Электронная выписка для CREWAN, заявление о внесении в вечностную книгу в телеинформационной системе, регистрация акта о подтверждении права наследования — современная нотариальная контора не сможет выполнить основные операции без действительной квалифицированной подписи. Узнайте, в каких случаях законодательство требует использования квалифицированной электронной подписи (QES), что изменилось в марте 2026 года и как выбрать инструмент для подписи, который не подведёт при оформлении документа.
Нотариат стал одной из первых юридических профессий, которые законодатель „перевел” на обязательный электронный документооборот. Сегодня квалифицированная электронная подпись (QES) в нотариальной конторе это не просто удобство — это условие совершения действий. В соответствии со ст. 25 п. 2 постановления eIDAS (Регламент ЕС № 910/2014) QES имеет юридическую силу, равнозначную собственноручной подписи, а польское законодательство прямо указывает действия, которые нотариус удостоверяет такой подписью.
| Действие / обязанность | Система | Правовая основа |
|---|---|---|
| Электронная выписка из акта в CREWAN | Нотариальные реестры (KRN) | статья 92а Закона о нотариате |
| Заявление о внесении записи в земельный реестр | информационно-телекоммуникационная система EKW | ст. 626⁴ Гражданского процессуального кодекса, ст. 92 § 4 Закона о нотариате |
| Регистрация свидетельства о праве на наследство | Реестр наследственных дел | статья 95h Закона о нотариате |
| Электронное подтверждение подлинности копии | — | ст. 97 § 2 Закона о нотариате |
| Декларации плательщика PCC-2 i SD-2 | Электронная налоговая служба / Электронные декларации | налоговые нормы (исключительно в электронном виде) |
| Ящик для электронных уведомлений (ADE) | Электронная доставка | Закон об электронных уведомлениях |
| Счета за нотариальные услуги | KSeF | Закон о НДС — обязательное требование с 1 апреля 2026 года |
Вывод прост: сбой или истечение срока действия сертификата останавливают работу канцелярии так же эффективно, как и отсутствие официальной печати. Поэтому наряду с выбором средства подписи не менее важно следить за его бесперебойной работой — об этом мы пишем в статье Как обновить квалифицированную подпись?.
CREWAN (Центральный репозиторий электронных выписок из нотариальных актов) это телеинформационный „сейф”, который ведёт Национальный нотариальный совет (KRN), действующий с 9 апреля 2018 года. Хранит электронные копии и выписки из нотариальных актов, которые:
По запросу стороны в репозиторий также помещается электронные выписки из таких документов. Другие документы могут направляться в CREWAN, если это предусмотрено отдельными нормативными актами.
📌 Распространенная ошибка: CREWAN иногда путают с процедурой вечного реестра. Между тем, хранилище обслуживает в первую очередь „реестровые” документы (KRS). В рамках процедуры вечного реестра нотариус подает в электронном виде заявление, но бумажную копию акта по-прежнему направляет в суд в течение 3 дней.
Процедура, предусмотренная статьёй 92а Закона о нотариате, выглядит следующим образом:
Благодаря этому к электронной заявке KRS не нужно прилагать бумажную выписку — достаточно указать номер CREWAN из уведомления. Это позволяет клиентам канцелярии реально сэкономить время и сократить количество документов в обороте.
От 1 июля 2016 года. нотариус (так же, как судебный пристав) подает заявления о внесении записей в реестр недвижимости исключительно через телеинформационную систему, а вывод подписывается квалифицированной электронной подписью (ст. 626⁴ § 1–1² Гражданского процессуального кодекса). Если документ касается перехода, изменения или отказа от права, зарегистрированного в книге вечности, нотариус подает заявление не позднее дня составления акта (ст. 92 § 4 Закона о нотариате).
Главным результатом этой цифровизации является безопасность оборота: сведения о заявлении автоматически появляются в земельном реестре с момента внесения заявления в систему — с точностью до секунды. Исчезает „временное окно” между подписанием акта и публикацией записи, которое раньше иногда использовалось для двойного распоряжения недвижимостью. Документы, являющиеся основанием для внесения записи, которые не были составлены в электронном виде (в том числе выписка из акта), нотариус направляет в суд в течение 3 дней.
