Hunderte von Verträgen pro Monat, hohe Fluktuation, Mitarbeiter aus mehreren Kontinenten und Behörden, die ab dem 1. Juni 2025 Anträge ausschließlich online entgegennehmen. Wir zeigen Ihnen, wie eine Zeitarbeitsagentur Verträge mit Mitarbeitern und Ausländern vollständig aus der Ferne abschließen kann – legal und ohne Drucker.
Eine Zeitarbeitsagentur stellt Mitarbeiter in eigenem Namen ein und vermittelt sie an Entleiher. In der Praxis bedeutet dies eine monatliche Flut von Dokumenten: Zeitarbeitsverträge, Werkverträge, Nachträge, Überweisungen zu medizinischen Untersuchungen, Informationen zu den Beschäftigungsbedingungen. Angesichts der für diese Branche typischen Fluktuation wird der Papierkram zu einem echten Kostenfaktor – Kuriere zwischen den Niederlassungen, verzögerte Arbeitsfreigaben, unvollständige Personalakten, ein immer größer werdendes Archiv.
Eine weitere Herausforderung sind Ausländer. Seit dem 1. Juni 2025 erfolgt die gesamte Legalisierung von Arbeitsverhältnissen online, gleichzeitig wurden die Strafen für formale Fehler – darunter das Fehlen eines schriftlichen Vertrags – verschärft. Das Paradoxe daran ist, dass der behördliche Prozess bereits vollständig digitalisiert ist, viele Behörden aber weiterhin Verträge ausdrucken, nur weil „es schon immer so war”. Im Folgenden zeigen wir, wie man die Digitalisierung vorschriftsmäßig abschließen kann – separat für jede Vertragsart, da sich die Anforderungen grundlegend unterscheiden.
Der Zeitarbeitsvertrag wird durch das Gesetz vom 9. Juli 2003 über die Beschäftigung von Zeitarbeitern (in der geltenden Fassung, Gesetzblatt 2025, Nr. 236) geregelt. Gemäß Art. 13 Der Vertrag enthält Angaben zu den Vertragsparteien, dem Datum des Vertragsabschlusses, dem entleihenden Arbeitgeber, der Dauer der Zeitarbeit sowie den Beschäftigungsbedingungen – Art der Tätigkeit, Arbeitszeit, Arbeitsort und Vergütung.
Was die Form betrifft, so heißt es im Gesetz ausdrücklich: Ein Arbeitsvertrag wird schriftlich geschlossen. Sofern der Vertrag nicht schriftlich geschlossen wurde, muss die Agentur dem Zeitarbeitnehmer die Vertragsbedingungen schriftlich bestätigen spätestens am zweiten Tag der Zeitarbeit (Art. 13 Abs. 4). Diese Regelung ist weniger streng als bei einem „normalen” Arbeitsverhältnis – Art. 29 § 2 des Arbeitsgesetzbuchs verlangt eine Bestätigung bereits vor der Arbeitsaufnahme. Wichtig: Ein Vertrag, der nicht in schriftlicher Form geschlossen wurde bleibt gültig, doch die nicht fristgerechte Bestätigung der Arbeitsbedingungen stellt einen Verstoß gegen die Arbeitnehmerrechte dar, der mit einer Geldstrafe von 1.000 bis 30.000 Złoty geahndet wird (Art. 281 § 1 Nr. 2 des Arbeitsgesetzbuchs, anwendbar auf Agenturen als Arbeitgeber).
Die wichtigste Botschaft für die Digitalisierung: „schriftliche Form“ bedeutet nicht „Papier“. Gemäß Art. 78¹ § 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist eine in elektronischer Form abgegebene Willenserklärung – also eine mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehene Erklärung – einer in schriftlicher Form abgegebenen Erklärung gleichgestellt, und § 29 Abs. 2 des Arbeitsgesetzbuchs lässt den elektronischen Arbeitsvertrag ausdrücklich zu. Voraussetzung: Beide Parteien müssen über eine QES, also eine qualifizierte elektronische Signatur, verfügen. — ein Vertreter der Agentur und ein Zeitarbeitnehmer. In diesem Fall kann der Vertrag bereits vor dem ersten Arbeitstag aus der Ferne unterzeichnet werden, ganz ohne Scans und Kurierdienste.
