KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур) є державним „посередником” між видавцем та отримувачем рахунків-фактур. Замість того, щоб надсилати PDF-файли одна одній, компанії надсилають єдиний файл даних (XML). KSeF присвоює йому номер, підтверджує доставку і... підтримує порядок.
Результат? Менше помилок, менше листів з вкладеннями, легша автоматизація в бухгалтерії.
KSeF - Національна система електронних рахунків - це державна платформа для випуску, отримання та зберігання структурований інвойси (XML у певній структурі). Щойно інвойс надсилається до KSeF, система присвоює йому унікальний номер і зберігає його як „єдине джерело істини”. Це призводить до узгодженого формату, меншої кількості помилок та автоматизації обігу між компаніями та бухгалтерією. Це також є частиною ширшої цифровізації обліку ПДВ в ЄС.
Уявіть собі рахунок-фактуру як картонну коробку з відділеннями. Кожна позиція (NIP, дата, ставка ПДВ, загальна сума) має конкретний відсік. Бухгалтерське програмне забезпечення не „читає картину”, воно просто миттєво бере дані з потрібних місць. Це те, що „структуровані дані”.
Це версія схеми цього „розділеного” інвойсу. Тобто, номер випуску форми, а не новий тип документа. Коли ви чуєте FA(3), подумайте: „Гаразд, поточний дизайн поля даних”.
Вам не потрібно „робити нічого з FA(3)” вручну - це підтримується системами (ERP, інтеграції), важливо лише, щоб вони були актуальними.
Зобов'язання вступає поетапно:
До цих дат KSeF можна використовувати добровільно. Головне - підготувати систему, людей та дозволи, щоб запуск не застав компанію зненацька.
Важливо! Споживчі рахунки (B2C) залишаються поза зобов'язанням подавати KSeF (ви можете зробити це добровільно), але якщо у вас є B2B продажі - зобов'язання поширюється на вас відповідно до порогів/дат. Іноземні суб'єкти господарювання без постійного місця діяльності в Польщі не підлягають обов'язковій реєстрації. (Інтерпретації)
Ні. IN KSeF ви не ставите підпис на кожному рахунку-фактурі. Автентичність та цілісність забезпечуються самою системою (номер KSeF, шлях доставки та зберігання).
Підпис/кваліфікована електронна печатка використовується для входу в систему, авторизації та надання прав - а не для підписання самого файлу інвойсу.
Якщо коротко
Коли доступ до dp KSeF базується виключно на одній людині, то плинність кадрів або відсутність працівника - це простої.
Ви можете прочитати більше про відмінності між електронним підписом та діловим підписом. тут..
Чи працює KSeF вже „на повну”?
Зобов'язання виставлятися відкладається: великі з 1.02.2026, інші з 1.04.2026. Збір з великих - з 1.02.2026 для всіх платників ПДВ. До зазначених вище дат ви виставляєте рахунки-фактури як і раніше (паперові/PDF/EDI) і можете використовувати KSeF добровільно.
Чи повинен я підписувати кожен інвойс?
Ні. Підпис/печатка слугує для вхід та авторизація, а не для „стикування” з файлом.
Чи буде B2C також входити в KSeF?
На сьогодні немає жодних зобов'язань виставляти рахунки споживачам у форматі KSeF (можна робити добровільно).
Чи краще мати „діловий” підпис, ніж „особистий”?
Для доступу нерозрізнений, важливо те, що права. Для замовлення та аудиту у великих компаніях -. „бізнес” з атрибутикою компанії може бути зручнішим.
Що робити, якщо інтернет або система „падає”?
Після цього доступні два режими:
Потрібно підібрати кваліфікований комплект: підпис+печатка за KSeF? Дайте нам знати - в podpisano.pl ми робимо це щодня і підготуємо короткий чек-лист про те, як виготовити комплект.
