministrazione possiede PESEL in KRS |
| Responsabile della contabilità | QES / firma digitale / firma autografa | PESEL è necessario solo per la firma digitale e personale |
| Curatore fallimentare / liquidatore (al posto del consiglio di amministrazione) | Come sopra | In base alla funzione ricoperta |
Principio fondamentale del percorso RDF gratuito: almeno una La persona autorizzata alla rappresentanza deve avere il codice PESEL indicato nel campo KRS ed è lei ad avviare la procedura di presentazione dei documenti. Le altre persone che non dispongono del codice PESEL o di una voce nel campo KRS firmano con la firma elettronica qualificata (QES).Firma elettronica qualificata (QES) conforme a Regolamento eIDAS (UE) n. 910/2014 ha un effetto giuridico equivalente alla firma autografa (art. 25, comma 2) ed è riconosciuta in tutti i paesi dell’UE (art. 25, comma 3). Per uno straniero sprovvisto del numero PESEL, questa è l’unica firma accettata in tutti i sistemi eKRS/RDF.
Se ti stai chiedendo quale sia la differenza tra i vari tipi di firma, leggi: Differenze tra profilo di fiducia e firma elettronica qualificata.
Il 2026 ha portato con sé due cambiamenti significativi, di cui molte aziende non sono ancora a conoscenza:
23 febbraio 2026. è stato avviato il nuovo Archivio dei documenti finanziari (RDF) e, a partire dal 13 marzo 2026. È completamente integrato con il Portale dei Registri Giudiziari (PRS). La precedente piattaforma eKRS non accetta più nuove richieste. Il nuovo sistema ha modificato l’interfaccia, la procedura di accesso e la struttura di invio dei documenti: se la vostra azienda utilizzava le vecchie istruzioni, vi invitiamo ad aggiornarle.
Questa è la novità pratica più importante: delibere dell'assemblea dei soci o dell'assemblea generale (approvazione del bilancio, ripartizione degli utili o copertura delle perdite) devono essere provviste di firma elettronica. La semplice scansione del verbale o della delibera cartacei non è più sufficiente: il nuovo sistema RDF respinge i documenti privi di firma elettronica, sebbene la normativa (art. 19e della legge KRS) non sia cambiata.
In pratica, la delibera viene redatta immediatamente in formato elettronico oppure la scansione del documento cartaceo viene apposta con firma elettronica da parte della persona autorizzata che effettua la notifica (ad esempio, un membro del consiglio di amministrazione da PESEL a KRS). Per i membri del consiglio di amministrazione stranieri — che non dispongono di una firma digitale certificata — l’unica opzione praticabile è firma elettronica qualificata (QES).
La scelta del percorso dipende innanzitutto dalla composizione del consiglio di amministrazione e dal fatto che uno dei suoi membri abbia o meno il numero PESEL indicato nel KRS:
| Criterio | Registrazione gratuita RDF | S24 a pagamento (140 zł) |
|---|---|---|
| Condizione richiesta | Almeno 1 persona da PESEL a KRS | Mancanza della condizione relativa a PESEL |
| Tariffa | Nessuno | 140 zł (spese processuali e pubblicazione sul MSiG) |
| Applicazione tipica | Società con consiglio di amministrazione polacco o misto | Società con un consiglio di amministrazione composto esclusivamente da stranieri senza PESEL in KRS |
| Firme accettate | QES / firma digitale / firma autografa | QES / firma digitale |
| Velocità | La segnalazione nel KRS viene inserita automaticamente dopo la verifica della richiesta | La domanda viene esaminata dal tribunale del registro |
Se anche solo un membro del consiglio di amministrazione possiede un PESEL in KRS ed è in grado di accedere all’RDF, la procedura gratuita è la scelta più ovvia e, di solito, anche la più veloce. Le altre persone, compresi gli stranieri, firmano i documenti con una firma elettronica qualificata (QES).Si tratta di uno dei problemi più frequenti nelle società con capitale o gestione straniera. Uno straniero sprovvisto del numero PESEL:
Allo stesso tempo, uno straniero membro del consiglio di amministrazione, il cui PESEL non è riportato nel KRS, non può presentare autonomamente la dichiarazione tramite l’RDF gratuito. La società la presenta quindi tramite S24 (richiesta a pagamento, 140 zł) oppure tramite un rappresentante legale — avvocato o consulente legale — che può effettuare la dichiarazione gratuitamente nell’RDF. Quando un altro membro del consiglio di amministrazione con codice PESEL avvia la procedura di registrazione nell’RDF, lo straniero deve semplicemente firmare i documenti con la propria firma elettronica qualificata (QES).
La firma elettronica qualificata viene rilasciata sulla base della verifica dell'identità. Gli stranieri possono sottoporsi alla procedura di verifica video a distanza IDnow — senza bisogno di recarsi di persona. Noi di podpisano.pl offriamo una soluzione su misura: SimplySign QES per stranieri con IDnow — firma digitale qualificata, accettata in tutti i sistemi in Polonia e in tutta l’UE.
Per saperne di più su questo processo, leggi l'articolo: Come può uno straniero ottenere online una firma elettronica qualificata in Polonia?
Lo stesso gruppo di società spesso si trova anche a dover far fronte a obblighi relativi a KSeF — vedi: Integrazione della fatturazione con KSeF — firma digitale qualificata e autorizzazioni.
