Extracto electrónico para CREWAN, solicitud de inscripción en el Registro de la Propiedad a través del sistema informático, inscripción de la escritura de certificación de sucesión: una notaría moderna no puede realizar las gestiones básicas sin una firma cualificada válida. Comprueba en qué casos la normativa exige una firma electrónica cualificada (QES), qué ha cambiado en marzo de 2026 y cómo elegir una herramienta de firma que no falle a la hora de formalizar un acto.
La notaría fue una de las primeras profesiones jurídicas que el legislador „trasladó” al tráfico electrónico obligatorio. Hoy en día firma electrónica reconocida (FER) En una notaría, no se trata de una facilidad, sino de un requisito para la realización de los trámites. De conformidad con el artículo 25, apartado 2, del Reglamento eIDAS (UE n.º 910/2014) La firma electrónica cualificada (QES) tiene un efecto jurídico equivalente al de la firma manuscrita, y la normativa polaca indica expresamente los actos que el notario debe certificar con dicha firma.
| Acción / obligación | Sistema | Base jurídica |
|---|---|---|
| Extracto electrónico de la escritura para CREWAN | Registros Notariales (KRN) | art. 92 bis de la Ley del Notariado |
| Solicitud de inscripción en el Registro de la Propiedad | sistema informático y de telecomunicaciones EKW | art. 626⁴ del Código de Procedimiento Civil, art. 92, apartado 4, de la Ley del Notariado |
| Inscripción del acta de certificación de sucesión | Registro de sucesiones | art. 95h de la Ley del Notariado |
| Certificación electrónica de la conformidad de la copia | — | art. 97, apartado 2, de la Ley del Notariado |
| Declaraciones del contribuyente PCC-2 i SD-2 | Oficina Tributaria Electrónica / Declaraciones electrónicas | normativa fiscal (exclusivamente en formato electrónico) |
| Buzón de notificaciones electrónicas (ADE) | Entrega electrónica | Ley de notificaciones electrónicas |
| Facturas por los honorarios notariales | KSeF | Ley del IVA: obligación a partir del 1 de abril de 2026 |
La conclusión es sencilla: un fallo o la caducidad del certificado paraliza el funcionamiento del bufete con la misma eficacia que la ausencia de un sello oficial. Por eso, además de elegir la herramienta de firma adecuada, es igual de importante velar por su continuidad, tal y como explicamos en el artículo ¿Cómo renovar una firma reconocida?.
CREWAN (Registro Central Electrónico de Extractos de Actas Notariales) es una „caja fuerte” informática gestionada por El Consejo Nacional Notarial (KRN), en funcionamiento desde 9 de abril de 2018. Almacena copias y extractos electrónicos de las escrituras notariales que:
A petición de una de las partes, también se incluirá en el registro extractos electrónicos de dichos actos. Otros actos pueden remitirse a CREWAN si así lo establecen disposiciones específicas.
📌 Un error frecuente: A veces se confunde CREWAN con el procedimiento del Registro de la Propiedad. Sin embargo, este repositorio gestiona principalmente documentos „registrales” (KRS). En el procedimiento del Registro de la Propiedad, el notario presenta electrónicamente solicitud, pero sigue enviando la copia en papel de la escritura al juzgado en un plazo de 3 días.
El procedimiento previsto en el artículo 92 bis de la Ley del Notariado es el siguiente:
Gracias a ello, no es necesario adjuntar un extracto en papel a la solicitud electrónica KRS: basta con el número CREWAN que figura en la notificación. Esto supone un ahorro real de tiempo para los clientes del bufete y una reducción de la cantidad de documentos en circulación.
Desde 1 de julio de 2016. El notario (al igual que el agente judicial) presenta solicitudes de inscripción en el registro de la propiedad exclusivamente a través del sistema informático, y la conclusión se dota de una firma electrónica cualificada (art. 626⁴, apartados 1 a 1², del Código de Procedimiento Civil). Si el acto se refiere a la transmisión, modificación o renuncia a un derecho inscrito en el Registro de la Propiedad, el notario presentará una solicitud a más tardar el día de la redacción del acta (art. 92, apartado 4, de la Ley del Notariado).
El efecto más importante de esta digitalización es la seguridad de las transacciones: La mención de la solicitud aparece automáticamente en el Registro de la Propiedad en el momento en que se introduce la solicitud en el sistema. — con precisión de segundos. Desaparece la „ventana temporal” entre la firma de la escritura y la publicación de la anotación, que en el pasado solía aprovecharse para realizar una doble enajenación del inmueble. El notario remitirá al tribunal, en un plazo de tres días, los documentos en los que se base la inscripción y que no se hayan redactado electrónicamente (incluida la copia de la escritura).
