Eine qualifizierte Signatur (QES) ist die leistungsfähigste elektronische Signatur in Europa. Sie hat die gleiche Rechtskraft wie eine handschriftliche Unterschrift und funktioniert in allen EU-Ländern. Klingt perfekt?
Es gibt nur ein "aber": Eine Unterschrift an sich garantiert keine Rechtsbeständigkeit für immer.
Warum? Weil seine technische Gültigkeit abläuft.
Das Zertifikat, mit dem die Signatur aufgebracht wird, läuft ab (normalerweise nach 1, 2 oder 3 Jahren). Die CRL (Zertifikatswiderrufsliste - (die Liste der widerrufenen Zertifikate) wird ebenfalls nicht mehr aktualisiert, wenn das Zertifikat abgelaufen ist. Nach mehreren Jahren ist es nicht mehr möglich zu überprüfen, ob die Signatur zum Zeitpunkt der Unterzeichnung gültig war.
Das Ergebnis? Im Falle einer Prüfung, eines Gerichtsverfahrens oder eines Audits kann ein vor mehreren Jahren unterzeichnetes Dokument angefochten werden.
An dieser Stelle kommt der qualifizierte Zeitstempel ins Spiel. Er ist eine Art digitaler Stempel, der bestätigt, dass ein Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt existierte und seitdem nicht verändert wurde.
Dies ist entscheidend, um Jahre später zu beweisen, dass die Unterschrift zum Zeitpunkt der Einreichung gültig war - selbst wenn das Zertifikat abgelaufen ist.
Bewährte Verfahren
Offline-Archivierung ist der Prozess der Sicherung und Speicherung elektronischer Dokumente außerhalb der Online-Umgebung - d. h. ohne ständige Internetverbindung oder ohne Nutzung von Cloud-Diensten. Sie kann sowohl für normale Dateien als auch für elektronisch signierte Dokumente (z. B. mit einer qualifizierten Signatur) gelten.
Offline" bedeutet nicht nur, dass es kein Internet gibt. In der Praxis ist es das auch:
Im Zusammenhang mit qualifizierten Signaturen ist die Offline-Archivierung besonders wichtig, weil:
Sie brauchen kein komplexes DMS (Dokumenten-Management-System - ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem). Alles, was Sie brauchen, sind ein paar einfache Schritte.
Beide Tools sind kompatibel mit eIDASkompatibel, haben aber einen unterschiedlichen Arbeitsansatz.
Merkmal | Certum Mini | SimplySign |
Erfordert Lesegerät und Karte | Ja | Nicht |
Arbeitet offline | Ja | Nicht |
Hinzufügen eines Zeitstempels nach der Signatur (als neue Signatur oder Gegensignatur) | Ja | Ja |
Kann ein Dokument ohne Etikett unterzeichnet werden? | Ja | Ja |
Ideal für | Ämter, Archive | Mobile Nutzer |
Wenn Sie vom Internet unabhängig sein und nach Ihren eigenen Bedingungen archivieren möchten, wäre das Certum Mini die bessere Wahl.
Nun, der Zeitstempel selbst kann einem bereits signierten Dokument nicht hinzugefügt werden - aber es gibt, wie üblich, andere Lösungen, um ein mit einer qualifizierten Signatur signiertes Dokument ohne Zeitstempel zu aktualisieren.
Wie kann ich einen Zeitstempel hinzufügen, nachdem das Dokument bereits signiert wurde? (proCertum SmartSign)
Warum funktioniert das? Weil die Signatur und der Zeitstempel zwei getrennte Vorgänge sind. Die Unterschrift kann offline erfolgen und der Zeitstempel erfordert eine Verbindung zum Server.
Eine qualifizierte Unterschrift ist die Grundlage für die Glaubwürdigkeit eines Dokuments.
Aber die Langlebigkeit hängt von Ihnen ab.
Unterschrift + Zeitstempel + lokale Archivierung = sicheres Dokument für die nächsten Jahre.