Ja – und das ist eine große Erleichterung für Arbeitsvermittlungsagenturen, in denen ein Großteil des Personals auf der Grundlage zivilrechtlicher Verträge beschäftigt ist. Das Bürgerliche Gesetzbuch schreibt keine bestimmte Form vor für den Dienstleistungsvertrag (Art. 734 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuchs). Er kann schriftlich, elektronisch, in dokumentierter Form (z. B. durch Zustimmung auf einer Plattform, E-Mail-Austausch, SMS-Code) oder sogar mündlich geschlossen werden – und ist in jeder dieser Varianten gültig.
Man sollte jedoch zwei Dinge voneinander trennen: Rechtliche Verpflichtung und Beweiskraft. QES ist bei der Auftragserteilung nicht zwingend erforderlich, bietet jedoch das, was die dokumentarische Form nicht gewährleisten kann: eine sichere Identifizierung des Unterzeichners, die Unversehrtheit des Inhalts (keine der Parteien kann den Tarif nachträglich ändern) und ein zuverlässiges Datum. Bei Streitigkeiten über die Vergütung, bei Kontrollen durch die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) oder die Arbeitsaufsichtsbehörde (PIP) ist dies ein unanfechtbares Argument. Ein vernünftiges Modell für die Agentur sieht daher wie folgt aus: Massenaufträge mit polnischen Auftragnehmern – Plattform und schriftliche Form, auf Seiten der Agentur eine qualifizierte elektronische Signatur; Verträge mit höherem Risiko – QES beider Seiten.
📌 Hinweis: Die Formfreiheit bei Auftragsvergaben endet, wenn der Auftragnehmer ein Ausländer ist, dessen Beschäftigung einer Genehmigung oder einer Erklärung bedarf. In diesem Fall ist – unabhängig von der Art des Vertrags – die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben. Einzelheiten dazu weiter unten.
1. Juni 2025. Zwei Gesetze vom 20. März 2025 sind in Kraft getreten: über die Bedingungen für die Zulässigkeit der Beschäftigung von Ausländern (Gesetzblatt 2025, Nr. 621) sowie über den Arbeitsmarkt und die Arbeitsvermittlungsdienste (Gesetzblatt 2025, Nr. 620). Für Arbeitsvermittlungsagenturen ist dies die größte Änderung der Vorschriften seit Jahren.
Anträge auf Arbeitsgenehmigungen i Erklärungen über die Übertragung der Arbeitsausführung besteht aus ausschließlich elektronisch über das Portal praca.gov.pl – auf anderem Wege eingereichte Unterlagen werden nicht bearbeitet. Der Antrag und die Anlagen werden von einer vertretungsberechtigten Person elektronisch unterzeichnet: mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer vertrauenswürdigen Signatur oder einer persönlichen Signatur. Bei Dutzenden von Anträgen pro Monat ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) am bequemsten – sie funktioniert auch außerhalb von Regierungssystemen, z. B. direkt im Vertrag. Die Unterschiede zwischen diesen Tools erläutern wir in diesem Artikel mit einem vertrauenswürdigen Profil und einer qualifizierten Signatur.
Die Erklärungen (beschleunigtes Verfahren ohne Arbeitsmarkttest) gelten derzeit für Staatsangehörige Armenien, Weißrussland, Moldawien und der Ukraine — gelten ab dem 1. Dezember 2025 nicht mehr für Georgien. Die Beschäftigung auf dieser Grundlage kann bis zu 24 Monate dauern, und die Gebühr für die Eintragung der Erklärung beträgt 400 Złoty.
