¿Tu fundación o asociación debe disponer de un buzón de notificaciones electrónicas? La respuesta depende de un único factor: si la organización figura en el registro de empresas KRS, es decir, si desarrolla una actividad económica. A continuación, explicamos las obligaciones, los plazos y el procedimiento para crear una dirección de notificaciones electrónicas.
Entrega electrónica Es el equivalente digital de una carta certificada con acuse de recibo —con la misma validez jurídica—, disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana. La Ley de 18 de noviembre de 2020 sobre notificaciones electrónicas basó el sistema en el servicio de notificación electrónica registrada previsto en el Reglamento europeo eIDAS (Reglamento (UE) n.º 910/2014), gracias a lo cual las notificaciones se reconocen en todos los Estados miembros.
El sistema completo se describe mediante tres abreviaturas:
La correspondencia enviada por la administración a tu ADE tiene efecto jurídico de la notificación — exactamente igual que una carta certificada tradicional. La administración ya no tiene que imprimir ni enviar nada en papel. Si tu organización dispone de ADE, la administración incluso obligado utilizarlo como canal de comunicación por defecto. A partir del 1 de enero de 2026, las notificaciones electrónicas también sustituyeron a ePUAP En la correspondencia con las administraciones: las cartas enviadas por los canales tradicionales pueden resultar ineficaces.
Puedes leer más sobre los fundamentos técnicos del sistema en nuestro artículo: ¿Qué es un buzón de entrega electrónica?
No hay una respuesta única para todos los casos. La ley distingue dos categorías de organizaciones:
Si tu organización desarrolla una actividad económica y figura en Registro Mercantil KRS (del Registro Judicial Nacional), está sujeto a las mismas normas que se aplican a las sociedades y otras entidades económicas. Esto implica la obligación de disponer de un ADE.
El plazo depende de la fecha de inscripción:
En la práctica, una fundación que gestione una tienda o una editorial —cualquier organización inscrita en el registro mercantil— se considera un empresario y ya debería disponer de un buzón.
Fundaciones y asociaciones que operan exclusivamente en el ámbito del interés público, sin estar inscritas en el Registro Mercantil KRS, y asociaciones simples (inscritos en el registro del presidente del distrito, y no en el KRS — no pueden ejercer ninguna actividad económica) — no tienen la obligación legal de la creación de ADE.
Para estas organizaciones, las notificaciones electrónicas son voluntario — pero, como veremos más adelante, renunciar al ADE voluntario tiene consecuencias prácticas.
Encontrarás un resumen detallado sobre quién debe tener el ADE y cuándo en el artículo: Cuándo son obligatorias las notificaciones electrónicas: guía para empresas, fundaciones y asociaciones
La siguiente tabla recoge las fechas más importantes para el sector de las ONG y te ayuda a determinar en qué punto del calendario se encuentra tu organización:
| Tipo de organización | Fecha de registro / suceso | Plazo de la obligación de ADE |
|---|---|---|
| Profesiones de confianza pública (abogados, notarios, asesores fiscales, etc.) | — | 1 de enero de 2025 |
| Fundación/asociación del sector económico — nueva inscripción en KRS | a partir del 1 de enero de 2025 | desde la fecha de inscripción en KRS |
| Fundación/asociación del sector económico — inscripción existente en KRS | antes del 1 de enero de 2025 | 1 de abril de 2025 (ya ha pasado) |
| ONG sin actividad económica (registro de asociaciones/fundaciones) | cualquiera | de forma voluntaria (sin fecha) |
| Asociación simple (sin KRS) | cualquiera | de forma voluntaria (sin fecha) |
Tanto si te das de alta en el ADE por obligación como si lo haces de forma voluntaria, el procedimiento es similar. A continuación te explicamos cómo es el proceso a través del portal del Gobierno:
Ir a business.gov.pl — Por esta vía pueden presentar la solicitud las organizaciones, incluidas aquellas que no desarrollan actividad económica (las personas físicas deben utilizar gov.pl). Selecciona el servicio „Obtener una dirección para notificaciones electrónicas en el operador designado”.
