Сотни договоров в месяц, высокая текучесть кадров, сотрудники с нескольких континентов и государственные органы, которые с 1 июня 2025 года принимают заявки исключительно в онлайн-режиме. Мы рассказываем, как агентство по временному трудоустройству может заключать договоры с работниками и иностранцами полностью удаленно — легально и без принтера.
Агентство по временному трудоустройству нанимает сотрудников от своего имени и направляет их к работодателям-заказчикам. На практике это означает ежемесячный поток документов: договоры о временном трудоустройстве, договоры подряда, приложения, направления на медицинское обследование, информация об условиях найма. При характерной для этой отрасли текучести кадров бумажная документация становится реальной статьёй расходов — курьеры между филиалами, задержки с допуском к работе, неполные личные дела, растущий архив.
Второй проблемой являются иностранцы. С 1 июня 2025 года весь процесс легализации труда перешёл в интернет, при этом были ужесточены штрафы за формальные нарушения — в том числе за отсутствие письменного договора. Парадокс заключается в том, что административный процесс уже полностью оцифрован, а многие агентства по-прежнему распечатывают договоры только потому, что „так было всегда”. Ниже мы показываем, как завершить цифровизацию в соответствии с законодательством — отдельно для каждого типа договора, поскольку требования существенно различаются.
Договор о временной работе регулируется законом от 9 июля 2003 года «О найме временных работников» (сборник законов 2025, п. 236). В соответствии с статья 13 В договоре указываются стороны, дата заключения, работодатель-пользователь, срок выполнения временной работы, а также условия найма — вид работы, продолжительность рабочего времени, место работы и размер заработной платы.
Что касается формы, то в законе прямо говорится: Трудовой договор заключается в письменной форме. Если договор не был заключен в письменной форме, агентство обязано в письменном виде подтвердить временному работнику условия заключенного договора не позднее второго дня выполнения временной работы (ст. 13 п. 4). Это правило более мягкое, чем в случае „обычного” трудоустройства — ст. 29 § 2 Трудового кодекса требует подтверждения ещё до допуска к работе. Важно: договор, заключённый без соблюдения письменной формы остается в силе, однако отсутствие подтверждения условий в установленный срок является нарушением прав работника, за которое предусмотрен штраф в размере от 1 000 до 30 000 злотых (ст. 281 § 1 п. 2 ТК, применяемая к агентствам как к работодателям).
Ключевое сообщение для цифровизации: письменная форма не означает бумагу. В соответствии со ст. 78¹ § 2 Гражданского кодекса заявление о воле, сделанное в электронной форме — то есть подписанное квалифицированной электронной подписью, — приравнивается к заявлению, сделанному в письменной форме, а статья 29 § 2 Трудового кодекса прямо допускает заключение трудового договора в электронной форме. Условие: QES, то есть квалифицированная электронная подпись, должна быть у обеих сторон — представитель агентства и временный работник. В таком случае договор можно подписать удаленно ещё до первого рабочего дня, без сканов и курьеров.
Да — и это самое большое облегчение для агентств по трудоустройству, в которых значительная часть персонала работает по гражданско-правовым договорам. Гражданский кодекс не предусматривает никакой формы для договора поручения (ст. 734 и далее ГК). Она может быть заключена в письменной форме, в электронном виде, в документальной форме (например, подтверждение на платформе, обмен электронными письмами, SMS-код) и даже устно — и в каждом из этих вариантов она является действительной.
Однако стоит разграничить две вещи: юридическая обязанность и доказательная сила. QES не является обязательным при оформлении заказа, но обеспечивает то, чего не может гарантировать документальная форма: достоверную идентификацию подписавшего, целостность содержания (ни одна из сторон не сможет изменить ставку задним числом) и достоверную дату. В случае спора о вознаграждении, проверки со стороны ZUS или PIP этот аргумент является неопровержимым. Таким образом, разумная модель для агентства выглядит следующим образом: массовые заказы с польскими подрядчиками — платформа и документальная форма, а со стороны агентства — квалифицированная электронная подпись; договоры с более высоким риском — QES обеих сторон.
📌 Примечание: Свобода выбора формы договора подряда заканчивается, если подрядчиком является иностранец, для работы которого требуется разрешение или заявление. В таком случае — независимо от вида договора — законодательство требует письменной формы. Подробности приведены ниже.
1 июня 2025 года. вступили в силу два закона от 20 марта 2025 года: о условиях допустимости найма иностранцев (Сборник законов 2025, п. 621) и о рынке труда и службах занятости (Сборник законов 2025, п. 620). Для агентств по трудоустройству это самое значительное изменение правил за последние годы.
