Elektronische Signatur und Jahresabschlüsse - neue Regeln und Verpflichtungen

Wie unterschreibt man Jahresabschlüsse? Leitfaden und beste Lösungen mit elektronischen Signaturen

Die elektronische Unterzeichnung von Jahresabschlüssen ist heute obligatorisch, um die vollständige Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. 

Jedes Unternehmen und jede Organisation mit vollständiger Buchführung ist verpflichtet, jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen und vorzulegen. Dieser ist nicht nur eine Formalität, sondern ein wichtiges Dokument, das die finanzielle Lage des Unternehmens widerspiegelt.

Ab 2018 haben sich jedoch die Regeln für die Unterzeichnung geändert - der Bericht muss in elektronischer Form vorliegen und eine elektronische Signatur tragen.

Im Jahr 2025 gelten die neuesten rechtlichen und technischen Anforderungen für elektronische Berichte: Im Folgenden wird erläutert, wer den Bericht signieren muss, welche elektronische Signatur dafür verwendet werden muss und wie der signierte Bericht bei den zuständigen Behörden (KRS oder KAS) eingereicht werden muss, um rechtliche und organisatorische Probleme zu vermeiden.

Wer muss die Jahresabschlüsse unterzeichnen?

Nach dem Rechnungslegungsgesetz muss der Jahresabschluss von zwei Schlüsselpersonen unterzeichnet werden:

• Der Leiter des Unternehmens - d. h. die Person oder die Personen, die das Unternehmen leiten (z. B. der Vorstandsvorsitzende, alle Mitglieder des Vorstands einer Aktiengesellschaft, der Gesellschafter, der die Geschäfte einer Personengesellschaft führt, usw.).
• Für die Buchführung verantwortliche Person - in der Regel der Hauptbuchhalter oder eine andere mit der Buchführung betraute Person.

Wird eine Einrichtung von einem mehrköpfigen Gremium geleitet (z. B. einem aus mehreren Mitgliedern bestehenden Vorstand), sollten in der Regel alle Mitglieder dieses Gremiums den Bericht unterzeichnen.

Ab dem 1. Januar 2022 wurde jedoch eine wichtige Vereinfachung eingeführt: Es reicht aus, wenn mindestens eines der Mitglieder des Gremiums unterschreibt und die anderen Mitglieder des Gremiums gesonderte Erklärungen abgeben, in denen sie bestätigen, dass der Bericht den Anforderungen des Gesetzes entspricht. Dieses Verfahren entspricht voll und ganz dem Gesetz und ermöglicht eine reibungslose Erfüllung der Verpflichtung auch bei großen Gremien oder Schwierigkeiten bei der Sammlung aller Unterschriften.

Verweigert einer der befugten Geschäftsführer die Unterzeichnung des Abschlusses (oder die Abgabe der oben genannten Erklärung), so ist er verpflichtet, eine schriftliche Begründung für die Verweigerung zu verfassen und diese dem Jahresabschluss beizufügen. In der Praxis bedeutet dies, dass jede Person, die den Bericht nicht paraphiert, die Gründe schriftlich darlegen muss - dies gewährleistet Transparenz und die Einhaltung von Artikel 52 des Rechnungslegungsgesetzes.

Zur Erinnerung: Die Unterzeichnung des Jahresabschlusses oder des Lageberichts sollte spätestens am 31. März des Folgejahres für das Geschäftsjahr erfolgen (wenn das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr zusammenfällt). Danach sollten die Berichte bis Ende Juni von den Aktionären oder dem Aufsichtsrat und den Aktionären genehmigt und nach der Genehmigung bis spätestens 15. Juli beim zuständigen Register eingereicht werden.

In welcher Form sind die Jahresabschlüsse zu unterzeichnen?

Derzeit werden die Jahresabschlüsse nur in elektronischer Form (.xml-Datei) erstellt und können nicht mehr handschriftlich auf Papier unterzeichnet werden. Ab dem 1. Oktober 2018 schreibt der Gesetzgeber vor, dass ein solcher elektronischer Bericht von einer elektronischen Signatur begleitet werden muss.

