Електронна виписка для CREWAN, заява про внесення до книги вічного права власності в телеінформаційній системі, реєстрація акта засвідчення спадкування — сучасна нотаріальна контора не зможе виконати основні операції без дійсного кваліфікованого підпису. Дізнайтеся, в яких випадках законодавство вимагає QES, що змінилося у березні 2026 року та як обрати засіб підпису, який не підведе під час оформлення документа.
Нотаріат був однією з перших юридичних професій, які законодавець „перевів” на обов’язковий електронний обіг. Сьогодні кваліфікований електронний підпис (КЕП) у нотаріальній конторі це не просто зручність — це умова здійснення дій. Відповідно до ст. 25 ч. 2 постанови eIDAS (Регламент ЄС № 910/2014) QES має юридичну силу, рівнозначну власноручному підпису, а польські нормативно-правові акти прямо визначають дії, які нотаріус засвідчує таким підписом.
| Дія / обов’язок | Система | Правова основа |
|---|---|---|
| Електронна виписка з акта до CREWAN | Нотаріальні реєстри (KRN) | стаття 92а Закону про нотаріат |
| Заява про внесення запису до книги нерухомості | телеінформаційна система EKW | ст. 626⁴ ЦПК, ст. 92 § 4 Закону про нотаріат |
| Реєстрація свідоцтва про спадкування | Реєстр спадкових справ | стаття 95h Закону про нотаріат |
| Електронне засвідчення відповідності копії | — | ст. 97 § 2 Закону про нотаріат |
| Декларації платника PCC-2 i SD-2 | Електронна податкова інспекція / Електронні декларації | податкові норми (виключно в електронній формі) |
| Скринька для електронних повідомлень (ADE) | Електронна доставка | Закон про електронні вручення |
| Рахунки за нотаріальні послуги | KSeF | Закон про ПДВ — обов’язкове виконання з 1 квітня 2026 року |
Висновок простий: збій у роботі або закінчення терміну дії сертифіката зупиняє роботу юридичної фірми так само ефективно, як і відсутність офіційної печатки. Тому, окрім вибору засобу електронного підпису, не менш важливо дбати про його безперебійну роботу — про що ми пишемо в статті Як поновити кваліфікований підпис?.
CREWAN (Центральне сховище електронних виписок з нотаріальних актів) це телеінформаційний „сейф”, який веде Національну нотаріальну раду (KRN), що діє з 9 квітня 2018 року. Зберігає електронні копії та виписки з нотаріальних актів, які:
На вимогу сторони до репозиторію також додається електронні виписки з таких документів. Інші документи можуть надходити до CREWAN, якщо це передбачено окремими нормативно-правовими актами.
📌 Поширена помилка: CREWAN іноді плутають із процедурою реєстрації у вічному реєстрі. Натомість це сховище обслуговує насамперед „реєстрові” документи (KRS). У рамках процедури реєстрації у вічному реєстрі нотаріус подає в електронному вигляді висновок, але паперову копію акта все одно надсилає до суду протягом 3 днів.
Процедура, передбачена статтею 92а Закону «Про нотаріат», виглядає наступним чином:
Завдяки цьому до електронної заяви KRS не потрібно додавати паперову виписку — достатньо вказати номер CREWAN із повідомлення. Це дозволяє клієнтам юридичної фірми реально заощадити час та зменшити кількість документів, що перебувають в обігу.
Від 1 липня 2016 року. нотаріус (так само, як і судовий пристав) подає заяви про внесення запису до книги нерухомості виключно через телеінформаційну систему, а висновок позначається кваліфікованим електронним підписом (ст. 626⁴ § 1–1² Цивільного процесуального кодексу). Якщо документ стосується передання, зміни або відмови від права, зафіксованого у книзі вічних прав, нотаріус подає заяву не пізніше дня складання акта (ст. 92 § 4 Закону про нотаріат).
Найголовнішим результатом цієї електронної трансформації є безпека обігу: запис про заяву автоматично з’являється у земельному реєстрі з моменту внесення заяви до системи — з точністю до секунди. Зникає „часове вікно” між підписанням акта та оприлюдненням запису, яке раніше іноді використовувалося для подвійного розпорядження нерухомістю. Документи, що є підставою для реєстрації та не були складені в електронній формі (у тому числі виписка з акта), нотаріус надсилає до суду протягом 3 днів.
