KSeF (Sistema nazionale di fatturazione elettronica) è lo stato "intermediario" tra l'emittente e il destinatario della fattura. Invece di inviarsi reciprocamente i PDF, le aziende inviano singolo file di dati (XML). KSeF assegna un numero, conferma la consegna e... mantiene l'ordine.
Il risultato? Meno errori, meno e-mail con allegati, automazione più semplice della contabilità.
KSeF - il sistema nazionale di fatturazione elettronica - è una piattaforma di proprietà dello Stato per l'emissione, la ricezione e l'archiviazione di documenti. strutturato fatture (XML in una struttura specifica). Una volta inviata una fattura a KSeF, il sistema le assegna un numero univoco e la archivia come "unica fonte di verità". Il risultato è un formato coerente, una riduzione degli errori e l'automazione della circolazione tra le aziende e la contabilità. Il sistema si inserisce inoltre nel più ampio processo di digitalizzazione della contabilità IVA nell'UE.
Immaginate una fattura come una scatola di cartone con scomparti. Ogni voce (codice fiscale, data, aliquota IVA, totale) ha una scomparto specifico. Il software di contabilità non "legge l'immagine", ma semplicemente prende immediatamente i dati dai punti giusti. Questo è ciò che "dati strutturati”.
Questo versione dello schema di questa fattura "compartimentata". Cioè il numero di emissione del modulo, non il nuovo tipo di documento. Quando sentite FA(3), pensate: "OK, design attuale della casella dati".
Non è necessario "fare qualcosa con FA(3)" manualmente - è supportato da sistemi (ERP, integrazioni), è importante solo che siano aggiornati.
L'obbligo entra in fasi:
Fino a queste date, KSeF può essere utilizzato volontariamente. La chiave è preparare il sistema, le persone e i diritti in modo che il lancio non colga l'azienda di sorpresa.
Importante! Fatture dei consumatori (B2C) non rientrano nell'obbligo di pubblicazione su KSeF (possono farlo volontariamente), ma se vendete B2B l'obbligo vi coprirà in base alle soglie/date. Le entità straniere senza una sede permanente in Polonia sono escluse dall'obbligo di esposizione. (Interpretazioni)
No. Presso KSeF non si appone la firma su ogni fattura. L'autenticità e l'integrità sono assunte dal sistema stesso (numero KSeF, percorso di consegna e archiviazione).
La firma/Sigillo Elettronico Qualificato viene utilizzata per l'accesso, l'autorizzazione e la concessione di diritti. - e non per firmare il file della fattura stessa.
Brevemente
Se si basa l'accesso a KSeF esclusivamente su una persona, l'avvicendamento o l'assenza di un dipendente significa tempi morti.
Per saperne di più sulle differenze tra una firma elettronica e una firma commerciale. qui.
Il KSeF sta già operando in modo "duro"?
L'obbligo di esposizione è posticipato: grandi dall'1.02.2026, altri dall'1.04.2026. Riscossione da parte dei grandi - dal 1.02.2026 per tutti i contribuenti IVA. Fino alle date sopraindicate si fatturerà come prima (carta/PDF/EDI) e si potrà utilizzare KSeF volontariamente.
Devo firmare ogni fattura?
No. La firma/il timbro servono a login e autorizzazione, non per "agganciarsi" a un file.
Anche il B2C entrerà nel KSeF?
Per oggi non c'è alcun obbligo emettere fatture ai consumatori presso KSeF (può essere fatto volontariamente).
È meglio avere una firma "aziendale" piuttosto che una "personale"?
Per l'accesso - senza distinzione, ciò che conta è diritti. Per l'ordine e l'audit nelle aziende più grandi -. "business" con attributi aziendali può essere più conveniente.
E cosa succede se internet o il sistema "vanno in tilt"?
Sono quindi disponibili due modalità:
Avete bisogno di selezionare un kit qualificato: firma+sigillo sotto KSeF? Fatecelo sapere: noi di podpisano.co.uk lo facciamo quotidianamente e prepareremo per voi una breve checklist su come produrre il kit.
