Elektronische Signatur und Jahresabschlüsse - neue Regeln und Verpflichtungen

Wie unterschreibt man Jahresabschlüsse? Leitfaden und beste Lösungen mit elektronischen Signaturen

Die Unterzeichnung der Jahresabschlüsse auf elektronischem Wege ist heute obligatorisch, um die vollständige Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. 

Jedes Unternehmen und jede Organisation mit vollständiger Buchführung ist verpflichtet, jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen und vorzulegen. Dieser ist nicht nur eine Formalität, sondern ein wichtiges Dokument, das die finanzielle Lage des Unternehmens widerspiegelt.

Ab 2018 haben sich jedoch die Regeln für die Unterzeichnung geändert -. der Bericht muss in elektronischer Form vorliegen und mit einer elektronischen Signatur versehen sein.

Im Jahr 2025 gelten die neuesten rechtlichen und technischen Anforderungen für die elektronische Berichterstattung, die wir im Folgenden erläutern wer den Bericht unterzeichnen muss, mit welcher elektronischen Signatur dies geschehen soll und wie der unterzeichnete Bericht bei den zuständigen Behörden (KRS oder KAS) einzureichen istum rechtliche und organisatorische Probleme zu vermeiden.

Wer muss die Jahresabschlüsse unterzeichnen?

Nach dem Rechnungslegungsgesetz muss der Jahresabschluss von zwei Schlüsselpersonen unterzeichnet werden:

• Referatsleiter - d. h. die Person(en), die die Einheit leitet/leiten (z. B. der Vorstandsvorsitzende, alle Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft, der Gesellschafter, der die Geschäfte einer Personengesellschaft führt, usw.).
• Für die Buchführung verantwortliche Person - normalerweise Hauptbuchhalterin oder jede andere Person, die mit der Führung der Bücher betraut ist.

Wenn die Einheit geleitet wird von ein Gremium mit mehreren Mitgliedern (z. B. ein Vorstand mit mehreren Mitgliedern)in der Regel alle Mitglieder dieses Gremiums sollten den Bericht unterzeichnen.

Ab dem 1. Januar 2022 wurde jedoch eine wichtige Vereinfachung eingeführt: Es genügt, wenn die Unterschrift wird von mindestens einem Mitglied des Gremiums geleistet, a die anderen Mitglieder des Verwaltungsrats geben gesonderte Erklärungen ab, in denen sie bestätigen, dass der Bericht den Anforderungen des Gesetzes entspricht. Ein solches Verfahren steht voll und ganz im Einklang mit dem Gesetz und ermöglicht eine reibungslose Erfüllung der Verpflichtung auch im Falle großer Tafeln oder bei Schwierigkeiten, alle Unterschriften zu sammeln.

Wenn eines der wählbaren Vorstandsmitglieder verweigert die Unterschrift (oder sich weigert, diese Erklärung abzugeben), ist er verpflichtet eine schriftliche Begründung für die Ablehnung zu verfassen und diese dem Jahresabschluss beizufügen. In der Praxis bedeutet dies, dass jede Person, die den Bericht nicht paraphiert, die Gründe dafür schriftlich darlegen muss - dies gewährleistet Transparenz und die Einhaltung von Artikel 52 Rechnungslegungsgesetz.

Erinnern Sie sich: die Unterzeichnung der Jahresabschlüsse oder des Lageberichts erfolgen sollte bis spätestens 31. März im folgenden Jahr für das Geschäftsjahr (wenn das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt). Die Berichte sollten dann von den Aktionären oder dem Vorstand und den Aktionären genehmigt werden) bis Ende Juniund nach Genehmigung spätestens bei der zuständigen Registratur hinterlegt bis 15. Juli.

In welcher Form sind die Jahresabschlüsse zu unterzeichnen?

Derzeit die Jahresabschlüsse werden ausschließlich in elektronischer Form erstellt (.xml-Datei) und kann nicht mehr von Hand auf Papier unterzeichnet werden. Ab dem 1. Oktober 2018 schreibt der Gesetzgeber vor, dass ein solcher elektronischer Bericht von einem Dokument begleitet sein muss, das elektronische Unterschrift.