Зміни до Закону про нотаріат та Закону про земельні реєстри та іпотеку (Закон від 21 листопада 2025 р., Збірник законів 2025 р., позиція 1793) набирають чинності з 17 березня 2026 року. Після складання акта про засвідчення спадкування нотаріус може — на вимогу спадкоємця або заповідального спадкоємця — скласти протокол, що містить вимогу про внесення до книги вічних прав інформації про набуте право (право власності, право вічного користування або кооперативне право власності на приміщення) та надіслати заяву про внесення до земельного кадастру в електронному вигляді під час цієї ж зустрічі. Спадкоємцю більше не потрібно самостійно подавати заяву до суду, а земельні реєстри швидше відображають правовий стан після спадкування.
Свідоцтво про право на спадщину (APD) набуває сили як остаточне рішення про визнання набуття спадщини лише після реєстрації. Відповідно до ст. 95h Закону про нотаріат нотаріус негайно після складання APD вводить дані в Реєстру спадкових справ через телеінформаційну систему та позначає запис кваліфікованим електронним підписом. Система видає повідомлення з номером запису, а відмітка про реєстрацію (номер, дата, час) вноситься безпосередньо до самого документа. Реєстр, який веде КРН, також охоплює європейські свідоцтва про спадщину та судові рішення про набуття спадщини, а для доступу до системи потрібен кваліфікований сертифікат. У цій же екосистемі діє також добровільний Нотаріальний реєстр заповітів (NORT).
Крім того, кваліфікований підпис підтримує:
💡 Нотаріус підписує цифровим підписом навіть кілька сотень документів на місяць. Перш ніж вибрати сертифікат, перевірте, чи існують обмеження щодо кількості кваліфікованих підписів — а для забезпечення безперебійної роботи канцелярії розглянь альтернативний варіант, оскільки можна мати два електронні підписи.
Електронні доставки. Нотаріус — як професія, що користується суспільною довірою, — має від 1 січня 2025 року. обов'язок мати адреса для електронних повідомлень (ADE) зареєстрованого в базі електронних адрес (BAE). Від 1 січня 2026 року. Електронні повідомлення є основним каналом комунікації адміністрації (ePUAP (вимикається). Зверніть увагу на фікція вручення: лист від державного органу вважається врученим після 14 днів з моменту надходження у поштову скриньку, навіть якщо його ніхто не відкрив — тому поштову скриньку потрібно регулярно перевіряти. Деталі ми описали в посібниках про обов’язки осіб, які обіймають посади, що вимагають суспільної довіри і про організацію електронних вручень у канцелярії.
KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур). Від 1 квітня 2026 року. Обов’язок виставлення структурованих рахунків-фактур поширився на всі інші підприємства — зокрема на нотаріальні контори, які виставляють рахунки за нотаріальні послуги. Нотаріус, який веде контору індивідуально, входить у систему KSeF з автоматичними правами власника (зокрема, кваліфікованим підписом); контора, що діє як цивільне товариство або партнерство, вказує уповноважену особу шляхом подання відповідного повідомлення ZAW-FA або підтверджується кваліфікованою печаткою. У 2026 році за помилки не передбачаються грошові штрафи — вони почнуть застосовуватися з 1 січня 2027 року. Який варіант обрати, ми радимо в тексті Печатка чи кваліфікований підпис для KSeF?.
Варто розмежувати ці два аспекти. QES забезпечує рівнозначність з власноручним підписом та письмовою формою, але не замінює нотаріального акту — це окрема особлива форма, яку неможливо зберегти, підписавши файл електронним підписом. Продаж нерухомості, статут товариства з обмеженою відповідальністю (крім зразка S24), шлюбний договір — ці дії як і раніше вимагають особистої присутності у нотаріуса, а оригінал документа залишається у паперовому вигляді, з власноручними підписами сторін та нотаріуса. Паперовими залишаються також виписки, що видаються сторонам і завірені підписом та печаткою нотаріуса.
Електронізація, у свою чергу, охоплює все, що відбувається навколо нотаріальних дій: виписки для судів та реєстрів, заяви до земельного кадастру, реєстрація APD, електронні засвідчення, офіційна кореспонденція та рахунки-фактури. У Польщі на сьогодні не існує „дистанційного нотаріального акту” — проте триває концептуальна робота над подальшою цифровізацією нотаріальних послуг, тому роль QES у нотаріальних конторах буде лише зростати.
