Eine qualifizierte Signatur (QES) ist die leistungsfähigste elektronische Signatur in Europa. Sie hat die gleiche Rechtskraft wie eine handschriftliche Unterschrift und funktioniert in allen EU-Ländern. Klingt perfekt?
Es gibt nur ein „aber”: die Unterschrift selbst garantiert keine rechtliche Haltbarkeit für immer.
Warum? Weil seine technische Gültigkeit abläuft.
Das Zertifikat, mit dem die Unterschrift geleistet wird, läuft ab (normalerweise nach 1, 2 oder 3 Jahren). Das GRL (Zertifikatswiderrufsliste - d.h. die Liste der gesperrten Zertifikate) wird ebenfalls nicht mehr aktualisiert, wenn das Zertifikat abgelaufen ist. Nach mehreren Jahren ist es nicht mehr möglich zu überprüfen, ob die Signatur zum Zeitpunkt der Einreichung gültig war.
Das Ergebnis? Im Falle einer Prüfung, eines Gerichtsverfahrens oder eines Audits kann ein vor mehreren Jahren unterzeichnetes Dokument angefochten werden.
Hier kommt sie ins Spiel qualifizierter Zeitstempel. Es ist eine Art digitaler Stempel, der bestätigt, dass das Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt existierte und seitdem nicht mehr verändert wurde.
Dies ist entscheidend, um Jahre später zu beweisen, dass die Unterschrift zum Zeitpunkt der Einreichung gültig war - selbst wenn das Zertifikat abgelaufen ist.
Bewährte Verfahren
Offline-Archivierung ist der Prozess der Sicherung und Speicherung elektronischer Dokumente außerhalb der Online-Umgebung - d. h. ohne ständige Internetverbindung oder die Nutzung von Cloud-Diensten. Sie kann sowohl für normale Dateien als auch für elektronisch signierte Dokumente (z. B. mit einer qualifizierten Signatur) gelten.
„Offline” bedeutet nicht nur kein Internet. In der Praxis ist es das:
Im Zusammenhang mit qualifizierten Signaturen ist die Offline-Archivierung besonders wichtig, weil:
Sie brauchen kein komplexes DMS (Dokumenten-Management-System - elektronisches Dokumentenmanagementsystem). Dazu sind nur ein paar einfache Schritte erforderlich.
Beide Tools sind kompatibel mit eIDASaber sie haben einen anderen Ansatz für die Arbeit.
Merkmal | Certum Mini | SimplySign |
Erfordert Lesegerät und Karte | Ja | Nicht |
Arbeitet offline | Ja | Nicht |
Hinzufügen eines Zeitstempels nach der Signatur (als neue Signatur oder Gegensignatur) | Ja | Ja |
Kann ein Dokument ohne Etikett unterzeichnet werden? | Ja | Ja |
Ideal für | Ämter, Archive | Mobile Nutzer |
Wenn Sie vom Internet unabhängig sein und nach Ihren eigenen Bedingungen archivieren möchten, ist Certum Mini die bessere Wahl.
Nun, der Zeitstempel selbst kann nicht zu einem bereits signierten Dokument hinzugefügt werden – aber wie üblich gibt es andere Lösungenum ein mit einer qualifizierten Signatur signiertes Dokument ohne Zeitstempel zu aktualisieren.
Wie kann ich einen Zeitstempel hinzufügen, nachdem das Dokument bereits signiert wurde? (proCertum SmartSign)
Warum funktioniert das? Weil die Unterschrift und die Zeitstempel sind zwei getrennte Vorgänge. Die Unterschrift kann offline erfolgen, und für die Kennzeichnung ist eine Verbindung zum Server erforderlich.
Eine qualifizierte Unterschrift ist die Grundlage für die Glaubwürdigkeit eines Dokuments.
Aber die Langlebigkeit hängt von Ihnen ab.
Unterschrift + Zeitstempel + lokale Archivierung = sicheres Dokument für die nächsten Jahre.
