Е-рецепти, е-направлення, інформаційні картки, результати обстежень — медична документація вже є цифровою, і кожен із цих документів потребує електронного підпису. Ми пояснюємо, яким підписом слід підписувати електронну медичну документацію (ЕДМ), чим сертифікат ZUS відрізняється від кваліфікованого підпису та коли медичному закладу знадобиться кваліфікована печатка.
Від 1 січня 2021 року. медична документація, як правило, ведеться в електронному вигляді — паперовий формат є допустимим лише в тому випадку, якщо це прямо передбачено нормативно-правовим актом або якщо організаційно-унеможливлюють роботу в цифровому форматі (постанова Міністра охорони здоров’я від 6 квітня 2020 року щодо видів, обсягу та зразків медичної документації, тобто Збірник законів за 2024 рік, позиція 798).
Проте варто розрізняти два поняття, які в закладах часто плутають:
Сьогодні до EDM належать:
📌 Каталог ЕМД визначається постановою Міністра охорони здоров’я від 8 травня 2018 року про види електронної медичної документації (тобто Збірник законів за 2023 рік, позиція 1851 із змінами) — і систематично розширюється. Медичний заклад, який вже сьогодні впорядковує процеси підписання, позбавляє себе метушні, пов’язаної з впровадженням, під час кожного наступного розширення.
Закон про систему інформації в галузі охорони здоров’я (ст. 2 п. 6) визнає документ електронним медичним документом (ЕДМ) лише в тому випадку, якщо він був підписаний одним із чотирьох засобів:
Кожен із цих методів є юридично дійсним для електронного підпису (EDM). Відмінності помітні на практиці — у вартості, сфері застосування та зручності під час підписання кількох десятків документів щодня:
| Критерій | Сертифікат ZUS | Довірений підпис | Особистий підпис (e-dowód) | Кваліфікований підпис (КЕП) |
|---|---|---|---|---|
| Вартість | безкоштовний | безкоштовний | безкоштовний сертифікат у електронному посвідченні (потрібен NFC-зчитувач) | платний абонемент |
| Термін дії | 5 років | 3 роки (продовжується) | протягом терміну дії електронного посвідчення | 1–3 роки (з можливістю продовження) |
| Сфера застосування | лише документи, пов’язані з наданням медичних послуг: електронні листки непрацездатності (e-ZLA), електронні рецепти, електронні медичні картки (EDM) | EDM + адміністративні справи у Польщі | EDM + державне управління | універсальний: EDM + договори, кадри, KSeF, електронні повідомлення, тендери, вся ЄС |
| Зручність під час масового підписання | висока (вбудована в кабінетну програму) | низький (авторизація кожного підпису шляхом входу в систему) | середнє (щоразу з використанням зчитувача/телефону з функцією NFC та PIN-коду) | високий (хмарний підпис, інтеграція з системою HIS) |
Сертифікат ZUS це природний початок для лікаря: його можна безкоштовно завантажити з порталу ZUS (eZUS/PUE) або через додаток gabinet.gov.pl, дійсний протягом 5 років, а заявку на продовження можна подати вже за 28 днів до закінчення терміну дії. Є лише одне, але важливе обмеження: він діє виключно у сфері охорони здоров’я. Ви не зможете підписати ним договір із контрагентом, кадрові документи, пропозицію в рамках конкурсу Національного фонду охорони здоров’я (NFZ) чи звіт компанії.
Довірений підпис підійде для епізодичного підписання, але вимагає авторизації кожної операції — при десятках документів на день це стає «вузьким місцем». Відмінності між ним та QES ми пояснюємо у статті: Відмінності між довіреним профілем та кваліфікованим електронним підписом. А про те, де саме знайде застосування шар підпису в електронному посвідченні, ми пишемо в статті: Особистий підпис з електронного посвідчення особи — коли він підійде, а коли ні?