Обидва варіанти є кваліфікованими підписами Certum що мають повну юридичну силу — відрізняються носієм та стилем роботи. Як Авторизований партнер Certum ми допомагаємо підібрати варіант, що відповідає специфіці роботи конкретної юридичної фірми.
| Особливість | SimplySign — мобільний підпис | Certum Mini — картка зі зчитувачем |
|---|---|---|
| Форма | хмарний підпис: додаток для телефону, планшета та комп’ютера, без сканера | криптографічна карта + мініатюрний USB-зчитувач |
| Стиль роботи | робота також поза офісом, кілька пристроїв, швидке підписання заяв „на місці” | постійне робоче місце за письмовим столом, класична модель роботи |
| Мітки часу | пакет із 5000 міток на місяць. | пакет із 5000 міток на місяць. |
| Ціна | згідно з актуальною пропозицією на сторінці товару | від 282 злотих |
| Для кого | мобільний нотаріус, надання послуг у клієнта, гібридний режим роботи | юридична фірма, яка надає перевагу фізичному носію сертифіката |
У статті ми детально розбираємо критерії вибору між хмарним і картковим підписом Мобільний підпис SimplySign чи підпис із зчитувачем Certum Mini?. Якщо ви тільки починаєте організовувати юридичну фірму або термін дії сертифіката добігає кінця, також перевірте, як оформити кваліфікований електронний підпис — вся процедура підтвердження особи займає небагато часу, а поновлення можна здійснити повністю дистанційно.
Кваліфікований підпис сьогодні для нотаріуса є тим самим, чим службова печатка — без нього не працюють CREWAN, система вічного реєстру, Реєстр спадщини, розрахунки платника та KSeF. Водночас суть нотаріату залишається незмінною: нотаріальний акт — це, як і раніше, паперовий оригінал та особиста присутність сторін.
Як Авторизований партнер Certum Ми забезпечуємо нотаріальні контори кваліфікованими підписами, допомагаємо у поновленні їх без перерв у роботі, а також у встановленні обладнання та навчанні персоналу.
📞 Зателефонуйте: +48 22 417 05 55 або напишіть: [email protected]. Ми надаємо консультації в офісах у у Варшаві, Кракові, Вроцлаві та Радомі, а також онлайн або у вибраному вами місці.
Продукти для нотаріальної контори:
Негайно після складання документа, що підлягає реєстрації в реєстрі підприємців KRS, нотаріус створює його електронну копію, засвідчує її кваліфікованим електронним підписом та розміщує в CREWAN (ст. 92а Закону про нотаріат). Система видає повідомлення з номером документа, а також датою та часом реєстрації; це повідомлення додається до оригіналу документа, а його копію отримують сторони.
CREWAN — це Центральне репозиторій електронних виписок з нотаріальних актів, яке веде Національна нотаріальна рада з 9 квітня 2018 року. До нього надходять електронні виписки та витяги з актів, що є підставою для внесення запису до реєстру підприємців KRS або подаються до реєстраційних справ. Номер документа в репозиторії вказується у заяві до KRS, а суд отримує виписку автоматично.
Ні. QES є рівнозначним власноручному підпису (ст. 25, ч. 2 eIDAS), проте нотаріальний акт є окремою особливою формою — такі дії, як продаж нерухомості, як і раніше, вимагають особистої присутності у нотаріуса, а оригінал акта залишається паперовим. Кваліфікований підпис забезпечує електронний обіг документів, пов’язаних з актом: виписки, заяви та реєстри.
На практиці — так. Нормативні акти вимагають додати до QES, зокрема, електронну виписку з акта до CREWAN (ст. 92а Закону про нотаріат), заяви про внесення до книги вічного права власності (ст. 626⁴ ЦПК), запису про посвідчення спадкування до Спадкового реєстру (ст. 95h) та електронних посвідчень (ст. 97 § 2). Без дійсного кваліфікованого сертифіката неможливо виконати ці дії.
З 1 січня 2025 року — як представник професії, що користується суспільною довірою, нотаріус повинен мати адресу для електронних повідомлень (ADE), зареєстровану в BAE. З 1 січня 2026 року електронні повідомлення стають основним каналом комунікації з адміністрацією, а лист вважається врученим через 14 днів після надходження на електронну скриньку, навіть якщо його не відкрито.
Обидва — це сертифіковані підписи Certum із пакетом у 5000 міток часу на місяць. SimplySign працює у хмарі — ви підписуєте документи зі смартфона, планшета або комп’ютера без сканера, що спрощує роботу поза офісом. Certum Mini (від 282 злотих) — це картка зі зчитувачем USB для тих, хто віддає перевагу фізичному носію та роботі на постійному робочому місці.
