Elektroniczny wypis do CREWAN, wniosek wieczystoksięgowy w systemie teleinformatycznym, rejestracja aktu poświadczenia dziedziczenia — współczesna kancelaria notarialna nie wykona podstawowych czynności bez ważnego podpisu kwalifikowanego. Sprawdź, gdzie przepisy wymagają QES, co zmieniło się w marcu 2026 r. i jak dobrać narzędzie podpisu, które nie zawiedzie przy akcie.
Notariat był jednym z pierwszych zawodów prawniczych, które ustawodawca „przełączył” na obowiązkowy obieg elektroniczny. Dziś kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) nie jest w kancelarii notarialnej udogodnieniem — jest warunkiem wykonywania czynności. Zgodnie z art. 25 ust. 2 rozporządzenia eIDAS (UE nr 910/2014) QES ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, a polskie przepisy wprost wskazują czynności, które notariusz opatruje takim podpisem.
| Czynność / obowiązek | System | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Elektroniczny wypis aktu do CREWAN | Rejestry Notarialne (KRN) | art. 92a Prawa o notariacie |
| Wniosek o wpis w księdze wieczystej | system teleinformatyczny EKW | art. 626⁴ KPC, art. 92 § 4 Prawa o notariacie |
| Rejestracja aktu poświadczenia dziedziczenia | Rejestr Spadkowy | art. 95h Prawa o notariacie |
| Elektroniczne poświadczenie zgodności odpisu | — | art. 97 § 2 Prawa o notariacie |
| Deklaracje płatnika PCC-2 i SD-2 | e-Urząd Skarbowy / e-Deklaracje | przepisy podatkowe (wyłącznie postać elektroniczna) |
| Skrzynka do doręczeń elektronicznych (ADE) | e-Doręczenia | ustawa o doręczeniach elektronicznych |
| Faktury za taksę notarialną | KSeF | ustawa o VAT — obowiązek od 1.04.2026 |
Wniosek jest prosty: awaria lub wygaśnięcie certyfikatu zatrzymuje pracę kancelarii tak samo skutecznie jak brak pieczęci urzędowej. Dlatego obok wyboru narzędzia podpisu równie ważne jest pilnowanie jego ciągłości — o czym piszemy w artykule Jak odnowić podpis kwalifikowany?.
CREWAN (Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych) to teleinformatyczny „sejf” prowadzony przez Krajową Radę Notarialną (KRN), działający od 9 kwietnia 2018 r. Przechowuje elektroniczne wypisy i wyciągi aktów notarialnych, które:
Na żądanie strony w repozytorium umieszcza się także elektroniczne wyciągi z takich aktów. Inne akty mogą trafiać do CREWAN, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów.
📌 Częsty błąd: CREWAN bywa mylony z obiegiem wieczystoksięgowym. Tymczasem repozytorium obsługuje przede wszystkim akty „rejestrowe” (KRS). W postępowaniu wieczystoksięgowym notariusz składa elektronicznie wniosek, ale papierowy wypis aktu nadal przesyła do sądu w terminie 3 dni.
Procedura z art. 92a Prawa o notariacie wygląda następująco:
Dzięki temu do elektronicznego wniosku KRS nie dołącza się papierowego wypisu — wystarczy numer CREWAN z zawiadomienia. To realna oszczędność czasu dla klientów kancelarii i mniej dokumentów w obiegu.
Od 1 lipca 2016 r. notariusz (podobnie jak komornik) składa wnioski o wpis w księdze wieczystej wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a wniosek opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 626⁴ § 1–1² Kodeksu postępowania cywilnego). Jeżeli akt obejmuje przeniesienie, zmianę lub zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej, notariusz składa wniosek nie później niż w dniu sporządzenia aktu (art. 92 § 4 Prawa o notariacie).
Najważniejszy efekt tej elektronizacji to bezpieczeństwo obrotu: wzmianka o wniosku pojawia się w księdze wieczystej automatycznie z chwilą zamieszczenia wniosku w systemie — z dokładnością co do sekundy. Znika „okno czasowe” między podpisaniem aktu a ujawnieniem wzmianki, które kiedyś bywało wykorzystywane do podwójnego rozporządzania nieruchomością. Dokumenty stanowiące podstawę wpisu, których nie sporządzono elektronicznie (w tym wypis aktu), notariusz przesyła sądowi w terminie 3 dni.
