Чи повинен ваш фонд або товариство мати електронну скриньку для вручень? Відповідь залежить від одного: чи зареєстрована організація в реєстрі підприємців KRS, тобто чи здійснює вона господарську діяльність. Ми роз’яснюємо обов’язки, терміни та порядок створення адреси для електронних повідомлень.
Електронна доставка це цифровий аналог рекомендованого листа з підтвердженням отримання — з такою самою юридичною силою, доступний цілодобово, сім днів на тиждень. Закон від 18 листопада 2020 року про електронні вручення засновує систему на послузі зареєстрованого електронного вручення, передбаченій європейським регламентом eIDAS (Регламент ЄС № 910/2014), завдяки чому вручення документів визнаються у всіх державах-членах.
Всю систему описують три абревіатури:
Листи, надіслані відомством на вашу адресу ADE, мають юридичну силу вручення — точно така сама, як у традиційного рекомендованого листа. Орган більше не мусить нічого друкувати чи надсилати у паперовому вигляді. Якщо ваша організація має ADE, установа навіть зобов'язаний використовувати його як основний канал комунікації. З 1 січня 2026 року електронні повідомлення також замінили ePUAP у листуванні з державними органами — листи, надіслані традиційним способом, можуть виявитися марними.
Більше про технічні основи системи ви можете прочитати в нашій статті: Що таке електронна коробка доставки?
Немає єдиної відповіді для всіх. Законодавство розрізняє дві категорії організацій:
Якщо ваша організація здійснює господарську діяльність і зареєстрована в Реєстр підприємців KRS (Національного судового реєстру), підлягає тим самим нормам, що й товариства та інші суб’єкти господарювання. Це означає, що необхідно мати ADE.
Термін залежить від дати реєстрації:
На практиці фонд, який управляє магазином чи видавництвом — будь-яка організація, зареєстрована в реєстрі підприємців, — розглядається як підприємець і вже повинен мати поштову скриньку.
Фонди та асоціації, що діють виключно у сфері суспільного блага, без реєстрації у Реєстрі підприємців KRS, а також звичайні товариства (зареєстровані в реєстрі старости, а не в KRS — не можуть взагалі здійснювати господарську діяльність) — не мають законодавчо встановленого обов’язку створення ADE.
Для цих організацій електронні доставки — це добровільний — але, як ми розглянемо далі, відмова від добровільної програми ADE має практичні наслідки.
Детальний огляд того, хто і коли повинен мати ADE, ви знайдете у статті: Коли електронні доставки є обов’язковими — посібник для компаній, фондів та асоціацій
У наведеній нижче таблиці зібрано найважливіші дати для сектору НГО, що допоможе визначити, на якому етапі графіку перебуває ваша організація:
| Тип організації | Дата реєстрації / подія | Термін виконання обов’язку ADE |
|---|---|---|
| Професії, що вимагають суспільної довіри (адвокати, нотаріуси, податкові консультанти тощо) | — | 1 січня 2025 року |
| Фонд/асоціація у сфері економіки — новий запис у KRS | з 1 січня 2025 року | з дня внесення до реєстру KRS |
| Фонд/асоціація у сфері економіки — існуючий запис у KRS | до 1 січня 2025 року | 1 квітня 2025 року (вже минув) |
| НГО, що не здійснюють господарської діяльності (реєстр асоціацій/фондів) | будь-яка | добровільно (термін не вказано) |
| Просте товариство (відсутність KRS) | будь-яка | добровільно (термін не вказано) |
Незалежно від того, чи реєструєте ви ADE з обов’язку чи добровільно, процедура є схожою. Ось як виглядає послідовність дій на урядовому порталі:
Перейдіть до business.gov.pl — Цим способом подають заявки організації, у тому числі ті, що не ведуть господарську діяльність (фізичні особи користуються сайтом gov.pl). Оберіть послугу „Отримати адресу для електронних повідомлень у призначеного оператора”.
Для подання заявки тобі знадобиться один із трьох способів підтвердження особи:
Вкажіть дані організації (NIP, REGON, дані з KRS), дані осіб, уповноважених на представництво, та вкажіть адміністратора поштової скриньки — особу (або кількох осіб), яка буде нею керувати. Дані мають відповідати актуальній виписці з KRS — система перевіряє їх автоматично.
