Должен ли ваш фонд или общество иметь почтовый ящик e-Doręczeń? Ответ зависит от одного: чи значится организация в реестре предпринимателей KRS, то есть ведет ли она хозяйственную деятельность. Мы разъясняем обязанности, сроки и порядок создания адреса для электронных уведомлений.
Электронная доставка Это цифровой аналог заказного письма с уведомлением о вручении — с такой же юридической силой, доступный круглосуточно, семь дней в неделю. Закон от 18 ноября 2020 года об электронных вручениях заложил основу системы на услуге зарегистрированного электронного вручения, предусмотренной европейским регламентом eIDAS (Регламент ЕС № 910/2014), благодаря чему вручения признаются во всех государствах-членах.
Вся система описывается тремя аббревиатурами:
Письма, отправленные ведомством на ваш ADE, содержат юридическая сила вручения — точно такая же, как у традиционного заказного письма. Органу больше не нужно ничего распечатывать или отправлять в бумажном виде. Если ваша организация использует систему ADE, ведомство даже обязанный использовать его в качестве основного канала связи. С 1 января 2026 года электронные уведомления также заменили ePUAP в переписке с государственными органами — письма, отправленные по прежним каналам, могут оказаться безрезультатными.
Подробнее о технических основах системы вы можете прочитать в нашей статье: Что такое ящик электронных уведомлений?
Единого ответа для всех нет. Законодательство различает две категории организаций:
Если ваша организация осуществляет хозяйственную деятельность и зарегистрирована в Реестр предпринимателей KRS (Национального судебного реестра), подлежит тем же нормам, что и компании и другие хозяйствующие субъекты. Это означает, что необходимо иметь ADE.
Срок зависит от даты регистрации:
На практике фонд, управляющий магазином или издательством — любая организация, зарегистрированная в реестре предпринимателей, — рассматривается как предприниматель и уже должен иметь почтовый ящик.
Фонды и ассоциации, осуществляющие деятельность исключительно в сфере общественного блага, не внесенные в Реестр предпринимателей KRS, а также обычные ассоциации (зарегистрированные в реестре старосты, а не в KRS — не имеют права вести хозяйственную деятельность вообще) — не имеют установленной законом обязанности создания ADE.
Для этих организаций электронные уведомления — это добровольное — однако, как мы рассмотрим далее, отказ от добровольного ADE влечет за собой практические последствия.
Подробную информацию о том, кому и когда необходимо пройти ADE, вы найдете в статье: Когда электронная доставка является обязательной — руководство для компаний, фондов и ассоциаций
В приведенной ниже таблице собраны ключевые даты для сектора НПО; она поможет определить, на каком этапе графика находится ваша организация:
| Тип организации | Дата регистрации / событие | Срок исполнения обязательства по ADE |
|---|---|---|
| Профессии, требующие общественного доверия (адвокаты, нотариусы, налоговые консультанты и т. д.) | — | 1 января 2025 года |
| Фонд/ассоциация в сфере экономики — новая запись в KRS | с 1 января 2025 года | со дня внесения записи в KRS |
| Фонд/ассоциация в сфере экономики — существующая запись в KRS | до 1 января 2025 года | 1 апреля 2025 года (уже прошло) |
| НПО, не осуществляющие хозяйственной деятельности (реестр обществ/фондов) | любая | по собственной воле (дата не указана) |
| Обычное объединение (отсутствует KRS) | любая | по собственной воле (дата не указана) |
Независимо от того, регистрируете ли вы ADE по обязательству или по собственному желанию, процедура остается аналогичной. Вот как выглядит процесс на правительственном портале:
Перейдите на biznes.gov.pl — По этому каналу заявки подают организации, в том числе те, которые не ведут хозяйственной деятельности (физические лица используют сайт gov.pl). Выберите услугу „Получить адрес для электронных уведомлений у назначенного оператора”.
Для подачи заявки вам потребуется один из трёх способов подтверждения личности:
Укажите данные организации (NIP, REGON, данные из KRS), данные лиц, уполномоченных на представительство, а также укажите администратора почтового ящика — лицо (или несколько лиц), которое будет ею управлять. Данные должны соответствовать актуальной выписке из формы KRS — система проверяет их автоматически.