Заявки на разрешения на работу i заявления о поручении выполнения работы состоит из исключительно в электронном виде через портал praca.gov.pl — документы, поданные иным способом, не рассматриваются. Заявление и приложения подписывает в электронном виде лицо, уполномоченное на представительство: с помощью квалифицированной электронной подписи, доверенной подписи или личной подписи. При десятках заявок в месяц QES является наиболее удобным — он работает и вне государственных систем, например, непосредственно в договоре. Различия между этими инструментами мы объясняем в статье с доверенным профилем и квалифицированной подписью.
Заявления (ускоренная процедура без проверки рынка труда) в настоящее время касаются граждан Армении, Беларуси, Молдовы и Украины — с 1 декабря 2025 года они больше не распространяются на Грузию. Работа на их основании может продолжаться до 24 месяцев, а сбор за регистрацию заявления составляет 400 злотых.
Организация, нанимающая иностранца, обязана заключить с ним письменный договор, прежде чем допустить его к работе, на условиях, соответствующих разрешению или заявлению. Перед подписанием необходимо предоставить иностранцу текст договора в версии, предназначенной для него понятной — согласно позиции Государственной инспекции труда, перевод должен быть выполнен присяжным переводчиком, включенным в список Министерства юстиции. Договор вместе с переводом хранится в течение всего периода работы иностранца, а также 2 года с конца календарного года, в котором правоотношение прекратилось.
Организационное нововведение: копия заключенного договора передается в ведомство (тому, кто выдал разрешение или принял заявление) через сайт praca.gov.pl ещё до начала работы. Система будет обеспечивать выполнение этого требования с 1 июля 2025 года в отношении заявлений и сезонных разрешений, а с 1 августа 2025 года — в отношении остальных разрешений.
И снова: требование письменной формы также удовлетворяет электронный договор с QES обеих сторон — а при полностью цифровом административном процессе это естественный выбор, поскольку электронный договор сразу же готов к отправке через портал.
Незаконное поручение работы — а новый закон относит к этому также прием на работу без заключения письменного трудового договора — подлежит штрафу в размере от от 3 000 до 50 000 злотых, размер которой рассчитывается пропорционально количеству иностранцев (не менее 3 000 злотых за каждого человека). За невыполнение информационных обязательств (например, неуведомление о начале работы на основании заявления в течение 7 дней или о неначатии работы в течение 14 дней) предусмотрен штраф в размере до 5 000 злотых.
Деятельность агентства по-прежнему требует регистрации в KRAZ (Национальный реестр агентств по трудоустройству), который ведут маршалы воеводств; сбор увеличился до 1 000 злотых, а бумажные сертификаты больше не выдаются (ранее выданные сохраняют силу до момента исключения из реестра). Самое важное ограничение: направление на временную работу иностранцев, которым требуется разрешение или заявление, возможно только через 2 года после внесения в реестр (ст. 305 п. 3 Закона о рынке труда и службах занятости). Закон также затронул сферу аутсорсинга персонала: поручение работы, выполняемой в интересах третьего лица, субъектом, не являющимся агентством временного трудоустройства, влечет за собой штраф в размере не менее 6 000 злотых за каждого человека.
Поскольку электронный договор требует наличия электронной подписи с квалифицированной сертификацией (QES) у обеих сторон, возникает практический вопрос: где взять подпись для сотрудника из Украины, Филиппин или Колумбии? Доверенный профиль не подходит — требует номера PESEL и проверки в Польше. Квалифицированная подпись, напротив: её можно выдать на основании паспорта, без PESEL и без посещения ведомства.
Самый быстрый путь — это SimplySign QES с видеоверификацией IDnow: личность иностранца подтверждается оператором во время видеоразговора, проводимого на польском или английском языке, а сертификат попадает в мобильное приложение — без считывателя и карты. Сертификат сроком на 1, 2 или 3 года стоит соответственно 299, 389 или 479 злотых, а видеоверификация IDnow — 2 100 злотых. Весь процесс мы описываем шаг за шагом в руководстве Как иностранцу получить квалифицированную электронную подпись онлайн, а типичные ситуации, в которых иностранцу необходима электронная подпись, мы собрали в практическое руководство.
Стоит знать о двух дополнительных возможностях. Во-первых, согласно eIDAS (Регламент ЕС № 910/2014, ст. 25, п. 3) квалифицированная электронная подпись, выданная в одной из стран ЕС, признается во всех остальных — таким образом, работник из Румынии или Испании может подписать польский договор своей национальной квалифицированной электронной подписью (QES). Во-вторых, если иностранец не успеет оформить электронную подпись, ничто не мешает распечатать договор и подписать его от руки только им, а остальную часть процесса провести в цифровом формате — подробнее в записи об иностранцах и квалифицированной электронной подписи в Польше.
