KSeF (Sistema nazionale di fatturazione elettronica) è un "intermediario" di proprietà dello Stato tra chi emette e chi riceve la fattura. Invece di inviarsi reciprocamente dei PDF, le aziende inviano un file di dati uniforme (XML). KSeF assegna un numero, conferma la consegna e... mantiene l'ordine.
Il risultato? Meno errori, meno e-mail con allegati, più facile automazione della contabilità.
KSeF - il sistema nazionale di fatturazione elettronica - è una piattaforma gestita dallo Stato per l'emissione, la ricezione e l'archiviazione di documenti strutturati. fatture strutturate fatture strutturate (XML in una struttura specifica). Una volta inviata una fattura a KSeF, il sistema le assegna un numero univoco e la archivia come "unica fonte di verità". Ciò si traduce in un formato coerente, in una riduzione degli errori e nell'automazione della circolazione tra le aziende e la contabilità. Il sistema si inserisce inoltre nel più ampio processo di digitalizzazione della contabilità IVA nell'UE.
Immaginate una fattura come una scatola di cartone con scomparti. Ogni voce (codice fiscale, data, aliquota IVA, totale) ha un uno specifico scomparto. Il software di contabilità non "legge l'immagine", ma prende immediatamente i dati dai punti giusti. prende immediatamente i dati dai posti giusti. Questo è ciò che "dati strutturati".
Questa versione dello schema di questa fattura "partizionata". Cioè il numero di emissione del modulo, non il nuovo tipo di documento. Quando sentite FA(3), pensate: "OK, lo schema della casella dati corrente".
Non è necessario "fare qualcosa con FA(3)" manualmente. - questo è gestito dai sistemi (ERP, integrazioni), l'importante è che siano aggiornati.
L'obbligo entra in fasi:
Fino a queste date, KSeF può essere utilizzato volontariamente. La chiave è preparare il sistema, le persone e i diritti in modo che il lancio non colga l'azienda di sorpresa.
Importante! Le fatture ai consumatori (B2C) rimangono fuori dall'obbligo di emissione in KSeF (potete farlo volontariamente), ma se vendete B2B - l'obbligo vi coprirà in base alle soglie/date. Le entità straniere senza una sede permanente in Polonia sono escluse dall'obbligo di emissione. (Interpretazioni)
No. In KSeF non si appone una firma su tutte le fatture.. L'autenticità e l'integrità sono assunte dal sistema stesso (numero KSeF, percorso di consegna e conservazione).
La firma/sigillo qualificato viene utilizzata per l'accesso e l'autorizzazione, e non per firmare il file della fattura stessa. - e non per firmare il file della fattura stessa.
Brevemente
Se si basa l'accesso a KSeF solo su una persona, il turnover o l'assenza di un dipendente significano tempi di inattività.
Per saperne di più sulle differenze tra una firma elettronica e una firma commerciale, potete consultare il sito qui.
KSeF sta già operando in modo "difficile"?
L'obbligo di esposizione è posticipato: i grandi dal 1.02.2026, gli altri dal 1.04.2026. La riscossione da parte dei grandi - dal 1.02.2026 per tutti i contribuenti IVA. Fino alle date sopra indicate, si possono emettere le fatture come prima (carta/PDF/EDI) e si può utilizzare KSeF volontariamente.
Devo firmare ogni fattura?
No. La firma/il timbro vengono utilizzati per l'accesso e l'autorizzazionenon per "incollare" su un file.
Anche il B2C entrerà nel KSeF?
Per oggi non vi è alcun obbligo di di fatturare ai consumatori in KSeF (potete farlo volontariamente).
È meglio avere una firma "aziendale" piuttosto che una "personale"?
Per l'accesso - nessuna differenzaciò che conta è diritti. Per l'ordine e l'audit nelle aziende più grandi - il "affari" con gli attributi della società è talvolta più conveniente.
Che cosa succede se Internet o il sistema si blocca?
Sono quindi disponibili due modalità:
Avete bisogno di selezionare un kit qualificato: firma+sigillo sotto KSeF? Fatecelo sapere: noi di podpisano.pl lo facciamo quotidianamente e prepareremo per voi una breve checklist su come produrre il kit.