La modificación de la Ley del Notariado y de la Ley de Registros de la Propiedad e Hipotecas (Ley de 21 de noviembre de 2025, Boletín Oficial de 2025, n.º 1793) entra en vigor a partir del 17 de marzo de 2026. Una vez redactada la escritura de certificación de la sucesión, el notario podrá —a petición del heredero o del legatario vindicativo— — levantar un acta en la que conste la solicitud de inscripción en el Registro de la Propiedad del derecho adquirido (propiedad, usufructo perpetuo o derecho de propiedad cooperativa sobre un inmueble) y enviar la solicitud de inscripción en el Registro de la Propiedad por vía electrónica durante la misma reunión. El heredero ya no tiene que presentar por sí mismo la solicitud ante el tribunal, y los registros de la propiedad reflejan más rápidamente la situación jurídica tras la sucesión.
Certificado de sucesión (APD) solo surte los efectos de una resolución firme por la que se declara la adquisición de la herencia una vez inscrita. De conformidad con el artículo 95h de la Ley del Notariado, el notario inmediatamente después de la elaboración del APD introduce los datos en Registro de Sucesiones a través de un sistema informático y dota la entrada de una firma electrónica cualificada. El sistema devuelve una notificación con el número de inscripción, y la anotación relativa al registro (número, fecha y hora) se incluye en el propio documento. El registro —gestionado por la KRN— incluye también los certificados sucesorios europeos y las declaraciones judiciales de adquisición de la herencia, y el acceso al sistema requiere un certificado cualificado. En el mismo ecosistema opera también el Registro Notarial de Testamentos (NORT), de carácter voluntario.
La firma cualificada admite además:
💡 Un notario firma digitalmente hasta varios cientos de documentos al mes. Antes de elegir un certificado, comprueba que:, ¿Existen límites en el número de firmas que se pueden realizar con una firma cualificada? — Y, para garantizar la continuidad del trabajo del bufete, plantéate una solución alternativa, porque Se pueden tener dos firmas electrónicas.
Entregas electrónicas. El notario —como profesión de confianza pública— tiene desde 1 de enero de 2025. obligación de poseer dirección de notificaciones electrónicas (ADE) inscrito en la base de datos de direcciones electrónicas (BAE). Desde 1 de enero de 2026. Las notificaciones electrónicas son el canal principal de comunicación de la administración (ePUAP se apaga). Cuidado con ficción de entrega: una notificación procedente de un organismo público se considerará entregada tras 14 días desde el momento en que llega al buzón, aunque nadie lo haya abierto; por lo tanto, hay que revisar el buzón con regularidad. Hemos descrito los detalles en las guías sobre las obligaciones de las profesiones de confianza pública y sobre la organización de las notificaciones electrónicas en el bufete.
KSeF (Sistema Nacional de Facturación Electrónica). Desde 1 de abril de 2026. La obligación de emitir facturas estructuradas se ha extendido a todas las demás empresas, incluidas las notarías que facturan los honorarios notariales. El notario que dirige una notaría se conecta individualmente al sistema KSeF con derechos de propietario automáticos (entre otros, la firma cualificada); la notaría que opera como sociedad civil o sociedad profesional designa a la persona autorizada mediante notificación. ZAW-FA o bien se autentifica mediante un sello digital cualificado. En 2026, los errores no conllevarán sanciones económicas; estas entrarán en vigor a partir del 1 de enero de 2027. En el texto te indicamos qué opción elegir. ¿Sello o firma digital certificada para KSeF?.
Conviene distinguir entre dos aspectos. El QES garantiza la equivalencia con la firma manuscrita y la forma escrita, pero no sustituye a la forma de escritura notarial — se trata de un tipo específico de documento que no se puede conservar al firmar el archivo con una firma electrónica. La venta de inmuebles, el contrato de constitución de una sociedad de responsabilidad limitada (excepto el modelo S24) y el contrato matrimonial de bienes: estos actos siguen requiriendo la presencia física ante notario, y El original del documento sigue siendo en papel, con las firmas manuscritas de las partes y del notario.. Las copias que se entregan a las partes, provistas de la firma y el sello del notario, también se conservan en papel.
La digitalización, por su parte, abarca todo lo que ocurre alrededor de actos notariales: extractos para tribunales y registros, solicitudes para el Registro de la Propiedad, inscripción de documentos APD, certificaciones electrónicas, correspondencia oficial y facturas. En Polonia no existe actualmente el „acto notarial a distancia”, pero se está trabajando en el desarrollo conceptual de una mayor digitalización de los servicios notariales, por lo que el papel de la QES en las notarías no hará más que crecer.
