El diario de obra en papel pasa a la historia: recibirás un nuevo ejemplar a más tardar a finales de 2031, y a partir de 2032 las nuevas obras se llevarán a cabo exclusivamente en el EDB. Comprueba si necesitas una firma cualificada, quién puede realizar las anotaciones y por qué la versión móvil SimplySign Se está convirtiendo en la norma en las obras de construcción polacas.
Diario de obra electrónico (EDB) Se trata de un sistema informático gestionado por la Oficina General de Supervisión de la Construcción, al que se puede acceder a través de:
El sistema está en funcionamiento desde el 27 de enero de 2023, y sus normas se regulan en el capítulo 5a de la Ley de Construcción (artículos 47a a 47v). El EDB sustituye al tradicional diario de obra en papel. Sus principales ventajas son: el almacenamiento centralizado de los datos, la imposibilidad de „perder” el diario, el fácil acceso de las autoridades de supervisión de la construcción y la verificación automática de las habilitaciones de los participantes en el proceso de construcción.
| Plazo | ¿Qué cambia? |
|---|---|
| 27 de enero de 2023 | Puesta en marcha del sistema EDB: el diario de obra se puede llevar de forma electrónica (por ahora, de forma voluntaria) |
| 31 de diciembre de 2031 | Último día para la entrega de los registros de obra en formato impreso (art. 47v de la Ley de Construcción) |
| 1 de enero de 2032 | Los nuevos registros de obra, exclusivamente en la EDB (excepto en zonas restringidas) |
Si tu obra cuenta con un registro en papel, puedes seguir llevándolo hasta la finalización de las obras o continuar con él en el EDB en cualquier momento (art. 47k). Se trata de un proceso unidireccional: un registro que se lleva de forma electrónica ya no vuelve al formato en papel.
En el Diario Electrónico de Obra, pueden realizar entradas participantes en el proceso de construcción que cuente con las autorizaciones pertinentes. Entre los principales grupos se encuentran:
También pueden añadir inscripciones los topógrafos y los empleados de los organismos de supervisión (art. 47e de la Ley de Construcción).
Esta es una de las principales ventajas de EDB: No es posible que una persona sin autorización realice una entrada — El sistema no le permitirá acceder a las secciones críticas del diario.
La respuesta es más sencilla de lo que sugieren las guías prácticas.
Para el propio EDB no se exige en absoluto una firma electrónica cualificada, pero es una de las vías de acceso. Se inicia sesión a través de login.gov.pl (perfil de confianza, e-dowód, banca electrónica o firma electrónica cualificada), y las entradas no se firman: la autoría y la fecha las confirma la cuenta con la que se ha iniciado sesión.
En los documentos electrónicos relacionados con la construcción (solicitudes en e-Budownictwo, proyecto de obra), la normativa permite tres tipos de firmas:
Para el EDB no es imprescindible disponer de una firma electrónica cualificada (QES). — pero los documentos no se limitan al diario.
La respuesta va más allá del propio EDB. La jornada de un jefe de obra o de un inspector de obras no se limita a las anotaciones en el diario de obra. En su escritorio (o en la mochila, en la obra) también le esperan:
Una sola firma cualificada lo abarca todo. Perfil de confianza para EDB + herramienta independiente para contratos + certificado para KSeF = caos en las herramientas y pérdida de tiempo al gestionar múltiples métodos de autenticación.
Artículo Cómo utilizar la firma móvil SimplySign para firmar archivos PDF en el ordenador muestra lo intuitivo que resulta en la práctica.
SimplySign Se trata de una firma electrónica cualificada móvil y en la nube de Certum. No requiere tarjeta criptográfica ni lector: funciona a través de una aplicación en el smartphone. Esta es una ventaja clave cuando se trabaja sobre el terreno.
Imagina un día típico de un jefe de obra: por la mañana en la obra, por la tarde una reunión con el promotor, por la noche la emisión de la factura y la firma del acta de recepción de la fase. SimplySign gestiona todas estas firmas desde una sola aplicación:
Como Socio autorizado de Certum, podpisano.pl ofrece SimplySign con un servicio completo de asistencia para la puesta en marcha: desde la obtención del certificado hasta la instalación, pasando por la formación sobre su manejo en la obra.
