Setki umów miesięcznie, duża rotacja, pracownicy z kilku kontynentów i urzędy, które od 1 czerwca 2025 r. przyjmują wnioski wyłącznie online. Podpowiadamy, jak agencja pracy tymczasowej może podpisywać umowy z pracownikami i cudzoziemcami w pełni zdalnie — legalnie i bez drukarki.
Agencja pracy tymczasowej zatrudnia pracowników we własnym imieniu i kieruje ich do pracodawców użytkowników. W praktyce oznacza to comiesięczną falę dokumentów: umowy o pracę tymczasową, umowy zlecenia, aneksy, skierowania na badania, informacje o warunkach zatrudnienia. Przy rotacji typowej dla tej branży papier staje się realnym kosztem — kurierzy między oddziałami, opóźnione dopuszczenia do pracy, niekompletne teczki, rosnące archiwum.
Drugim wyzwaniem są cudzoziemcy. Od 1 czerwca 2025 r. cała legalizacja pracy przeniosła się do internetu, a jednocześnie wzrosły kary za błędy formalne — w tym za brak pisemnej umowy. Paradoks polega na tym, że proces urzędowy jest już w pełni cyfrowy, a wiele agencji nadal drukuje umowy tylko dlatego, że „tak było zawsze”. Poniżej pokazujemy, jak domknąć cyfryzację zgodnie z przepisami — osobno dla każdego typu umowy, bo wymagania różnią się zasadniczo.
Umowę o pracę tymczasową reguluje ustawa z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 236). Zgodnie z art. 13 umowa wskazuje strony, datę zawarcia, pracodawcę użytkownika, okres wykonywania pracy tymczasowej oraz warunki zatrudnienia — rodzaj pracy, wymiar czasu pracy, miejsce i wynagrodzenie.
Co do formy, ustawa mówi wprost: umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli nie została zawarta na piśmie, agencja musi potwierdzić pracownikowi tymczasowemu w formie pisemnej warunki zawartej umowy nie później niż w drugim dniu wykonywania pracy tymczasowej (art. 13 ust. 4). To reguła łagodniejsza niż w „zwykłym” zatrudnieniu — art. 29 § 2 Kodeksu pracy wymaga potwierdzenia jeszcze przed dopuszczeniem do pracy. Ważne: umowa zawarta bez zachowania formy pisemnej pozostaje ważna, ale brak potwierdzenia warunków w terminie to wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone grzywną od 1 000 do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 2 KP, stosowany do agencji jako pracodawcy).
Kluczowa wiadomość dla cyfryzacji: forma pisemna nie oznacza papieru. Zgodnie z art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej — czyli podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym — jest równoważne oświadczeniu złożonemu w formie pisemnej, a art. 29 § 2 KP wprost dopuszcza elektroniczną umowę o pracę. Warunek: QES, czyli kwalifikowany podpis elektroniczny muszą mieć obie strony — osoba reprezentująca agencję i pracownik tymczasowy. Wtedy umowa może zostać podpisana zdalnie jeszcze przed pierwszym dniem pracy, bez skanów i kurierów.
Tak — i to jest największa ulga dla agencji zatrudnienia, w których duża część personelu pracuje na umowach cywilnoprawnych. Kodeks cywilny nie zastrzega żadnej formy dla umowy zlecenia (art. 734 i nast. KC). Może być zawarta pisemnie, elektronicznie, w formie dokumentowej (np. akceptacja na platformie, wymiana e-maili, kod SMS), a nawet ustnie — i w każdym z tych wariantów jest ważna.
Warto jednak rozdzielić dwie rzeczy: obowiązek prawny i siłę dowodową. QES nie jest przy zleceniu obowiązkowy, ale daje to, czego forma dokumentowa nie zapewni: pewną identyfikację podpisującego, integralność treści (żadna strona nie zmieni stawki po fakcie) i wiarygodną datę. Przy sporze o wynagrodzenie, kontroli ZUS czy PIP to argument nie do podważenia. Rozsądny model dla agencji wygląda więc tak: masowe zlecenia z polskimi zleceniobiorcami — platforma i forma dokumentowa, a po stronie agencji podpis kwalifikowany; umowy o wyższym ryzyku — QES obu stron.