Подпишите заявление доверенной, квалифицированной или личной подписью. После отправки вы получите номер дела.
После успешной проверки ваш ADE заносится в BAE (Базы электронных адресов), а администратор, указанный в заявке, активирует почтовый ящик в соответствии с инструкцией, отправленной по электронной почте. С этого момента официальная корреспонденция будет поступать в него в электронном виде.
Базовый почтовый ящик ADE у назначенного оператора (Poczta Polska), созданный через сайт biznes.gov.pl, представляет собой бесплатная и соответствует требованиям законодательства. Однако организациям, которые активно используют электронную переписку (множество проектов, гранты от различных учреждений, договоры с государственными партнерами), может потребоваться больше функций.
podpisano.pl как официальный партнер Asseco/Certum предлагает расширенные ящики электронных уведомлений с большей вместимостью, улучшенным интерфейсом и возможностью интеграции:
| Вариант | Цена от | Для кого |
|---|---|---|
| Бесплатно | 0 злотых | Небольшие организации, расширенный почтовый ящик с базовыми функциями |
| Стандарт | 149 злотых | Фонды с умеренным количеством отправлений, гибкая подписка |
| Премиум | 399 злотых | Организации, управляющие множеством проектов и грантов |
| Enterprise/API | оценка стоимости | Федерации НПО, крупные фонды с интеграцией систем |
Если вы хотите узнать больше о том, чем отличаются отдельные тарифные планы, перейдите к статье: Электронная доставка — ADE, BAE, RDE — в чем же здесь дело?
Электронный ящик для получения документов — это одно, но параллельно с этим растет потребность электронного подписания внутренних и внешних документов организации. Квалифицированная электронная подпись (QES) в соответствии со ст. 25 п. 2 Постановления eIDAS (Регламент ЕС № 910/2014) имеет юридическую силу, равнозначную собственноручной подписи, и в соответствии со ст. 25 п. 3 признается во всех государствах Европейского союза.
Вот конкретные примеры применения в секторе НПО:
Многие фонды и ассоциации, особенно те, которые работают в удаленном режиме, принимают решения правления дистанционно. Сканы решений с рукописными подписями имеют ограниченную доказательственную силу. Постановление, подписанное с использованием электронной подписи (QES) подписанная каждым членом правления имеет полную юридическую силу — и может храниться и передаваться исключительно в цифровом виде.
Фонды и ассоциации, внесенные в реестр предпринимателей KRS, представляют финансовую отчетность в RDF (Репозиторий финансовых документов) через портал eKRS; организации, не осуществляющие хозяйственной деятельности, направляют их руководителю Налоговой администрации. Отчет подписывают в электронном виде лицо, ведущее бухгалтерский учет, и весь состав правления — либо один член правления, если остальные подадут предусмотренные законом заявления. Допускается использование квалифицированной, доверенной или личной подписи; квалифицированная подпись лучше всего подходит в случае, когда правление географически рассредоточено.
Фонды, реализующие гранты от министерств, маршальских управлений или европейских фондов, всё чаще заключают договоры в электронной форме. QES обеспечивает электронную форму, равнозначную письменной форме (ст. 78¹ Гражданского кодекса) — необходима в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством или требованием грантодателя.
Доступ к почтовому ящику e-Doręczeń или электронным услугам на сайте gov.pl можно подтвердить с помощью доверенного профиля или электронного удостоверения личности, однако многие документы по-прежнему необходимо подписать: доверенности, заявления, приложения к заявлениям. Здесь квалифицированная подпись является самым удобным инструментом — ею можно воспользоваться из любого места, без необходимости посещения ведомства.
Подробнее о том, как оформить квалифицированную подпись, вы можете прочитать в статье: Как оформить квалифицированную электронную подпись
Если вы раздумываете, что выбрать из SimplySign (мобильный, облачный) и Certum Mini (карта + считыватель), ознакомьтесь со сравнением: SimplySign или Certum Mini — когда выбрать
Как организации, на которые распространяется данное требование (запись в реестре предпринимателей KRS), так и те, которые действуют на добровольной основе без ADE, могут столкнуться с гибридной доставкой. Механизм работает следующим образом:
Гибридная доставка обходится ведомству дороже, занимает больше времени и сопряжена с риском задержек со стороны почты. Для организации это означает:
Отсутствие ADE не влечет за собой финансового штрафа, но практические последствия являются достаточным аргументом для того, чтобы открыть почтовый ящик как можно скорее — даже на добровольной основе.