A continuación se detalla el proceso completo para un jefe de obra o un inspector que aún no haya tenido contacto con EDB:
La experiencia demuestra que los jefes de obra se enfrentan a dificultades similares a la hora de implantar el EDB. Estas son las más habituales:
Es una de las preocupaciones más habituales, y precisamente infundada. La aplicación móvil de EDB permite creación de entradas sin conexión: se guardan localmente con la fecha real de realización y se sincronizan una vez recuperada la conexión. No es necesario firmar la entrada, por lo que la falta de cobertura no impide trabajar con el registro. Solo se necesita conexión a Internet en el momento de la firma en el caso de los documentos firmados con SimplySign (la firma se genera en la nube): firma el protocolo o el contrato al salir del terreno o a través de un módem LTE.
Es posible que las habilitaciones más antiguas, especialmente las expedidas antes de la informatización de los registros, aún no figuren en el e-CRUB. En ese caso, presenta una solicitud de inscripción a través de tu colegio profesional (PIIB o IARP — Colegios de Arquitectos de la República de Polonia). La inscripción en el e-CRUB es, en la práctica, un requisito imprescindible para trabajar en el EDB como participante en el proceso de construcción; sin ella, el sistema no validará las habilitaciones.
Las zonas restringidas (determinadas por decisión del Ministerio de Defensa Nacional, del ministro del Interior, del jefe de la ABW o de la AW) están sujetas a una excepción: el registro de obra en papel seguirá estando disponible en ellas incluso después de 2031.
| Criterio | Firma cualificada (QES / SimplySign) | Firma de confianza (Perfil de confianza) | Firma personal (e-dowód) |
|---|---|---|---|
| Inicio de sesión y entradas en la EDB |  Opcional (inicio de sesión a través de login.gov.pl) |  Sí (perfil de confianza) | Sí (e-dowód) |
| Firma de los contratos con el inversor | Sí (por escrito) |  No (forma documental) | No (forma documental) |
| Firma de los actas de recepción | Sí | (si se exige la forma escrita) | |
| KSeF — autenticación | Sí | Sí | |
| Movilidad en la obra | Muy buena (aplicación) | Bien (aplicación mObywatel) |  Se necesita un lector |
| Reconocimiento en toda la UE (eIDAS) | Sí (art. 25 del Reglamento 910/2014) | No | No |
| Coste | Desde varios cientos de zlotys al año | Gratuito | Gratis (e-dowód) |
| ¿Para quién es el mejor? | Un profesional que gestiona numerosas obras y documentos | Pequeñas obras, publicaciones esporádicas | Rara vez se utiliza sobre el terreno |
Encontrarás más información sobre las diferencias entre la firma de confianza y la firma cualificada en la guía: Perfil de confianza o firma cualificada: ¿qué elegir?.Además, el QES goza de reconocimiento en todos los países de la UE en virtud del Reglamento eIDAS (art. 25 del Reglamento (UE) n.º 910/2014) — para las empresas que trabajan en proyectos transfronterizos o que contratan a subcontratistas de la Unión Europea, esto supone un argumento adicional. Más información: eIDAS y el reconocimiento transfronterizo de la firma cualificada.
Si tu empresa gestiona varias obras al mismo tiempo y el personal de RR. HH. firma contratos con subcontratistas, merece la pena ampliar la perspectiva: una sola firma digital impulsará tanto el EDB como todo el flujo de documentos. En lo que respecta a los contratos de trabajo con los equipos de construcción, te recomendamos que leas el artículo expedientes personales electrónicos y contratos de trabajo con firma cualificada.
El EDB es una nueva realidad para todos los que trabajan en el sector de la construcción. El diario de obra en papel pasa a ser cosa del pasado, y el diario digital del sistema GUNB ofrece un mayor control, seguridad y accesibilidad a la documentación. La elección de la firma adecuada es una decisión que afectará no solo al EDB, sino a todo el flujo de documentos de tu empresa.