📌 Uwaga: swoboda formy zlecenia kończy się, gdy zleceniobiorcą jest cudzoziemiec, którego praca wymaga zezwolenia lub oświadczenia. Wtedy — niezależnie od rodzaju umowy — przepisy wymagają formy pisemnej. Szczegóły poniżej.
1 czerwca 2025 r. weszły w życie dwie ustawy z 20 marca 2025 r.: o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. 2025 poz. 621) oraz o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620). Dla agencji pracy to największa zmiana zasad od lat.
Wnioski o zezwolenia na pracę i oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy składa się wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl — dokumenty złożone w inny sposób pozostawia się bez rozpoznania. Wniosek i załączniki podpisuje elektronicznie osoba uprawniona do reprezentacji: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Przy dziesiątkach wniosków miesięcznie QES jest najwygodniejszy — działa też poza systemami rządowymi, np. przy samej umowie. Różnice między tymi narzędziami wyjaśniamy w artykule o profilu zaufanym i podpisie kwalifikowanym.
Oświadczenia (szybsza ścieżka bez testu rynku pracy) dotyczą obecnie obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy — od 1 grudnia 2025 r. nie obejmują już Gruzji. Praca na ich podstawie może trwać do 24 miesięcy, a opłata za wpis oświadczenia wynosi 400 zł.
Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi ma obowiązek zawrzeć z nim umowę w formie pisemnej, zanim dopuści go do pracy, na warunkach zgodnych z zezwoleniem lub oświadczeniem. Przed podpisaniem trzeba przedstawić cudzoziemcowi treść umowy w wersji dla niego zrozumiałej — według stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy tłumaczenie powinno być sporządzone przez tłumacza przysięgłego z listy Ministra Sprawiedliwości. Umowę wraz z tłumaczeniem przechowuje się przez cały okres pracy cudzoziemca oraz 2 lata od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny ustał.
Nowość organizacyjna: kopię zawartej umowy przekazuje się urzędowi (temu, który wydał zezwolenie lub przyjął oświadczenie) przez praca.gov.pl jeszcze przed rozpoczęciem pracy. System obsługuje ten obowiązek od 1 lipca 2025 r. dla oświadczeń i zezwoleń sezonowych, a od 1 sierpnia 2025 r. dla pozostałych zezwoleń.
I znów: formę pisemną spełnia także umowa elektroniczna z QES obu stron — a przy w pełni cyfrowym procesie urzędowym to naturalny wybór, bo elektroniczna umowa od razu nadaje się do wysyłki przez portal.
Nielegalne powierzenie pracy — a nowa ustawa zalicza do niego również powierzenie pracy bez umowy zawartej w formie pisemnej — podlega grzywnie od 3 000 do 50 000 zł, wymierzanej proporcjonalnie do liczby cudzoziemców (co najmniej 3 000 zł za każdą osobę). Za niedopełnienie obowiązków informacyjnych (np. zgłoszenie podjęcia pracy na podstawie oświadczenia w ciągu 7 dni albo niepodjęcia w ciągu 14 dni) grozi grzywna do 5 000 zł.
Działalność agencji nadal wymaga wpisu do KRAZ (Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia), prowadzonego przez marszałków województw; opłata wzrosła do 1 000 zł, a papierowych certyfikatów już się nie wydaje (wcześniejsze zachowują ważność do wykreślenia z rejestru). Najważniejsze obostrzenie: kierowanie do pracy tymczasowej cudzoziemców wymagających zezwolenia lub oświadczenia jest możliwe dopiero po 2 latach od wpisu do rejestru (art. 305 ust. 3 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Ustawa uderzyła też w outsourcing pracowniczy: powierzenie pracy wykonywanej na rzecz osoby trzeciej przez podmiot niebędący agencją pracy tymczasowej podlega grzywnie co najmniej 6 000 zł za osobę.