Кваліфікований підпис, наприклад, мобільний SimplySign, є платним, але як єдиний підтримує і EDM, і все, що поза нею: контракти з NFZ, трудові договори, рахунки-фактури у форматі KSeF, листування через e-Doręczenia. Для лікарів, які інтенсивно підписують документи, важливий також комфорт: хмарний підпис працює зі смартфона та комп’ютера, без картки та зчитувача. А якщо ви турбуєтеся про „вичерпання” підпису — перевірте: Кваліфікований підпис та обмеження — скільки разів можна підписувати документи?
Не кожен запис у системі кабінету вимагає електронного підпису. Постанова щодо медичної документації (§ 4) допускає для внутрішньої документації — наприклад, поточні записи в історії здоров’я та хвороби — використання внутрішніх механізмів телеінформаційної системи: система повинна однозначно ідентифікувати особу, яка вносить запис, а також фіксувати час і обсяг кожної зміни. На практиці це означає затвердження запису в обліковому записі лікаря чи медсестри, які увійшли в систему.
💡 Повний підпис (один із чотирьох передбачених законом методів) є обов’язковим для документів у форматі EDM із зазначеного вище каталогу — адже без нього інформаційна картка чи результат дослідження взагалі не є документом у форматі EDM у розумінні закону і не може циркулювати в системі обміну.
Від 1 липня 2021 року. Кожен постачальник послуг — від приватної практики до клінічної лікарні — має два обов’язки перед платформою P1:
Це важливий нюанс архітектури: P1 не зберігає документацію — її зберігає установа, причому щонайменше 20 років (ст. 29 Закону про права пацієнта). Це означає, що підписи під електронними медичними документами (ЕДМ) мають залишатися перевіреними протягом десятиліть — ще довго після закінчення терміну дії сертифіката, за допомогою якого вони були поставлені. Як це забезпечити, ми пояснюємо в посібнику: Як захистити документ на довгі роки? Збереження електронних підписів на практиці.
Цифровізація охорони здоров’я, до речі, набирає обертів: від 1 січня 2026 року. працює централізована електронна реєстрація (Закон від 26 вересня 2025 р., Збірник законів 2025 р., позиція 1537), який на початковому етапі охоплює кардіологію, а також профілактичну мамографію та цитологію, з інтеграцією постачальників медичних послуг протягом 2026 року. Чим ефективніше заклад контролює підписи та електронні медичні документи (EDM), тим легше йому підключатися до наступних централізованих систем.
Невеликий кабінет і лікарська практика. Лікар, який веде приватну практику, зазвичай починає з безкоштовного набору: додаток gabinet.gov.pl або комерційна програма для ведення медичного кабінету «Plus» сертифікат ZUS щодо електронних рецептів, електронних направлень та електронних лікарняних. Це цілком законне та зручне рішення — доки діяльність обмежується лікуванням. Однак на практиці власник кабінету є також підприємцем: він підписує договори оренди, документи для Фонду соціального страхування (ZUS) та податкової інспекції, від 1 квітня 2026 року. виставляє рахунки-фактури в KSeF (Національній системі електронних рахунків-фактур), а його компанія отримує кореспонденцію через систему e-Doręczenia. Тут сертифікат ZUS не згадується — він необхідний QES, який впорається з усім за допомогою одного інструменту.
Амбулаторія первинної медичної допомоги та медичні центри. Менеджер первинної медичної допомоги керує підписами всього колективу: лікарі та медсестри підписують електронні медичні документи (сертифікат ZUS або QES), система реєстрації оцифровує паперові документи, а керівництво підписує контракти, звіти та кадрові документи. Раціональна модель — це мікс: сертифікати ZUS або кваліфіковані підписи для медичного персоналу, QES для керівного складу, кваліфікована печатка для суб’єкта господарювання (про неї — трохи пізніше).
Лікарня. Масштаб змінює все: сотні інформаційних карток і результатів щодня, робота позмінно, багато лікарів на одному робочому місці. Хмарний підпис типу SimplySign має тут перевагу над карткою зі зчитувачем — лікар підписує документи з телефону або безпосередньо з системи HIS, без „пересувного” зчитувача та без необхідності входу на зовнішні портали. Порівняння обох варіантів ви знайдете у статті: Мобільний підпис SimplySign чи зчитувач Certum Mini? Коли обрати правильне рішення.