Поправки к Закону о нотариате и Закону о земельных реестрах и ипотеке (Закон от 21 ноября 2025 г., Сборник законов 2025, п. 1793) вступают в силу с 17 марта 2026 года. После составления акта о подтверждении права наследования нотариус может — по требованию наследника или завещанного наследника — составить протокол, содержащий требование о внесении в книгу вечности сведений о приобретённом праве (праве собственности, праве вечного пользования или кооперативном праве собственности на жилое помещение) и отправить заявку на внесение в земельный кадастр в электронном виде прямо во время этой встречи. Наследнику больше не нужно самостоятельно подавать заявление в суд, а в реестрах недвижимости быстрее отражается правовое положение после наследования.
Свидетельство о праве на наследство (APD) приобретает силу в качестве вступившего в законную силу постановления об установлении факта вступления в наследство только после регистрации. В соответствии со ст. 95h Закона о нотариате нотариус незамедлительно после составления APD вводит данные в Реестр наследственных дел через телеинформационную систему и проставляет на записи квалифицированную электронную подпись. Система выдает уведомление с номером записи, а отметка о регистрации (номер, дата, время) вносится непосредственно в сам документ. Реестр, который ведёт KRN, также включает европейские свидетельства о праве на наследство и судебные решения о вступлении в наследство, а для доступа к системе требуется квалифицированный сертификат. В той же экосистеме функционирует и добровольный Нотариальный реестр завещаний (NORT).
Кроме того, квалифицированная подпись поддерживает:
💡 Нотариус подписывает цифровой подписью даже несколько сотен документов в месяц. Прежде чем выбрать сертификат, проверьте, Существуют ли ограничения на количество квалифицированных подписей? — а для обеспечения непрерывности работы канцелярии рассмотри запасной вариант, потому что можно иметь две электронные подписи.
Электронная доставка. Нотариус — как представитель профессии, пользующейся общественным доверием, — имеет право 1 января 2025 года. обязательное наличие адрес для электронных уведомлений (ADE) включенного в базу электронных адресов (BAE). От 1 января 2026 года. Электронные уведомления являются основным каналом связи с администрацией (ePUAP погашается). Внимание на презумпцию вручения: письмо от государственного органа считается врученным после 14 дней с момента поступления в почтовый ящик, даже если его никто не открыл — поэтому почтовый ящик необходимо регулярно проверять. Подробности мы описали в руководствах об обязанностях лиц, занимающих должности, связанные с общественным доверием а также об организации электронных уведомлений в канцелярии.
KSeF (Национальная система электронных счетов-фактур). От 1 апреля 2026 года. Обязанность выставлять структурированные счета-фактуры распространилась на все остальные компании — в том числе на нотариальные конторы, выставляющие счета за нотариальные услуги. Нотариус, ведущий канцелярию индивидуально, входит в систему KSeF с автоматическими правами владельца (в том числе с квалифицированной подписью); канцелярия, действующая в форме гражданского или партнерского общества, указывает уполномоченное лицо посредством уведомления ZAW-FA или подтверждается квалифицированной печатью. В 2026 году за ошибки не предусмотрены денежные штрафы — они вступят в силу с 1 января 2027 года. Какой вариант выбрать, мы рассказываем в тексте Печать или квалифицированная подпись для KSeF?.
Стоит разграничить эти два аспекта. QES обеспечивает равнозначность с собственноручной подписью и письменной формой, но не заменяет нотариально заверенного документа — это отдельная особая форма, которую невозможно сохранить, подписав файл электронной подписью. Продажа недвижимости, договор об учреждении общества с ограниченной ответственностью (за исключением типового бланка S24), брачный договор — эти действия по-прежнему требуют личного присутствия у нотариуса, а оригинал документа остается в бумажном виде с собственноручными подписями сторон и нотариуса. В бумажном виде также остаются выписки, выдаваемые сторонам и скрепленные подписью и печатью нотариуса.
Электронизация, в свою очередь, охватывает всё, что происходит вокруг нотариальных действий: выписки для судов и реестров, заявления в земельную книгу, регистрация APD, электронные заверения, официальная корреспонденция и счета-фактуры. В Польше на сегодняшний день не существует „удаленного нотариального акта” — однако ведется концептуальная работа над дальнейшей цифровизацией нотариальных услуг, поэтому роль QES в нотариальных конторах будет только расти.