Підпишіть заяву за допомогою надійного, кваліфікованого або особистого підпису. Після надсилання ви отримаєте номер справи.
Після позитивної перевірки ваш ADE вноситься до BAE (Бази електронних адрес), а адміністратор, зазначений у заявці, активує поштову скриньку відповідно до інструкції, надісланої електронною поштою. Відтепер офіційна кореспонденція надходитиме до неї в електронному вигляді.
Базова поштова скринька ADE у призначеного оператора (Пошти Польщі), створена через сайт biznes.gov.pl, є безкоштовна і відповідає вимогам законодавства. Однак організаціям, які активно використовують електронне листування (багато проєктів, гранти від різних установ, угоди з державними партнерами), можуть знадобитися додаткові функції.
podpisano.pl як офіційний партнер Asseco/Certum пропонує розширені скриньки e-Doręczeń із більшою місткістю, покращеним інтерфейсом та можливістю інтеграції:
| Варіант | Ціна від | Для кого |
|---|---|---|
| Безкоштовно | 0 злотих | Невеликі організації, розширена поштова скринька з основними функціями |
| Стандарт | 149 злотих | Фонди з помірною кількістю відправлень, гнучка підписка |
| Преміум | 399 злотих | Організації, що керують численними проектами та грантами |
| Enterprise/API | оцінка вартості | Федерації НГО, великі фонди з інтеграцією систем |
Якщо ви хочете дізнатися більше про те, чим відрізняються окремі тарифи, перейдіть до статті: Електронні доставки — ADE, BAE, RDE — що це взагалі таке?
Електронна скринька для повідомлень — це одне, але водночас зростає потреба електронного підписання внутрішніх та зовнішніх документів організації. Кваліфікований електронний підпис (QES) має, відповідно до ст. 25, ч. 2 Регламенту eIDAS (Регламент ЄС № 910/2014), має юридичну силу, рівнозначну власноручному підпису, і відповідно до ст. 25, п. 3 визнається у всіх державах Європейського Союзу.
Ось конкретні приклади застосування у секторі НГО:
Багато фондів та асоціацій, особливо тих, що працюють у дистанційному режимі, ухвалюють рішення правління дистанційно. Скани рішень з власноручним підписом мають обмежену доказову силу. Постанова, підписана QES підписана кожним членом правління має повну юридичну силу — і її можна зберігати та передавати виключно в електронному вигляді.
Фонди та асоціації, внесені до реєстру підприємців KRS, подають фінансові звіти до RDF (Репозиторій фінансових документів) через портал eKRS; організації, що не здійснюють господарської діяльності, надсилають їх голові Державної податкової служби. Звіт підписують в електронному вигляді особа, яка веде бухгалтерські книги, та весь склад правління — або один член правління, якщо решта подадуть передбачені законом заяви. Допускається використання кваліфікованого, довіреного або особистого підпису; кваліфікований підпис найкраще підходить у разі, коли члени правління знаходяться в різних географічних точках.
Фонди, які реалізують грантові проекти від міністерств, маршальських управлінь або європейських фондів, дедалі частіше укладають договори в електронній формі. QES забезпечує електронну форму, еквівалентну письмовій формі (ст. 78¹ Цивільного кодексу) — необхідна у випадках, коли законодавство або грантодавець вимагають письмової форми.
Доступ до скриньки e-Doręczeń або електронних послуг на сайті gov.pl можна підтвердити за допомогою довіреного профілю або електронного посвідчення, але багато документів ще потрібно підписати: довіреності, заяви, додатки до заяв. У цьому випадку кваліфікований підпис є найзручнішим інструментом — ним можна скористатися з будь-якого місця, не відвідуючи державну установу.
Більше про те, як оформити кваліфікований підпис, ви можете прочитати у статті: Як створити кваліфікований електронний підпис
Якщо ви вагаєтеся, що вибрати між SimplySign (мобільний, хмарний) та Certum Mini (картка + зчитувач), ознайомтеся з порівнянням: SimplySign чи Certum Mini — коли вибрати
Як організації, на які поширюється ця вимога (запис у реєстрі підприємців KRS), так і ті, що діють на добровільній основі без ADE, можуть зіткнутися з гібридною доставкою. Механізм працює так:
Гібридна доставка є дорожчою для відомства, повільнішою та пов’язаною з ризиком затримок з боку пошти. Для організації це означає:
Відсутність ADE не передбачає фінансового покарання, але практичні наслідки є достатнім аргументом, щоб відкрити поштову скриньку якомога швидше — навіть добровільно.