Ein Arbeitgeber, der einem Ausländer Arbeit überträgt, ist verpflichtet, mit ihm einen schriftlichen Vertrag abschließen, bevor er ihn zur Arbeit zulässt, zu Bedingungen, die mit der Genehmigung oder Erklärung im Einklang stehen. Vor der Unterzeichnung muss dem Ausländer der Vertragstext in einer für ihn verständlichen Fassung vorgelegt werden verständlich — Nach der Auffassung der Staatlichen Arbeitsaufsichtsbehörde sollte die Übersetzung von einem vereidigten Übersetzer aus der Liste des Justizministers angefertigt werden. Der Vertrag wird zusammen mit der Übersetzung für die gesamte Dauer der Beschäftigung des Ausländers aufbewahrt und 2 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Rechtsverhältnis erloschen ist.
Organisatorische Neuerung: Eine Kopie des abgeschlossenen Vertrags wird der Behörde übermittelt (demjenigen, der die Genehmigung erteilt oder die Erklärung entgegengenommen hat) über praca.gov.pl noch vor Arbeitsantritt. Das System unterstützt diese Verpflichtung ab dem 1. Juli 2025 für Erklärungen und saisonale Genehmigungen sowie ab dem 1. August 2025 für alle übrigen Genehmigungen.
Und noch einmal: Auch ein elektronischer Vertrag mit QES beider Parteien erfüllt die Schriftform – und bei einem vollständig digitalen behördlichen Verfahren ist dies die naheliegende Wahl, da ein elektronischer Vertrag sofort über das Portal versendet werden kann.
Illegale Vermittlung von Arbeitskräften – und das neue Gesetz zählt dazu auch Übertragung von Arbeitsaufgaben ohne schriftlichen Vertrag — wird mit einer Geldstrafe von 3.000 bis 50.000 Złoty, die proportional zur Anzahl der Ausländer verhängt wird (mindestens 3.000 PLN pro Person). Bei Verletzung der Meldepflichten (z. B. versäumte Meldung der Arbeitsaufnahme auf der Grundlage einer Erklärung innerhalb von 7 Tagen oder der Nicht-Aufnahme der Arbeit innerhalb von 14 Tagen) droht eine Geldstrafe von bis zu 5.000 PLN.
Die Tätigkeit der Agentur erfordert weiterhin eine Eintragung in KRAZ (Nationales Register der Arbeitsvermittlungsagenturen), das von den Marschällen der Woiwodschaften geführt wird; die Gebühr wurde auf 1.000 Złoty erhöht, und es werden keine Zertifikate in Papierform mehr ausgestellt (bereits ausgestellte Zertifikate behalten ihre Gültigkeit bis zur Löschung aus dem Register). Wichtigste Einschränkung: Die Vermittlung von Ausländern, für die eine Genehmigung oder eine Erklärung erforderlich ist, in Zeitarbeitsverhältnisse ist erst möglich, zwei Jahre nach der Eintragung in das Register (Art. 305 Abs. 3 des Gesetzes über den Arbeitsmarkt und die Arbeitsvermittlungsdienste). Das Gesetz hat auch Auswirkungen auf das Personal-Outsourcing: Die Vergabe von Arbeiten, die für einen Dritten ausgeführt werden, durch ein Unternehmen, das keine Zeitarbeitsagentur ist, wird mit einer Geldstrafe von mindestens 6.000 PLN pro Person geahndet.
Da für einen elektronischen Vertrag eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) beider Parteien erforderlich ist, stellt sich die praktische Frage: Woher soll ein Mitarbeiter aus der Ukraine, den Philippinen oder Kolumbien seine Signatur beziehen? Vertrauenswürdiges Profil fällt weg – erfordert die Nummer PESEL und eine Überprüfung in Polen. Die qualifizierte Signatur hingegen: Sie kann ausgestellt werden auf der Grundlage des Reisepasses, ohne PESEL und ohne Besuch bei der Behörde.
