Diriges una empresa en Polonia, pero no tienes documento de identidad polaco, y te han dicho que, a partir de 2026, tendrás que estar en KSeF? Tranquilo: la firma electrónica cualificada está disponible para los extranjeros de forma totalmente a distancia, mediante verificación por videoconferencia. IDnow. Este es el proceso completo, desde la compra hasta el primer inicio de sesión en KSeF.
Sí, y eso sin tener la nacionalidad polaca ni el número PESEL. Certum, como proveedor cualificado de servicios de confianza inscrito en el registro polaco Lista de confianza (TSL), ofrece una vía de verificación de identidad a distancia a través del servicio IDnow — una videollamada con un operador cualificado que verifica tu identidad a partir de tu pasaporte u otro documento válido. La conversación se lleva a cabo en polaco o en inglés.
Advertencias importantes:
Como Socio autorizado de Certum Te ayudamos en cada etapa: desde la elección del paquete, pasando por la cumplimentación de la solicitud, hasta la formación sobre cómo utilizar la firma por primera vez.
Todo el proceso se lleva a cabo sin necesidad de estar físicamente presente en Polonia ni de acudir a las oficinas públicas. Estos son los siete pasos:
Lista de documentos y datos necesarios para superar con éxito la verificación por vídeo:
KSeF (Sistema Nacional de Factura Electrónica) Es una plataforma obligatoria para la emisión de facturas estructuradas (en formato XML). Plazos de cumplimiento:
El método de autenticación en KSeF depende de la forma jurídica de la actividad:
Un extranjero que posea PESEL y quienes ejerzan una actividad económica por cuenta propia (JDG) o sean socios de una sociedad civil deben autenticarse en KSeF con su firma electrónica cualificada (QES). Una vez que IDnow ha obtenido la firma, esta vía queda totalmente disponible, sin necesidad de trámites adicionales.
Si un miembro del consejo de administración o una persona con facultad de representación no dispone del PESEL polaco, la empresa tiene dos opciones:
Guía completa sobre la autenticación en KSeF: Autenticación KSeF: guía para empresas, JDG y JST.
La firma electrónica cualificada obtenida a través de IDnow es una herramienta versátil: una inversión que se amortiza rápidamente cuando la empresa opera en el entorno digital polaco.
Principales aplicaciones:
Guía breve sobre las necesidades habituales de los empresarios extranjeros en Polonia: Cuándo necesita un extranjero una firma cualificada: guía práctica.
SimplySign (nube, smartphone) es la recomendación por defecto para los extranjeros, ya que evita tener que llevar un lector de tarjetas. Pero en algunas situaciones Certum Mini (una tarjeta criptográfica física + un lector) puede ser una mejor opción:
| Situación | SimplySign | Certum Mini |
|---|---|---|
| Firmar sobre el terreno, desde el móvil | ✅ Perfecto | ❌ Requiere un ordenador y un lector |
| Puesto de oficina, firma en masa | ✅ Bien | ✅ Muy bueno (5.000 marcas de tiempo al mes) |
| Requisitos corporativos (la tarjeta como soporte) | ⚠️ En ocasiones no cumple los requisitos de la política de seguridad | ✅ Cumple con |
| Coste de entrada | El más barato (sin equipamiento) | Superior (tarjeta + lector) |
| Tiempo transcurrido desde la compra hasta el primer uso | Más rápido (sin entrega del equipo) | Depende del envío |
Ambas opciones están disponibles mediante la verificación de IDnow. Si no sabes qué solución se adapta mejor a tu situación, llámanos y te asesoraremos de forma gratuita.
Un extranjero que dirija una empresa en Polonia tiene hoy en día acceso a un proceso completo de identidad digital, sin necesidad de desplazarse ni acudir a las oficinas públicas. La firma electrónica cualificada obtenida a través de IDnow abre las puertas a KSeF, KRS, licitaciones y decenas de otros sistemas administrativos.
Como Socio autorizado de Certum Acompañamos a los extranjeros en cada etapa: la compra, la cumplimentación de la solicitud, la reserva de cita en IDnow, la formación y el primer inicio de sesión en KSeF. Trabajamos en polaco y en inglés.
📞 Llama al: +48 22 417 05 55 — Nuestros asesores están a tu disposición en nuestras oficinas de Varsovia, Cracovia, Breslavia y Radom, o bien online. 🛒 Echa un vistazo a nuestra oferta: SimplySign QES con verificación de IDnow (a distancia, sin necesidad de desplazarse a Polonia).
Más información sobre la normativa KSeF: ksef.podatki.gov.pl y gov.pl/web/finanzas.
El extranjero obtiene una firma electrónica cualificada mediante la verificación remota por videoconferencia de IDnow (servicio Certum), sin necesidad de desplazarse a Polonia. Una vez obtenida la firma electrónica cualificada (QES), la persona física (JDG) se autentica directamente con ella en KSeF. Una sociedad cuyo consejo de administración no cuente con ninguna persona con PESEL utiliza un sello cualificado (QSeal) o presenta la notificación ZAW-FA ante la Agencia Tributaria.
Necesitas: un pasaporte o un documento de identidad del registro PRADO (válido durante todo el periodo de vigencia del certificado), un smartphone o un ordenador con cámara, un número de teléfono y una dirección de correo electrónico. Si tienes un PESEL polaco, prepara también el documento que lo acredite.
No. El horario habitual es los lunes (09:00-14:30 CET), los miércoles (10:00-16:30 CET) y los viernes (10:00-12:30 CET). Las citas privadas los martes y jueves están disponibles por un suplemento de 500 zł. Recomendamos reservar la cita con unos días de antelación.
El coste total es el certificado SimplySign QES (entre 299 y 479 PLN, dependiendo del periodo) más una cuota única por la verificación por vídeo de IDnow (2 100 PLN). Para el certificado de 1 año, el coste total es de unos 2 399 zł (~560 EUR); para el de 3 años, de unos 2 579 zł (~600 EUR).
Sí. Certum es un proveedor cualificado de servicios de confianza que figura en la Lista de Confianza polaca. De conformidad con el artículo 25, apartado 3, de la Directiva eIDAS, la firma electrónica cualificada basada en el certificado Certum se reconoce automáticamente en los 27 Estados miembros de la UE. Más detalles en el artículo: La firma cualificada polaca en toda la UE.
Por regla general, el documento de identidad debe estar en vigor durante todo el periodo de validez del certificado. La excepción la constituyen los titulares de un documento polaco PESEL: en esos casos, Certum puede expedir el certificado incluso si el plazo de validez del documento es más corto. En caso de duda, consúltanos antes de realizar la compra (+48 22 417 05 55).
