E-Rezepte, E-Überweisungen, Informationsblätter, Untersuchungsergebnisse – die medizinischen Unterlagen liegen mittlerweile in digitaler Form vor, und jedes dieser Dokumente erfordert eine elektronische Signatur. Wir erklären, mit welcher Signatur die elektronische Patientenakte (EDM) zu unterzeichnen ist, worin sich das ZUS-Zertifikat von der qualifizierten Signatur unterscheidet und wann eine Einrichtung einen qualifizierten Stempel benötigt.
Von 1. Januar 2021. Die medizinischen Unterlagen werden grundsätzlich geführt in elektronischer Form — Eine Papierform ist nur dann zulässig, wenn dies durch eine Vorschrift ausdrücklich gestattet ist oder organisatorische-technischen Bedingungen die digitale Bearbeitung unmöglich machen (Verordnung des Gesundheitsministers vom 6. April 2020 über die Arten, den Umfang und die Muster der medizinischen Dokumentation, d. h. Gesetzblatt von 2024, Pos. 798).
Es lohnt sich jedoch, zwei Begriffe zu unterscheiden, die in den Einrichtungen häufig verwechselt werden:
Zu EDM gehören heute:
📌 Der EDM-Katalog ist in der Verordnung des Gesundheitsministers vom 8. Mai 2018 über die Arten der elektronischen medizinischen Dokumentation (d. h. Gesetzblatt von 2023, Pos. 1851 in der jeweils gültigen Fassung) festgelegt – und wächst stetig. Eine Einrichtung, die ihre Signaturprozesse heute ordnet, erspart sich bei jeder weiteren Erweiterung den Implementierungsstress.
Das Gesetz über das Informationssystem im Gesundheitswesen (Art. 2 Nr. 6) erkennt ein Dokument nur dann als elektronisches Dokument (EDM) an, wenn es mit einem der folgenden vier Werkzeuge versehen wurde:
Jede dieser Methoden ist für EDM rechtlich wirksam. Die Unterschiede zeigen sich in der Praxis – bei den Kosten, dem Anwendungsbereich und dem Komfort, wenn täglich mehrere Dutzend Dokumente unterzeichnet werden:
| Kriterium | ZUS-Bescheinigung | Vertrauenswürdige Signatur | Persönliche Unterschrift (e-dowód) | Qualifizierte Signatur (QES) |
|---|---|---|---|---|
| Kosten | kostenlos | kostenlos | Kostenloses Zertifikat im elektronischen Personalausweis (NFC-Lesegerät erforderlich) | kostenpflichtiges Abonnement |
| Gültigkeit | 5 Jahre | 3 Jahre (verlängerbar) | während der Gültigkeitsdauer des elektronischen Ausweises | 1–3 Jahre (verlängerbar) |
| Anwendungsbereich | ausschließlich Dokumente im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen: e-ZLA, e-Rezepte, EDM | EDM + behördliche Angelegenheiten in Polen | EDM + öffentliche Verwaltung | universell: EDM + Verträge, Personalwesen, KSeF, elektronische Zustellungen, Ausschreibungen, gesamte EU |
| Komfort beim Massenunterschreiben | hoch (in die Praxis-App integriert) | niedrig (Authentifizierung jeder Signatur durch Anmeldung) | Durchschnitt (jeweils Lesegerät/NFC-fähiges Smartphone und PIN) | hoch (Cloud-Signatur, Integration in das HIS-System) |
ZUS-Bescheinigung Das ist der naheliegende erste Schritt für einen Arzt: Man kann es kostenlos vom ZUS-Portal (eZUS/PUE) oder über die App herunterladen. kabinett.gov.pl, ist 5 Jahre lang gültig, und der Antrag auf Verlängerung kann bereits 28 Tage vor Ablauf gestellt werden. Es gibt nur eine, aber wichtige Einschränkung: Er gilt ausschließlich im Gesundheitswesen. Sie können damit weder einen Vertrag mit einem Geschäftspartner noch Personalunterlagen, noch ein Angebot im Rahmen einer Ausschreibung der NFZ noch einen Unternehmensbericht unterzeichnen.
Vertrauenswürdige Signatur Es eignet sich für gelegentliche Signaturen, erfordert jedoch die Autorisierung jedes einzelnen Vorgangs – bei Dutzenden von Dokumenten pro Tag wird dies zu einem Engpass. Die Unterschiede zwischen diesem Verfahren und QES erläutern wir in folgendem Artikel: Unterschiede zwischen vertrauenswürdigem Profil und qualifizierter elektronischer Signatur. Wo sich die Signaturschicht im elektronischen Personalausweis bewährt, beschreiben wir hingegen in folgendem Artikel: Die persönliche Signatur aus dem elektronischen Personalausweis – wann funktioniert sie und wann nicht?