Правила вручення документів для компаній ми детальніше описали в супутній статті: Електронні повідомлення для JDG — з якого часу це обов’язково та як створити поштову скриньку — багато з описаних там механізмів стосуються також фондів, що здійснюють господарську діяльність.
Електронні повідомлення — це не просто примха цифровізації, а нова реальність спілкування з адміністрацією. Для сектору НГО надзвичайно важливо розрізняти: організація, яка здійснює господарську діяльність і зареєстрована у реєстрі KRS як підприємець, має зобов'язання, решта — можуть скористатися добровільно і отримувати від цього реальні операційні вигоди.
Як офіційний партнер Certum та Asseco Ми надамо комплексну допомогу вашому фонду чи товариству: від створення поштової скриньки e-Doręczeń (розширеної, з покращеним інтерфейсом та інтеграціями), через оформлення кваліфікованого електронного підпису SimplySign для правління, до навчання роботі з системою.
📞 Зателефонуйте: +48 22 417 05 55 — наші консультанти приймають клієнтів у офісах у Варшаві, Вроцлаві, Кракові та Радомі.
🛒 Ознайомтеся з пропозицією скриньок для електронних доставлень: Безкоштовно | Стандарт | Преміум | Enterprise
🖊️ Кваліфікований підпис для керівництва НГО: SimplySign (мобільний, хмарний, без зчитувача).
Більше інформації про систему електронних повідомлень можна знайти на офіційному сайті: gov.pl/web/цифровізація і business.gov.pl.
Ні — фонди та асоціації, які не внесені до Реєстру підприємців KRS і не здійснюють господарської діяльності, не мають законодавчого обов’язку мати ADE. Однак вони можуть відкрити поштову скриньку добровільно та користуватися її перевагами (швидкий та надійний зв’язок з державними органами, відсутність ризику затримок при гібридній доставці).
Суб’єкти, внесені до реєстру підприємців KRS до 1 січня 2025 року, повинні мати ADE від 1 квітня 2025 року. Нові суб’єкти господарювання, що реєструються з 1 січня 2025 року, створюють ADE вже під час реєстрації — заявка на отримання адреси є частиною процедури реєстрації.
Заяву на внесення ADE до BAE подають через портал biznes.gov.pl (фізичні особи — через gov.pl). Для автентифікації використовується надійний профіль, кваліфікований електронний підпис (QES) або e-dowód. Заяву подає особа, уповноважена представляти організацію відповідно до KRS, а в заяві вказується адміністратор поштової скриньки.
Гібридна доставка — це механізм, що застосовується, коли адресат не має ADE: орган влади надсилає лист у електронному вигляді, а призначений оператор (Пошта Польщі) роздруковує його та доставляє традиційною поштою. Відсутність скриньки e-Doręczeń не передбачає фінансового покарання, але це наражає організацію на затримки в отриманні офіційної кореспонденції та ризик недотримання термінів.
Кваліфікований електронний підпис (QES) є для фонду багатофункціональним інструментом: підписання рішень правління (дистанційно, без друку), подання фінансових звітів до RDF/eKRS, укладення грантових та партнерських угод у повністю електронній формі, а також автентифікація заявок через gov.pl та biznes.gov.pl.
Ні. Звичайні товариства — зареєстровані в реєстрі старости, а не в KRS — не можуть здійснювати господарську діяльність і не зобов’язані мати ADE. Однак вони можуть створити поштову скриньку за власним бажанням.
Для того, щоб скористатися скринькою електронної доставки, необхідно посвідчення особи. Якщо у вас вже є підтвердження, видане Certum.co.uk (наприклад. SimplySign або CertumMini), вам не доведеться проходити цей процес знову.
Цифрові довірчі послуги - Послуги на основі eIDAS вимагають верифікації та підтвердження особи, що гарантує повну безпеку та юридичну відповідність вашої кореспонденції.
