Кваліфікований підпис (КЕП) - це найпотужніший вид електронного підпису в Європі. Він має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис, і діє в усіх країнах ЄС. Звучить ідеально?
Є лише одне „але”: сам підпис не гарантує юридичної міцності назавжди.
Чому? Тому що закінчується його технічний термін дії.
Термін дії сертифіката, яким засвідчується підпис, закінчується (зазвичай через 1, 2 або 3 роки). CRL (Список анулювання сертифікатів - тобто список відкликаних сертифікатів) також більше не оновлюється після закінчення терміну дії сертифіката. Через кілька років неможливо перевірити, чи був підпис дійсним на момент подання заявки.
Результат? У разі перевірки, судової справи або аудиту документ, підписаний кілька років тому, може бути оскаржений.
Ось тут і вступає в гру кваліфікована відмітка часу. Це своєрідна цифрова печатка, яка підтверджує, що документ існував у певний момент часу і відтоді не зазнав змін.
Це має вирішальне значення для того, щоб через роки довести, що підпис був дійсним на момент подання заяви - навіть якщо термін дії сертифіката закінчився.
Хороша практика
Офлайн-архівування це процес захисту та зберігання електронних документів поза межами онлайн-середовища - тобто без постійного підключення до Інтернету або використання хмарних сервісів. Це може стосуватися як звичайних файлів, так і документів, підписаних в електронному вигляді (наприклад, кваліфікованим підписом).
„Офлайн” не просто означає відсутність інтернету. На практиці це так і є:
У контексті кваліфікованих підписів офлайн-архівування є особливо важливим, оскільки:
Вам не потрібна складна DMS (Система управління документами - система електронного документообігу). Для цього потрібно зробити кілька простих кроків.
Обидва інструменти сумісні з eIDAS, але мають інший підхід до роботи.
Особливість | Certum Mini | SimplySign |
Потрібен зчитувач і картка | Так. | Ні. |
Працює в автономному режимі | Так. | Ні. |
Додавання позначки часу після підпису (як нового підпису або контрасигнатури) | Так. | Так. |
Чи можна підписати документ без печатки | Так. | Так. |
Ідеально підходить для | Офіси, архіви | Мобільні користувачі |
Якщо вам потрібна незалежність від інтернету та архівування на власних умовах, Certum Mini буде кращим вибором.
Що ж, саму позначку часу не можна додати до вже підписаного документа - але, як це зазвичай буває, є й інші рішення, оновити документ, підписаний кваліфікованим підписом без позначки часу.
Як додати позначку часу після того, як документ вже підписано? (proCertum SmartSign)
Чому це працює? Тому що підпис і мітка часу це дві окремі операції. Підпис може бути автономним, а тег вимагає з'єднання з сервером.
Кваліфікований підпис є основою довіри до документа.
Але його довговічність залежить від вас.
Підпис + відмітка часу + локальне архівування = безпечний документ на довгі роки.