Правила вручения документов для компаний мы более подробно описали в сопутствующей статье: Электронная доставка для JDG — с какого момента вступает в силу обязательство и как открыть почтовый ящик — многие из описанных там механизмов касаются также фондов, осуществляющих хозяйственную деятельность.
Электронные уведомления — это не просто прихоть цифровизации, а новая реальность взаимодействия с администрацией. Для НПО-сектора крайне важно различать: организация, осуществляющая хозяйственную деятельность и зарегистрированная в реестре KRS в качестве предпринимателя, имеет обязанность, остальные — могут воспользоваться по собственной воле и извлекать из этого реальные операционные выгоды.
Как официальный партнер Certum и Asseco Мы окажем всестороннюю помощь вашему фонду или обществу: начиная с создания почтового ящика e-Doręczeń (расширенной версии с улучшенным интерфейсом и интеграциями), заканчивая оформлением квалифицированной электронной подписи SimplySign для правления и обучением работе с системой.
📞 Позвоните: +48 22 417 05 55 — Наши консультанты принимают посетителей в офисах в Варшаве, Вроцлаве, Кракове и Радоме.
🛒 Ознакомьтесь с ассортиментом почтовых ящиков для электронной доставки: Бесплатно | Стандарт | Премиум | Enterprise
🖊️ Квалифицированная подпись для руководства НПО: SimplySign (мобильный, облачный, без считывателя).
Более подробную информацию о системе электронных уведомлений можно найти на официальном сайте: gov.pl/web/цифровизация а также biznes.gov.pl.
Нет — фонды и ассоциации, которые не внесены в Реестр предпринимателей KRS и не ведут хозяйственной деятельности, не обязаны по закону иметь ADE. Однако они могут открыть такой ящик по собственному желанию и пользоваться его преимуществами (быстрая и надёжная связь с государственными органами, отсутствие риска задержек при гибридной доставке).
Субъекты, внесенные в реестр предпринимателей KRS до 1 января 2025 года, должны иметь ADE с 1 апреля 2025 года. Новые организации, регистрируемые с 1 января 2025 года, указывают ADE уже при регистрации — заявка на присвоение адреса является частью процедуры регистрации.
Заявление о внесении ADE в BAE подается через портал biznes.gov.pl (физические лица — через gov.pl). Для аутентификации используется доверенный профиль, квалифицированная электронная подпись (QES) или e-dowód. Заявление подает лицо, уполномоченное представлять организацию в соответствии с KRS, при этом в заявлении указывается администратор почтового ящика.
Гибридная доставка — это механизм, применяемый в тех случаях, когда адресат не имеет ADE: ведомство отправляет письмо в электронном виде, а уполномоченный оператор (Poczta Polska) распечатывает его и доставляет традиционной почтой. Отсутствие ящика e-Doręczeń не влечет за собой финансового штрафа, но это подвергает организацию риску задержек в получении служебной корреспонденции и риску несоблюдения сроков.
Квалифицированная электронная подпись (QES) является для фонда многофункциональным инструментом: подписание решений правления (удаленно, без распечатки), подача финансовой отчетности в RDF/eKRS, заключение грантовых и партнерских соглашений в полностью электронной форме, а также подтверждение подлинности заявок через gov.pl и biznes.gov.pl.
Нет. Обычные ассоциации — зарегистрированные в реестре старосты, а не в KRS — не могут вести хозяйственную деятельность и не обязаны иметь ADE. Однако они могут открыть почтовый ящик по собственному желанию.
Чтобы воспользоваться почтовым ящиком e-Doręczeń, необходимо подтвердить свою личность. Если у вас уже есть подтверждение, выданное Certum.pl (например,. SimplySign или CertumMini), вам не нужно проходить этот процесс заново.
Услуги цифрового доверия – Услуги, предоставляемые на основе eIDAS требуют проверки и подтверждения личности, что гарантирует полную безопасность и правовую обоснованность вашей переписки.