Оба варианта являются квалифицированными подписями Certum имеющие полную юридическую силу — отличаются носителем и стилем работы. Как авторизованный партнер Certum Мы помогаем подобрать вариант, подходящий для практики конкретной юридической фирмы.
| Характеристика | SimplySign — мобильная подпись | Certum Mini — карта со считывателем |
|---|---|---|
| Форма | облачная подпись: приложение для телефона, планшета и компьютера, без считывателя | криптографическая карта + миниатюрный USB-считыватель |
| Стиль работы | работа также за пределами конторы, несколько устройств, быстрое подписание заявлений „на месте” | постоянное рабочее место за письменным столом, классическая модель работы |
| Временные метки | пакет из 5000 маркеров в месяц. | пакет из 5000 маркеров в месяц. |
| Цена | согласно актуальному предложению на странице товара | от 282 злотых |
| Для кого | мобильный нотариус, оказание услуг на дому у клиента, гибридный режим работы | юридическая фирма, которая ценит бумажный носитель сертификата |
В статье мы подробно разбираем критерии выбора между облачным и карточным подписом Мобильная подпись SimplySign или подпись со считывателем Certum Mini?. Если вы только открываете юридическую фирму или срок действия сертификата истекает, проверьте также, Как оформить квалифицированную электронную подпись — Вся процедура подтверждения личности занимает совсем немного времени, а продление можно осуществить полностью удаленно.
Квалифицированная подпись сегодня для нотариуса — это то же самое, что и официальная печать: без неё не работают ни CREWAN, ни система вечностного реестра, ни Реестр наследства, ни расчёты плательщика, ни KSeF. В то же время суть нотариата остаётся неизменной: нотариальный акт по-прежнему представляет собой бумажный оригинал и предполагает личное присутствие сторон.
Как авторизованный партнер Certum Мы обеспечиваем нотариальные конторы квалифицированными подписями, помогаем в продлении срока действия без прерывания работы, а также в установке оборудования и обучении персонала.
📞 Позвоните: +48 22 417 05 55 или напишите: [email protected]. Мы предоставляем консультации в наших офисах в В Варшаве, Кракове, Вроцлаве и Радоме, а также онлайн или в выбранном вами месте.
Продукты для нотариальной конторы:
Сразу же после составления документа, подлежащего подаче в реестр предпринимателей KRS, нотариус формирует его электронную выписку, снабжает её квалифицированной электронной подписью и размещает в системе CREWAN (ст. 92а Закона о нотариате). Система выдает уведомление с указанием номера документа, а также даты и времени регистрации; уведомление прилагается к оригиналу акта, а его копия выдается сторонам.
CREWAN — это Центральный репозиторий электронных выписок из нотариальных актов, который ведётся Национальным нотариальным советом с 9 апреля 2018 года. В него поступают электронные выписки и извлечения из актов, являющихся основанием для внесения записи в реестр предпринимателей KRS или подаваемых в регистрационные дела. Номер документа в репозитории указывается в заявлении в KRS, а суд получает выписку автоматически.
Нет. QES приравнивается к собственноручной подписи (ст. 25 п. 2 eIDAS), однако нотариальный акт представляет собой отдельную особую форму — такие действия, как продажа недвижимости, по-прежнему требуют личного присутствия у нотариуса, а оригинал акта остается в бумажном виде. Квалифицированная подпись обеспечивает электронный документооборот, связанный с актом: выписки, заявления и реестры.
На практике — да. Нормативные акты требуют, чтобы QES сопровождался, в частности, электронной выпиской из акта в систему CREWAN (ст. 92а Закона о нотариате), заявления о внесении записи в земельную книгу (ст. 626⁴ Гражданского процессуального кодекса), записи акта о подтверждении права наследования в Реестр наследства (ст. 95h) и электронных заверений (ст. 97 § 2). Без действующего квалифицированного сертификата выполнение этих действий невозможно.
С 1 января 2025 года — в качестве представителя профессии, пользующейся общественным доверием, нотариус обязан иметь адрес для электронной доставки (ADE), внесенный в BAE. С 1 января 2026 года электронная доставка становится основным каналом связи с администрацией, а письмо считается доставленным через 14 дней после поступления в почтовый ящик, даже если оно не было открыто.
Обе подписки относятся к категории Certum с пакетом из 5000 временных меток в месяц. SimplySign работает в облаке — вы подписываете документы с телефона, планшета или компьютера без считывателя, что упрощает работу вне офиса. Certum Mini (от 282 злотых) — это карта со считывателем USB для тех, кто предпочитает физический носитель и работу на постоянном рабочем месте.
