KSeF (Національна система електронних рахунків) це державний "посередник" між емітентом та отримувачем рахунків-фактур. Замість того, щоб надсилати PDF-файли один одному, компанії надсилають уніфікований файл даних (XML). KSeF присвоює йому номер, підтверджує доставку і... стежить за порядком.
Результат? Менше помилок, менше електронних листів з вкладеннями, легша автоматизація бухгалтерського обліку.
KSeF - Національна система електронних рахунків - це державна платформа для виставлення, отримання та зберігання структурований рахунків-фактур (XML у певній структурі). Після надсилання інвойсу до KSeF система присвоює йому унікальний номер і зберігає його як "єдине джерело істини". Це призводить до узгодженого формату, меншої кількості помилок та автоматизації обігу між компаніями та бухгалтерією. Це також є частиною ширшої цифровізації обліку ПДВ в ЄС.
Уявіть собі рахунок-фактуру як картонну коробку з відділеннями. Кожна позиція (ІПН, дата, ставка ПДВ, загальна сума) має певне відділення. Бухгалтерська програма не "читає картинку", вона одразу бере дані з потрібних місць. Ось що таке "структуровані дані".
Ця версія схеми цього "розділеного" інвойсу. Тобто, номер випуску форми, а не новий тип документа. Коли ви чуєте FA(3), подумайте: "Гаразд, поточна схема поля даних".
Вам не потрібно "нічого робити з FA(3)" вручну - цим займаються системи (ERP, інтеграції), важливо лише, щоб вони були оновлені.
Зобов'язання вступає в силу поетапно:
До цих дат KSeF можна використовувати на добровільних засадах. Головне - підготувати систему, людей і права так, щоб запуск не застав компанію зненацька.
Важливо! Рахунки-фактури для споживачів (B2C) залишаються поза зобов'язанням виставляти в KSeF (ви можете робити це добровільно), але якщо ви продаєте B2B - зобов'язання буде поширюватися на вас відповідно до порогів/дат. Іноземні суб'єкти господарювання, які не мають постійного місця діяльності в Польщі, виключаються з обов'язкової реєстрації. (Роз'яснення)
Ні. У KSeF ви не ставите підпис на кожному рахунку-фактурі. Автентичність і цілісність забезпечує сама система (номер KSeF, шлях доставки та зберігання).
Підпис/кваліфікована печатка використовується для входу в систему та авторизації, а не для підписання самого файлу інвойсу. - а не для підписання самого файлу інвойсу.
Якщо коротко
Коли доступ до KSeF надається лише одній людині, то плинність кадрів або відсутність працівника - це простій.
Більше про відмінності між електронним підписом та діловим підписом ви можете прочитати тут.
KSeF вже працює "на повну"?
Зобов'язання виставлятися відкладається: великі з 1.02.2026, інші з 1.04.2026. Збір з великих - з 1.02.2026 для всіх платників ПДВ. До зазначених вище дат ви виставляєте рахунки-фактури як і раніше (паперові/PDF/EDI) і можете використовувати KSeF добровільно.
Чи повинен я підписувати кожен інвойс?
Ні. Підпис/печатка використовується для входу та авторизаціїа не для "вставки" у файл.
Чи увійде B2C до KSeF?
На сьогоднішній день не існує зобов'язання виставляти рахунки споживачам у KSeF (ви можете робити це добровільно).
Чи краще мати "діловий" підпис, ніж "особистий"?
Для доступу - немає різницізначення мають права. Для порядку та аудиту у великих компаніях - "бізнес" з атрибутами компанії іноді буває зручніше.
Що робити, якщо інтернет або система "падає"?
Після цього доступні два режими:
Потрібно вибрати кваліфікований комплект: підпис + печатка за KSeF? Дайте нам знати - на podpisano.pl ми робимо це щодня і підготуємо для вас короткий чек-лист про те, як виготовити комплект.