Para acceder a EDB no es necesaria una firma digital cualificada — Inicias sesión en QES con un perfil de confianza, un documento de identidad electrónico o la banca electrónica, y no tienes que firmar las entradas. Para profesionales con numerosas obras y documentos Sin embargo, el QES (SimplySign) sigue siendo insustituible — Podrás gestionar contratos, actas, solicitudes y KSeF con una sola herramienta. Recibirás el diario de obra en papel a más tardar el 31 de diciembre de 2031. — A partir del 1 de enero de 2032, los nuevos registros se llevarán exclusivamente en el EDB (salvo en las zonas restringidas); los registros en papel que ya hayas iniciado deberás completarlos o transferirlos al EDB. El sistema confirma las autorizaciones del responsable en el registro e-CRUB — No es necesario presentar documentos, pero la falta de inscripción en el registro impide trabajar en EDB.Como Socio autorizado de Certum Ayudamos a los jefes de obra, a las empresas constructoras y a los inversores a elegir y poner en marcha una firma cualificada lista para gestionar todo el ciclo de los documentos de construcción: contratos, actas de entrega, solicitudes y facturas.
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Encontrarás más información sobre el sistema EDB en la página web oficial e-dziennikbudowy.gunb.gov.pl y del portal e-budownictwo.gunb.gov.pl.
No. En el propio EDB no es necesario aportar ninguna firma electrónica: se accede a través de login.gov.pl (con un perfil de confianza, un documento de identidad electrónico, una firma cualificada o la banca electrónica), y la autoría de la entrada queda confirmada por la cuenta con la que se ha iniciado sesión. La firma cualificada es, en cambio, la herramienta más práctica para el resto de documentos de una empresa constructora —contratos, actas, solicitudes en e-Budownictwo y facturas en KSeF—, ya que los gestiona todos con un único certificado.
El sistema EDB está en funcionamiento desde el 27 de enero de 2023 y, por el momento, es una opción: el diario de obra todavía puede llevarse en papel. El diario en papel se seguirá emitiendo, como muy tarde, hasta el 31 de diciembre de 2031; a partir del 1 de enero de 2032, los nuevos diarios se llevarán exclusivamente en el EDB (salvo en zonas cerradas). El diario en papel que ya hayas iniciado podrás terminarlo en ese formato o transferirlo al EDB. Los plazos se han ampliado mediante la modificación de la Ley de Construcción de 4 de diciembre de 2025.
e-CRUB es el Registro Central de personas titulares de habilitaciones en el sector de la construcción, una base de datos gestionada por la GUNB en la que figuran las habilitaciones de los jefes de obra, inspectores y proyectistas. El sistema EDB verifica las habilitaciones de los participantes en el proceso de construcción basándose en este registro. Si tus habilitaciones no figuran en él, presenta una solicitud de inscripción a través de tu colegio profesional; sin ello, no obtendrás la condición de participante en el EDB.
Sí. La aplicación móvil de EDB permite añadir entradas en modo sin conexión: se guardan con la fecha real en que se crearon y se sincronizan al volver a tener conexión a Internet. Las entradas no llevan firma electrónica, por lo que no es necesario disponer de cobertura para ellas. En cambio, la firma en la nube SimplySign requiere conexión a Internet para firmar documentos (por ejemplo, actas); planifícalo para cuando salgas de una zona sin cobertura.
Sí, SimplySign es una firma cualificada móvil que funciona en cualquier lugar donde se acepte la QES: en contratos (por escrito), actas de entrega, facturas en KSeF, documentos de recursos humanos y otros archivos PDF o XML que requieran firma. Para acceder a EDB no se necesita firma: basta con tener una cuenta e iniciar sesión a través de login.gov.pl. Este es el principal argumento a favor de la QES para las empresas de la construcción: una sola herramienta gestiona el resto del flujo documental.
No existe tal obligación: las zonas restringidas, determinadas por decisión del Ministerio de Defensa Nacional, del ministro del Interior, del jefe de la ABW o de la AW, están sujetas a una excepción: en ellas se seguirá emitiendo un registro de obra en papel incluso después de 2031.