Nowelizacja Prawa o notariacie oraz ustawy o księgach wieczystych i hipotece (ustawa z 21 listopada 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1793) obowiązuje od 17 marca 2026 r. Po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz może — na żądanie spadkobiercy lub zapisobiercy windykacyjnego — sporządzić protokół obejmujący żądanie ujawnienia w księdze wieczystej nabytego prawa (własności, użytkowania wieczystego albo spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu) i wysłać wniosek wieczystoksięgowy elektronicznie podczas tego samego spotkania. Spadkobierca nie musi już samodzielnie składać wniosku w sądzie, a księgi wieczyste szybciej odzwierciedlają stan prawny po dziedziczeniu.
Akt poświadczenia dziedziczenia (APD) wywołuje skutki prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku dopiero po zarejestrowaniu. Zgodnie z art. 95h Prawa o notariacie notariusz niezwłocznie po sporządzeniu APD wprowadza dane do Rejestru Spadkowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego i opatruje wpis kwalifikowanym podpisem elektronicznym. System zwraca zawiadomienie z numerem wpisu, a adnotację o rejestracji (numer, data, godzina) umieszcza się na samym akcie. Rejestr — prowadzony przez KRN — obejmuje także europejskie poświadczenia spadkowe i sądowe stwierdzenia nabycia spadku, a dostęp do systemu wymaga certyfikatu kwalifikowanego. W tym samym ekosystemie działa też dobrowolny Notarialny Rejestr Testamentów (NORT).
Podpis kwalifikowany obsługuje ponadto:
💡 Notariusz podpisuje cyfrowo nawet kilkaset dokumentów miesięcznie. Zanim wybierzesz certyfikat, sprawdź, czy podpis kwalifikowany ma limity liczby podpisów — a dla ciągłości pracy kancelarii rozważ zapasowe rozwiązanie, bo można posiadać dwa podpisy elektroniczne.
e-Doręczenia. Notariusz — jako zawód zaufania publicznego — ma od 1 stycznia 2025 r. obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) wpisanego do bazy adresów elektronicznych (BAE). Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia są podstawowym kanałem komunikacji administracji (ePUAP jest wygaszany). Uwaga na fikcję doręczenia: pismo od podmiotu publicznego uznaje się za doręczone po 14 dniach od wpłynięcia na skrzynkę, nawet jeśli nikt go nie otworzył — skrzynkę trzeba więc regularnie monitorować. Szczegóły opisaliśmy w przewodnikach o obowiązkach zawodów zaufania publicznego oraz o organizacji e-Doręczeń w kancelarii.
KSeF (Krajowy System e-Faktur). Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych objął wszystkie pozostałe firmy — w tym kancelarie notarialne fakturujące taksę notarialną. Notariusz prowadzący kancelarię indywidualnie loguje się do KSeF z automatycznymi uprawnieniami właścicielskimi (m.in. podpisem kwalifikowanym); kancelaria działająca jako spółka cywilna lub partnerska wskazuje osobę uprawnioną zawiadomieniem ZAW-FA albo uwierzytelnia się pieczęcią kwalifikowaną. W 2026 r. za błędy nie grożą kary pieniężne — pojawią się od 1 stycznia 2027 r. Którą ścieżkę wybrać, podpowiadamy w tekście Pieczęć czy podpis kwalifikowany do KSeF?.
Warto rozdzielić dwie płaszczyzny. QES zapewnia równoważność z podpisem własnoręcznym i formą pisemną, ale nie zastępuje formy aktu notarialnego — to odrębna forma szczególna, której nie da się zachować, podpisując plik podpisem elektronicznym. Sprzedaż nieruchomości, umowa spółki z o.o. (poza wzorcem S24), umowa majątkowa małżeńska — te czynności nadal wymagają osobistej obecności przed notariuszem, a oryginał aktu pozostaje papierowy, z własnoręcznymi podpisami stron i notariusza. Papierowe pozostają również wypisy wydawane stronom, opatrywane podpisem i pieczęcią notariusza.
Elektronizacja obejmuje natomiast wszystko, co dzieje się wokół czynności notarialnej: wypisy dla sądów i rejestrów, wnioski wieczystoksięgowe, rejestrację APD, poświadczenia elektroniczne, korespondencję urzędową i faktury. W Polsce nie istnieje dziś „zdalny akt notarialny” — trwają natomiast prace koncepcyjne nad dalszą cyfryzacją usług notarialnych, więc rola QES w kancelariach będzie tylko rosła.
