Cientos de contratos al mes, una gran rotación de personal, empleados procedentes de varios continentes y organismos que, a partir del 1 de junio de 2025, solo aceptarán solicitudes por internet. Te explicamos cómo una agencia de trabajo temporal puede firmar contratos con empleados y extranjeros de forma totalmente remota, de manera legal y sin necesidad de una impresora.
Una agencia de trabajo temporal contrata a los trabajadores en su propio nombre y los envía a las empresas usuarias. En la práctica, esto supone una avalancha mensual de documentos: contratos de trabajo temporal, contratos de prestación de servicios, anexos, derivaciones para reconocimientos médicos e información sobre las condiciones de contratación. Con la rotación habitual en este sector, el papeleo se convierte en un coste real: mensajeros entre sucursales, retrasos en la incorporación al trabajo, expedientes incompletos y un archivo cada vez más voluminoso.
El segundo reto son extranjeros. Desde el 1 de junio de 2025, toda la tramitación de la legalización del trabajo se ha trasladado a Internet y, al mismo tiempo, se han endurecido las sanciones por errores formales, entre ellos la falta de un contrato por escrito. La paradoja radica en que el proceso administrativo ya es totalmente digital, pero muchas agencias siguen imprimiendo los contratos solo porque „siempre se ha hecho así”. A continuación, mostramos cómo completar la digitalización de acuerdo con la normativa, por separado para cada tipo de contrato, ya que los requisitos difieren sustancialmente.
El contrato de trabajo temporal se rige por la Ley de 9 de julio de 2003 sobre la contratación de trabajadores temporales (texto refundido: Boletín Oficial 2025, art. 236). De conformidad con art. 13 El contrato indica las partes, la fecha de celebración, la empresa usuaria, el período de duración del trabajo temporal y las condiciones de contratación: tipo de trabajo, jornada laboral, lugar de trabajo y remuneración.
En cuanto a la forma, la ley lo establece claramente: El contrato de trabajo se celebra por escrito. Si no se ha formalizado por escrito, la agencia debe confirmar al trabajador temporal, por escrito, las condiciones del contrato celebrado a más tardar el segundo día de trabajo temporal (art. 13, apartado 4). Se trata de una norma más flexible que en el caso del empleo „ordinario”: el art. 29, apartado 2, del Código del Trabajo exige que se confirme el contrato antes incluso de que el trabajador comience a trabajar. Importante: el contrato celebrado sin cumplir el requisito de la forma escrita sigue siendo válida, pero la falta de confirmación de las condiciones dentro del plazo establecido constituye una infracción de los derechos del trabajador, sancionada con una multa de entre 1 000 y 30 000 zł (art. 281, apartado 1, punto 2, del Código del Trabajo, aplicable a las agencias en su calidad de empleadores).
Mensaje clave para la digitalización: «Por escrito» no significa «en papel». De conformidad con el artículo 78¹, apartado 2, del Código Civil, una declaración de voluntad realizada en formato electrónico —es decir, firmada con una firma electrónica cualificada— tiene la misma validez que una declaración realizada por escrito, y el artículo 29, apartado 2, del Código Laboral permite expresamente el contrato de trabajo electrónico. Condición: Ambas partes deben disponer de una firma electrónica cualificada (QES). — una persona que represente a la agencia y un trabajador temporal. En ese caso, el contrato se puede firmar a distancia incluso antes del primer día de trabajo, sin necesidad de escaneos ni servicios de mensajería.
Sí, y eso supone un gran alivio para las agencias de empleo, en las que gran parte del personal trabaja con contratos de derecho civil. Código Civil no establece ninguna forma en el caso del contrato de encargo (art. 734 y ss. del Código Civil). Puede celebrarse por escrito, por vía electrónica, en forma documental (por ejemplo, aceptación en una plataforma, intercambio de correos electrónicos, código SMS) e incluso verbalmente, y es válida en cualquiera de estas modalidades.
