Prowadzisz firmę w Polsce, ale nie masz polskiego dowodu osobistego — i słyszysz, że od 2026 roku musisz być w KSeF? Spokojnie: kwalifikowany podpis elektroniczny jest dostępny dla cudzoziemców całkowicie zdalnie, przez wideoweryfikację IDnow. Oto kompletna ścieżka — od zakupu po pierwsze logowanie do KSeF.
Tak — i to bez polskiego obywatelstwa czy numeru PESEL. Certum, jako kwalifikowany dostawca usług zaufania wpisany na polską Trusted List (TSL), oferuje zdalną ścieżkę potwierdzenia tożsamości przez usługę IDnow — wideorozmowę z przeszkolonym operatorem, który weryfikuje Twoją tożsamość na podstawie paszportu lub innego uznanego dokumentu. Rozmowa odbywa się po polsku lub po angielsku.
Ważne zastrzeżenia:
Jako autoryzowany partner Certum pomagamy na każdym etapie: od wyboru pakietu, przez wypełnienie wniosku, aż po szkolenie z pierwszego użycia podpisu.
Cały proces przebiega bez fizycznej obecności w Polsce i bez wizyt w urzędach. Oto siedem kroków:
Lista dokumentów i danych potrzebnych do pomyślnego przejścia wideoweryfikacji:
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to obowiązkowa platforma do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (w formacie XML). Terminy obowiązku:
Sposób uwierzytelnienia w KSeF zależy od formy prawnej działalności:
Cudzoziemiec posiadający PESEL i prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) lub będący wspólnikiem spółki cywilnej uwierzytelnia się do KSeF swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym (QES). Po uzyskaniu podpisu przez IDnow ta ścieżka jest w pełni dostępna — żadnych dodatkowych formalności.
Jeśli członek zarządu lub osoba uprawniona do reprezentacji nie posiada polskiego PESEL, spółka ma dwie opcje:
Pełny przewodnik po uwierzytelnieniu do KSeF: Uwierzytelnienie KSeF — przewodnik dla firm, JDG i JST.
Kwalifikowany podpis elektroniczny uzyskany przez IDnow to narzędzie uniwersalne — inwestycja, która szybko się zwraca, gdy firma działa w polskim środowisku cyfrowym.
Najważniejsze zastosowania:
Skrótowy przewodnik po typowych potrzebach cudzoziemców-przedsiębiorców w Polsce: Kiedy cudzoziemiec potrzebuje podpisu kwalifikowanego — praktyczny przewodnik.
SimplySign (chmura, smartfon) to domyślna rekomendacja dla cudzoziemców, bo eliminuje konieczność noszenia czytnika kart. Ale w niektórych sytuacjach Certum Mini (fizyczna karta kryptograficzna + czytnik) może być lepszym wyborem:
| Sytuacja | SimplySign | Certum Mini |
|---|---|---|
| Podpisywanie w terenie, z telefonu | ✅ Idealne | ❌ Wymaga komputera + czytnik |
| Stanowisko biurowe, masowe podpisywanie | ✅ Dobre | ✅ Bardzo dobre (5000 znaczników czasu/mies.) |
| Wymagania korporacyjne (karta jako nośnik) | ⚠️ Niekiedy nie spełnia wymagań security policy | ✅ Spełnia |
| Koszt wejścia | Niższy (bez sprzętu) | Wyższy (karta + czytnik) |
| Czas od zakupu do pierwszego użycia | Szybszy (bez dostawy sprzętu) | Zależy od dostawy |
Obie opcje są dostępne z weryfikacją IDnow. Jeśli nie wiesz, które rozwiązanie pasuje do Twojej sytuacji — zadzwoń do nas, doradzimy bezpłatnie.
Cudzoziemiec prowadzący firmę w Polsce ma dziś dostęp do pełnej ścieżki cyfrowej tożsamości — bez konieczności podróży i wizyt w urzędach. Kwalifikowany podpis elektroniczny uzyskany przez IDnow otwiera drzwi do KSeF, KRS, przetargów i dziesiątek innych systemów administracyjnych.
Jako autoryzowany partner Certum przeprowadzamy cudzoziemców przez każdy etap: zakup, wypełnienie wniosku, rezerwację terminu IDnow, szkolenie i pierwsze logowanie do KSeF. Pracujemy w języku polskim i angielskim.
📞 Zadzwoń: +48 22 417 05 55 — nasi doradcy są dostępni w naszych biurach w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu i Radomiu lub online. 🛒 Sprawdź ofertę: SimplySign QES z weryfikacją IDnow (zdalny, bez wizyty w Polsce).
Więcej na temat regulacji KSeF: ksef.podatki.gov.pl oraz gov.pl/web/finanse.
Cudzoziemiec uzyskuje kwalifikowany podpis elektroniczny przez zdalną wideoweryfikację IDnow (usługa Certum) — bez konieczności wizyty w Polsce. Po uzyskaniu QES osoba fizyczna (JDG) uwierzytelnia się nim bezpośrednio do KSeF. Spółka, w której zarządzie nie ma osoby z PESEL, korzysta z pieczęci kwalifikowanej (QSeal) lub składa zawiadomienie ZAW-FA do urzędu skarbowego.
Potrzebujesz: paszportu lub dokumentu tożsamości z rejestru PRADO (ważnego przez cały okres certyfikatu), smartfona lub komputera z kamerą, numeru telefonu i adresu e-mail. Jeśli posiadasz polski PESEL — przygotuj też dokument go potwierdzający.
Nie. Standardowe godziny to poniedziałek (09:00–14:30 CET), środa (10:00–16:30 CET) i piątek (10:00–12:30 CET). Prywatne terminy we wtorek i czwartek są dostępne za dodatkową opłatą 500 zł. Zalecamy zarezerwowanie terminu z kilkudniowym wyprzedzeniem.
Całkowity koszt to certyfikat SimplySign QES (299–479 zł zależnie od okresu) plus jednorazowa opłata za wideoweryfikację IDnow (2 100 zł). Dla certyfikatu 1-rocznego łącznie ok. 2 399 zł (~560 EUR), dla 3-letniego ok. 2 579 zł (~600 EUR).
Tak. Certum jest kwalifikowanym dostawcą usług zaufania figurującym na polskiej Trusted List. Zgodnie z art. 25 ust. 3 eIDAS, kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na certyfikacie Certum jest automatycznie uznawany we wszystkich 27 państwach UE. Szczegóły w artykule: Polski podpis kwalifikowany w całej UE.
Zasadniczo dokument tożsamości musi być ważny przez cały okres subskrypcji certyfikatu. Wyjątkiem są posiadacze polskiego PESEL — w takich przypadkach Certum może wydać certyfikat nawet przy krótszym terminie ważności dokumentu. W razie wątpliwości skonsultuj się z nami przed zakupem (+48 22 417 05 55).