Хорошо продуманный процесс учитывает различия между типами документов — не все требует одинакового уровня формальности:
| Документ | Требуемая форма | Как поставить цифровую подпись |
|---|---|---|
| Договор о временной работе | в письменной форме (ст. 13 п. 4 Закона о временных работниках) | QES агентства + QES сотрудника |
| Договор поручения с польским исполнителем | любая | документальная форма (платформа) или QES для целей доказательства |
| Договор с иностранцем, имеющим разрешение/заявление | письменная, перед допуском к работе | QES обеих сторон (для иностранца: SimplySign QES с IDnow) |
| Заявление о выдаче разрешения/заявление | исключительно в электронном виде (praca.gov.pl) | QES, доверенная подпись или личная подпись |
| Оцифровка папок для создания электронных дел | цифровое отображение | QES или квалифицированная печать агентства |
Со стороны агентства достаточно мобильной подписи SimplySign для лиц, подписывающих договоры — работает в облаке, с телефона или компьютера, и позволяет подписывать документы серийно. О том, насколько интенсивно его можно использовать, мы рассказываем в статье о лимитах квалифицированной подписи. Смешанный вариант — одна сторона подписывает электронно, другая от руки — обсуждаем здесь.
Цифровые договоры лучше всего оформлять с помощью электронной кадровой документации. В соответствии с статьи 94⁸–94¹² Трудового кодекса Электронные дела полностью равнозначны бумажным. Оцифровка существующих дел представляет собой цифровое изображение (скан), снабженное QES или квалифицированной печатью агентства — при наличии тысяч страниц иногда бывает удобнее квалифицированная печать SimplySign, а сотрудников необходимо проинформировать о возможности получения бумажной версии в течение 30 дней. Документация по лицам, принятым на работу с 2019 года, хранится 10 лет с конца календарного года, в котором трудовые отношения были прекращены. Для агентства важно ещё одно положение: при повторном приёме на работу того же лица в течение 10 лет продолжается ведение прежней документации — а в сфере временного трудоустройства это повседневная практика. С 27 января 2026 года Трудовой кодекс также допускает электронную форму подачи более десятка кадровых заявлений, поэтому электронное досье перестает быть гибридным. Прежде чем сканировать архив, ознакомьтесь с нашим руководством о цифровом архивировании договоров.
Закон не только разрешает кадровым агентствам полностью перевести договоры в цифровой формат — после изменений, вступающих в силу в 2025 году, он фактически обязывает их к этому, полностью перенося процедуру легализации труда иностранцев в интернет и ужесточая штрафы за формальные нарушения. Ключевым моментом является выбор правильной формы в зависимости от типа договора.
Как авторизованный партнер Certum Мы предоставляем кадровым агентствам квалифицированные подписи для координаторов и рекрутеров, организуем удаленную выдачу QES иностранцам (видеоверификация IDnow на польском или английском языке) и помогаем настроить квалифицированную печать для оцифровки документов.
📞 +48 22 417 05 55 | ✉️ [email protected] Консультанты принимают посетителей в офисах в В Варшаве, Кракове, Вроцлаве и Радоме — а также онлайн или в любом удобном для вас месте.
Продукты, связанные с этой темой:
Договоры, требующие письменной формы — о временной работе и с иностранцами, имеющими разрешение или заявление, — подписываются в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи (QES) обеих сторон; такая форма приравнивается к письменной форме (ст. 78¹ Гражданского кодекса). Договоры подряда с польскими подрядчиками могут заключаться в документальной форме, например, через платформу. Иностранец может получить QES удаленно с помощью SimplySign с видеоверификацией IDnow.
Да. Гражданский кодекс не устанавливает никаких требований к форме поручения, поэтому договор, заключенный по электронной почте, через платформу или в SMS-сообщении, является действительным. Электронная подпись (QES) не является обязательной, но усиливает доказательную силу агентства: она подтверждает личность подписавшихся сторон, целостность содержания и дату. Исключение: договор с иностранцем, требующий разрешения или заявления, должен быть заключён в письменной форме.
С 1 июня 2025 года договор заключается в письменной форме (или в электронной форме с использованием квалифицированной электронной подписи обеих сторон) ещё до допуска иностранца к работе, после предоставления ему перевода на понятный ему язык. Копия договора передается в ведомство через сайт praca.gov.pl до начала работы. Работа без письменного договора считается незаконным привлечением к труду — штраф от 3 000 до 50 000 злотых.
Достаточно иметь действующий паспорт и пройти видеоверификацию через IDnow: оператор подтверждает личность во время видеозвонка на польском или английском языке, после чего сертификат SimplySign поступает в мобильное приложение. Весь процесс проходит онлайн, без PESEL и посещения пункта обслуживания. Граждане ЕС также могут использовать QES, выданный в их стране — в соответствии с eIDAS он признаётся на всей территории Союза.
Да — электронный документ с квалифицированными подписями агентства и работника соответствует требуемой письменной форме. Если у работника нет квалифицированной электронной подписи (QES), договор, заключённый иным образом, остаётся действительным, но агентство должно подтвердить ему условия в письменной форме не позднее второго дня выполнения временной работы (ст. 13 ч. 4 Закона о найме временных работников).