Sin embargo, conviene distinguir entre dos cosas: obligación legal y valor probatorio. El QES no es obligatorio en el encargo, pero aporta lo que la forma documental no garantiza: una identificación segura del firmante, la integridad del contenido (ninguna de las partes modificará la tarifa a posteriori) y una fecha fiable. En caso de litigio sobre la remuneración, o ante una inspección de la Seguridad Social (ZUS) o de la Inspección de Trabajo (PIP), este argumento es irrefutable. Por lo tanto, un modelo razonable para las agencias sería el siguiente: para los encargos masivos con prestadores de servicios polacos, se utilizaría la plataforma y la forma documental, mientras que, por parte de la agencia, se emplearía la firma cualificada; para los contratos de mayor riesgo, se utilizaría la firma cualificada (QES) de ambas partes.
📌 Nota: La libertad en la forma del contrato de trabajo deja de aplicarse cuando el trabajador es un extranjero cuyo empleo requiera un permiso o una declaración. En ese caso —independientemente del tipo de contrato—, la normativa exige la forma escrita. A continuación se ofrecen más detalles.
1 de junio de 2025. Entraron en vigor dos leyes de 20 de marzo de 2025: la relativa a las condiciones de admisibilidad para la contratación de extranjeros (Boletín Oficial de 2025, n.º 621) y la relativa al mercado laboral y los servicios de empleo (Boletín Oficial de 2025, n.º 620). Para las agencias de empleo, se trata del mayor cambio normativo en años.
Solicitudes de permisos de trabajo i declaraciones de encomienda de la ejecución del trabajo consiste en únicamente por vía electrónica a través del portal praca.gov.pl; los documentos presentados por otros medios no se tramitarán. La solicitud y los anexos deben ser firmados electrónicamente por la persona autorizada para representar a la empresa: mediante una firma electrónica cualificada, una firma de confianza o una firma personal. Con decenas de solicitudes al mes, la QES es la opción más cómoda; además, funciona fuera de los sistemas gubernamentales, por ejemplo, directamente en el contrato. Explicamos las diferencias entre estas herramientas en el artículo con un perfil de confianza y una firma cualificada.
Las declaraciones (vía rápida sin prueba del mercado laboral) se aplican actualmente a los ciudadanos Armenia, Bielorrusia, Moldavia y Ucrania — A partir del 1 de diciembre de 2025, ya no se aplican a Georgia. El periodo de trabajo en virtud de estos permisos puede durar hasta 24 meses, y la tasa de inscripción de la declaración asciende a 400 zł.
La entidad que contrata a un extranjero tiene la obligación de firmar un contrato por escrito con él antes de permitirle trabajar, en las condiciones establecidas en la autorización o la declaración. Antes de firmar, hay que facilitar al extranjero el texto del contrato en una versión adaptada a él comprensible — Según la posición de la Inspección Estatal de Trabajo, la traducción debe ser realizada por un traductor jurado que figure en la lista del Ministro de Justicia. El contrato, junto con la traducción, se conserva durante todo el período de trabajo del extranjero y 2 años a partir del final del año natural en el que se extinguiere la relación jurídica.
Novedad organizativa: Se remite al organismo una copia del contrato celebrado (a quien haya expedido la autorización o haya aceptado la declaración) a través de praca.gov.pl, incluso antes de empezar a trabajar. El sistema gestionará esta obligación a partir del 1 de julio de 2025 para las declaraciones y los permisos de temporada, y a partir del 1 de agosto de 2025 para el resto de permisos.
Y, de nuevo: un contrato electrónico con firma electrónica cualificada (QES) de ambas partes también cumple con el requisito de la forma escrita; además, en un proceso administrativo totalmente digital, es la opción más lógica, ya que el contrato electrónico está listo para su envío a través del portal de inmediato.
La subcontratación ilegal —y la nueva ley incluye también en este concepto asignación de trabajo sin contrato por escrito — se sanciona con una multa a partir de De 3 000 a 50 000 zł, que se impone de forma proporcional al número de extranjeros (un mínimo de 3 000 PLN por persona). El incumplimiento de las obligaciones de información (por ejemplo, notificar el inicio de la actividad laboral mediante una declaración en un plazo de 7 días o la no realización de la misma en un plazo de 14 días) se sanciona con una multa de hasta 5 000 zł.