Es gibt eine Auswahl von drei akzeptierte Formen der elektronischen Signatur:

• Qualifizierte elektronische Signatur – der vielseitigste und zuverlässigste, der in der gesamten Europäischen Union rechtlich anerkannt ist (im Einklang mit eIDAS). Es handelt sich um eine kostenpflichtige, zertifizierte Signatur, die von autorisierten Zertifizierungsstellen ausgestellt wird. Ihr Vorteil ist volle Rechtskraft, die einer handschriftlichen Unterschrift entspricht und Anerkennung in allen EU-Ländern.
• Vertrauenswürdiges Profil (vertrauenswürdige Signatur ePUAP) - eine kostenlose elektronische Signatur, die Personen mit einer PESEL-Nummer und einem vertrauenswürdigen Profil auf der ePUAP-Plattform (z. B. über E-Banking) zur Verfügung steht. Auch Kontoauszüge können mit einer solchen Signatur unterzeichnet werden. Die Einschränkung ist, dass sie nur im Verkehr mit polnischen Behörden nützlich ist - sie hat den Status einer Unterschrift erweiterte (nicht qualifiziert), aber für die Einreichung eines Berichts beim KRS oder die Übermittlung an die KAS ist er völlig ausreichend.
• Persönliche Unterschrift (e-Providence) - d.h. die in den elektronischen Personalausweis eingebettete digitale Signatur. Wenn Sie einen neuen Personalausweis mit elektronischer Schicht (die so genannte e-card) besitzen und das persönliche Signaturzertifikat darauf aktiviert haben, können Sie es zur Unterzeichnung des Berichts verwenden. Die persönliche Unterschrift wird auch von den Behörden anerkannt (sie ist nach polnischem Recht einer handschriftlichen Unterschrift im Umgang mit der Verwaltung gleichgestellt). Sie benötigen ein NFC-Lesegerät oder eine entsprechende App, um eine solche Unterschrift auf dem Dokument anzubringen.

In der Praxis die bequemste Lösung ist die Nutzung von qualifizierte elektronische Signatur. Sie bietet die größte Rechtssicherheit und Vielseitigkeit - ist nicht nur in Polen, sondern in allen EU-Ländern anerkannt. Darüber hinaus haben sich in den letzten Jahren moderne, benutzerfreundliche Technologien entwickelt, die die Verwendung einer qualifizierten Signatur einfacher denn je machen. Zum Beispiel, Lösungen mobile Signatur in der Cloud ermöglichen die Unterzeichnung von Dokumenten über ein Smartphone, ohne dass eine Karte oder ein Lesegerät benötigt wird.

W podpisano.pl bieten wir zwei qualifizierte Signaturlösungen an

• SimplySign –  mobile qualifizierte Signaturdie keine physische Karte und kein Lesegerät erforderlich. Der gesamte Prozess findet über eine App auf Ihrem Smartphone oder Tablet statt - das heißt, Sie können das Dokument von überall und jederzeit unterschreiben. SimplySign bietet volle Mobilität und behält gleichzeitig die Rechtskraft einer handschriftlichen Unterschrift. In der Praxis wird Ihr Telefon zu einem Werkzeug, mit dem Sie eine sichere elektronische Unterschrift leisten können, wann immer Sie sie brauchen.
• Certum Mini - der Reihe nach einfaches und praktisches Set für die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur auf einem Computer. Es besteht aus einem USB-Lesegerät und einer kryptografischen Karte mit einem qualifizierten Zertifikat. Die Lösung ist traditionell und sehr geschätzt von Unternehmen - bietet ein hohes Maß an Kontrolle und Sicherheitobwohl es die Verwendung eines physischen Geräts erfordert. Certum Mini bewährt sich zum Beispiel, wenn Sie hauptsächlich stationär am Computer arbeiten und einen greifbaren Signaturträger wünschen. Dank seiner geringen Größe ist das Kit leicht zu handhaben und zu tragen, was die Arbeit mit E-Dokumenten erleichtert.

Beide Optionen erfüllen die Normen eIDASdie Sicherheit und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Aktuelle Anforderungen des KRS und des Finanzministeriums (KAS)

Die bloße Unterzeichnung des Berichts ist nicht ausreichend - sie müssen weiterhin ordnungsgemäß an die zuständige Behörde übermittelt werden. Für das Jahr 2025 gibt es bereits gut etablierte Regeln, nach denen die Übermittlungswege für die Jahresabschlüsse von der Art des Unternehmens abhängen:

• Gesellschaften und andere im nationalen Gerichtsregister eingetragene Einrichtungen (vorbehaltlich der Eintragung in das Handelsregister) - vorlegen elektronische Jahresabschlüsse an KRS. Dies geschieht nur online über das Portal eKRS (Portal für den Zugang zu elektronischen Gerichtsakten). Die Berichtsdatei muss das richtige Format haben (vom Finanzministerium festgelegte logische Struktur) - sie ist derzeit strukturiert XML mit den veröffentlichten XSD-Schemata übereinstimmen. Der elektronische Bericht muss alle geforderten Elemente enthalten, wie die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung, zusätzliche Informationen (Einleitung und Anhang). Das eKRS-System ermöglicht die kostenlose Übermittlung von Dokumenten an Repository für Finanzdokumentewo sie in die Registrierungsdatei des Unternehmens aufgenommen werden. Eine elektronische Unterschrift ist auch für den Bericht selbst erforderlich. - Auf dem eKRS-Portal wird der Antrag (mit einer qualifizierten, vertrauenswürdigen oder persönlichen Unterschrift) von mindestens einer vertretungsberechtigten Person unterzeichnet, deren PESEL im Register offengelegt wird. In der Praxis bedeutet dies Es genügt, wenn sich eine befugte Person (z. B. ein Mitglied des Verwaltungsrats) anmeldet und ein Dokument mit einer elektronischen Signatur versendetum die Verpflichtung zu erfüllen. Es sollte bedacht werden, dass die bloße Unterzeichnung von Dokumenten in e-KRS nicht gleichbedeutend mit ihrer Ablage ist, denn es ist immer noch notwendig, sie an das Repository zu senden, was die Unternehmer vergessen, was zu Mängeln in den abgelegten Dokumenten führt.

Deadline: es sollte getan werden innerhalb von 15 Tagen nach Genehmigung Berichte - für die meisten Unternehmen, die ihre Berichte bis zum 30. Juni genehmigen, bedeutet dies eine Frist von 15. Juli das folgende Jahr. Hinweis: Wenn der Bericht nicht bis Ende Juni genehmigt werden wirdund muss daher im Juli beim KRS als nicht genehmigtund nach dessen anschließender Genehmigung innerhalb einer weiteren 15-tägigen Frist die entsprechenden Unterlagen (z.B. den Beschluss über die Feststellung und Gewinnverteilung) an das KRS zu senden.

• Einrichtungen, die nicht im Nationalen Gerichtsregister eingetragen sind (z. B. Einzelunternehmer, Lebenspartnerschaften, gewöhnliche Vereine, die nicht der Eintragung im Nationalen Gerichtsregister unterliegen, und andere Einrichtungen, die PIT abrechnen)  – keine Meldung beim KRS einreichensondern sind verpflichtet, sie zu übergeben an den Leiter der nationalen Finanzverwaltung (KAS)d.h. de facto zu Finanzamt. Dies geschieht auch elektronisch. Das Finanzministerium stellt eine besondere Anwendung der elektronischen Jahresabschlüsse (e-Financial Statements) (verfügbar über das Portal podatki.gov.pl), über das ein signierter Bericht erstellt und direkt an das KAS-System gesendet werden kann. Alternativ ist es möglich, eine JPK_SF-Datei (d. h. eine Berichtsdatei im XML-Format) zu senden über das vertrauenswürdige ePUAP-Profil an das zuständige Finanzamt. Unabhängig von der Methode muss ein solches Dokument muss elektronisch signiert werden (durch qualifizierte Signatur, vertrauenswürdiges Profil oder e-card - dieselben Formen wie oben beschrieben) durch autorisierte Personen.

DeadlinePIT-Steuerpflichtige haben weniger Zeit für die Erledigung der Formalitäten - die Jahresabschlüsse für das Vorjahr müssen bis zum 30. April bei der KAS eingereicht werden (vierter Monat) des darauffolgenden Jahres. Für das Haushaltsjahr, das am 31. Dezember 2024 endet, ist die Frist für die Übermittlung an die KAS beispielsweise der 30. April 2025. Wichtig ist, dass die Rechtsvorschriften nicht vorschreiben, dass die KAS bereits an die genehmigt Bericht - wir senden einfach die elektronisch signierte Berichtsdatei (obwohl das MF-System in der Praxis das Datum der Genehmigung verlangt, falls vorhanden). Wenn der Einzelunternehmer den Bericht selbst genehmigt (weil er der alleinige Eigentümer ist), erfolgen die Unterzeichnung und die Genehmigung oft gleichzeitig. Wenn der Bericht hingegen von einem Wirtschaftsprüfer geprüft wird, kann die Genehmigung erst nach der Prüfung erfolgen, was ebenfalls berücksichtigt werden sollte.

Zusammengefasst, die Jahresabschlüsse aller Unternehmen in Polen im Jahr 2025 elektronisch eingereicht werden sollen – oder an das KRS-Repository (wenn das Unternehmen in das KRS-Unternehmerregister eingetragen werden muss), oder an das KAS-Finanzsystem (wenn das Unternehmen nicht unter das KRS fällt). In allen Fällen ist die korrekte das Format des Dokuments (die Struktur des elektronischen Berichts kann z. B. in einem Finanzbuchhaltungsprogramm oder in einer MF-Anwendung erstellt werden) und wichtig elektronische Unterschrift befugte Personen.

