Ви керуєте компанією в Польщі, але не маєте польського посвідчення особи — і чуєте, що з 2026 року ви повинні бути в KSeF? Не хвилюйтеся: кваліфікований електронний підпис доступний для іноземців повністю дистанційно, шляхом відеоверифікації IDnow. Ось повний алгоритм дій — від придбання до першого входу в систему KSeF.
Так — і це без польського громадянства чи номера PESEL. Certum, як кваліфікований постачальник послуг довіри, зареєстрований у Польщі Список надійних джерел (TSL), пропонує дистанційну процедуру підтвердження особи за допомогою сервісу IDnow — відеодзвінок із кваліфікованим оператором, який перевіряє вашу особу на підставі паспорта або іншого визнаного документа. Розмова відбувається польською або англійською мовою.
Важливі застереження:
Як Авторизований партнер Certum ми допомагаємо на кожному етапі: від вибору пакету, через заповнення заявки, аж до навчання першому використанню електронного підпису.
Весь процес відбувається без фізичної присутності в Польщі та без відвідування державних установ. Ось сім кроків:
Перелік документів та даних, необхідних для успішного проходження відеоверифікації:
KSeF (Національна система електронних рахунків) це обов’язкова платформа для виставлення структурованих рахунків-фактур (у форматі XML). Терміни виконання зобов’язань:
Спосіб аутентифікації в KSeF залежить від організаційно-правової форми діяльності:
Іноземець, який має PESEL а особа, яка здійснює індивідуальну підприємницьку діяльність (JDG) або є учасником цивільного товариства, проходить аутентифікацію за кодом KSeF своїм кваліфікованим електронним підписом (QES). Після отримання підпису через IDnow цей шлях стає повністю доступним — жодних додаткових формальностей.
Якщо член правління або особа, уповноважена на представництво не має польського PESEL, у компанії є два варіанти:
Повний посібник з авторизації в системі KSeF: Аутентифікація KSeF — посібник для підприємств, JDG та JST.
Кваліфікований електронний підпис, отриманий через IDnow, — це універсальний інструмент, інвестиція в який швидко окупається, якщо компанія працює у польському цифровому середовищі.
Основні сфери застосування:
Короткий посібник щодо типових потреб іноземних підприємців у Польщі: Коли іноземцю потрібен кваліфікований підпис — практичний посібник.
SimplySign (хмара, смартфон) — це стандартна рекомендація для іноземців, оскільки вона позбавляє від необхідності носити з собою кард-рідер. Але в деяких ситуаціях Certum Mini (фізична криптографічна картка + зчитувач) може виявитися кращим вибором:
| Ситуація | SimplySign | Certum Mini |
|---|---|---|
| Підписання на місці, з телефону | ✅ Ідеально | ❌ Потрібен комп’ютер + зчитувач |
| Офісне робоче місце, масове підписання | ✅ Добре | ✅ Дуже добре (5000 часових міток на місяць) |
| Корпоративні вимоги (картка як носій інформації) | ⚠️ Іноді не відповідає вимогам політики безпеки | ✅ Відповідає вимогам |
| Вартість входу | Нижчий (без обладнання) | Вищий (картка + зчитувач) |
| Час від моменту придбання до першого використання | Швидше (без доставки обладнання) | Залежить від поставки |
Обидва варіанти доступні з верифікацією через IDnow. Якщо ви не знаєте, який варіант підходить саме вам, — зателефонуйте нам, ми надамо безкоштовну консультацію.
Іноземець, який веде бізнес у Польщі, сьогодні має доступ до повного цифрового ланцюжка ідентифікації — без необхідності подорожей та візитів до державних установ. Кваліфікований електронний підпис, отриманий через IDnow, відкриває доступ до KSeF, KRS, тендерів та десятків інших адміністративних систем.
Як Авторизований партнер Certum Ми супроводжуємо іноземців на кожному етапі: придбання, заповнення заявки, бронювання дати в IDnow, навчання та перший вхід у систему KSeF. Ми працюємо польською та англійською мовами.
📞 Зателефонуйте: +48 22 417 05 55 — наші консультанти готові допомогти вам у наших офісах у Варшаві, Кракові, Вроцлаві та Радомі або онлайн. 🛒 Ознайомтеся з пропозицією: SimplySign QES з перевіркою IDnow (дистанційно, без візиту до Польщі).
Більше про норму KSeF: ksef.podatki.gov.pl і gov.pl/web/finanse.
Іноземець отримує кваліфікований електронний підпис шляхом дистанційної відеоверифікації через IDnow (послуга Certum) — без необхідності приїжджати до Польщі. Після отримання кваліфікованого електронного підпису фізична особа (JDG) використовує його для автентифікації безпосередньо в системі KSeF. Товариство, у складі правління якого немає особи з PESEL, використовує кваліфіковану печатку (QSeal) або подає повідомлення ZAW-FA до податкової інспекції.
Вам знадобляться: паспорт або документ, що посвідчує особу, зареєстрований у реєстрі PRADO (термін дії якого повинен охоплювати весь період дії сертифіката), смартфон або комп’ютер із веб-камерою, номер телефону та адреса електронної пошти. Якщо у вас є польський PESEL — підготуйте також документ, що його підтверджує.
Ні. Стандартні години роботи: понеділок (09:00–14:30 CET), середа (10:00–16:30 CET) та п’ятниця (10:00–12:30 CET). Індивідуальні зустрічі у вівторок та четвер можливі за додаткову плату у розмірі 500 злотих. Рекомендуємо забронювати зустріч за кілька днів до її проведення.
Загальна вартість складається з сертифіката SimplySign QES (299–479 злотих залежно від терміну дії) плюс одноразовий внесок за відеоверифікацію IDnow (2 100 злотих). За 1-річний сертифікат загалом близько 2 399 злотих (~560 євро), за 3-річний — близько 2 579 злотих (~600 євро).
Так. Certum є кваліфікованим постачальником послуг довіри, що входить до польського «Списку довіри» (Trusted List). Відповідно до ст. 25 ч. 3 eIDAS, кваліфікований електронний підпис на основі сертифіката Certum автоматично визнається у всіх 27 країнах ЄС. Детальніше в статті: Польський кваліфікований підпис на всій території ЄС.
Як правило, документ, що посвідчує особу, повинен бути дійсним протягом усього терміну дії сертифіката. Виняток становлять власники польського PESEL — у таких випадках Certum може видати сертифікат навіть за умови коротшого терміну дії документа. У разі виникнення сумнівів проконсультуйтеся з нами перед придбанням (+48 22 417 05 55).