Es stehen drei akzeptierte Formen der elektronischen Signatur zur Auswahl:

• Qualifizierte elektronische Signatur - die universellste und sicherste, die in der gesamten Europäischen Union gesetzlich anerkannt ist (eIDAS-konform). Es handelt sich um eine kostenpflichtige zertifizierte Signatur, die von autorisierten Zertifizierungsstellen ausgestellt wird. Sie hat den Vorteil, dass sie die gleiche Rechtskraft wie eine handschriftliche Unterschrift hat und in allen EU-Ländern anerkannt wird.
• Vertrauenswürdiges Profil (vertrauenswürdige ePUAP-Signatur) - eine kostenlose elektronische Signatur, die Personen mit einer PESEL-Nummer und einem vertrauenswürdigen Profil auf der ePUAP-Plattform (z. B. über E-Banking) zur Verfügung steht. Auch Finanzauszüge können mit einer solchen Signatur unterzeichnet werden. Sie hat den Status einer fortgeschrittenen Signatur (keine qualifizierte Signatur), aber für die Einreichung des Berichts beim KRS oder die Übermittlung an die KAS ist sie völlig ausreichend.
• Persönliche Unterschrift (e-Proof) - das ist die digitale Unterschrift, die in einen elektronischen Personalausweis eingebettet ist. Wenn Sie einen neuen Personalausweis mit elektronischer Schicht (sog. e-card) besitzen und das persönliche Signaturzertifikat darauf aktiviert haben, können Sie damit den Bericht unterschreiben. Die persönliche Unterschrift wird auch von den Behörden anerkannt (sie ist nach polnischem Recht einer handschriftlichen Unterschrift im Umgang mit der Verwaltung gleichgestellt). Sie benötigen ein NFC-Lesegerät oder eine entsprechende App, um eine solche Unterschrift auf dem Dokument anzubringen.

In der Praxis ist die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur die bequemste Lösung. Sie bietet die größte Rechtssicherheit und Universalität - sie wird nicht nur in Polen, sondern in allen EU-Ländern anerkannt. Darüber hinaus haben sich in den letzten Jahren moderne, benutzerfreundliche Technologien entwickelt, die die Verwendung einer qualifizierten Signatur einfacher denn je machen. Zum Beispiel sind Lösungen Cloud-basierte mobile Signaturlösungen ermöglichen es, Dokumente von einem Smartphone aus zu unterschreiben, ohne dass eine Karte oder ein Lesegerät benötigt wird.

W podpisano.pl wir bieten zwei qualifizierte Signaturlösungen an

• EinfachSignieren - mobile qualifizierte Signaturdie weder eine physische Karte noch ein Lesegerät benötigt. Der gesamte Prozess findet über eine App auf Ihrem Smartphone oder Tablet statt - das heißt, Sie können das Dokument von überall und jederzeit unterschreiben. SimplySign bietet vollständige Mobilität bei gleichzeitiger Beibehaltung der Rechtskraft einer handschriftlichen Unterschrift. In der Praxis wird Ihr Telefon zu einem Werkzeug, mit dem Sie eine sichere elektronische Unterschrift leisten können, wann immer Sie sie brauchen.
• Certum Mini hingegen ist ein einfaches und bequemes Kit zur Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur auf einem Computer. Es besteht aus einem USB-Lesegerät und einer kryptografischen Karte mit einem qualifizierten Zertifikat. Diese Lösung ist traditionell und wird von Unternehmen sehr geschätzt - sie bietet ein hohes Maß an Kontrolle und Sicherheit, obwohl sie ein physisches Gerät erfordert. Das Certum Mini eignet sich zum Beispiel, wenn Sie hauptsächlich stationär am Computer arbeiten und einen greifbaren Signaturträger wünschen. Dank seiner geringen Größe ist das Kit leicht zu handhaben und zu transportieren, so dass die Arbeit mit E-Dokumenten problemlos fortgesetzt werden kann.

Beide Optionen entsprechen den Standards von eIDAS-NormenStandards und garantieren Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften.

Aktuelle Anforderungen des KRS und des Finanzministeriums (KAS)

Die einfache Unterzeichnung des Jahresabschlusses reicht nicht aus - er muss auch ordnungsgemäß an die zuständige Behörde übermittelt werden. Im Jahr 2025 gibt es bereits feststehende Regeln, nach denen die Wege für die Übermittlung der Jahresabschlüsse von der Art der Einrichtung abhängen:

• Unternehmen und andere beim KRS eingetragene Einrichtungen (vorbehaltlich der Eintragung in das Unternehmerregister) - übermitteln dem KRS elektronische Jahresabschlüsse. Dies geschieht ausschließlich online über das eKRS-Portal (Court Electronic Records Access Portal). Die Berichtsdatei muss ein geeignetes Format haben (logische Struktur, die vom Finanzministerium festgelegt wird) - derzeit eine XML-Struktur, die den veröffentlichten XSD-Schemata entspricht. Der elektronische Bericht muss alle erforderlichen Elemente enthalten, wie die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung, zusätzliche Informationen (Einleitung und Anmerkungen). Das eKRS-System ermöglicht die kostenlose Übermittlung von Dokumenten an das Financial Document Repository, wo sie in die Registrierungsdatei des Unternehmens aufgenommen werden. Auch für die Einreichung des Berichts selbst ist eine elektronische Unterschrift erforderlich - im eKRS-Portal wird die Einreichung (mit einer qualifizierten, vertrauenswürdigen oder persönlichen Unterschrift) von mindestens einer Person unterzeichnet, die befugt ist, das Unternehmen zu vertreten, dessen PESEL im Register offengelegt wird. In der Praxis reicht es daher aus, wenn sich eine vertretungsberechtigte Person (z.B. ein Vorstandsmitglied) einloggt und ein Dokument mit einer e-Signatur versendet, um die Verpflichtung zu erfüllen. Es ist zu bedenken, dass die bloße Unterzeichnung von Dokumenten in e-KRS nicht gleichbedeutend mit ihrer Ablage ist, sondern dass sie immer noch an das Repository geschickt werden müssen, was von den Unternehmern vergessen wird und zu Mängeln in den abgelegten Dokumenten führt.

Frist: Dies muss innerhalb von 15 Tagen nach Genehmigung des Berichts erfolgen - für die meisten Unternehmen, die ihre Berichte bis zum 30. Juni genehmigen, bedeutet dies eine Frist bis zum 15. Juli des Folgejahres. Hinweis: Wenn der Bericht nicht bis Ende Juni genehmigt wird, muss er im Juli noch als nicht genehmigt beim KRS eingereicht werden, und nach der nachträglichen Genehmigung müssen die entsprechenden Unterlagen (z. B. Beschluss über die Genehmigung und die Gewinn-/Verlustverteilung) innerhalb der nächsten 15-Tage-Frist an das KRS geschickt werden.

• Unternehmen, die nicht im Landesgerichtsregistereingetragen sind (z. B. Einzelunternehmer, eingetragene Lebenspartnerschaften, gewöhnliche Vereine, die nicht der Eintragung im Landesgerichtsregisterunterliegen, und andere Unternehmen, die die PIT abrechnen) , reichen den Bericht nicht beim Landesgerichtsregister ein, sondern müssen ihn beim Leiter der nationalen Steuerverwaltung (KAS) einreichen, d. h. de facto beim Finanzamt. Dies geschieht ebenfalls auf elektronischem Wege. Das Finanzministerium stellt eine spezielle Anwendung "e-Financial Statements (verfügbar über das Portal podatki.gov.pl) zur Verfügung, mit der der unterzeichnete Bericht erstellt und direkt an das KAS-System gesendet werden kann. Alternativ ist es möglich, eine JPK_SF-Datei (d. h. eine Berichtsdatei im XML-Format) über das ePUAP vertrauenswürdiges Profil an das zuständige Finanzamt zu senden. Unabhängig von der Methode muss ein solches Dokument von autorisierten Personen elektronisch signiert werden (mit einer qualifizierten Signatur, einem vertrauenswürdigen Profil oder einem E-Dokument - die gleichen Formen wie oben beschrieben).

Frist: PIT-Steuerzahler haben eine kürzere Frist für die Erledigung der Formalitäten - der Jahresabschluss für das vorangegangene Jahr muss bis zum 30. April (vierter Monat) des Folgejahres bei der KAS eingereicht werden. Für das Finanzjahr, das am 31. Dezember 2024 endet, ist die Frist für die Übermittlung an die KAS beispielsweise der 30. April 2025. Wichtig ist, dass die Verordnungen nicht vorschreiben, dass ein bereits genehmigter Bericht an die KAS geschickt werden muss - wir senden einfach eine elektronisch signierte Berichtsdatei (obwohl das MF-System in der Praxis das Datum der Genehmigung benötigt, falls vorhanden). Wenn ein Einzelunternehmer den Bericht selbst genehmigt (weil er der alleinige Eigentümer ist), erfolgen die Unterzeichnung und die Genehmigung oft gleichzeitig. Wenn der Bericht hingegen von einem Wirtschaftsprüfer geprüft wird, kann die Genehmigung erst nach der Prüfung erfolgen, was ebenfalls berücksichtigt werden sollte.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Jahresabschlüsse aller Unternehmen in Polen im Jahr 2025 elektronisch eingereicht werden müssen - entweder an das KRS-Repository (wenn das Unternehmen der Eintragung in das KRS-Unternehmerregister unterliegt) oder an das KAS-Finanzsystem (wenn das Unternehmen nicht dem KRS unterliegt). In allen Fällen ist ein korrektes Format des Dokuments erforderlich (die Struktur des elektronischen Berichts kann z. B. in einem Finanz- und Buchhaltungsprogramm oder in einer MF-Anwendung erstellt werden) und eine gültige elektronische Unterschrift von autorisierten Personen.

