Nelle procedure di appalto di valore pari o superiore alle soglie dell’Unione Europea, l’offerta e il JEDZ devono essere firmati esclusivamente con una firma elettronica qualificata. Nelle procedure nazionali (al di sotto delle soglie), la legge ammette anche la firma affidabile e la firma autografa, ma è la firma elettronica qualificata a essere valida in entrambi i casi — ed è l’unica che consente anche di stipulare elettronicamente il contratto di appalto pubblico stesso. Spieghiamo quali sono le conseguenze e come evitare di perdere un’offerta a causa di un errore formale.
La normativa sugli appalti pubblici (legge dell'11 settembre 2019, di seguito: PZP) ha trasferito su Internet la comunicazione tra l'amministrazione aggiudicatrice e gli appaltatori. Le offerte vengono presentate tramite la piattaforma Ordini online oppure sui portali di acquisto degli acquirenti, e un documento privo della firma appropriata viene considerato come se non fosse stato presentato. In pratica ciò significa rifiuto dell'offerta senza possibilità di integrazione (art. 226, comma 1, punto 3, del Codice degli appalti pubblici) — indipendentemente da quanto fosse vantaggioso il prezzo.
Il principio è semplice:
Le soglie comunitarie attuali vengono rese note dal Presidente dell’Ufficio per gli appalti pubblici in un avviso aggiornato ogni due anni. Per il periodo 2026–2027 ammontano a: 140 000 euro (forniture e servizi dell’amministrazione centrale), 216 000 euro (tra cui gli enti locali) e 5 404 000 euro (lavori di costruzione); a partire dal 1° gennaio 2026, la legge stessa si applica agli appalti di valore pari o superiore a 170 000 zł netti. Prima di presentare un’offerta, verifica sempre il valore della procedura nell’avviso di gara o nel capitolato d’oneri.
| Documento | Procedura ≥ soglie UE | Procedimento nazionale |
|---|---|---|
| Offerta | solo firma digitale qualificata | qualificato / affidabile / personale |
| JEDZ (ESPD) | solo firma digitale qualificata | non applicabile (dichiarazione ai sensi dell’art. 125 del Codice degli appalti pubblici — come l’offerta) |
| Procura | firma qualificata del mandante | come un'offerta (o un atto notarile) |
| Contratto di appalto | solo firma qualificata (o in formato cartaceo) | solo firma qualificata (o in formato cartaceo) |
JEDZ (Documento unico europeo di gara, in inglese ESPD) si tratta di una dichiarazione autonoma dell’offerente che, nelle procedure al di sopra delle soglie UE, sostituisce, nella fase di presentazione delle offerte, gli attestati e i certificati. Viene presentata in formato elettronico — solitamente come file XML o PDF generato sul portale eESPD — e appone una firma elettronica qualificata.
Consiglio pratico: firma i file PDF nel formato PAdES (firma „all’interno” del documento), mentre i file XML — in formato XAdES. Se utilizzi XAdES nella variante esterna, ricordati di trasmettere al committente entrambi i file: del documento e del file di firma. Per saperne di più sulle differenze, leggi l'articolo PAdES e XAdES: le due facce della firma elettronica.
L'errore più comune? La modifica del documento dopo la sua firma — ciò invalida la firma. L'ordine è sempre il seguente: versione finale → firma → invio. La firma apposta sul pacchetto ZIP copre tutti i file presenti nell'archivio (§ 8 del regolamento sui requisiti tecnici), ma è più sicuro firmare ogni file separatamente.
Ai sensi dell’articolo 432 del Codice degli appalti pubblici, il contratto di appalto pubblico richiede per iscritto, a pena di nullità. Nel mondo digitale, il suo equivalente è esclusivamente la forma elettronica con firma elettronica qualificata di entrambe le parti (art. 78¹ del Codice civile). Sempre più committenti — tra cui scuole, asili e enti locali — firmano i contratti proprio in questo modo: senza stampa, corriere e scansione. Ciò vale anche per gli allegati e i verbali che richiedono la forma scritta.
Nella pratica delle gare d’appalto, raramente è l„”azienda” a firmare: è una persona specifica a farlo, e l’ente appaltante ne verifica meticolosamente la legittimazione. Tre scenari tipici:
Buona pratica per i reparti preposti alla presentazione delle offerte: tenere un registro della validità dei certificati di tutte le persone che appongono la firma. Un certificato che scade nel corso della procedura (ad esempio, tra la presentazione dell’offerta e la firma del contratto) può bloccare l’intero processo: il rinnovo richiede solo un attimo, ma solo se qualcuno se ne ricorda.
La firma qualificata è utile non solo per l’offerta stessa. In una procedura tipica, vengono firmati elettronicamente anche: le spiegazioni relative al contenuto dell’offerta e al prezzo manifestamente basso, i mezzi di prova soggettivi e le dichiarazioni di aggiornamento, gli impegni di terzi a mettere a disposizione le risorse, la cauzione versata sotto forma di garanzia elettronica (in questo caso la firma è apposta dal garante — banca o assicuratore), e infine il contratto e i relativi allegati. Man mano che la procedura avanza, risulta sempre più spesso che un unico certificato „aziendale” non sia sufficiente: le spiegazioni con un termine di due giorni non possono attendere il ritorno dell’amministratore delegato da una trasferta. Per questo motivo, i reparti di preparazione delle offerte ben organizzati dotano almeno due persone di firme digitali mobili.
Entrambe le firme offerte da podpisano.pl, partner autorizzato di Certum, sono qualificate e pienamente accettate su e-Zamówienia e sui portali di acquisto:
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Nelle procedure di valore pari o superiore alle soglie dell'Unione europea, esclusivamente tramite firma elettronica qualificata. Nelle procedure nazionali al di sotto delle soglie è ammessa anche la firma affidabile o la firma personale tramite carta d'identità elettronica.
Sì. Il JEDZ va presentato in formato elettronico e corredato di una firma elettronica qualificata — ciò vale per le procedure che superano le soglie dell'Unione europea, nelle quali il JEDZ è richiesto.
Il contratto deve essere redatto per iscritto a pena di nullità; pertanto, può essere stipulato per via elettronica solo se provvisto di firma elettronica qualificata da entrambe le parti. In alternativa, è possibile ricorrere alla firma tradizionale su carta.
Solo nelle procedure nazionali, al di sotto delle soglie dell'Unione europea. Nelle gare d'appalto dell'Unione europea, un'offerta firmata con un profilo di fiducia verrà respinta.
È preferibile firmare i file PDF nel formato PAdES, mentre i file XML (ad es. JEDZ) nel formato XAdES. In caso di firma esterna XAdES, invia al committente il documento insieme al file della firma.
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