Ambas soluciones son firmas cualificadas Certum con plena validez jurídica, se diferencian en el soporte y el modo de funcionamiento. Como Socio autorizado de Certum Ayudamos a elegir la opción más adecuada para la práctica de cada bufete en concreto.
| Característica | SimplySign — firma móvil | Certum Mini — tarjeta con lector |
|---|---|---|
| Forma | Firma en la nube: aplicación para móvil, tableta y ordenador, sin necesidad de lector | tarjeta criptográfica + lector USB en miniatura |
| Estilo de trabajo | tareas también fuera del despacho, varios dispositivos, firma rápida de solicitudes „ante el expediente” | puesto fijo en un escritorio, modelo clásico de trabajo |
| Marcas de tiempo | paquete de 5.000 marcadores al mes. | paquete de 5.000 marcadores al mes. |
| Precio | según la oferta actual que aparece en la página del producto | desde 282 zł |
| ¿Para quién? | notario a domicilio, trámites en el domicilio del cliente, trabajo híbrido | bufete que valora el soporte físico del certificado |
En este artículo analizamos en detalle los criterios para elegir entre una firma en la nube y una en tarjeta. ¿Firma móvil SimplySign o firma con lector Certum Mini?. Si acabas de poner en marcha tu despacho o tu certificado está a punto de caducar, comprueba también, Cómo obtener una firma electrónica cualificada — Todo el proceso de verificación de identidad lleva muy poco tiempo, y la renovación se puede realizar íntegramente a distancia.
Hoy en día, la firma cualificada es para el notario lo que el sello oficial: sin ella no funcionan ni CREWAN, ni el sistema del Registro de la Propiedad, ni el Registro Sucesorio, ni las liquidaciones del contribuyente, ni el KSeF. Al mismo tiempo, la esencia del notariado permanece inalterable: la escritura notarial sigue siendo un original en papel y requiere la presencia física de las partes.
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Productos para la notaría:
Inmediatamente después de redactar el acta que debe inscribirse en el Registro Mercantil KRS, el notario elabora una copia electrónica de la misma, la dota de una firma electrónica cualificada y la introduce en CREWAN (art. 92a de la Ley del Notariado). El sistema genera un aviso con el número del documento, así como la fecha y la hora de registro; dicho aviso se adjunta al original del acta y se entrega una copia a las partes.
CREWAN es el Registro Central de Extractos Electrónicos de Actas Notariales, gestionado por el Consejo Nacional Notarial desde el 9 de abril de 2018. En él se recogen las copias y extractos electrónicos de las escrituras que sirven de base para la inscripción en el registro mercantil KRS o que se incorporan a los expedientes de registro. El número de documento en el repositorio se indica en la solicitud al KRS, y el tribunal obtiene la copia automáticamente.
No. La firma electrónica cualificada (QES) es equivalente a la firma manuscrita (art. 25, apartado 2, de la Ley eIDAS), pero la forma de la escritura notarial es una forma especial independiente: actos como la venta de inmuebles siguen requiriendo la presencia física ante notario, y el original de la escritura sigue siendo en papel. La firma cualificada permite la circulación electrónica de los documentos relacionados con la escritura: extractos, solicitudes y registros.
En la práctica, sí. La normativa exige que el QES incluya, entre otros, una copia electrónica de la escritura en el CREWAN (art. 92a de la Ley del Notariado), una solicitud de inscripción en el Registro de la Propiedad (art. 626⁴ del Código de Procedimiento Civil), la inscripción de la escritura de certificación de sucesión en el Registro de Sucesiones (art. 95h) y las certificaciones electrónicas (art. 97, apartado 2). Sin un certificado cualificado válido, no es posible realizar estas gestiones.
A partir del 1 de enero de 2025, al ser una profesión de confianza pública, el notario deberá disponer de una dirección de notificación electrónica (ADE) inscrita en el BAE. A partir del 1 de enero de 2026, las notificaciones electrónicas serán el canal principal de comunicación de la administración, y se considerará que un escrito ha sido notificado transcurridos 14 días desde su recepción en el buzón, incluso sin haber sido abierto.
Ambas son suscripciones Certum con un paquete de 5.000 marcas de tiempo al mes. SimplySign Funciona en la nube: puedes firmar desde el móvil, la tableta o el ordenador sin necesidad de un lector de tarjetas, lo que facilita las gestiones fuera de la oficina. Certum Mini (a partir de 282 zł) es una tarjeta con lector USB para quienes prefieren un soporte físico y trabajar en un puesto fijo.