Skoro elektroniczna umowa wymaga QES obu stron, pojawia się praktyczne pytanie: skąd podpis dla pracownika z Ukrainy, Filipin czy Kolumbii? Profil zaufany odpada — wymaga numeru PESEL i polskiej weryfikacji. Podpis kwalifikowany przeciwnie: można go wydać na podstawie paszportu, bez PESEL i bez wizyty w urzędzie.
Najszybsza ścieżka to SimplySign QES z wideoweryfikacją IDnow: tożsamość cudzoziemca potwierdza operator podczas rozmowy wideo prowadzonej po polsku lub angielsku, a certyfikat trafia do aplikacji mobilnej — bez czytnika i karty. Certyfikat na 1, 2 lub 3 lata kosztuje odpowiednio 299, 389 lub 479 zł, a wideoweryfikacja IDnow — 2 100 zł. Cały proces opisujemy krok po kroku w przewodniku jak cudzoziemiec może uzyskać podpis kwalifikowany online, a typowe sytuacje, w których e-podpis jest cudzoziemcowi niezbędny, zebraliśmy w praktycznym przewodniku.
Dwie dodatkowe możliwości warto znać. Po pierwsze, zgodnie z eIDAS (rozporządzenie UE 910/2014, art. 25 ust. 3) kwalifikowany podpis wydany w jednym państwie UE jest uznawany we wszystkich pozostałych — pracownik z Rumunii czy Hiszpanii może więc podpisać polską umowę swoim krajowym QES. Po drugie, jeśli cudzoziemiec nie zdąży z e-podpisem, nic nie stoi na przeszkodzie, by umowę wydrukować i podpisać odręcznie tylko z nim, a resztę procesu prowadzić cyfrowo — więcej we wpisie o obcokrajowcach i podpisie kwalifikowanym w Polsce.
Dobrze zaprojektowany proces rozróżnia typy dokumentów — nie wszystko wymaga tego samego poziomu formalności:
| Dokument | Wymagana forma | Jak podpisać cyfrowo |
|---|---|---|
| Umowa o pracę tymczasową | pisemna (art. 13 ust. 4 ustawy o pracownikach tymczasowych) | QES agencji + QES pracownika |
| Umowa zlecenia z polskim zleceniobiorcą | dowolna | forma dokumentowa (platforma) lub QES dla celów dowodowych |
| Umowa z cudzoziemcem objętym zezwoleniem/oświadczeniem | pisemna, przed dopuszczeniem do pracy | QES obu stron (dla cudzoziemca: SimplySign QES z IDnow) |
| Wniosek o zezwolenie/oświadczenie | wyłącznie elektronicznie (praca.gov.pl) | QES, podpis zaufany lub podpis osobisty |
| Digitalizacja teczek do e-akt | odwzorowanie cyfrowe | QES lub pieczęć kwalifikowana agencji |
Po stronie agencji wystarczy mobilny podpis SimplySign dla osób podpisujących umowy — działa w chmurze, z telefonu lub komputera, i pozwala podpisywać dokumenty seryjnie. O tym, jak intensywnie można go używać, piszemy w artykule o limitach podpisu kwalifikowanego. Scenariusz mieszany — jedna strona podpisuje elektronicznie, druga odręcznie — omawiamy tutaj.