Para presentar la solicitud, necesitas una de estas tres formas de acreditar tu identidad:
Introduce los datos de la organización (NIP, REGON, datos de KRS), los datos de las personas con poder de representación e indica administrador del buzón — una persona (o varias personas) que se encargará de gestionarla. Los datos deben coincidir con los que figuran en la copia actualizada del KRS; el sistema los verifica automáticamente.
Firma la solicitud con una firma de confianza, cualificada o personal. Una vez enviada, recibirás un número de expediente.
Tras una verificación positiva, tu ADE se inscribe en BAE (Bases de datos de direcciones electrónicas), y el administrador indicado en la solicitud activará el buzón siguiendo las instrucciones enviadas por correo electrónico. A partir de ese momento, la correspondencia oficial se enviará a dicho buzón en formato digital.
El buzón básico de ADE del operador designado (Poczta Polska), creado a través de biznes.gov.pl, es gratis y cumple con los requisitos legales. Sin embargo, las organizaciones que utilizan intensivamente la correspondencia electrónica (numerosos proyectos, subvenciones de diversas instituciones, contratos con socios públicos) pueden necesitar más funciones.
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| Variante | Precio a partir de | ¿Para quién? |
|---|---|---|
| Gratis | 0 zł | Organizaciones pequeñas, buzón ampliado con funciones básicas |
| Estándar | 149 zł | Fundaciones con un volumen moderado de envíos, suscripción flexible |
| Premium | 399 zł | Organizaciones que gestionan numerosos proyectos y subvenciones |
| Empresa/API | presupuesto | Federaciones de ONG, grandes fundaciones con integración de sistemas |
Si quieres saber más sobre las diferencias entre los distintos planes, consulta el artículo: Entregas electrónicas —ADE, BAE, RDE—: ¿en qué consiste todo esto?
El buzón de notificaciones electrónicas es una cosa, pero al mismo tiempo crece la necesidad de... la firma electrónica de documentos internos y externos de la organización. La firma cualificada (QES) tiene, de conformidad con el artículo 25, apartado 2, del Reglamento eIDAS (Reglamento (UE) n.º 910/2014), tiene un efecto jurídico equivalente al de la firma manuscrita y, en virtud del artículo 25, apartado 3, es reconocido en todos los Estados miembros de la Unión Europea.
Estas son algunas aplicaciones concretas en el sector de las ONG:
Muchas fundaciones y asociaciones, especialmente aquellas que operan a distancia, aprueban los acuerdos de su consejo de administración de forma remota. Las copias escaneadas de los acuerdos con firma manuscrita tienen un valor probatorio limitado. Resolución firmada con firma electrónica cualificada (QES) emitida por cualquier miembro del consejo de administración tiene plena validez jurídica, y puede conservarse y transmitirse únicamente en formato digital.
Las fundaciones y asociaciones inscritas en el registro mercantil KRS presentan sus cuentas anuales ante RDF (Repositorio de Documentos Financieros) a través del portal eKRS; las organizaciones sin actividad económica deben enviarlas al director de la Administración Fiscal. El informe debe ser firmado electrónicamente por la persona encargada de la contabilidad y por todo el consejo de administración, o bien por un solo miembro del consejo, siempre que los demás presenten las declaraciones previstas por la ley. Se admite la firma cualificada, de confianza o personal; la firma cualificada es la más adecuada cuando el consejo de administración está disperso geográficamente.
Las fundaciones que gestionan subvenciones de ministerios, oficinas del mariscal o fondos europeos firman cada vez con más frecuencia contratos en formato electrónico. QES garantiza formato electrónico equivalente al formato escrito (art. 78¹ del Código Civil) —imprescindible cuando la normativa o el organismo subvencionador exijan la forma escrita.
El acceso al buzón de e-Doręczenia o a los servicios electrónicos de gov.pl se confirma mediante un perfil de confianza o un documento de identidad electrónico, pero aún hay que firmar muchos documentos: poderes, declaraciones y anexos a las solicitudes. En este caso, la firma cualificada es la herramienta más cómoda: funciona desde cualquier lugar, sin necesidad de acudir a la oficina pública.