Qualifizierte Unterschrift, z. B. mobil SimplySign, ist zwar kostenpflichtig, unterstützt aber als einziges sowohl EDM als auch alles darüber hinaus: Verträge mit der NFZ, Arbeitsverträge, Rechnungen im Format KSeF sowie die Korrespondenz über e-Doręczenia. Für Ärzte, die häufig Dokumente unterschreiben, ist auch der Komfort wichtig: Die Cloud-Signatur funktioniert vom Smartphone und vom Computer aus, ganz ohne Karte und Lesegerät. Und wenn Sie sich Sorgen machen, dass Ihre Signatur „aufgebraucht” sein könnte – sehen Sie selbst: Qualifizierte Signatur und Limits – wie oft können Sie Dokumente signieren?
Nicht jeder Eintrag im Praxisverwaltungssystem erfordert eine elektronische Signatur. Die Verordnung über medizinische Unterlagen (§ 4) lässt für interne Unterlagen — z. B. aktuelle Einträge in der Gesundheits- und Krankheitsgeschichte — Nutzung interne Mechanismen des IT-Systems: Das System muss die Person, die den Eintrag vornimmt, eindeutig identifizieren und den Zeitpunkt sowie den Umfang jeder Änderung protokollieren. In der Praxis bedeutet dies die Bestätigung des Eintrags im Konto des angemeldeten Arztes oder der angemeldeten Pflegekraft.
💡 Eine vollständige Signatur (eine der vier gesetzlich vorgeschriebenen Methoden) ist hingegen für EDM-Dokumente aus dem oben beschriebenen Katalog zwingend erforderlich – denn ohne sie gelten ein Informationsblatt oder ein Untersuchungsergebnis überhaupt nicht als EDM im Sinne des Gesetzes und dürfen nicht im Austauschsystem zirkulieren.
Von 1. Juli 2021. Jeder Dienstleister – von der Einzelpraxis bis zum Universitätsklinikum – hat gegenüber der P1-Plattform zwei Verpflichtungen:
Das ist ein wichtiger Aspekt der Architektur: P1 bewahrt die Unterlagen nicht auf – dies übernimmt die Einrichtung, mindestens 20 Jahre (§ 29 des Gesetzes über die Patientenrechte). Das bedeutet, dass die Signaturen unter elektronischen Patientenakten über Jahrzehnte hinweg überprüfbar sein müssen – auch lange nach Ablauf des Zertifikats, mit dem sie geleistet wurden. Wie dies gewährleistet werden kann, erläutern wir in unserem Leitfaden: Wie kann man ein Dokument über Jahre hinweg sichern? Aufbewahrung von elektronischen Signaturen in der Praxis.
Die Digitalisierung im Gesundheitswesen schreitet übrigens immer schneller voran: seit 1. Januar 2026. funktioniert zentrale Online-Anmeldung (Gesetz vom 26. September 2025, Gesetzblatt 2025, Nr. 1537), das zunächst die Kardiologie sowie die präventive Mammographie und Zytologie umfasst, wobei die Einbindung der Leistungserbringer im Laufe des Jahres 2026 erfolgen soll. Je besser eine Einrichtung den Überblick über Unterschriften und elektronische Patientenakten (EDM) hat, desto leichter lässt sie sich in weitere zentrale Systeme integrieren.
Ein kleines Büro und eine Arztpraxis. Ein Arzt mit eigener Praxis beginnt in der Regel mit einem kostenlosen Paket: der App „gabinet.gov.pl“ oder einer kommerziellen Praxisverwaltungssoftware „Plus“. ZUS-Bescheinigung für E-Rezepte, E-Überweisungen und E-Krankschreibungen. Diese Lösung ist völlig legal und bequem – solange sich die Tätigkeit auf die medizinische Behandlung beschränkt. In der Praxis ist der Praxisinhaber jedoch auch Unternehmer: Er unterzeichnet Mietverträge, Unterlagen für die Sozialversicherung (ZUS) und das Finanzamt, von 1. April 2026. stellt Rechnungen aus in KSeF (im nationalen E-Rechnungssystem), und sein Unternehmen erhält seine Korrespondenz über e-Doręczenia. Hier sagt das ZUS-Zertifikat nichts aus – es wird benötigt QES, das alles mit einem einzigen Werkzeug erledigt.
Hausarztpraxen und medizinische Zentren. Der POZ-Manager verwaltet die Signaturen des gesamten Teams: Ärzte und Pflegekräfte unterzeichnen die elektronische Patientenakte (EDM) (ZUS-Zertifikat oder QES), die Registratur digitalisiert Papierdokumente, und die Geschäftsführung unterzeichnet Verträge, Berichte und Personalunterlagen. Ein sinnvolles Modell ist Mix: ZUS-Zertifikate oder qualifizierte Signaturen für das medizinische Personal, QES für die Führungskräfte, qualifiziertes Siegel für die Einrichtung (dazu gleich mehr).