Oba rozwiązania to kwalifikowane podpisy Certum o pełnej mocy prawnej — różnią się nośnikiem i stylem pracy. Jako autoryzowany partner Certum pomagamy dobrać wariant do praktyki konkretnej kancelarii.
| Cecha | SimplySign — podpis mobilny | Certum Mini — karta z czytnikiem |
|---|---|---|
| Forma | podpis chmurowy: aplikacja na telefonie, tablecie i komputerze, bez czytnika | karta kryptograficzna + miniaturowy czytnik USB |
| Styl pracy | czynności także poza kancelarią, kilka urządzeń, szybkie podpisywanie wniosków „przy akcie” | stałe stanowisko przy biurku, klasyczny model pracy |
| Znaczniki czasu | pakiet 5000 znaczników/mies. | pakiet 5000 znaczników/mies. |
| Cena | wg aktualnej oferty na stronie produktu | od 282 zł |
| Dla kogo | notariusz mobilny, czynności u klienta, praca hybrydowa | kancelaria ceniąca fizyczny nośnik certyfikatu |
Kryteria wyboru między podpisem chmurowym a kartowym rozkładamy na czynniki pierwsze w artykule Podpis mobilny SimplySign czy podpis z czytnikiem Certum Mini?. Jeżeli dopiero organizujesz kancelarię lub certyfikat wygasa, sprawdź też, jak wyrobić kwalifikowany podpis elektroniczny — cała procedura z potwierdzeniem tożsamości zajmuje niewiele czasu, a odnowienie da się przeprowadzić w pełni zdalnie.
Podpis kwalifikowany jest dziś dla notariusza tym, czym pieczęć urzędowa — bez niego nie działa CREWAN, system wieczystoksięgowy, Rejestr Spadkowy, rozliczenia płatnika ani KSeF. Jednocześnie sedno notariatu pozostaje niezmienione: akt notarialny to nadal papierowy oryginał i osobista obecność stron.
Jako autoryzowany partner Certum wyposażamy kancelarie notarialne w podpisy kwalifikowane, pomagamy w odnowieniach bez przerwy w pracy oraz w instalacji i szkoleniu zespołu.
📞 Zadzwoń: +48 22 417 05 55 lub napisz: [email protected]. Doradzamy w biurach w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu i Radomiu, a także online lub w wybranym przez Ciebie miejscu.
Produkty dla kancelarii notarialnej:
Niezwłocznie po sporządzeniu aktu podlegającego zgłoszeniu do rejestru przedsiębiorców KRS notariusz tworzy jego elektroniczny wypis, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym i umieszcza w CREWAN (art. 92a Prawa o notariacie). System zwraca zawiadomienie z numerem dokumentu oraz datą i godziną rejestracji; zawiadomienie dołącza się do oryginału aktu, a kopię otrzymują strony.
CREWAN to Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, prowadzone przez Krajową Radę Notarialną od 9 kwietnia 2018 r. Trafiają do niego elektroniczne wypisy i wyciągi aktów stanowiących podstawę wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS lub składanych do akt rejestrowych. Numer dokumentu w repozytorium podaje się we wniosku do KRS, a sąd pobiera wypis automatycznie.
Nie. QES jest równoważny podpisowi własnoręcznemu (art. 25 ust. 2 eIDAS), ale forma aktu notarialnego to odrębna forma szczególna — czynności takie jak sprzedaż nieruchomości nadal wymagają osobistej obecności u notariusza, a oryginał aktu pozostaje papierowy. Podpis kwalifikowany obsługuje elektroniczny obieg dokumentów wokół aktu: wypisy, wnioski i rejestry.
W praktyce tak. Przepisy wymagają opatrzenia QES m.in. elektronicznego wypisu aktu do CREWAN (art. 92a Prawa o notariacie), wniosku wieczystoksięgowego (art. 626⁴ KPC), wpisu aktu poświadczenia dziedziczenia do Rejestru Spadkowego (art. 95h) i elektronicznych poświadczeń (art. 97 § 2). Bez ważnego certyfikatu kwalifikowanego nie da się wykonywać tych czynności.
Od 1 stycznia 2025 r. — jako zawód zaufania publicznego notariusz musi posiadać adres do doręczeń elektronicznych (ADE) wpisany do BAE. Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia są podstawowym kanałem komunikacji administracji, a pismo uznaje się za doręczone po 14 dniach od wpłynięcia na skrzynkę, nawet nieotwarte.
Oba to kwalifikowane podpisy Certum z pakietem 5000 znaczników czasu miesięcznie. SimplySign działa w chmurze — podpisujesz z telefonu, tabletu lub komputera bez czytnika, co ułatwia czynności poza kancelarią. Certum Mini (od 282 zł) to karta z czytnikiem USB dla osób preferujących fizyczny nośnik i pracę przy stałym stanowisku.