Folgen der Nichtunterzeichnung oder des Unterlassens der Unterzeichnung

Wird der Jahresabschluss nicht unterzeichnet (oder nicht fristgerecht eingereicht), kann dies zu einer schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen. Erstens, ein solches Dokument werden nicht akzeptiert durch die zuständige Behörde - das KRS- oder KAS-System lehnt eine Meldung ab, die nicht die erforderlichen elektronischen Signaturen aller verpflichteten Personen trägt. Die nicht ordnungsgemäße Übermittlung der Meldung stellt einen Verstoß gegen die Vorschriften dar, der mit Sanktionen geahndet wird.

Vernachlässigung der Pflicht zur Unterzeichnung und Vorlage von Jahresabschlüssen birgt Risiken, die weitaus schwerwiegender sind als eine kleine Unannehmlichkeit. Deshalb ist es so wichtig, dafür zu sorgen, dass Fristen und formale Anforderungen.

Elektronische Unterschrift für Bequemlichkeit und vollständige Konformität

In Anbetracht dieser Auswirkungen lohnt es sich, auf Folgendes zu setzen bequeme, schnelle und 100% legale LösungDie qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist ein leistungsfähiges Instrument zur Unterzeichnung von Jahresabschlüssen (und anderen Unternehmensdokumenten) innerhalb weniger Minuten. Sie ermöglicht es Ihnen, Jahresabschlüsse (und andere Unternehmensdokumente) buchstäblich in wenigen Augenblicken zu unterschreiben - ohne sie auszudrucken, jeden Ausdruck von Hand zu unterschreiben und einzuscannen.

Qualifizierte elektronische Signatur ist einer handschriftlichen Unterschrift gleichwertig und erfüllt alle Anforderungen des KRS und des Finanzministeriums. Wenn Sie noch Zweifel haben, welche Unterschrift Sie wählen sollen, wenden Sie sich bitte an podpisano.pl  – wir helfen Ihnen bei der Auswahl der qualifizierten Signatur, die am besten zu Ihrer spezifischen Arbeit passt. SimplySign – wenn Sie oft unterwegs sind oder von zu Hause aus arbeiten – dann ist eine mobile Smartphone-Signatur ideal.  Certum Mini Wenn Sie traditionelle Hardware-Lösungen bevorzugen, funktioniert ein Kit mit einem Lesegerät genauso gut.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass für die die Jahresabschlüsse korrekt zu unterzeichnen und ruhig schlafen:

1. Den Bericht elektronisch vorbereiten (z. B. Generierung einer XML-Datei aus Ihrem Finanzsystem gemäß der MF-Struktur).
2. Sicherstellung der elektronischen Signaturen aller erforderlichen Personen - der Leiter der Einrichtung (oder ein Mitglied des Verwaltungsrats + Erklärungen der anderen) und die Person, die die Bücher führt. Wählen Sie die Form der Unterschrift: vorzugsweise qualifiziert, oder alternativ ein vertrauenswürdiges Profil oder eine E-Card.
3. Übermittlung des unterzeichneten E-Reports an das entsprechende SystemeKRS (für Unternehmen und Einrichtungen, die im Register eingetragen sind) oder eReports/KAS (für andere). Halten Sie die gesetzlichen Fristen ein - in der Regel 15 Tage ab Genehmigung für KRS oder bis zum 30. April für KAS.
4. Archivieren Sie den Nachweis der Einreichung (offizielle Empfangsbestätigung oder Bestätigung des Systems). Im Falle des KRS ist dies nicht notwendig – die eingereichte Meldung ist fast sofort auf der Kopie des KRS sichtbar

Durch den Einsatz moderner elektronischer Signaturen der gesamte Prozess ist schnell und effizientund vor allem im Einklang mit den geltenden Rechtsvorschriften.

Im Jahr 2025 ist die elektronische Berichterstattung der Standard, um den Unternehmen zu helfen, Zeit zu sparen und das Risiko von Fehlern zu minimieren. Nutzen Sie die Vorteile verfügbare Lösungen e-Signatur und die Unterzeichnung von Finanzberichten wird zu einer mühelosen Routineaktivität. Ob Sie sich für SimplySign oder Certum Mini entscheiden, Sie profitieren von Beruhigungdass Ihr Dokument alle formalen Anforderungen erfüllt - und das, ohne das Büro zu verlassen.

Kümmern Sie sich jetzt um die korrekte elektronische Signatur, und der Jahresabschluss Ihres Unternehmens wird pünktlich, reibungslos und stressfrei eingereicht.

SimplySign und Certum Mini qualifizierte Signaturen

Wenn Sie Bedenken oder Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte

+48 22 417 05 55

Wir beantworten Ihre Fragen, finden einen für Sie passenden Termin und einen Berater in einer unserer Filialen in ganz Polen.

Sie können uns auch eine E-Mail schicken [email protected].