Krankenhaus. Der Umfang verändert alles: Hunderte von Informations- und Ergebnisblättern pro Tag, Schichtarbeit, viele Ärzte an einem Arbeitsplatz. Eine Cloud-Signatur vom Typ SimplySign Hier hat es einen Vorteil gegenüber der Karte mit Lesegerät – der Arzt unterschreibt über sein Smartphone oder direkt aus dem HIS-System heraus, ohne dass ein Lesegerät hin- und hergereicht werden muss und ohne sich bei externen Portalen anmelden zu müssen. Einen Vergleich beider Varianten findest du in dem Artikel: SimplySign Handy-Signatur oder Certum Mini Leser-Signatur? Wann Sie die richtige Lösung wählen.
Qualifiziertes Elektronisches Siegel (QSeal) Das ist sozusagen das „unternehmensinterne Äquivalent” einer Unterschrift: Es dient zur Identifizierung Unternehmen (eine Arztpraxis, ein Krankenhaus, ein medizinisches Unternehmen) und nicht eine natürliche Person, und gemäß eIDAS begründet dies die Vermutung der Vollständigkeit und Echtheit der Herkunft des Dokuments.
Fangen wir mit den Grenzen an, denn hier kann man am leichtesten einen kostspieligen Fehler begehen:
Wo wird der Stempel tatsächlich für die Einrichtung verwendet?
Die Cloud-Version des Stempels findest du hier: SimplySign Qualifiziertes Elektronisches Siegel (ab 1289 PLN). Das Prinzip der Rollenverteilung ist einfach: Der Arzt unterschreibt – die Einrichtung stempelt ab.
Das Gesetz sieht für Einrichtungen vier gleichwertige Möglichkeiten zur Unterzeichnung elektronischer Patientenakten (EDM) vor, doch die Wahl der Instrumente ist eine organisatorische Entscheidung: Was für einen Arzt zur Ausstellung einer elektronischen-Rezepte, etwas anderes für einen Manager, der Verträge unterzeichnet, und wieder etwas anderes für ein Unternehmen, das ab April 2026 Rechnungen im Format KSeF ausstellt.
Als Autorisierter Partner von Certum Wir unterstützen medizinische Einrichtungen bei der Auswahl und Einführung qualifizierter Signaturen und Siegel – von der Einzelpraxis bis zum Krankenhaus. Wir beraten Sie, nehmen die Konfiguration vor und schulen Ihr Team.
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Gemäß Art. 2 Nr. 6 des Gesetzes über das Informationssystem im Gesundheitswesen werden elektronische Patientenakten mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer vertrauenswürdigen Signatur, einer persönlichen Signatur (e-dowód) oder unter Verwendung eines kostenlosen ZUS-Zertifikats signiert. Alle vier Methoden sind für das EDM rechtlich gleichwertig – sie unterscheiden sich hinsichtlich der Kosten, der Benutzerfreundlichkeit und des Anwendungsbereichs außerhalb des Gesundheitswesens.
Ja. Das ZUS-Zertifikat ist 5 Jahre lang gültig, kann kostenlos über das ZUS-Portal oder die App gabinet.gov.pl heruntergeladen werden und dient zum Unterzeichnen von e-ZLA, e-Rezepten, e-Überweisungen sowie sonstigen elektronischen Dokumenten im Gesundheitswesen (EDM). Es funktioniert jedoch ausschließlich im Gesundheitswesen – Verträge, Angebote oder Unternehmensdokumente können damit nicht unterzeichnet werden.
Eine vertrauenswürdige Signatur ist eine der vier zulässigen Methoden zur Unterzeichnung elektronischer Dokumente (EDM) und reicht daher formal aus. In der Praxis erfordert sie jedoch die Autorisierung jeder einzelnen Signatur, was bei einer großen Anzahl von Dokumenten pro Tag mühsam ist – daher entscheiden sich Ärzte häufiger für das ZUS-Zertifikat oder eine qualifizierte Signatur, die in das Praxisverwaltungssystem integriert ist.
Nein. Das qualifizierte Siegel identifiziert die medizinische Einrichtung und nicht die Person; daher erfüllt es nicht die gesetzliche Anforderung, dass das elektronische Dokument (EDM) von einem medizinischen Mitarbeiter unterzeichnet werden muss. In der Einrichtung dient er anderen Zwecken: der Authentifizierung in KSeF, der Beglaubigung von Organisationsdokumenten und der Massenkorrespondenz des Unternehmens.
Gemäß § 13b des Gesetzes über das Informationssystem im Gesundheitswesen besteht die Digitalisierung darin, eine digitale Abbildung zu erstellen und diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen, einer vertrauenswürdigen Signatur oder einer persönlichen Signatur durch eine Person, die vom Dienstleister befugt ist, die Übereinstimmung der Abbildung mit dem Papierdokument zu bestätigen. Ein qualifiziertes Siegel ist hier nicht vorgesehen.
Nein. Interne Unterlagen (z. B. laufende Einträge in der Gesundheits- und Krankengeschichte) können über interne Mechanismen des IT-Systems genehmigt werden, das den Verfasser und den Zeitpunkt des Eintrags identifiziert. Eine vollständige elektronische Signatur ist für EDM-Dokumente aus dem gesetzlich vorgeschriebenen Katalog erforderlich, darunter elektronische Rezepte, Informationsblätter und Laborergebnisse.
