Впровадження Національної системи електронних рахунків-фактур (KSeF) у компанії – це не тільки технічне питання, але й, перш за все, організаційне. Для суб'єктів, які не є фізичними особами (наприклад, товариств з обмеженою відповідальністю, відкритих товариств, цивільних товариств), ключовим викликом на початку є питання: «Як увійти в систему вперше і хто буде нею керувати?».
Є два варіанти на вибір:
Яку вибрати, щоб отримати повний контроль і уникнути бюрократії? Перевіряємо.
Це рішення рекомендується для компаній, які ставлять на незалежність та автоматизацію. Кваліфікований електронний підпис (часто звана електронною печаткою) — це цифровий електронна фірмової печатки. Вона містить назву та податковий (ідентифікаційний номер платника податків) суб'єкта господарювання.
Як це працює? Згідно з інформацією KSeF, суб'єкт, який має електронну печатку, не повинен нічого повідомляти в податкову інспекцію. Достатньо лише авторизуватися (увійти) в систему за допомогою цієї печатки.
Переваги цієї стратегії:
Якщо ваша компанія не має електронної печатки, вона не зможе самостійно увійти в KSeF. Вона повинна призначити людину – конкретну фізичну особу – яка буде керувати системою від її імені. Для цього використовується форма ZAW-FA (Повідомлення про надання або відкликання прав на користування KSeF).
Як це працює? Ви повинні заповнити форму ZAW-FA, вказавши в ній одну особу (так званого уповноваженого), наприклад, члена правління або головного бухгалтера. Цю форму необхідно подати до податкової інспекції (в паперовому вигляді або електронно через e-Urząd Skarbowy).
Виклики для цієї стратегії:
Рішення залежить від масштабів вашої діяльності та потреб в автоматизації.
Пам'ятайте, що печатка також дозволяє генерувати сертифікатів KSeF (необхідних для аварійного режиму/офлайн) без участі третіх осіб.
Це безкоштовне рішення, але воно вимагає більше часу на запуск.
У світі KSeF цифрова ідентичність є основою. Незалежно від обраного шляху, пам'ятайте, що кваліфікований підпис (для фізичних осіб) та е-печатка (для компаній) — це інструменти, які гарантують найвищий рівень безпеки. У podpisano.pl вам підібрати відповідне рішення, щоб перехід на обов'язковий KSeF (з 1 лютого 2026 року для великих компаній, з 1 квітня 2026 року для решти) пройшов без перешкод.
Більше інформації про процедури можна знайти на офіційному сайті ksef.podatki.gov.pl та в нашій базі знань.
Стаття підготовлена на основі Посібника KSeF 2.0 (Мінфін, вересень 2025 р.) та інформації з веб-сайту ksef.podatki.gov.pl.
Хочете дізнатися більше про конкретну вимогу або цифрову довірчу послугу? Ми будемо раді допомогти!
