Einführung des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) in einem Unternehmen ist nicht nur eine technische, sondern vor allem eine organisatorische Frage. Für Unternehmen, die keine natürlichen Personen sind (z. B. Gesellschaften mit beschränkter Haftung, offene Handelsgesellschaften, Gesellschaften bürgerlichen Rechts), lautet die entscheidende Frage zu Beginn: „Wie loggt man sich zum ersten Mal in das System ein und wer wird es verwalten?”.
Es stehen zwei Wege zur Auswahl:
Welche sollte man wählen, um die volle Kontrolle zu erlangen und Bürokratie zu vermeiden? Wir prüfen es.
Diese Lösung wird für Unternehmen empfohlen, die Wert auf Unabhängigkeit und Automatisierung legen. Qualifiziertes elektronisches Siegel (oft als E-Siegel bezeichnet) ist ein digitales Entsprechung des Firmenstempels. Er enthält den Namen und die Steuernummer (Steueridentifikationsnummer) des Unternehmens.
Wie funktioniert das? Gemäß den Informationen von KSeF muss ein Unternehmen, das über einen elektronischen Stempel verfügt, nichts beim Finanzamt melden. Es reicht aus, sich mit diesem Stempel im System zu authentifizieren (anzumelden).
Vorteile dieser Strategie:
Wenn Ihr Unternehmen keinen elektronischen Stempel hat, kann es sich nicht „selbst” bei KSeF anmelden. Es muss eine Person – eine bestimmte natürliche Person – benennen, die das System in seinem Namen verwaltet. Dazu dient das Formular ZAW-FA (Mitteilung über die Erteilung oder den Entzug der Berechtigung zur Nutzung von KSeF).
Wie funktioniert das? Sie müssen das Formular ZAW-FA ausfüllen und darin eine Person (den sogenannten Berechtigten) angeben, z. B. ein Vorstandsmitglied oder den Hauptbuchhalter. Dieses Formular muss beim Finanzamt eingereicht werden (in Papierform oder elektronisch über das E-Finanzamt).
Herausforderungen für diese Strategie:
Die Entscheidung hängt vom Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit und Ihren Automatisierungsanforderungen ab.
Beachten Sie, dass mit dem Stempel auch KSeF-Zertifikate (die für den Notfall-/Offline-Modus erforderlich sind) ohne Beteiligung Dritter zu generieren.
Diese Lösung ist kostenlos, erfordert jedoch mehr Zeit für den Start.
In der Welt von KSeF ist die digitale Identität von grundlegender Bedeutung. Unabhängig davon, welchen Weg Sie wählen, denken Sie daran, dass Qualifizierte Signatur (für natürliche Personen) und E-Siegel (für Unternehmen) sind Tools, die ein Höchstmaß an Sicherheit garantieren. Bei podpisano.pl Ihnen, die richtige Lösung zu finden, damit der Übergang zum obligatorischen KSeF (ab dem 1. Februar 2026 für große Unternehmen, ab dem 1. April 2026 für alle anderen) reibungslos verläuft.
Weitere Informationen zu den Verfahren finden Sie auf der offiziellen Website ksef.podatki.gov.pl und in unserer Wissensdatenbank.
Der Artikel wurde auf der Grundlage des Handbuchs KSeF 2.0 (MF, September 2025) und Informationen aus dem Dienst ksef.podatki.gov.pl erstellt.
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