Cyfrowe umowy najlepiej domknąć elektroniczną dokumentacją pracowniczą. Zgodnie z art. 94⁸–94¹² Kodeksu pracy e-akta są w pełni równoważne papierowym. Digitalizacja istniejących teczek to odwzorowanie cyfrowe (skan) opatrzone QES lub pieczęcią kwalifikowaną agencji — przy tysiącach stron wygodniejsza bywa pieczęć kwalifikowana SimplySign, a pracowników trzeba poinformować o możliwości odbioru papierowej wersji w ciągu 30 dni. Dokumentację osób zatrudnionych od 2019 r. przechowuje się 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dla agencji ważny jest jeszcze jeden przepis: przy ponownym zatrudnieniu tej samej osoby w ciągu 10 lat kontynuuje się jej dotychczasową dokumentację — a to w branży pracy tymczasowej codzienność. Od 27 stycznia 2026 r. Kodeks pracy dopuszcza też elektroniczną postać kilkunastu wniosków kadrowych, więc e-teczka przestaje być hybrydą. Zanim zeskanujesz archiwum, przeczytaj nasz poradnik o cyfrowej archiwizacji umów.
Prawo nie tylko pozwala agencjom pracy na pełną cyfryzację umów — po zmianach z 2025 r. wręcz ją wymusza, przenosząc legalizację pracy cudzoziemców w całości do internetu i podnosząc kary za błędy formalne. Kluczem jest dobranie właściwej formy do typu umowy.
Jako autoryzowany partner Certum wyposażamy agencje pracy w podpisy kwalifikowane dla koordynatorów i rekruterów, organizujemy zdalne wydawanie QES cudzoziemcom (wideoweryfikacja IDnow po polsku lub angielsku) i pomagamy uruchomić pieczęć kwalifikowaną do digitalizacji akt.
📞 +48 22 417 05 55 | ✉️ [email protected] Doradcy przyjmują w biurach w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu i Radomiu — a także online lub w wybranym przez Ciebie miejscu.
Produkty powiązane z tematem:
Umowy wymagające formy pisemnej — o pracę tymczasową i z cudzoziemcami objętymi zezwoleniem lub oświadczeniem — podpisuje się elektronicznie z kwalifikowanym podpisem (QES) obu stron; taka postać jest równoważna formie pisemnej (art. 78¹ KC). Umowy zlecenia z polskimi zleceniobiorcami można zawierać w formie dokumentowej, np. przez platformę. Cudzoziemiec uzyska QES zdalnie dzięki SimplySign z wideoweryfikacją IDnow.
Tak. Kodeks cywilny nie zastrzega dla zlecenia żadnej formy, więc umowa zawarta e-mailem, przez platformę czy SMS-em jest ważna. QES nie jest obowiązkowy, ale wzmacnia pozycję dowodową agencji: potwierdza tożsamość podpisujących, integralność treści i datę. Wyjątek: zlecenie z cudzoziemcem wymagającym zezwolenia lub oświadczenia musi mieć formę pisemną.
Od 1 czerwca 2025 r. umowę zawiera się w formie pisemnej (lub elektronicznej z QES obu stron) jeszcze przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy, po przedstawieniu mu tłumaczenia na język zrozumiały. Kopię umowy przekazuje się urzędowi przez praca.gov.pl przed rozpoczęciem pracy. Praca bez pisemnej umowy to nielegalne powierzenie pracy — grzywna od 3 000 do 50 000 zł.
Wystarczy ważny paszport i wideoweryfikacja IDnow: operator potwierdza tożsamość podczas rozmowy wideo po polsku lub angielsku, a certyfikat SimplySign trafia do aplikacji mobilnej. Cały proces odbywa się online, bez PESEL i wizyty w punkcie. Obywatele UE mogą też używać QES wydanego w swoim kraju — zgodnie z eIDAS jest uznawany w całej Unii.
Tak — postać elektroniczna z kwalifikowanymi podpisami agencji i pracownika zachowuje wymaganą formę pisemną. Jeśli pracownik nie ma QES, umowa zawarta inaczej pozostaje ważna, ale agencja musi potwierdzić mu warunki na piśmie najpóźniej w drugim dniu wykonywania pracy tymczasowej (art. 13 ust. 4 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).