La procedura per la presentazione del bilancio è la seguente — l'ordine è importante:
La base giuridica precisa per la presentazione del bilancio è costituita dall’art. 69 della legge del 29 settembre 1994 sulla contabilità (testo unico: Gazzetta Ufficiale del 2026, n. 522) nonché le disposizioni del Codice delle società commerciali relative all’approvazione dei bilanci.Per i soggetti che approvano i bilanci, i criteri fondamentali sono i seguenti: comodità, compatibilità con il sistema RDF/eKRS e — per gli stranieri — possibilità di ottenerlo senza PESEL.
| Caratteristica | SemplicementeSegno (QES mobile) | Certum Mini (scheda + lettore) |
|---|---|---|
| Supporto del certificato | Cloud (app per smartphone o API) | Scheda crittografica + lettore USB |
| Verifica dell'identità di uno straniero | Da remoto (IDnow online, video) o di persona | Recarsi di persona presso il punto di assistenza oppure da remoto (IDnow online, video) — in tal caso, però, la tessera deve essere consegnata fisicamente |
| Funzionamento tramite browser | Sì (SimplySign Web) | Sì (con il driver installato) |
| Accettazione in RDF/eKRS | Sì | Sì |
| Timbri temporali | Disponibili, 5000 al mese | 5000/mese incluso nel pacchetto (Certum Mini) |
| Ideale per | Stranieri, personale sul campo, implementazioni rapide | Firmatari intensivi in sede |
Entrambe le soluzioni sono disponibili su podpisano.pl — partner autorizzato Certum. Se non sei sicuro di quale soluzione sia più adatta alla tua situazione, leggi il confronto: SimplySign o Certum Mini: quando scegliere la soluzione giusta.
La presentazione del bilancio entro il termine KRS del 2026 avviene interamente in formato elettronico e, con un’adeguata preparazione, in modo efficiente. La chiave sta nella scelta della firma corretta e nella conoscenza della procedura di presentazione adeguata alla composizione del consiglio di amministrazione.
Come Partner autorizzato di Certum Aiutiamo le società polacche e straniere a dotare il consiglio di amministrazione di firme qualificate pronte per la firma e la presentazione dei bilanci, anche tramite la verifica a distanza IDnow per i cittadini stranieri.
Chiama: +48 22 417 05 55 — Vi forniremo consulenza presso i nostri uffici di Varsavia, Cracovia, Breslavia e Radom oppure online.
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Per ulteriori informazioni sul sistema RDF, visita il sito: ekrs.ms.gov.pl i prs.ms.gov.pl.
Il bilancio deve essere presentato esclusivamente in formato elettronico tramite il Repository dei Documenti Finanziari (RDF) sul Portale dei Registri Giudiziari o tramite il sistema S24. Redatto in formato XML, deve essere firmato dal responsabile della contabilità e dal consiglio di amministrazione — di tutti i membri oppure, a partire dal 2022, di almeno uno di essi, qualora gli altri presentino delle dichiarazioni — mediante firma elettronica qualificata (QES), firma affidabile o firma personale. Il percorso gratuito tramite RDF richiede che almeno una persona autorizzata abbia il numero PESEL indicato nel campo KRS.
In linea di principio sì: il bilancio viene firmato da tutti i membri del consiglio di amministrazione e dal responsabile della contabilità. A partire dal 2022, tuttavia, sarà sufficiente la firma di un solo membro del consiglio di amministrazione, purché gli altri presentino una dichiarazione in cui attestano che il bilancio soddisfa i requisiti della legge sulla contabilità (art. 52, comma 2b). Il rifiuto di apporre la firma o di rilasciare la dichiarazione richiede una motivazione scritta da allegare al bilancio.
Uno straniero sprovvisto di PESEL non può utilizzare né il profilo di fiducia né la firma personale. L'unica opzione disponibile è firma elettronica qualificata (QES). È possibile ottenerlo da remoto tramite il servizio IDnow (verifica video, senza doversi recare in Polonia). La dichiarazione viene inviata al KRS tramite S24 (a pagamento, 140 zł), tramite un rappresentante legale (avvocato o consulente legale) oppure — qualora un altro membro del consiglio di amministrazione di PESEL avvii la segnalazione all’RDF — lo straniero si limita a controfirmare i documenti con la propria QES.
Il bilancio viene redatto entro 3 mesi dalla chiusura dell'esercizio, approvato con delibera entro 6 mesi e depositato presso l'RDF o l'S24 entro 15 giorni dall'approvazione. Per l’esercizio 2025, che coincide con l’anno solare: redazione entro il 31 marzo, approvazione entro il 30 giugno, presentazione entro e non oltre il 15 luglio 2026.
No. Le delibere relative all’approvazione del bilancio e alla ripartizione degli utili o alla copertura delle perdite devono recare una firma elettronica: il nuovo sistema RDF non accetta le semplici scansioni. La scansione della delibera cartacea deve essere firmata con una firma elettronica (ad esempio, la firma elettronica qualificata [QES] del dichiarante) prima dell’invio.
Il nuovo Archivio dei documenti finanziari (RDF) è operativo dal 23 febbraio 2026 e, dal 13 marzo 2026, è pienamente integrato con il Portale dei registri giudiziari (PRS). Ha sostituito la precedente piattaforma eKRS per quanto riguarda il deposito dei documenti finanziari. Il nuovo sistema ha modificato l’interfaccia e la procedura di accesso e integra i dati di registrazione della società: i documenti finanziari sono collegati direttamente alla voce KRS aggiornata.