Der schnellste Weg ist SimplySign QES mit Video-Identifizierung über IDnow: Die Identität des Ausländers wird vom Betreiber während eines Videoanrufs bestätigt, der auf Polnisch oder Englisch, und das Zertifikat wird in die mobile App übertragen – ganz ohne Lesegerät und Karte. Ein Zertifikat mit einer Gültigkeitsdauer von 1, 2 oder 3 Jahren kostet 299, 389 bzw. 479 Złoty, die Video-Verifizierung bei IDnow 2.100 Złoty. Den gesamten Vorgang beschreiben wir Schritt für Schritt in der Anleitung Wie kann ein Ausländer online eine qualifizierte Signatur erhalten?, und typische Situationen, in denen eine elektronische Signatur für einen Ausländer erforderlich ist, haben wir in einem praktischen Leitfaden.
Zwei weitere Möglichkeiten sollte man kennen. Erstens: Gemäß eIDAS (EU-Verordnung 910/2014, Art. 25 Abs. 3) Eine in einem EU-Mitgliedstaat ausgestellte qualifizierte elektronische Signatur wird in allen anderen Mitgliedstaaten anerkannt – ein Arbeitnehmer aus Rumänien oder Spanien kann also einen polnischen Vertrag mit seiner nationalen qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnen. Zweitens: Sollte ein Ausländer es nicht rechtzeitig mit der elektronischen Signatur schaffen, spricht nichts dagegen, den Vertrag auszudrucken und nur diesen Teil handschriftlich zu unterzeichnen, während der Rest des Prozesses digital abgewickelt wird – mehr dazu im Beitrag Über Ausländer und die qualifizierte Signatur in Polen.
Ein gut durchdachter Prozess unterscheidet zwischen verschiedenen Dokumententypen – nicht alles erfordert denselben Grad an Formalität:
| Dokument | Erforderliche Form | So signieren Sie digital |
|---|---|---|
| Zeitarbeitsvertrag | schriftlich (Art. 13 Abs. 4 des Gesetzes über Leiharbeitnehmer) | QES der Agentur + QES des Mitarbeiters |
| Auftragsvertrag mit einem polnischen Auftragnehmer | beliebig | Dokumentenform (Plattform) oder QES zu Beweiszwecken |
| Vertrag mit einem Ausländer, der über eine Genehmigung/Erklärung verfügt | schriftlich, vor der Arbeitsaufnahme | QES beider Parteien (für Ausländer: SimplySign QES mit IDnow) |
| Antrag auf Genehmigung/Erklärung | ausschließlich elektronisch (praca.gov.pl) | QES, vertrauenswürdige Signatur oder persönliche Signatur |
| Digitalisierung von Akten für elektronische Akten | digitale Abbildung | QES oder qualifiziertes Zertifikat der Behörde |
Auf Seiten der Agentur reicht eine mobile Unterschrift aus SimplySign Für Vertragsunterzeichner – die Lösung läuft in der Cloud, kann vom Smartphone oder Computer aus genutzt werden und ermöglicht das serielle Unterzeichnen von Dokumenten. Wie intensiv man sie nutzen kann, beschreiben wir in diesem Artikel über die Obergrenzen für qualifizierte Signaturen. Ein gemischtes Szenario – eine Seite unterschreibt elektronisch, die andere handschriftlich – besprechen wir hier.
Digitale Verträge lassen sich am besten durch elektronische Personalunterlagen ergänzen. Gemäß §§ 94⁸–94¹² des Arbeitsgesetzbuchs E-Akten sind den Papierakten in jeder Hinsicht gleichwertig. Die Digitalisierung bestehender Akten ist eine digitale Abbildung (Scan), die mit QES oder mit dem qualifizierten Siegel der Agentur — bei Tausenden von Seiten ist es manchmal bequemer qualifiziertes Siegel SimplySign, und die Mitarbeiter müssen darüber informiert werden, dass sie innerhalb von 30 Tagen eine Papierversion erhalten können. Die Unterlagen der seit 2019 beschäftigten Personen werden aufbewahrt 10 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete. Für die Agentur ist noch eine weitere Bestimmung von Bedeutung: bei der erneuten Einstellung derselben Person innerhalb von 10 Jahren Die bisherige Dokumentation wird fortgesetzt — und das ist in der Zeitarbeitsbranche Alltag. Ab dem 27. Januar 2026 erlaubt das Arbeitsgesetzbuch zudem die elektronische Form von mehr als einem Dutzend Personalanträgen, sodass die E-Akte kein Hybrid mehr ist. Bevor Sie Ihr Archiv einscannen, lesen Sie unseren Ratgeber über die digitale Archivierung von Verträgen.
