У процедурах, вартість яких дорівнює або перевищує порогові значення ЄС, пропозицію та Єдиний документ про економічну та юридичну придатність (JEDZ) ви підписуєте виключно кваліфікованим електронним підписом. У національних процедурах (нижче порогових значень) закон також допускає використання довіреного та особистого підписів, але саме кваліфікований підпис діє в обох випадках — і лише він дозволяє також укласти в електронній формі сам договір про державні закупівлі. Ми пояснюємо, що з чого випливає і як не втратити пропозицію через формальну помилку.
Закон про державні закупівлі (Закон від 11 вересня 2019 року, далі — ЗДЗ) переніс комунікацію замовника з підрядниками в Інтернет. Пропозиції подаються через платформу Електронні замовлення або на торгових порталах замовників, а документ без належного підпису розглядається так, ніби його не було подано. На практиці це означає відхилення пропозиції без можливості її доповнення (ст. 226 ч. 1 п. 3 Закону про державні закупівлі) — незалежно від того, наскільки вигідною була ціна.
Принцип простий:
Актуальні порогові значення ЄС оголошує голова Управління державних закупівель у повідомленні, яке оновлюється кожні два роки. У 2026–2027 роках вони становлять: 140 000 євро (поставки та послуги центральної адміністрації), 216 000 євро (зокрема, органи місцевого самоврядування) та 5 404 000 євро (будівельні роботи); з 1 січня 2026 року сам закон поширюється на замовлення вартістю не менше 170 000 злотих нетто. Перед поданням пропозиції завжди перевіряйте вартість процедури в оголошенні або в технічних умовах.
| Документ | Показники ≥ порогових значень ЄС | Внутрішнє провадження |
|---|---|---|
| Пропозиція | лише кваліфікований підпис | кваліфікований / надійний / особистий |
| JEDZ (ESPD) | лише кваліфікований підпис | не стосується (заява згідно зі ст. 125 Закону про публічні закупівлі — як пропозиція) |
| Довіреність | кваліфікований підпис довірителя | як пропозиція (або нотаріальне засвідчення) |
| Договір про замовлення | лише кваліфікований підпис (або паперовий документ) | лише кваліфікований підпис (або паперовий документ) |
JEDZ (Єдиний європейський документ про замовлення, англ. ESPD) це власна заява учасника, яка в процедурах, що перевищують порогові значення ЄС, на етапі подання пропозицій замінює довідки та сертифікати. Вона подається в електронній формі — найчастіше у вигляді файлу XML або PDF, згенерованого на сервісі eESPD — і поставляє кваліфікований електронний підпис.
Практична порада: підписуйте PDF-файли у форматі PAdES (підпис „всередині” документа), а XML-файли — у форматі XAdES. Якщо ви використовуєте XAdES у зовнішньому режимі, не забудьте надати замовнику обидва файли: документа та файлу підпису. Більше про відмінності можна прочитати у статті PAdES та XAdES — два види електронного підпису.
Найпоширеніша помилка? Редагування документа після після його підписання — це робить підпис недійсним. Послідовність завжди така: остаточна версія → підпис → відправлення. Підпис, поставлений на ZIP-архіві, поширюється на всі файли в архіві (§ 8 Постанови про технічні вимоги), але безпечніше підписувати кожен файл окремо.
Відповідно до статті 432 Закону про державні закупівлі договір про державні закупівлі повинен у письмовій формі, інакше угода вважатиметься недійсною. У цифровому світі її еквівалентом є виключно електронна форма з кваліфікованим електронним підписом обох сторін (ст. 78¹ Цивільного кодексу). Все більше замовників — зокрема школи, дитячі садки та органи місцевого самоврядування — підписують договори саме таким чином: без друку, кур’єра та сканування. Це стосується також додатків та протоколів, що вимагають письмової форми.
У практиці проведення тендерів рідко підписує „компанія” — підписує конкретна особа, а замовник ретельно перевіряє її повноваження. Три типові сценарії:
Належна практика відділів підготовки пропозицій: ведіть реєстр термінів дії сертифікатів усіх осіб, які ставлять підпис. Сертифікат, термін дії якого закінчується під час процедури (наприклад, між поданням пропозиції та підписанням договору), може зупинити весь процес — поновлення займає лише мить, але лише тоді, коли хтось про це пам’ятає.
Кваліфікований підпис стає в нагоді не лише під час подання самої пропозиції. У типовій процедурі електронним підписом також підписуються: пояснення щодо змісту пропозиції та явно заниженої ціни, докази та оновлюючі заяви, зобов’язання третіх осіб щодо надання ресурсів, гарантійний внесок у формі електронної гарантії (тут підпис ставить гарант — банк або страховик), і, нарешті, договір та його додатки. Чим глибше просувається процедура, тим частіше виявляється, що одного сертифіката „на компанію” недостатньо — пояснення з дводенним терміном не можуть чекати, поки президент повернеться з відрядження. Тому досвідчені відділи підготовки пропозицій забезпечують мобільними підписками щонайменше двох осіб.
Обидва підписи, що пропонуються компанією podpisano.pl — авторизованим партнером Certum, — є сертифікованими та повністю визнаються на платформі e-Zamówienia та інших закупівельних порталах:
Вагаєтеся? Прочитайте порівняння SimplySign чи Certum Mini або просто зателефонуйте: +48 22 417 05 55. Ми допоможемо з покупкою, установки i ми проведемо навчання для команди, що готує пропозиції.
У процедурах, вартість яких дорівнює або перевищує порогові значення ЄС, — виключно кваліфікованим електронним підписом. У національних процедурах, вартість яких не перевищує порогові значення, також допускається використання довіреного підпису або особистого підпису з електронного посвідчення особи.
Так. JEDZ подається в електронній формі з кваліфікованим електронним підписом — це стосується процедур, що перевищують порогові значення ЄС, у яких вимагається подання JEDZ.
Договір має бути укладений у письмовій формі під страхом недійсності, тому в електронному вигляді його можна укласти лише за умови наявності кваліфікованого електронного підпису обох сторін. Альтернативою залишається традиційний підпис на папері.
Лише у національних процедурах, що не перевищують порогові значення ЄС. У тендерах ЄС пропозиція, підписана за допомогою надійного профілю, буде відхилена.
PDF-файли найкраще підписувати у форматі PAdES, а XML-файли (наприклад, JEDZ) — у форматі XAdES. У разі використання зовнішнього підпису XAdES надішліть замовнику документ разом із файлом підпису.
Якщо у вас виникли запитання, будь ласка, зв'яжіться з нами
Ми відповімо на ваші запитання, підберемо зручний для вас час та консультанта в одному з наших офісів — у Варшаві, Кракові, Вроцлаві чи Радомі — або домовимося про онлайн-зустріч.
Ви також можете надіслати нам електронного листа [email protected].