Folgen der Nichtunterzeichnung oder des Unterlassens der Unterzeichnung

Wird der Jahresabschluss nicht unterzeichnet (oder nicht fristgerecht eingereicht), kann dies schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen haben. In erster Linie wird ein solches Dokument von der zuständigen Behörde nicht akzeptiert - das KRS- oder KAS-System lehnt einen Bericht ab, der nicht die erforderlichen elektronischen Unterschriften aller verpflichteten Personen trägt. Die nicht ordnungsgemäße Einreichung der Meldung stellt einen Gesetzesverstoß dar, der mit Sanktionen geahndet wird.

Die Vernachlässigung der Pflicht zur Unterzeichnung und Einreichung von Jahresabschlüssen birgt weitaus größere Risiken als eine kleine Unannehmlichkeit. Deshalb ist es so wichtig, auf die Einhaltung von Fristen und formalen Anforderungen zu achten.

Elektronische Unterschrift für Bequemlichkeit und vollständige Konformität

Angesichts dieser Konsequenzen lohnt es sich, auf eine bequeme, schnelle und 100 % legale Lösung zu setzen - die qualifizierte elektronische Signatur. Sie ermöglicht es Ihnen, Jahresabschlüsse (und andere Unternehmensdokumente) buchstäblich in wenigen Augenblicken zu unterzeichnen - ohne sie auszudrucken, jeden Ausdruck von Hand zu unterschreiben und einzuscannen.

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist einer handschriftlichen Unterschrift gleichwertig und erfüllt alle Anforderungen des KRS und des Finanzministeriums. Wenn Sie noch unsicher sind, welche Signatur Sie wählen sollen, besuchen Sie bitte podpisano.pl - wir helfen Ihnen bei der Auswahl einer solchen qualifizierten Signatur, die am besten zu den Besonderheiten Ihrer Arbeit passt. SimplySign - wenn Sie oft unterwegs sind oder aus der Ferne arbeiten - eine mobile Signatur auf einem Smartphone ist ideal. Certum Mini - wenn Sie traditionelle Hardware-Lösungen bevorzugen, funktioniert ein Set mit einem Lesegerät genauso gut.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie die Jahresabschlüsse korrekt unterschreiben und ruhig schlafen können:

1. Bereiten Sie den Bericht in elektronischer Form vor (z. B. erzeugen Sie eine XML-Datei aus Ihrem Finanzsystem gemäß der MF-Struktur).
2. Stellen Sie die elektronischen Signaturen aller erforderlichen Personen sicher - des Leiters der Einrichtung (oder eines Vorstandsmitglieds + Erklärungen der anderen) und der Person, die die Bücher führt. Wählen Sie die Form der Unterschrift: vorzugsweise qualifiziert, oder alternativ ein vertrauenswürdiges Profil oder eine E-Card.
3. Reichen Sie den unterzeichneten elektronischen Bericht im entsprechenden System ein: eKRS (für Unternehmen und Einrichtungen im Register) oder e-Reports/KAS (für andere). Halten Sie die gesetzlichen Fristen ein - in der Regel 15 Tage nach der Genehmigung für KRS oder bis zum 30. April für KAS.
4. Archivieren Sie den Nachweis der Einreichung (offizielle Empfangsbestätigung oder Bestätigung des Systems). Im Falle des KRS ist dies nicht erforderlich - die eingereichte Meldung ist fast sofort auf dem Auszug aus dem KRS sichtbar

Dank der Verwendung moderner elektronischer Signaturen ist der gesamte Prozess schnell und effizient und vor allem gesetzeskonform.

Im Jahr 2025 wird die elektronische Berichterstattung der Standard sein, um den Unternehmen zu helfen, Zeit zu sparen und das Risiko von Fehlern zu minimieren. Nutzen Sie die Vorteile der verfügbaren E-Signatur-Lösungen, und die Unterzeichnung von Jahresabschlüssen wird zu einer mühelosen Routinetätigkeit. Ob Sie sich für SimplySign oder Certum Mini entscheiden, Sie können sicher sein, dass Ihr Dokument alle formalen Anforderungen erfüllt - und das, ohne Ihr Büro zu verlassen.

Kümmern Sie sich jetzt um die korrekte elektronische Signatur, und der Jahresabschluss Ihres Unternehmens wird pünktlich, reibungslos und stressfrei eingereicht.

SimplySign und Certum Mini qualifizierte Signaturen

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