La actividad de la agencia sigue requiriendo la inscripción en KRAZ (Registro Nacional de Agencias de Empleo), gestionado por los presidentes de las provincias; la tasa ha aumentado a 1 000 zł y ya no se expiden certificados en papel (los anteriores siguen siendo válidos hasta su baja del registro). La restricción más importante: la asignación a trabajos temporales de extranjeros que requieran un permiso o una declaración solo es posible dos años después de la inscripción en el registro (art. 305, apartado 3, de la Ley del mercado laboral y los servicios de empleo). La ley también ha afectado a la subcontratación de personal: la cesión de trabajo a un tercero por parte de una entidad que no sea una agencia de trabajo temporal se sanciona con una multa de al menos 6 000 zł por persona.
Dado que un contrato electrónico requiere una firma electrónica cualificada (QES) de ambas partes, surge una cuestión práctica: ¿de dónde se obtiene la firma de un empleado de Ucrania, Filipinas o Colombia? Perfil de confianza no es válido: requiere el número PESEL y una verificación en Polonia. La firma cualificada, por el contrario, sí que puede emitirse según el pasaporte, sin PESEL y sin tener que ir a la oficina.
La forma más rápida es SimplySign QES con verificación por vídeo de IDnow: el operador verifica la identidad del extranjero durante la videollamada que se lleva a cabo en polaco o en inglés, y el certificado se envía a la aplicación móvil, sin necesidad de lector ni tarjeta. El certificado, con una validez de 1, 2 o 3 años, cuesta 299, 389 o 479 zł, respectivamente, y la verificación por vídeo de IDnow, 2 100 zł. Describimos todo el proceso paso a paso en la guía ¿Cómo puede un extranjero obtener una firma digital cualificada por Internet?, y hemos recopilado las situaciones más habituales en las que un extranjero necesita una firma electrónica en una guía práctica.
Hay dos posibilidades más que conviene conocer. En primer lugar, según eIDAS (Reglamento (UE) n.º 910/2014, art. 25, apartado 3): una firma cualificada emitida en un Estado miembro de la UE es reconocida en todos los demás; por lo tanto, un trabajador de Rumanía o de España puede firmar un contrato polaco con su firma cualificada nacional. En segundo lugar, si un extranjero no llega a tiempo para realizar la firma electrónica, nada impide imprimir el contrato y firmarlo a mano solo con él, y llevar a cabo el resto del proceso de forma digital —más información en la entrada sobre los extranjeros y la firma cualificada en Polonia.
Un proceso bien diseñado distingue entre los distintos tipos de documentos: no todo requiere el mismo nivel de formalidad:
| Documento | Formato obligatorio | Cómo firmar digitalmente |
|---|---|---|
| Contrato de trabajo temporal | por escrito (art. 13, apartado 4, de la Ley sobre trabajadores temporales) | QES de la agencia + QES del empleado |
| Contrato de encargo con un prestador de servicios polaco | cualquiera | formato documental (plataforma) o QES a efectos probatorios |
| Contrato con un extranjero titular de un permiso o una declaración | por escrito, antes de la admisión al trabajo | QES de ambas partes (para extranjeros: SimplySign QES con IDnow) |
| Solicitud de autorización/declaración | únicamente por vía electrónica (praca.gov.pl) | QES, firma de confianza o firma personal |
| Digitalización de expedientes para crear expedientes electrónicos | representación digital | QES o sello cualificado de la agencia |
Por parte de la agencia, basta con una firma móvil SimplySign Para quienes firman contratos: funciona en la nube, desde el móvil o el ordenador, y permite firmar documentos de forma masiva. En este artículo explicamos hasta qué punto se puede utilizar de forma intensiva sobre los límites de la firma cualificada. El caso mixto —una de las partes firma electrónicamente y la otra a mano— lo comentamos aquí.