Para obtener más información sobre cómo obtener una firma cualificada, consulta el artículo: Cómo crear una firma electrónica reconocida
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Tanto las organizaciones sujetas a esta obligación (inscripción en el registro mercantil KRS) como aquellas que operan de forma voluntaria sin ADE pueden encontrarse con entrega híbrida. El mecanismo funciona así:
La entrega híbrida resulta más costosa para la administración, es más lenta y conlleva el riesgo de que se produzcan retrasos por parte del servicio postal. Para las organizaciones, esto supone:
Falta de ADE no conlleva ninguna sanción económica, pero las consecuencias prácticas son un argumento suficiente para darse de alta lo antes posible, incluso de forma voluntaria.
Hemos descrito con más detalle las normas de notificación para empresas en un artículo relacionado: Entregas electrónicas para JDG: ¿a partir de cuándo es obligatorio y cómo crear un buzón? — Muchos de los mecanismos que allí se describen también se aplican a las fundaciones que desarrollan actividades económicas.
Las notificaciones electrónicas no son una simple moda de la digitalización, sino la nueva realidad de la comunicación con la administración. Para el sector de las ONG, es fundamental distinguir lo siguiente: una organización que desarrolla una actividad económica y está inscrita en el registro KRS como empresario tiene obligación, los demás pueden hacer uso de de forma voluntaria y obtener de ello beneficios operativos reales.
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Encontrarás más información sobre el sistema de notificaciones electrónicas en la página web oficial: gov.pl/web/digitalización y business.gov.pl.
No: las fundaciones y asociaciones que no estén inscritas en el Registro Mercantil KRS y no desarrollen actividades económicas no tienen la obligación legal de disponer de un ADE. No obstante, pueden crear una dirección electrónica de forma voluntaria y beneficiarse de sus ventajas (comunicación rápida y segura con las administraciones públicas, ausencia de riesgo de retrasos en la entrega híbrida).
Las entidades inscritas en el registro de empresas KRS antes del 1 de enero de 2025 deben disponer de un ADE a partir del 1 de abril de 2025. Las nuevas entidades, registradas a partir del 1 de enero de 2025, solicitan el ADE ya en el momento del registro: la solicitud de la dirección forma parte del procedimiento de inscripción.
La solicitud de inscripción de ADE en el BAE se presenta a través del portal biznes.gov.pl (las personas físicas, a través de gov.pl). Para la autenticación se utiliza perfil de confianza, firma electrónica cualificada (QES) o e-dowód. La solicitud la presenta la persona facultada para representar a la organización de conformidad con KRS, y en la solicitud se indica quién es el administrador del buzón.
La notificación híbrida es un mecanismo que se utiliza cuando el destinatario no dispone de una cuenta ADE: la administración envía el documento por vía electrónica y el operador designado (Poczta Polska) lo imprime y lo entrega por correo postal tradicional. Ausencia de un buzón de notificaciones electrónicas no conlleva ninguna sanción económica, pero expone a la organización a retrasos en la recepción de la correspondencia oficial y al riesgo de incumplir los plazos.
La firma cualificada (QES) es una herramienta multifuncional para la fundación: firma de acuerdos del consejo de administración (a distancia, sin necesidad de imprimir), presentación de estados financieros ante la RDF/eKRS, la formalización de contratos de subvención y de colaboración en formato totalmente electrónico, así como la autenticación de solicitudes a través de gov.pl y biznes.gov.pl.
No. Las asociaciones simples —inscritas en el registro del presidente del distrito, y no en el KRS— no pueden desarrollar actividades económicas y no están sujetas a la obligación de disponer de un ADE. No obstante, pueden crear una cuenta de forma voluntaria.
Para utilizar el buzón de entrega electrónica, es necesario acreditar su identidad. Si ya dispone de una verificación expedida por el Certum.pl (por ejemplo SimplySign o CertumMini), no tendrá que repetir el proceso.
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