Das Gesetz erlaubt es Arbeitsagenturen nicht nur, Verträge vollständig zu digitalisieren – nach den Änderungen ab 2025 schreibt es dies sogar vor, indem es die Legalisierung der Beschäftigung von Ausländern vollständig ins Internet verlagert und die Strafen für formale Fehler verschärft. Entscheidend ist die Wahl der richtigen Form für die jeweilige Vertragsart.
Als Autorisierter Partner von Certum Wir statten Personalagenturen mit qualifizierten Signaturen für Koordinatoren und Personalvermittler aus, organisieren die Fernausstellung von QES für Ausländer (Videoüberprüfung mit IDnow auf Polnisch oder Englisch) und helfen bei der Einrichtung eines qualifizierten Stempels für die Digitalisierung von Akten.
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Verträge, die der Schriftform bedürfen – über Zeitarbeit sowie mit Ausländern, für die eine Genehmigung oder eine Erklärung vorliegt – werden elektronisch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) beider Parteien unterzeichnet; diese Form entspricht der Schriftform (Art. 78¹ des Bürgerlichen Gesetzbuchs). Dienstleistungsverträge mit polnischen Auftragnehmern können in dokumentierter Form abgeschlossen werden, z. B. über eine Plattform. Ausländer erhalten die QES aus der Ferne über SimplySign mit einer Videoüberprüfung durch IDnow.
Ja. Das Bürgerliche Gesetzbuch schreibt für einen Auftrag keine bestimmte Form vor, daher ist ein Vertrag, der per E-Mail, über eine Plattform oder per SMS geschlossen wird, gültig. Ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat (QES) ist nicht zwingend erforderlich, stärkt jedoch die Beweiskraft der Agentur: Es bestätigt die Identität der Unterzeichner, die Unversehrtheit des Inhalts und das Datum. Ausnahme: Ein Auftrag mit einem Ausländer, der einer Genehmigung oder Erklärung bedarf, muss schriftlich erfolgen.
Ab dem 1. Juni 2025 muss der Vertrag in schriftlicher Form (oder in elektronischer Form mit QES beider Parteien) abgeschlossen werden, noch bevor der Ausländer zur Arbeit zugelassen wird, nachdem ihm eine Übersetzung in eine für ihn verständliche Sprache vorgelegt wurde. Eine Kopie des Vertrags ist vor Arbeitsbeginn über praca.gov.pl an die Behörde zu übermitteln. Das Arbeiten ohne schriftlichen Vertrag gilt als illegale Beschäftigung – die Geldstrafe beträgt zwischen 3.000 und 50.000 PLN.
Ein gültiger Reisepass und eine Videoüberprüfung über IDnow reichen aus: Der Mitarbeiter bestätigt die Identität während eines Videogesprächs auf Polnisch oder Englisch, und das SimplySign-Zertifikat wird in die mobile App übertragen. Der gesamte Vorgang findet online statt, ohne PESEL und ohne Besuch einer Servicestelle. EU-Bürger können auch ein in ihrem Heimatland ausgestelltes QES verwenden – gemäß eIDAS wird dieses in der gesamten Union anerkannt.
Ja – ein elektronisches Dokument mit qualifizierten Signaturen der Agentur und des Arbeitnehmers erfüllt die erforderliche Schriftform. Verfügt der Arbeitnehmer nicht über eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), bleibt der auf andere Weise geschlossene Vertrag gültig, doch muss die Agentur ihm die Vertragsbedingungen spätestens am zweiten Tag der Zeitarbeit schriftlich bestätigen (Art. 13 Abs. 4 des Gesetzes über die Beschäftigung von Zeitarbeitern).