Lo mejor es completar los contratos digitales con la documentación electrónica de los empleados. De acuerdo con artículos 94⁸ a 94¹² del Código Laboral Los expedientes electrónicos son totalmente equivalentes a los en papel. La digitalización de los expedientes existentes consiste en una reproducción digital (escaneo) provista de QES o con el sello cualificado de la agencia — cuando se trata de miles de páginas, a veces resulta más cómodo sello cualificado SimplySign, y hay que informar a los trabajadores de la posibilidad de recoger una copia en papel en un plazo de 30 días. La documentación de las personas contratadas a partir de 2019 se conserva 10 años a partir del final del año natural en el que finalizó la relación laboral. Para la agencia, hay otra disposición importante: en caso de volver a contratar a la misma persona en un plazo de 10 años Se sigue con la documentación que se ha llevado hasta ahora — y eso es algo habitual en el sector del trabajo temporal. A partir del 27 de enero de 2026, el Código Laboral también permite la presentación en formato electrónico de más de una docena de solicitudes de personal, por lo que el expediente electrónico deja de ser un sistema híbrido. Antes de escanear el archivo, lee nuestra guía práctica sobre el archivo digital de contratos.
La ley no solo permite a las agencias de empleo digitalizar íntegramente los contratos, sino que, tras los cambios de 2025, lo exige, trasladando por completo a Internet la legalización del trabajo de los extranjeros y aumentando las sanciones por errores formales. La clave está en elegir la forma adecuada para cada tipo de contrato.
Como Socio autorizado de Certum Proporcionamos a las agencias de empleo firmas cualificadas para coordinadores y responsables de selección de personal, gestionamos la expedición a distancia de la QES a extranjeros (verificación por videoconferencia de IDnow en polaco o en inglés) y ayudamos a poner en marcha el sello cualificado para la digitalización de expedientes.
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Los contratos que requieren la forma escrita —como los de trabajo temporal y los celebrados con extranjeros titulares de un permiso o una declaración— se firman electrónicamente con una firma cualificada (QES) de ambas partes; esta forma es equivalente a la forma escrita (art. 78¹ del Código Civil). Los contratos de encargo con prestadores de servicios polacos pueden celebrarse en formato documental, por ejemplo, a través de una plataforma. El extranjero obtendrá la QES a distancia gracias a SimplySign con verificación por videoconferencia de IDnow.
Sí. El Código Civil no exige ninguna forma específica para el encargo, por lo que un contrato celebrado por correo electrónico, a través de una plataforma o por SMS es válido. La firma electrónica cualificada (QES) no es obligatoria, pero refuerza el valor probatorio de la agencia: confirma la identidad de los firmantes, la integridad del contenido y la fecha. Excepción: un encargo con un extranjero que requiera un permiso o una declaración debe realizarse por escrito.
A partir del 1 de junio de 2025, el contrato deberá formalizarse por escrito (o en formato electrónico con firma electrónica cualificada [QES] de ambas partes) antes de que el extranjero pueda comenzar a trabajar, tras habérsele facilitado una traducción a un idioma que comprenda. Se remitirá una copia del contrato a la administración a través de praca.gov.pl antes de que el extranjero comience a trabajar. Trabajar sin contrato por escrito constituye una contratación ilegal, lo que conlleva una multa de entre 3 000 y 50 000 zł.
Basta con un pasaporte válido y la verificación por videoconferencia de IDnow: el operador confirma la identidad durante una videollamada en polaco o en inglés, y el certificado SimplySign se envía a la aplicación móvil. Todo el proceso se realiza en línea, sin necesidad de PESEL ni de acudir a una oficina. Los ciudadanos de la UE también pueden utilizar el QES expedido en su país; de acuerdo con el Reglamento eIDAS, este es reconocido en toda la Unión.
Sí: el documento electrónico que contenga las firmas cualificadas de la agencia y del trabajador cumple con el requisito de la forma escrita. Si el trabajador no dispone de una firma electrónica cualificada (QES), el contrato celebrado de otro modo sigue siendo válido, pero la agencia debe confirmarle las condiciones por escrito a más tardar el segundo día de la prestación del trabajo temporal (art. 13, apartado 4, de la Ley sobre el empleo de trabajadores temporales).