кваліфікована електронна печатка (QSeal) це „корпоративний еквівалент” підпису: він ідентифікує суб'єкт (амбулаторію, лікарню, медичну компанію), а не фізичну особу, і відповідно до eIDAS створює презумпцію цілісності та автентичності походження документа.
Почнемо з меж, адже саме тут найлегше припуститися дорогої помилки:
Де печатка фактично використовується в установі?
Хмарну версію печатки можна знайти тут: кваліфікована електронна печатка SimplySign (від 1289 злотих). Принцип розподілу ролей простий: лікар підписує — заклад ставить печатку.
Закон надає установам чотири рівноправні способи підписання електронних медичних документів (EDM), але вибір інструментів є організаційним рішенням: для лікаря, який виписує електронні-рецептів, інше — менеджеру, який підписує контракти, а ще інше — суб’єкту, який з квітня 2026 року виставлятиме рахунки у форматі KSeF.
Як Авторизований партнер Certum Ми допомагаємо медичним закладам підібрати та впровадити кваліфіковані підписи та печатки — від окремого кабінету до лікарні. Ми надамо консультації, налаштуємо систему та проведемо навчання персоналу.
📞 Зателефонуйте: +48 22 417 05 55 | ✉️ [email protected] Зустріньтеся з консультантом в офісі за адресою у Варшаві, Кракові, Вроцлаві або Радомі — або онлайн, або у вибраному тобою місці.
Продукти, пов’язані з цією темою:
Відповідно до ст. 2 п. 6 Закону про систему інформації в галузі охорони здоров’я, електронні медичні документи (EDM) підписуються кваліфікованим електронним підписом, довіреним підписом, особистим підписом (e-dowód) або з використанням безкоштовного сертифіката ZUS. Усі чотири методи є юридично рівнозначними для EDM — вони відрізняються вартістю, зручністю та сферою застосування поза сферою охорони здоров’я.
Так. Сертифікат ZUS дійсний протягом 5 років, його можна безкоштовно отримати на порталі ZUS або в додатку gabinet.gov.pl; він призначений для підписання електронних листів про непрацездатність (e-ZLA), електронних рецептів, електронних направлень та іншої електронної медичної документації (EDM). Однак він діє виключно у сфері охорони здоров’я — ним не можна підписати договір, пропозицію чи корпоративні документи.
Довірений підпис є одним із чотирьох допустимих способів підписання електронних документів, тож формально цього достатньо. На практиці він вимагає авторизації кожного підпису, що при великій кількості документів щодня є обтяжливим — тому лікарі частіше обирають сертифікат ZUS або кваліфікований підпис, інтегрований у систему кабінету.
Ні. Кваліфікована печатка ідентифікує медичний заклад, а не особу, тому вона не відповідає встановленій законом вимозі щодо підписання електронного медичного документа (ЕДМ) медичним працівником. У закладі вона використовується для інших завдань: автентифікації в системі KSeF, проставлення печатки на організаційних документах та масовій діловій кореспонденції.
Відповідно до статті 13b Закону про систему інформації в галузі охорони здоров’я, оцифрування полягає у створенні цифрової копії та накладенні на неї кваліфікованого електронного підпису, довіреним підписом або особистим підписом особою, уповноваженою постачальником послуг для підтвердження відповідності копії паперовому документу. Використання кваліфікованого печатки тут не передбачено.
Ні. Внутрішню документацію (наприклад, поточні записи в історії здоров’я та хвороби) можна затверджувати за допомогою внутрішніх механізмів телеінформаційної системи, яка ідентифікує автора та час внесення запису. Повний електронний підпис є обов’язковим для документів електронної медичної документації (EDM) із встановленого законом переліку, зокрема для електронних рецептів, інформаційних карток та результатів лабораторних досліджень.
