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Quando uno straniero può aver bisogno di una firma qualificata? W In quali situazioni uno straniero in Polonia ne ha effettivamente bisogno? Risulta che una firma elettronica qualificata per uno straniero è utile in molti casi. Ecco alcuni scenari tipici, quando firma qualificata per uno straniero in Polonia diventa addirittura indispensabile.
Se uno straniero viene nominato nel consiglio di amministrazione di una società polacca (ad esempio, una società a responsabilità limitata o una S.A.), dovrà firmare una serie di documenti per via elettronica. Ciò vale, ad esempio, per i già citati bilanci e le relazioni di gestione, che a partire dal 2018 devono essere firmati elettronicamente da tutti i membri del consiglio di amministrazione. Ogni membro del consiglio di amministrazione sceglie se utilizzare il profilo di fiducia ePUAP o una firma qualificata. Tuttavia, per uno straniero, l'ottenimento di un profilo di fiducia comporta il possesso di un NUMERO PESEL e talvolta una visita di persona a un ufficio. Pertanto, la soluzione più semplice è quella di ottenere la firma elettronica qualificata per stranieriche consente di firmare i rapporti, domande al KRS (Registro Nazionale dei Tribunali) o altri documenti aziendali in remoto. La firma qualificata è utile anche per la costituzione di una società online o per l'adozione di delibere - in breve, un must per un amministratore delegato o direttore straniero presidente o direttore di una di una società polacca.
Molti stranieri decidono di gestire la propria attività in Polonia come ditta individuale. In questo caso, vale la pena di dotarsi di una firma elettronica. Già nella fase di registrazione di una società in CEIDG (Central Register and Information on Business Activity), una firma qualificata sarà utile per presentare una domanda online (per le persone prive del profilo di fiducia). Successivamente, durante la gestione di un'impresa, la firma elettronica consentirà di firmare le dichiarazioni dei redditi, inviare lettere a ZUS e agli uffici fiscalie persino firmare contratti con i contraenti. Per un imprenditore-libero professionista straniero che opera in Polonia, una firma elettronica qualificata garantisce libertà d'azione indipendentemente dalla mancanza della cittadinanza polacca.
Contatti con le autorità e questioni ufficiali. Gli stranieri che vivono o lavorano in Polonia devono spesso sbrigare varie formalità: richiesta di un permesso, permesso di soggiorno, meldunek, ricorso contro una decisione, ecc. Molte di queste pratiche possono essere sbrigate per via elettronica se si dispone della firma appropriata. Come già accennato, uno straniero senza PESEL non può creare un profilo di fiduciama la firma elettronica qualificata gli fornisce un mezzo alternativo di identificazione in tutti i servizi pubblici elettronici. Ad esempio, la domanda al sistema e-Grant (per ricevere corrispondenza ufficiale in una casella elettronica) richiede che la domanda sia firmata elettronicamente - con una firma qualificata, uno straniero potrà farlo completamente online. Anche la corrispondenza tramite ePUAP (ad esempio l'invio di lettere a un ufficio comunale o a un ministero) è possibile se il documento è firmato con una firma elettronica qualificata. In questo modo uno straniero in Polonia può comunicare con l'amministrazione con la stessa efficacia di un cittadino polacco.
Le aziende straniere o i privati non polacchi partecipano spesso alle gare d'appalto, ai concorsi o ai bandi di gara polacchi, sia come fornitori di servizi, sia come fornitori di beni o appaltatori di progetti. Oggi l'intera procedura di appalto pubblico in Polonia è informatizzata e le offerte vengono presentate tramite piattaforme speciali. Un requisito formale è che un'offerta deve essere accompagnata da una firma elettronica qualificataelettronica qualificata per essere valida. Questo vale sia per i soggetti polacchi che per quelli stranieri. Pertanto, se uno straniero vuole presentare un'offerta in una gara d'appalto polacca gara d'appalto polacca (ad esempio come proprietario di un'azienda straniera), deve avere una firma qualificata. Lo stesso vale per altre procedure formali, come le aste elettroniche o le procedure di gara - la firma elettronica garantisce quindi l'autenticazione indipendente dal Paese di origine e viene accettata dai sistemi di approvvigionamento polacchi.
Nell'era del lavoro a distanza, molti professionisti stranieri lavorano con clienti in Polonia (ad esempio specialisti IT, grafici, consulenti, traduttori). Una firma qualificata può non essere obbligatoria in questo tipo di collaborazione, ma può essere una grande risorsa. Facilita la stipula di contratti con i clienti (che possono essere firmati elettronicamente senza corriere o scansione), e offre la possibilità di autenticazione di documenti importanti (ad esempio, pareri, relazioni ai clienti che richiedono una firma). Alcuni professionisti - ad esempio gli architetti stranieri che realizzano progetti in Polonia o gli ingegneri - possono aver bisogno di firmare elettronicamente piani, domande o relazioni di esperti. Con una firma qualificata, potranno svolgere queste attività senza ostacoli formali. È anche un modo per creare fiducia: un contraente che vede una firma qualificata sa che il documento è autentico e inalterato dalla sua firma.
Gli esempi sopra riportati dimostrano che ottenere una firma elettronica qualificata in Polonia può essere fondamentale per uno straniero in molte situazioni professionali e legali. Vale la pena sottolineare che la legge non richiede la cittadinanza polacca o il numero PESEL per ottenere una firma qualificata - i certificati qualificati possono essere rilasciati sulla base di un passaporto o di un altro documento d'identità. In altre parole, come ottenere una firma qualificata in Polonia senza la cittadinanza polacca non è una domanda retorica: è davvero possibile. È solo necessario seguire una procedura specifica, che per i cittadini non polacchi può differire leggermente nei dettagli (ad esempio, altri documenti da presentare), ma che in generale è è la stessa che per i cittadini polacchi.
In sintesi, la firma elettronica cvidimazione della firma elettronica sta diventando la chiave per la piena partecipazione al flusso documentale digitale per gli stranieri in Polonia. la chiave per la piena partecipazione al flusso documentale digitale - dalle questioni ufficiali a quelle commerciali. Se state pensando di ottenerne una, vale la pena di conoscere i dettagli del processo in modo che tutto vada per il meglio.
Nel prossimo post vi mostreremo nello specifico come ottenere una firma elettronica qualificata in Polonia come straniero - passo dopo passo. Scoprirete quali sono le formalità da rispettare e riceverete consigli pratici di prima mano. Non perdetevi questo articolo se siete alla ricerca di un modo veloce e corretto per affrontare la la procedura per ottenere una firma qualificata per gli stranieri.
Preparatevi a semplificare la vostra attività in Polonia con la firma elettronica.
Seguite il nostro blog: il prossimo episodio della serie è in arrivo! Link al primo articolo della serie.
Per saperne di più sulla procedura per ottenere una firma qualificata.
Se avete intenzione di fare affari o di occuparvi di questioni ufficiali in Polonia come stranieri, una firma elettronica qualificata è un must!
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